Tworzenie, przypisywanie i odpowiadanie na zadania

Czym są zadania?

Zadania reprezentują wykonalne kroki lub działania do wykonania i służą temu, aby jasno określić, kto, co i na kiedy musi wykonać. Mogą one jednak reprezentować również pomysły lub materiały referencyjne. Jeśli weszło Ci w nawyk wysyłanie maili za każdym razem, gdy potrzebujesz pomocy współpracownika, spróbuj przypisać mu zadanie.

Załóżmy, że Twoim zadaniem jest stworzenie animacji do nadchodzącej kampanii, a inny członek zespołu jest odpowiedzialny za produkcję. Oba zadania można śledzić za pomocą projektu zarządzania kampanią.

Zadania przechowują wszystkie pliki, wiadomości oraz powiązane z nimi instrukcje, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne (i znajdują się w jednym miejscu). Zadania przeważnie stanowią część projektu, więc łatwo je znaleźć i są one widoczne dla członków Twojego zespołu.

Obejrzyj samouczek

Jak używać Asany to seria krótkich filmików instruktażowych, które pomogą Ci w szybkim opanowaniu Asany. Możesz również sprawdzić naszą krótką Lekcję Asany.

Jak tworzyć zadania

GIF prezentujący tworzenie zadania w Asanie

Istnieją trzy główne sposoby tworzenia zadań w Asanie:

  1. Za pomocą pomarańczowego przycisku +, znajdującego się na górnym pasku.
  2. Za pomocą przycisku Dodaj zadanie w projekcie.
  3. Poprzez kliknięcie dowolnej listy zadań, wciśnięcie przycisku Enter i wpisanie tekstu.

możesz również tworzyć zadania z wiadomości e-mail lub wiadomości w aplikacji Slack. Asana integruje się z wiodącymi narzędziami, aby oszczędzać Twój czas i ułatwiać Ci zarządzanie zadaniami.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące zadań

Poniższe wskazówki podpowiedzą Ci, jak utworzyć dobre zadanie i odpowiadać na zadanie przypisane Ci przez innych użytkowników.

Jak utworzyć dobre zadanie

ZRZUT EKRANU pokazujący zadanie w Asanie z osobą odpowiedzialną, datą wykonania, opisem i załącznikiem

  1. Staraj się nadawać zadaniom czytelne i oparte na konkretnych działaniach nazwy. Na przykład, zamiast nazywać zadanie „Wpis na bloga”, możesz użyć nazwy „Stworzyć pierwszą wersję roboczą wpisu na bloga”.
  2. Przypisz zadanie sobie lub członkowi swojego zespołu. Każde zadanie może być przypisane do jednej osoby, co pozwala uniknąć nieporozumień co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie.
  • Możesz podzielić zadanie na podzadania, jeśli jego realizacja wymaga udziału kilku osób.
  1. Ustaw datę rozpoczęcia oraz wykonania, aby Twoi współpracownicy mieli jasność, kiedy powinni rozpocząć i zakończyć pracę. Członkowie zespołu mogą dzięki temu łatwiej oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania i wiedzieć, na kiedy należy je wykonać.
  2. W polu opisu zadania podaj więcej szczegółów, instrukcje lub kontekst, aby przypisana do niego osoba miała wszystkie informacje, jakich potrzebuje do rozpoczęcia i wykonania zadania.
  3. Dołącz wszystkie potrzebne pliki. Asana integruje się z Dyskiem Google, Dropbox, OneDrive i Box, dzięki czemu możesz w łatwy sposób dołączyć pliki z narzędzi z, których już korzystasz.
  4. Niektóre zadania mogą być uzależnione od wykonania innych. Ustaw [zależności pomiędzy zadaniami]/guide/help/tasks/dependencies), aby mieć pewność, że zadania są realizowane w odpowiedniej kolejności i we właściwym czasie.
  5. Wreszcie, dodaj współpracowników do zadania (funkcjonuje to na podobnej zasadzie, jak umieszczanie ich w polu „DW” w wiadomości e-mail). Wówczas będą oni otrzymywać powiadomienia o aktywności w tym zadaniu. W każdej chwili możesz dodać lub usunąć współpracowników.
  6. Po ukończeniu zadania, kliknij symbol znacznika wyboru obok nazwy zadania. Opublikuj komentarz, aby członkowie zespołu mogli dowiedzieć się, co udało Ci się osiągnąć.

możesz również tworzyć kamienie milowe, które będą reprezentować główne cele projektu (np. osiągnięcie docelowego poziomu przychodów) czy duże zadania, które blokują przejście do kolejnego etapu (takie jak potwierdzenie miejsca wydarzenia).

Projekt, zadanie czy podzadanie?

To pytanie zadaje sobie wielu naszych klientów. Odpowiedź zależy zazwyczaj od celu, który chcesz osiągnąć i w jaki sposób chcesz wyświetlać informacje. Przejrzyj poniższe informacje oraz zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, które pomogą Ci wybrać sposób odpowiedni dla Ciebie.

OBRAZ prezentujący hierarchię w Asanie – od organizacji przez zespół, aż do projektu, zadania i podzadania wraz z przykładami każdego z nich

Utwórz projekt... Utwórz zadanie... Utwórz podzadanie... Przykłady
Poziom wysiłku Dane przedsięwzięcie wymaga współpracy grupy interesariuszy w dłuższym okresie czasu lub potrzebujesz jednego, centralnego miejsca do śledzenia pracy. Chcesz zarządzać pojedynczym działaniem, które może być wykonane przez jedną osobę w ciągu kilku minut lub dni roboczych. Wykonanie zadania wymaga zaangażowania kilku osób. Projekt: Kalendarz publikacji
Zadanie: Opublikować wpis na bloga
Podzadanie: Zebrać opinie klientów do wykorzystania na blogu
Widoki Chcesz wyświetlać projekt i zwarte w nim zadania w różnych widokach (Lista, Tablica, Oś czasu, Kalendarz) oraz raportować jego postępy za pomocą Portfolio i Pulpitu nawigacyjnego. Chcesz wyświetlać pracę na Osi czasu, Pulpicie nawigacyjnym lub w widoku Obciążenia pracą (podzadania nie będą w nich widoczne). Nie zależy Ci na wyświetlaniu podzadań w widoku Osi czasu, Pulpitu nawigacyjnego ani Obciążenia pracą. (W przeciwnym przypadku przekształć zadanie nadrzędne w projekt.) Projekt: Wprowadzenie produktu na rynek
Zadanie: Przeprowadzić badanie rynku
Podzadanie: Stworzyć podsumowanie badania dla zespołu marketingowego
Złożoność To, co masz do wykonania obejmuje wiele kroków, etapów, interesariuszy lub poziomów. Chcesz komunikować się z określoną grupą interesariuszy na temat konkretnego działania (zamiast całego projektu). Próbujesz podzielić zadanie na mniejsze części. (Jeśli obejmuje ono więcej niż pięć podzadań przypisanych do różnych osób, upewnij się, czy nie jest ono przypadkiem projektem.) Projekt: Kampania noworoczna
Zadanie: Sfinalizować komunikację w ramach kampanii
Podzadanie: Przejrzeć komunikację w ramach kampanii

Odpowiadanie na zadania i współpraca nad nimi

Każdy może tworzyć i przypisywać zadania każdemu członkowi Twojej domeny w Asanie. Jeszcze bardziej zwiększ skuteczność współpracy, korzystając z tych wskazówek:

  • Gdy ktoś przypisze Ci zadanie, możesz je polubić, aby potwierdzić, że możesz zająć się jego wykonaniem.
  • Jeśli zadanie powinno zostać przypisane do innej osoby, możesz ponownie je przypisać lub rozpocząć konwersację w komentarzach do zadania.
  • Podczas pracy korzystaj z komentarzy pod zadaniem, aby publikować aktualizacje, które umożliwiają współpracownikom udzielanie odpowiedzi i śledzenie postępów.
  • Jeśli komentarz zawiera kluczowe informacje lub zawiera ostateczne uzgodnienia, możesz przypiąć go na górze, aby łatwo wrócić do niego w przyszłości.
  • Jeśli chcesz zwrócić czyjąś uwagę na zadanie lub komentarz, skorzystaj z @wzmianki. Oznaczona osoba otrzyma powiadomienie i będzie mogła szybko przejść do tego zadania. @Wzmianka w zadaniu automatycznie dodaje daną osobę do jego współpracowników.
  • Możesz również dodać @wspomnieć projekt, zadanie lub konwersację, aby połączyć ze sobą swoją pracę i mieć ją pod ręką.

Wpisz @ w komentarzu lub polu opisu, a następnie wpisz imię członka zespołu, aby go @wspomnieć

Więcej zasobów, które pomogą Ci opanować zadania

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej lub zależy Ci na bardziej zaawansowanych wskazówkach? Sprawdź te zasoby:

Zasoby Link
Lekcje Asany Opanuj podstawy pracy z zadaniami w 5 minut
Filmik instruktażowy na temat zadań Obejrzyj serię „Jak używać Asany”
Kurs na żądanie poświęcony zarządzaniu zadaniami Zarejestruj się w Akademii Asany
Połącz się ze Społecznością Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek dotyczący zadań na naszym forum społecznościowym

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com