Zarządzanie projektami

Każdy zespół trochę inaczej podchodzi do zarządzania projektami w Asanie, ale poniższe wskazówki to dobry punkt wyjściowy, który pomoże Ci nie tylko opanować podstawy, ale też poznać bardziej zaawansowane funkcje, z których możesz skorzystać w przyszłości.

Projekt, zadanie czy podzadanie?

Wiemy, że nasi klienci często mają wątpliwości co do tego, czy do zarządzania swoją pracą w Asanie powinni utworzyć projekty, zadania czy podzadania. Zanim rozpoczniesz pracę, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, które pomogą Ci podjąć decyzję:

• Utwórz projekt dla większych przedsięwzięć obejmujących wiele kroków i interesariuszy oraz jeśli chcesz wyświetlać je w różnych widokach (przykłady: kampania, premiera/wydarzenie lub harmonogram/proces publikacji).
• Utwórz zadanie, jeśli chcesz zarządzać pojedynczym działaniem, którego wykonanie zależy od jednej osoby i można je ukończyć w kilka minut lub dni roboczych (na przykład napisanie artykułu na bloga czy naprawienie błędu), ale chcesz również mieć możliwość wyboru widoku.
• Utwórz podzadanie, aby rozłożyć zadanie na mniejsze części lub rozdzielić prace pomiędzy kilka osób (na przykład tworząc podzadanie dotyczące wyboru słów kluczowych do posta na bloga lub sprawdzenia częstotliwości występowania danego błędu) i chcesz wyświetlać je jedynie w widoku zadania. (Nie zalecamy dodawania więcej niż 5 podzadań lub wielu warstw podzadań!)

tutaj znajdziesz więcej wskazówek jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tej struktury.

1. Stwórz projekt

Nawet, jeśli będzie to jedyna funkcja, z której korzysta Twój zespół, to samo zrozumienie w jaki sposób stworzyć i używać projektu w Asanie znacznie ułatwi waszą pracę, bo pozwoli wam uniknąć korzystania z arkuszy kalkulacyjnych, chaotycznych wątków e-mail i czasochłonnych spotkań.

• Utwórz projekt. Projekty w Asanie są organizowane w ramach zespołów i zawierają grupy powiązanych ze sobą zadań. Możesz korzystać z nich praktycznie w każdym przypadku: od inicjatyw o określonym terminie wykonania (jak wprowadzenie produktu na rynek), poprzez bieżące procesy (na przykład zarządzanie harmonogramem publikacji), aż po śledzenie informacji (na przykład zleceń graficznych). W każdej chwili możesz zmienić sposób wyświetlania projektu, przełączając się pomiędzy widokiem listy, tablicy, osi czasu lub kalendarza.
• Oszczędzaj czas dzięki szablonom. Nasze szablony zbudowane są w oparciu o najlepiej sprawdzające się przepływy pracy w Asanie. Zawierają one zalecenia dotyczące tworzenia projektu i płynnego przechodzenia od jednego etapu do drugiego. Możesz również utworzyć własny szablon.

2. Zorganizuj swój projekt

Po utworzeniu projektu, ustrukturyzuj go, aby z łatwością znaleźć wszystkie ważne informacje.

• Grupuj powiązane zadania za pomocą sekcji. Sekcjami mogą na przykład stać się termin wykonania, etap prac, ramy czasowe, rodzaj zadania i nie tylko.
• Jasno określaj obowiązki dzięki przypisywaniu zadań i określaniu dat ich wykonania. Dzięki temu, każdy będzie wiedział, za co jest odpowiedzialny i na kiedy ma to wykonać.
• Dodawaj więcej szczegółów do zadań dzięki polom niestandardowym. Pola niestandardowe przypominają nagłówki w arkuszu kalkulacyjnym. Pozwalają śledzić szczegółowe informacje odnośnie każdego zadania, a także umożliwiają ich filtrowanie i sortowanie. Możesz utworzyć pola dla priorytetu, statusu, kosztu i więcej.
• Sortuj, filtruj i zapisz widok projektu. Nie chcesz, aby na liście projektu widoczne były ukończone zadania? Czy chcesz, żeby domyślnym widokiem wyświetlania był Kalendarz? Skorzystaj z paska narzędzi projektu, aby filtrować, sortować i zapisywać ustawienia.

3. Stwórz harmonogram projektu

Mając gotowy projekt, Asana może pomóc Ci utworzyć jego harmonogram oraz przepływ pracy, aby Twój zespół mógł sprawnie realizować zadania od początku do końca.

Jak to zrobić:

• Stwórz plan swojego projektu, używając Osi czasu – widoku na wzór wykresu Gantta, który pomoże Ci zaplanować i zwizualizować każdy krok. W tym widoku z łatwością sprawdzisz czas trwania każdego zadania, termin jego wykonania i zależności, dzięki czemu unikniesz nakładających się na siebie zadań i wykryjesz ewentualne konflikty.
• Upewnij się, że praca rozpoczyna się w odpowiednim czasie dzięki zależnościom. Jeśli czekasz, aż inny członek zespołu zakończy swoje zadanie, Asana pomoże Ci śledzić jego status, umożliwiając terminowe rozpoczęcie Twojej pracy. Oznacza to również, że nie musisz bezustannie sprawdzać statusu zadania, a kiedy zostanie ono ukończone, otrzymasz powiadomienie. Łatwo wyznaczaj zależności dzięki Osi czasu.
• Podziel pracę na podzadania (jeśli jest to konieczne). Wielu klientów zastanawia się, dlaczego zadania mogą być przypisane tylko do jednej osoby. Asana została zaprojektowana w taki sposób, aby zagwarantować, że podział obowiązków jest przejrzysty. Jeśli jednak do wykonania zadania wymagane są czynności przygotowawcze, dodatkowe kroki lub szybka pomoc innego członka zespołu, podzadania pomagają podzielić je na mniejsze części i określić odpowiedzialność za każdą z nich.
• Stwórz przegląd projektu, aby udostępnić zespołowi jego brief w tym samym miejscu, gdzie znajdują się plany i zadania oraz określić wszystkie role, by mieć je zawsze pod ręką.

4. Popychaj pracę do przodu

Kiedy Twój zespół zacznie współpracować w Asanie, stanie się ona jeszcze potężniejszym narzędziem do zarządzania waszymi projektami. Możesz łatwo udostępniać aktualizacje statusu w kontekście prac wykonywanych przez Twój zespół. Będziesz również otrzymywać powiadomienia wyłącznie na tematy, które są dla Ciebie najważniejsze.

Jak to zrobić:

• W miarę postępów w realizacji zadań (lub w przypadku, gdy są one zablokowane) dodawaj do nich komentarze, aby obserwujący znali status prac, mogli odpowiadać na pytania lub przekazywać informacje zwrotne.
• Przekazuj aktualizacje statusu, wykorzystując dane dotyczące projektów do tworzenia wykresu wypalania i postępów. Możesz również @wspomnieć w nich członków zespołu, zadania i projekty lub wyrazić uznanie. Wszyscy członkowie projektu otrzymają powiadomienie i będą mogli skomentować aktualizację.
• Twórz kamienie milowe, które będą reprezentować główne cele projektu i pokazywać ważne postępy w jego realizacji. Dzięki temu, Twój zespół będzie wiedzieć, do jakich celów dąży, a kierownicy projektu będą mogli śledzić postępy.
• Usprawnij proces sprawdzania i zatwierdzania dzięki naszemu przepływowi pracy zatwierdzania. Jeśli Twój projekt obejmuje zasoby wizualne, usprawnij proces przekazywania informacji zwrotnych dzięki adnotowaniu.
• Dodaj reguły, aby automatyzować ręczne zadania, takie jak przypisywanie zadań, aktualizacje pól niestandardowych, przenoszenie ukończonych zadań i więcej. Nie tylko zaoszczędzisz dzięki temu czas, ale i upewnisz się, że wszyscy postępują według właściwych kroków.
• Monitoruj aktualizacje w wielu projektach dzięki Portfolio. Portfolio idealnie sprawdzą się dla każdego, kto chce zarządzać wieloma projektami lub monitorować postępy w realizacji konkretnych celów z jednego miejsca i w czasie rzeczywistym.

5. Przygotuj się do swojego kolejnego projektu

Brawo! Udało Ci się pomyślnie ukończyć projekt w Asanie. Zanim jednak przejdziesz do zarządzania kolejnym projektem, przeanalizuj ten już ukończony.

Jak to zrobić:

• Pamiętaj, że Asana ciągle dodaje nowe funkcje i udoskonala aplikację więc Twój zespół będzie za każdym razem odkrywał coś nowego i zmieniał swój sposób korzystania z Asany – to zupełnie normalne, a nawet pożądane!
• Wykorzystuj wnioski płynące z ukończonych projektów i zapisuj je w postaci szablonów. W ten sposób, unikniesz powielania błędów i stworzysz jeszcze skuteczniejszy plan na następny raz.
• Zarchiwizuj projekt. Po zakończeniu pracy nad projektem zarchiwizuj go, aby skoncentrować się na bieżących priorytetach. Archiwizacja projektu nie powoduje usunięcia żadnych danych – po prostu zniknie on z listy Twoich projektów.
• Celebruj osiągnięcia zespołu. W Asanie istnieje wiele sposobów na wyrażenie uznania dla zespołu, na przykład przez naklejki uznania i polubienia.

Zasoby dotyczące zarządzania projektami

Chcesz uzyskać więcej wskazówek? Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz dowiedzieć się, jak klienci, tacy jak Ty zarządzają swoimi projektami? Sprawdź te zasoby:

Zasoby dotyczące zarządzania projektami	Link
Szablon zarządzania projektem	Użyj szablonu
Samouczek wideo	Obejrzyj filmiki z serii „Jak używać Asany”
Webinar szkoleniowy	Zarejestruj się tutaj
Studia przypadków i webinary	Zobacz jak różni klienci zarządzają projektami w Asanie
Wskazówki dotyczące zarządzania projektami	Poznaj korzyści zarządzania projektami i dowiedz się, jak równocześnie zarządzać wieloma projektami.
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności