Równowaga między prywatnością a przejrzystością
W Asanie mocno wierzymy w to, że przejrzystość jest ważna, zarówno jeśli chodzi o kulturę firmy, jak i funkcje naszego produktu. Przejrzystość zachęca pracowników indywidualnych i zespoły do większego poczucia odpowiedzialności i zapobiega powstawaniu silosów informacyjnych.
Świadomość, że każdy ma dostęp do Twoich zadań lub projektów automatycznie zwiększa poczucie odpowiedzialności, a jeśli jasne jest również, w jaki sposób poszczególne zadania przyczyniają się do realizacji celów zespołowych i firmowych, w naturalny sposób rośnie też zaangażowanie. Dlatego też, w projekty w Asanie są domyślnie ustawione jako publiczne i każdy członek zespołu ma do nich dostęp.
Przejrzystość i odpowiedzialność
Każde zadanie może być przypisane do jednej osoby, co pozwala łatwo sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za jego wykonanie. Określenie jednej, bezpośrednio odpowiedzialnej za dane zadanie osoby pozwala wyeliminować ryzyko nieporozumień lub opóźnień.
Kiedy zakres obowiązków jest jasno określony, każdy członek zespołu może łatwo przyczynić się do pomyślnego zakończenia projektu.
Publiczne czy prywatne?
W Asanie można śledzić każdy rodzaj prac, ale niektóre z nich są bardziej poufne niż inne. Działania wykonywane w Asanie są domyślnie ustawione jako publiczne dla wszystkich członków Twojej organizacji, ale istnieje możliwość utworzenia prywatnych projektów, aby udostępnić dane informacje tylko tym użytkownikom, którym naprawdę są one niezbędne.
aby utworzyć projekt prywatny, do którego dostęp masz wyłącznie Ty i członkowie Twojego zespołu wymagane jest konto Asana Premium.
Wyszukiwanie zadań i projektów w Asanie
Publiczne udostępnienie pracy w Asanie sprawia, że zespoły są o wszystkim na bieżąco poinformowane i mogą przeszukiwać zakończone projekty, aby uzyskać więcej informacji. Zalecamy, by jak najwięcej zadań i projektów było ustawione jako „Publiczne”, aby każdy miał do nich dostęp i mógł znaleźć wszystkie informacje za pomocą prostego wyszukiwania w Asanie.
Aby zawęzić kryteria wyszukiwania, skorzystaj z wyszukiwania zaawansowanego. Znajdziesz w ten sposób listy zadań, które spełniają określone kryteria, takie jak przypisana osoba, data wykonania, obserwujący, status ukończenia i więcej.
Dzięki funkcji wyszukiwania zaawansowanego, łatwo sprawdzisz nad czym (i kiedy) pracują członkowie Twojego zespołu. Możesz również tworzyć raporty, aby upewnić się, że prace realizowane są na czas.
Korzystanie z funkcji wyszukiwania zaawansowanego:
- Wyszukaj według przypisanej osoby i daty wykonania, aby wyświetlić wszystkie zadania bieżące lub ukończone przez Twoich bezpośrednich podwładnych i członków zespołu.
- Sprawdź, w jaki sposób Twój bezpośredni podwładny ustala priorytety wyszukując zadania oznaczone jako „Dzisiaj”, „Nadchodzące” lub „Później”.
- Wykryj, które projekty lub zadania są zagrożone (na przykład, jeśli termin ich wykonania jest ustawiony przed końcem tygodnia).
- Sprawdź, czy musisz wykonać dalsze działania, wyszukując przypisane innym osobom zadania oznaczone jako „Nieukończone”.
- Wyszukaj wszystkie zadania, których pole niestandardowepole niestandardoweDodaj więcej danych do zadań w Asanie. Nazwy pól, typy i wartości są modyfikowalne, dzięki czemu możesz tworzyć pola odpowiadające Twojemu przepływowi pracy. ustawione jest jako „Wysoki priorytet”, aby sprawdzić, czy jest do nich przypisana osoba odpowiedzialna, a prace wykonywane są na czas.
Oznaczanie zadań i projektów jako prywatne
W przypadku informacji, które należy traktować jako poufne, możesz chronić je tworząc ukryty zespół lub projekt prywatny. Przykładowe zastosowania obejmują zespoły finansowe, które zajmują się listami płac, zespoły prawne, zajmujące się ochroną poufnych danych lub menedżerów, przeprowadzających okresową ocenę pracowników lub spotkania jeden na jeden.
Jak ustawić projekt jako prywatny
- Kliknij przycisk „+” u góry projektu
- Wybierz Ustaw jako prywatny
Projekty tylko do komentowania
W przypadku niektórych projektów nieważne jest, czy są one publiczne czy prywatne, ale liczy się to, by po ich utworzeniu mogły edytować je tylko wybrane osoby. Ustaw projekt jako „tylko do komentowania”, aby ręcznie określić, kto może go edytować. Inni członkowie będą mogli wyłącznie komentować zadania i pracować nad tymi, które są im przypisane. Uprawnienia każdego użytkownika można w razie potrzeby zmienić.
Pełne wykorzystanie możliwości Asany może oznaczać przejście na wyższy niż dotychczasowy poziom przejrzystości, co może być nowością dla niektórych zespołów, ale głęboko wierzymy, że jest to konieczne do osiągnięcia optymalnych rezultatów. Kiedy pracownicy wiedzą kto i za co jest odpowiedzialny oraz wspólnie określają cele i priorytety zespołu, każdy może osiągnąć pełen potencjał.
Dowiedz się więcej z naszej serii filmików „Jak używać Asany”
Obejrzyj naszą serię filmów wideo Jak używać Asany, aby dowiedzieć się, jak tworzyć prywatne zadania, projekty i zespoły w Asanie.
