Dodawanie mechanizmów do przepływu pracy
Utworzyliśmy przepływ pracy, ale jak dodać przejścia i automatyzacje, które pozwolą mu działać? Jak sprawić, by przepływ pracy przebiegał płynnie?
To jest trzeci artykuł z 3-częściowej serii. Rozważ przeczytanie poprzednich dwóch, zanim przejdziesz dalej: Pierwszy artykuł Drugi artykuł
Konstruktor przepływów pracy
Rozpocznij od kontruktora przepływów pracy.
Odszukaj zakładkę „Konstruktor przepływów pracy” w swoim projekcie. Funkcja ta umożliwia zbudowanie przepływu pracy i stworzenie etapów, przez które praca przechodzi od początku do końca, ale nie jego uruchomienie. Po zbudowaniu przepływu pracy otwórz jeden z dostępnych widoków projektu.
Cztery rodzaje mechanizmów
Niezależnie od tego, czy używasz konstruktora przepływów pracy, czy nie, istnieją cztery typy mechanizmów, które możesz połączyć z odpowiednimi funkcjami w Asanie.
1. Inicjacja
Każdy przepływ pracy ma punkt startowy, w którym rozpoczyna się praca. W zależności od przepływu pracy, możesz rozpocząć pracę na jeden z następujących sposobów:
- Ręcznie: czasem Twój zespół inicjuje pracę ręcznie – np. gdy zdecydujesz się opublikować nowy post odnośnie premiery produktu. W takim przypadku rozpocznij od utworzenia nowego projektu lub zadania.
- Za pomocą formularza: niektóre przepływy pracy obejmują proces przyjmowania próśb i zleceń oraz wykonywanie działań na ich podstawie. Jest to idealny scenariusz do wykorzystania formularzy, które pozwalają usprawnić i ustandaryzować przesyłanie próśb i zleceń.
- Za pomocą szablonu zadania: zespoły, które wykonują te same kroki w swoich przepływach pracy, używają szablonów zadań. Są one świetną opcją, jeśli musisz wcześniej utworzyć zadanie z linkami do odpowiednich informacji i zestawem podzadań, na przykład do monitorowania kandydatów.
2. Przejścia
W wielu przepływach pracy ten sam element pracy przechodzi z jednej osoby na drugą. Oto typowe praktyki, jakie zespoły stosują przy przekazywaniu zadań:
Ponowne przypisywanie zadań ręcznie
Upewnij się, że praca jest wykonalna, dodając osoby odpowiedziane za zadania. W niektórych przepływach pracy inny członek zespołu jest właścicielem zadania na różnych etapach.
Np.: członek zespołu kreatywnego przekazuje zadanie projektantowi do realizacji. W takich przypadkach ponownie przypisz zadanie.
Dodawanie podzadań
Dodaj podzadania, jeśli musisz podzielić zadanie na mniejsze kroki, aby przekazać część pracy w przepływie pracy.
Np.: zespół, który zarządza prośbami i zleceniami śledzi każdy produkt końcowy jako zadanie w swoim projekcie. Dodaje podzadania, aby uporządkować kroki między każdym etapem przepływu pracy.
Dodawanie zależności
Czasami jedno zadanie blokuje postęp innych zadań. W takich przypadkach wyznacz zależności, aby zobaczyć zablokowane zadania.
Np.: zespół, który zarządza zgłoszeniami klientów odnośnie produktu, musi poczekać, aż zespół ds. rozwoju produktów wykona pracę, zanim odpowie zespołowi, który przesłał zgłoszenie. Dodaje więc zależność, aby pokazać, że jedno zadanie jest zablokowane przez drugie. Zależności są dostępne dla zespołów i organizacji korzystających z planu Asana Premium.
Używanie zatwierdzeń
Często przekazywanie zadań wymaga uzyskania zatwierdzenia. W tym przypadku warto użyć zatwierdzeń. Są to zadania, w których osoba odpowiedzialna może ustawić status na „Zatwierdzone”, „Zażądano zmian” lub „Odrzucone”. Np.: projektant musi uzyskać zatwierdzenie różnych interesariuszy przed dostarczeniem produktu końcowego. Zatwierdzenia są dostępne dla wszystkich klientów planów Asana Business i Enterprise.
3. Przecięcia
W niektórych przepływach pracy, Twoja praca pokrywa się z pracą innego zespołu lub z tą realizowaną w innym narzędziu. Wówczas warto rozważyć następujące opcje:
Dodawanie zadań do wielu projektów
W Asanie zadania można dodawać do wielu projektów jednocześnie bez konieczności ich duplikowania. Aktualizacje zadania pojawią się w obu projektach.
Dodaj zadanie do wielu projektów, aby umożliwić wgląd w to samo zadanie w różnych projektach i zespołach w Asanie.
Integracje
Jeśli Twoja praca pokrywa się z tą realizowaną w innym narzędziu, sprawdź, czy istnieje pomiędzy nimi integracja. Jeśli tak, możesz połączyć przepływ pracy między narzędziami.
Zobacz nasze integracje tutaj
4. Powtarzanie
Wiele przepływów pracy wymaga powtarzania tych samych czynności, aby popchnąć pracę do przodu. W takim przypadku warto użyć reguł – prostych automatyzacji, które usprawniają ręczne czynności. Reguły są dostępne dla klientów korzystających z planu Asana Premium, a dodatkowe opcje dostosowywania są dostępne dla klientów korzystających z planów Asana Business oraz Enterprise.
Konstruktor przepływów pracy umożliwia łatwe tworzenie reguł na każdym etapie przepływu pracy.
Zasadniczo możesz zautomatyzować każdy z rodzajów mechanizmów omówionych w tym artykule. Oto kilka przykładów:
Wyzwalacze i akcje
Inicjacja → Gdy nowe zadanie zostanie dodane do projektu poprzez przesłanie formularza... → Dodaj podzadania do zadania w celu podjęcia dalszych działań
Przekazywanie pracy → Po zaktualizowaniu pola niestandardowego... → Ponownie przypisz zadanie wybranemu członkowi zespołu
Punkty przecięcia → Gdy zadanie zostanie przeniesione do określonej sekcji... → Dodaj zadanie do projektu innego zespołu
Inne typowe zasady dotyczące przepływów pracy:
| Wyzwalacze | Akcje |
|---|---|
| (Gdy chcesz, aby wszystkie nowe zadania zostały przeniesione do określonej sekcji) Gdy nowe zadanie zostanie dodane do projektu... | Przenieś zadanie do określonej sekcji |
| (Gdy chcesz, aby zadania były automatycznie oznaczane jako ukończone po przeniesieniu ich do sekcji „Ukończone”) Gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Ukończone”... | Oznacz zadanie jako ukończone |
| (Gdy chcesz poprosić o aktualizację na temat nadchodzącego zadania) Gdy zbliża się data wykonania... | Dodaj komentarz do zadania |
| (Gdy chcesz dodać osobę odpowiedzialną do zadania w projekcie) Gdy zadanie przechodzi do określonej sekcji... | Dodaj komentarz do zadania, @wspominając w tekście szablon projektu |
| (Gdy chcesz, aby zatwierdzenie zostało przeniesione do innego etapu na podstawie odpowiedzi osób zatwierdzających) Gdy zadanie zatwierdzenia zostanie oznaczone jako „Zatwierdzone”, „Zażądano zmian” lub „Odrzucone”. | Przenieś zadanie do określonej sekcji |
