Propozycje projektów i zlecenia ad hoc

Zlecenia i pomysły dotyczące projektów mogą napływać z różnych źródeł w organizacji, co może przyczynić się do ich pominięcia lub wręcz przeciwnie – obciążenia zespołu zbyt dużą liczbą obowiązków. Zamiast próbować zrealizować każde zadanie lub dodawać je do backlogu, gdzie zostanie zapomniane, Twój zespół może utworzyć projekt do śledzenia próśb i zleceń.

Jak utworzyć projekt do śledzenia próśb i zleceń

Możesz skorzystać z tego procesu, aby zarządzać prośbami i zleceniami ad hoc (np. korekta literówki lub pytanie, na które nie możesz natychmiast odpowiedzieć), a także do przesyłania briefów dotyczących nowych projektów – wszystko w tym samym miejscu. Aby szybko rozpocząć, możesz:

1. Rozpocząć od szablonu próśb i zleceń.
2. Zaimportować istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz napływające prośby i zlecenia.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt do śledzenia próśb i zleceń od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.

Wskazówki dotyczące realizowania próśb i zleceń oraz zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Utwórz szablony dla próśb i zleceń, aby szybciej je realizować dzięki formularzom

Ciągłe powracanie do podstawowych szczegółów zlecenia lub rozpoczynanie pracy bez briefu projektu znacznie opóźnia działania. Aby tego uniknąć, utwórz formularze w celu zapisania wszystkich najważniejszych szczegółów dotyczących briefu projektu lub zleceń ad hoc. Formularze są bezpośrednio połączone z projektem zleceń, co pozwoli Ci upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz nadać mu właściwy priorytet i przypisać do odpowiedniego członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

skonfiguruj formularz wykonując przedstawione tutaj kroki i dodaj reguły projektu, aby automatycznie przypisywać zadania z przesłanych formularzy do producenta kreatywnego lub lidera zespołu i mieć pewność, że zostanie im nadany odpowiedni priorytet.

Jeśli otrzymasz prośbę lub zlecenie dotyczące dużego, międzyfunkcyjnego lub złożonego projektu/inicjatywy, możesz przekształcić to zadanie w projekt, aby zarządzać nim z większą skutecznością.

2. Ułatw przekształcanie próśb i zleceń przesyłanych w wiadomościach e-mail i konwersacjach w wykonalne zadania

Jeśli otrzymujesz wiele próśb i zleceń poprzez czat lub pocztę e-mail, możesz zawsze wysłać osobie zgłaszającej prośbę/wysyłającej zlecenie link do Twojego formularza lub skorzystać z integracji, aby szybko utworzyć zadanie na podstawie konwersacji.

W przypadku poczty e-mail, skorzystaj z dodatków Asana dla Gmaila, programu Outlook lub innego dostawcy poczty e-mail. W przypadku komunikatorów, wypróbuj integrację Asana dla Slack.

Jeśli otrzymujesz prośby i zlecenia przez czat lub e-mail, możesz dodać je do Asany bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej lub wiadomości, a następnie przypisać je w formie zadań, dodać do projektu do śledzenia próśb i zleceń i nie tylko.

3. Priorytetyzuj prośby i zlecenia i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu formularza, warto skorzystać z pól niestandardowych, które pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym prośbom i zleceniom i posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny.

Menedżer projektu może na przykład użyć pola niestandardowego „Priorytet”, aby osoba odpowiedzialna wiedziała, jak pilna jest dana prośba lub zlecenie, jednocześnie upewniając się, że każdemu z nich nadano realistyczny priorytet.

4. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Łatwiejsze przesyłanie i uwzględnianie informacji zwrotnych o kampanii może wpłynąć na osiągnięcie celów projektu lub brak ich realizacji. Zamiast tego, skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.

Wskazówki dotyczące raportowania i przypisywania osób do próśb i zleceń

Monitoruj postępy w projekcie i zarządzaj przydziałem osób do zadań dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, kierownictwo często zbiera informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie kluczowe projekty oraz projekt do śledzenia próśb i zleceń ad hoc, aby monitorować w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań.

domyślnie, obciążenie obliczane jest na podstawie liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Asana umożliwia dodanie pola niestandardowego wysiłku do zadań w ramach portfolio projektów, zapewniając lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące śledzenia próśb i zleceń

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci zarządzają operacjami? Sprawdź te zasoby:

Zasoby	Link
Szablon próśb i zleceń	Skorzystaj z szablonu
Samouczek	Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Webinar: studium przypadku	Zobacz, jak New Relic zarządza prośbami i zleceniami dzięki Asanie
Studium przypadku	Przeczytaj, jak Barfoot & Thompson – największa nowozelandzka, prywatna firma zajmująca się nieruchomościami zarządza operacjami dzięki Asanie
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności