Propozycje projektów i zlecenia ad hoc

Zlecenia i pomysły dotyczące projektów mogą napływać z różnych źródeł w organizacji, co może przyczynić się do ich pominięcia lub wręcz przeciwnie – obciążenia zespołu zbyt dużą liczbą obowiązków. Zamiast próbować zrealizować każde zadanie lub dodawać je do backlogu, gdzie zostanie zapomniane, Twój zespół może utworzyć projekt zleceń roboczych.

Jak utworzyć projekt zleceń roboczych

Możesz skorzystać z tego procesu, aby zarządzać zleceniami ad hoc (np. korekta literówki lub pytanie, na które nie możesz natychmiast odpowiedzieć), a także do przesyłania briefów dotyczących nowych projektów – wszystko w tym samym miejscu. Aby szybko rozpocząć, możesz:

  1. Rozpocząć od szablonu zleceń roboczych.
  2. Zaimportować istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz napływające zlecenia.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

GIF przedstawiający, jak uzyskać dostęp do szablonów Asany przy użyciu przycisku „+” na pasku górnym

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt zleceń od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.

Wskazówki dotyczące realizowania zleceń i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Utwórz szablony dla zleceń, aby szybciej je realizować dzięki formularzom

Ciągłe powracanie do podstawowych szczegółów zlecenia lub rozpoczynanie pracy bez briefu projektu znacznie opóźnia działania. Aby tego uniknąć, utwórz formularze w celu zapisania wszystkich najważniejszych szczegółów dotyczących briefu projektu lub zleceń ad hoc. Formularze są bezpośrednio połączone z projektem zleceń, co pozwoli Ci upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz nadać mu właściwy priorytet i przypisać do odpowiedniego członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

skonfiguruj formularz wykonując przedstawione tutaj kroki i dodaj reguły projektu, aby automatycznie przypisywać zadania z przesłanych formularzy do producenta kreatywnego lub lidera zespołu i mieć pewność, że zostanie im nadany odpowiedni priorytet.

Jeśli otrzymasz zlecenia dotyczące dużych, międzyfunkcyjnych lub złożonych projektów/inicjatyw, możesz przekształcić te zadania w projekty, aby skuteczniej nimi zarządzać.

2. Ułatw przekształcanie zleceń przesyłanych w wiadomościach e-mail i konwersacjach w wykonalne zadania

Jeśli otrzymujesz wiele zleceń poprzez komunikator lub pocztę e-mail, możesz zawsze wysłać osobie zlecającej zadanie link do Twojego formularza lub skorzystać z integracji, aby szybko utworzyć zadanie na podstawie konwersacji.

ZRZUT EKRANU integracji Asany z pocztą Outlook i Gmail

W przypadku poczty e-mail, skorzystaj z dodatków Asana dla Gmaila, programu Outlook lub innego dostawcy poczty e-mail. W przypadku komunikatorów, wypróbuj integrację Asana dla Slack.

Jeśli otrzymujesz wiele wiadomości (przez e-mail lub czat) z pytaniami lub zleceniami, możesz dodać je do Asany bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej lub wiadomości, a następnie przypisać w formie zadania, dodać do projektu zleceń i nie tylko.

GIF przedstawiający tworzenie zadania w Asanie z wiadomości w Slack za pomocą integracji

3. Priorytetyzuj zlecenia i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

GIF przedstawiający uzyskiwanie dostępu do pól niestandardowych i tworzenie ich poprzez kliknięcie niebieskiego linku u góry projektu w Asanie

Po utworzeniu formularza, warto skorzystać z pól niestandardowych, które pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym zleceniom i posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny.

Menedżer projektu może na przykład użyć pola niestandardowego „priorytet”, aby osoba odpowiedzialna wiedziała, jak pilne jest dane zlecenie, jednocześnie upewniając się, że każdemu z nich nadano realistyczny priorytet.

4. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Łatwiejsze przesyłanie i uwzględnianie informacji zwrotnych o kampanii może wpłynąć na osiągnięcie celów projektu lub brak ich realizacji. Zamiast tego, skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

GIF przedstawiający przepływ pracy zatwierdzania z polami niestandardowymi w Asanie, aby pokazać, kiedy praca jest gotowa lub została zatwierdzona

  1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
  2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.

Wskazówki dotyczące raportowania i przypisywania osób do zleceń

Monitoruj postępy w projekcie i zarządzaj przydziałem osób do zadań dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, kierownictwo często zbiera informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie kluczowe projekty oraz projekt dla zleceń ad hoc, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań.

ZRZUT EKRANU przedstawiający korzystanie z widoku obciążenia pracą, aby zobaczyć, kto ma za dużo zadań i przypisać je ponownie do innej osoby z zespołu

domyślnie, obciążenie obliczane jest na podstawie liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Asana umożliwia dodanie pola niestandardowego wysiłku do zadań w ramach portfolio projektów, zapewniając lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące śledzenia zleceń

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci zarządzają operacjami? Sprawdź te zasoby:

Zasoby Link
Szablon zlecenia roboczego Skorzystaj z szablonu
Samouczek Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Webinar: studium przypadku Zobacz, jak New Relic zarządza zleceniami dzięki Asanie
Studium przypadku Przeczytaj, jak Barfoot & Thompson – największa nowozelandzka, prywatna firma zajmująca się nieruchomościami zarządza operacjami dzięki Asanie
Połącz się ze Społecznością Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności 

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com