Wsparcie IT

Jak utworzyć projekt zgłoszeń IT w Asanie

Projekt można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu zgłoszenia IT i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu lub
2. zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o poufnym charakterze możesz utworzyć projekt prywatny, który będzie widoczny tylko dla zespołu IT.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt zgłoszeń IT od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Wskazówki dotyczące śledzenia zgłoszeń IT

1. Ustandaryzuj sposób przyjmowania zgłoszeń, aby szybciej je realizować dzięki formularzom

Ciągłe powracanie do podstawowych szczegółów zgłoszenia IT znacznie opóźnia działania. Aby tego uniknąć, utwórz formularze w celu zapisania odpowiednich szczegółów zgłoszenia IT. Łatwe do wypełnienia formularze są bezpośrednio połączone z projektem zgłoszeń, aby zespół mógł rozpocząć pracę z niezbędnymi, zrozumiałymi informacjami.

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz nadać mu właściwy priorytet i przypisać do odpowiedniego członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

skonfiguruj formularz wykonując przedstawione tutaj kroki i dodaj reguły projektu, aby automatycznie przypisywać zadania z przesłanych formularzy do członka zespołu IT i mieć pewność, że zostanie im nadany odpowiedni priorytet.

2. Ułatw przekształcanie próśb i zleceń przesyłanych przez e-mail lub czat w wykonalne zadania

Jeśli otrzymujesz wiele próśb i zleceń poprzez czat lub pocztę e-mail, możesz zawsze wysłać osobie zgłaszającej prośbę/wysyłającej zlecenie link do Twojego formularza lub skorzystać z integracji, aby szybko utworzyć zadanie na podstawie konwersacji.

Jeśli otrzymujesz prośby i zlecenia przez czat lub e-mail, możesz dodać je do Asany bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej lub wiadomości, a następnie przypisać je w formie zadań, dodać do projektu do śledzenia próśb i zleceń i nie tylko.

W przypadku poczty e-mail, skorzystaj z dodatków Asana dla Gmaila, programu Outlook lub innego dostawcy poczty e-mail. W przypadku komunikatorów, wypróbuj integrację Asana dla Slack.

3. Priorytetyzuj prośby i zlecenia i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu formularza, warto skorzystać z pól niestandardowych, które pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym prośbom i zleceniom oraz posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny. Pola niestandardowe są jednak znacznie potężniejsze, ponieważ umożliwiają śledzenie informacji w kontekście pracy, której one dotyczą.

Dodaj do formularza pole „rodzaj zgłoszenia”, aby zmapować je do takiego samego pola niestandardowego w projekcie. Po przesłaniu formularza, w nowo utworzonym zadaniu pojawi się informacja, że zgłoszenie dotyczy np. problemu technicznego lub prośby o nowy sprzęt.

4. Unikaj powielania pracy, śledząc te same zadania w więcej niż jednym projekcie

Często zdarza się, że pojedyncze zgłoszenie IT przekłada się na realizację większych projektów czy inicjatyw. Zamiast tworzyć dwa oddzielne zadania, możesz dodać zadania do wielu projektów, aby śledzić w nich pracę jednocześnie. Dzięki temu unikniesz powielania pracy, a odpowiednie informacje będą widoczne we właściwym kontekście.

1. Na poziomie zadania, użyj skrótu Tab + P i wpisz nazwę dodatkowych projektów, do których chcesz je dodać.

Na przykład Twój zespół IT może utworzyć projekt prywatny do śledzenia wypożyczanych komputerów. Gdy wpłynie nowe zgłoszenie dotyczące wypożyczenia komputera, możesz zapisać zadanie w zgłoszeniach IT i w projekcie wypożyczania komputerów, ale zachować pozostałe zadania w ramach projektu wypożyczania jako prywatne.

5. Dotrzymuj terminów

W przypadku pilnych zgłoszeń możesz ustawić czas wykonania, aby upewnić się, że problemy zostaną rozwiązane przed prezentacją, pokazem lub podróżą biznesową. Określ czas, klikając opcję „Data wykonania” w zadaniu i wybierając Dodaj czas wykonania.

Jeśli określone zadanie musi być powtarzane w regularnych odstępach czasu, możesz ustawić je jako cykliczne, aby mieć pewność, że nigdy nie przegapisz daty odnowienia umowy lub rozliczenia miesięcznego.

Wskazówki dotyczące raportowania i przypisywania osób do próśb i zleceń

Monitoruj postępy w projekcie i zarządzaj przydziałem osób do zadań IT dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu IT, kierownictwo często zbiera informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie kluczowe projekty IT oraz projekt dla wsparcia IT, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań IT.

domyślnie, obciążenie obliczane jest na podstawie liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Asana umożliwia dodanie pola niestandardowego wysiłku do zadań w ramach portfolio projektów, zapewniając lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące wsparcia IT

Chcesz uzyskać więcej wskazówek? Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz dowiedzieć się, jak klienci, tacy jak Ty zarządzają swoimi zgłoszeniami IT? Sprawdź te zasoby:

Zasoby dotyczące zarządzania zgłoszeniami IT	Link
Szablon zgłoszenia IT	Użyj szablonu
Samouczek wideo	Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”, aby dowiedzieć się więcej na temat zarządzania prośbami i zleceniami
Kurs na żądanie	Zarejestruj się w Akademii Asany, aby dowiedzieć się więcej na temat zarządzania prośbami i zleceniami
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności