Planowanie wydarzeń uniwersyteckich

Planowanie wydarzenia uniwersyteckiego jest zwykle dość stresujące i wiąże się z mnóstwem czynności do wykonania, e-maili i terminów. Niezależnie od tego, czy w Twoim kolejnym wydarzeniu będzie uczestniczyć 10 czy 10 000 osób, Asana stanowi doskonałe narzędzie do planowania wydarzeń, które umożliwi Ci współpracę z kolegami z uczelni i zorganizowanie idealnego wydarzenia.

Tworzenie projektu wydarzenia

1. Utwórz nowy projekt dla swojego wydarzenia. Nadaj mu opisową nazwę, np. „Jesienny hackathon” lub „Koncert charytatywny” i dodaj ogólny opis projektuopis projektuOpis projektu to miejsce, w którym użytkownicy mogą dodawać informacje o celach lub szczegółach związanych z danym projektem..
2. Zaproś kolegów z uczelni i koordynarotów wydarzenia jako project membersczłonków projektu, aby każdy mógł przypisywać i wykonywać zadania oraz śledzić ważne aktualizacje.
3. Zorganizuj oś czasu planu wydarzenia za pomocą sekcjisekcji na podstawie swojego kalendarza zadań. Użyj nagłówków typu „miesiąc wcześniej”, „tydzień wydarzenia”, „dzień przed” itp.
4. Dodaj zadania do każdej sekcji i upewnij się, że każde z nich ma datę wykonania, osobę odpowiedzialną, załączone pliki i jasny opis, aby każdy wiedział, za co jest odpowiedzialny i na kiedy powinien to wykonać.
5. W dniu wydarzenia możesz użyć Asany, aby zwizualizować swój harmonogram, dodając zadania dla każdego kroku (np. przygotowanie miejsca, przybycie dostawców, przybycie gości, obiad itp), ustawiając w każdym z nich czas wykonania. W miarę postępów, oznaczaj zadania jako ukończone na urządzeniu mobilnym, aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.

pobierz aplikację Asany na iOS lub Androida i płynnie koordynuj działania zespołu odpowiedzialnego za planowanie w dniu wydarzenia.

Planuj wydarzenia skuteczniej

Śledź sponsorów

Możesz łatwo śledzić sponsorów w projekcie wydarzenia. Mając zadanie dla każdego sponsora, możesz użyć podzadań do śledzenia każdego etapu procesu, w tym pierwszego kontaktu, prezentacji telefonicznej oferty i materiałów, umów i zasobów dla sponsorów, takich jak logo i teksty. Świetnie nadaje się również do zapisywania pomysłów na pozyskanie sponsorów i śledzenia postępów w zbieraniu funduszy na wydarzenie. Zapoznaj się z naszym przykładem dotyczącym monitorowania klientów, który pomoże Ci rozpocząć.

Skopiuj projekt wydarzenia

Jeśli regularnie organizujesz serię wydarzeń lub to samo wydarzenie, możesz utworzyć szablon projektu do zduplikowania przy każdej okazji. Dodaj elementy do szablonu na podstawie wniosków wyciągniętych z poprzednich wydarzeń. Utwórz kopię projektu dla każdego nowego wydarzenia w ramach serii. Korzystanie z szablonów ułatwia również przekazanie pałeczki w planowaniu wydarzeń kolejnym rocznikom po ukończeniu studiów.

Śledź listę gości

Śledź swoją listę gości w Asanie. Użyj formularza Google do potwierdzenia uczestnictwa gości i połącz go z projektem wydarzenia lub nowym projektem w Asanie. Gdy dany gość potwierdzi uczestnictwo, jego imię i nazwisko pojawi się w Asanie jako nowe zadanie. Możesz użyć tego projektu jako listy uczestników. Gdy gość przybędzie na wydarzenie, oznacz zadanie jako ukończone na swoim urządzeniu mobilnym.

Zarządzaj dostawcami zewnętrznymi

Wykorzystaj swój projekt do zarządzania interakcjami z dostawcami zewnętrznymi. Utwórz zadanie dla każdego dostawcy i podzadania dla każdego etapu procesu, w tym uzyskania wyceny, sfinalizowania umowy, potwierdzenia harmonogramu i opłacenia faktury. Gdy otrzymasz fakturę w wiadomości e-mail, użyj funkcji przekierowywania maili, aby utworzyć z niej zadanie w Asanie.

Zarządzanie wydarzeniami za pomocą notesu czy poczty e-mail to przeszłość. Dzięki Asanie Twój zespół będzie dobrze zorganizowany i przygotowany na następne wydarzenie, zapewniając jego uczestnikom jak najlepsze wrażenia.