Tworzenie podstaw dla przepływu pracy

Organizacja

Organizacje łączą wszystkie osoby z Twojej firmy korzystające z Asany w jednej przestrzeni, w oparciu o wspólną domenę firmowej poczty e-mail.

Zespoły

W ramach organizacji, Ty i Twoi współpracownicy jesteście podzieleni na zespoły, aby wspólnie pracować nad projektami i zadaniami. Każdy użytkownik w danej organizacji musi być członkiem co najmniej jednego zespołu, ale ta sama osoba może również należeć do wielu zespołów.

Projekty

Projekty pozwalają organizować wszystkie zadania powiązane z określoną inicjatywą, celem lub przedsięwzięciem. Używaj sekcji, aby uporządkować zadania należące do jednego projektu.

Zadania

Zadania stanowią podstawową jednostkę działania w Asanie.

Podzadania

Użyj podzadań, aby podzielić pracę nad zadaniem na mniejsze części lub rozdzielić ją między wiele osób.

Komentarze

Dodawaj komentarze w zadaniach, aby zadawać pytania, przekazywać dodatkowe informacje lub dzielić się opiniami.

Decyzje dotyczące konfiguracji przepływu pracy

Aby upewnić się, że Twój przepływ pracy będzie działał poprawnie, należy podjąć kilka kluczowych decyzji.

Decyzja nr 1: projekt czy zadanie?

Najczęstszym pytaniem, jakie zadają sobie członkowie zespołu jest to, czy lepiej utworzyć przepływ pracy w oparciu o projekt czy zadanie.

Zalecamy rozpocząć od projektu, który odwzorowuje ogólny przepływ pracy.

Projekt umożliwia koordynowanie wszystkich działań w jednym miejscu. Dodaj do niego zadania i podzadania, aby przedstawić rzeczy do zrobienia. Zbyt ogólne zadania, jak „promocja” trudno jest wykonać, więc rozłóż pracę na mniejsze, wykonalne części.

Decyzja nr 2: jak wykorzystać sekcje?

Decydując o sposobie wykorzystania sekcji projektu, pomocne jest zrozumienie dwóch głównych sposobów, w jakie praca przechodzi przez przepływ pracy – sekwencje i etapy.

Sekwencje

Sekwencje są jak listy kontrolne. Praca wykonywana jest w określonej kolejności, aż do uzyskania produktów końcowych. Planowanie wydarzenia lub przyjęcie nowego pracownika to świetne przykłady sekwencyjnych przepływów pracy. W tych przypadkach pomocne może okazać się przygotowanie projektu w widoku listy i użycie sekcji do grupowania zadań według kategorii lub ram czasowych.

Etapy

Etapy są jak procesy. Pojedyncze zadanie lub produkt przechodzi przez szereg etapów, aż do jego ukończenia. Przetwarzanie próśb i zleceń lub tworzenie nowych produktów to świetne przykłady etapowych przepływów pracy. W tych przypadkach utwórz projekt w widoku tablicy i użyj sekcji do przedstawienia każdego etapu. Zadania będą reprezentować każdy z produktów końcowych projektu, a w miarę realizacji kolejnych etapów możesz przenosić je do odpowiednich sekcji.

Decyzja nr 3: jakie pola niestandardowe dodać?

Pola niestandardowe warto przemyśleć wcześnie, ponieważ zależy od nich sposób organizowania, automatyzacji i raportowania przepływu pracy.

Organizacja

Jak zorganizować swoje zadania w przepływie pracy? Utwórz pola dla konkretnych kategorii.

Automatyzacja

W jaki sposób chcesz zautomatyzować swój przepływ pracy? Możesz utworzyć reguły oparciu o pola niestandardowe.

Raportowanie

Czego powinny dotyczyć raporty utworzone na podstawie Twojego przepływu pracy? To, które wykresy będzie można utworzyć z pulpitu nawigacyjnego projektu, zależy od dostępnych pól niestandardowych.

Decyzja nr 4: kiedy utworzyć podzadanie?

Czasami pojedyncze zadanie lub produkt końcowy trzeba podzielić na mniejsze sekwencyjne kroki. W tym celu utwórz podzadanie.

unikaj budowania całych przepływów pracy opartych wyłącznie na zadaniach i podzadaniach. Może to później spowodować problemy podczas dodawania automatyzacji, korzystania z widoku Osi czasu lub tworzenia raportów.

Popularne sposoby używania podzadań

Jeśli zadaniem najwyższego poziomu jest zlecenie, rozważ użycie podzadań do utworzenia dalszych działań.

Jeśli wymagane jest zatwierdzenie zadania najwyższego poziomu przez wiele osób, dodaj do niego podzadanie z zatwierdzeniem.

Niektóre przepływy pracy obejmują działania, które można wykonać tylko po spełnieniu określonych warunków. Przykładowo, dla zespołu zarządzającego prośbami i zleceniami warunkiem rozpoczęcia pracy nad zadaniem może być otrzymanie dodatkowych informacji. W takich przypadkach użyj reguły, aby po przeniesieniu zadania do określonego etapu, automatycznie dodawać do niego podzadania.

czy wiesz, że możliwe jest dodawanie do podzadań sekcji? W tym celu użyj skrótu klawiaturowego „Tab+N”.

Pamiętaj, że jeśli tworzysz więcej niż 10 podzadań, być może lepiej byłoby zacząć nowy projekt i dodać je do niego jako zadania.

Decyzja nr 5: jeden projekt czy więcej?

Czasami przepływ pracy może być na tyle złożony, że powinien obejmować kilka projektów.

Utwórz wiele projektów kiedy:

Twój przepływ pracy pokrywa się z przepływem pracy w innym zespole, który korzysta już z własnego projektu. Załóżmy, że jeden zespół monitoruje publikacje historii we własnym projekcie, a inny zespół planuje przedyskutowanie tej strategii podczas kolejnego spotkania. Odpowiednie zadania będą dodawane do obu tych projektów.

Każdy z etapów w Twoim przepływie pracy zawiera tyle zadań, że zarządzanie nimi w ramach jednego projektu byłoby niezwykle trudne. Przykładowo, zespół może korzystać z projektu do zarządzania zgłoszeniami, ale okazuje się, że otrzymuje ich bardzo dużo. Tworzy więc kolejny projekt do zarządzania zgłoszeniami, których realizacja jest w toku i określa reguły niestandardowe, aby zautomatyzować ten proces.

Decyzja nr 6: w jaki sposób ustawić uprawnienia do projektu?

Uprawnienia mają wpływ na funkcje Twojego przepływu pracy. Możesz zezwolić członkom na edytowanie lub wyłącznie komentowanie. Uprawnienia tylko do komentowania umożliwiają członkom zespołu wyświetlanie i komentowanie projektów, bez możliwości edytowania ich.

Większość przepływów pracy wymaga udzielenia członkom projektu uprawnień do edytowania, aby mogli wykonywać przydzielone im zadania. Uprawnienia tylko do komentowania zaleca się kiedy: Projekt musi być publiczny i widoczny dla wielu interesariuszy, którzy nie są jednak odpowiedzialni za wykonanie żadnego zadania. Projekty zawierają poufne dane i należy zapobiegać przypadkowym lub zbędnym zmianom.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat uprawnień przejdź tutaj.

Po utworzeniu podstaw przepływu pracy nadszedł czas, aby go zautomatyzować. Przeczytaj następny artykuł z tej serii