# Asana Case Study - Quadient

> Quadient is an international company specialized in mailing equipment, business process automation and customer experience management. Read their case study to learn how their marketing team uses Asana.

Source: https://asana.com/pl/case-study/quadient

## Quadient dokonuje niesamowitej transformacji dzięki Asanie

Europa

Enterprise

Technologia

- [Zarządzanie projektami](/uses/project-management)

- [Pulpity nawigacyjne raportowania](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [Reguły](/features/workflow-automation/rules)

- [Formularze](/features/workflow-automation/forms)

Dzięki swoim wartościom korporacyjnym EPIC – Empowerment (wzmocnienie pozycji), Passion (pasja), Inspiration (inspiracja) i Community (społeczność) – [firma Quadient](https://www.quadient.com) wytyczyła drogę, która pozwala jej klientom zapewniać lepsze doświadczenia ich własnym klientom – ponieważ relacje mają znaczenie. Obecnie firma może pochwalić się bogatą historią przywództwa na światowym poziomie, które zamierza utrzymać dzięki strategii „Powrót do wzrostu”. 

Z biegiem czasu rozwój może prowadzić do rozrostu organizacji i stosowania przestarzałych technologii, co wydłuża czas realizacji, powoduje tarcia operacyjne i skutkuje nierównomierną jakością wyników. Zamiast ryzykować, że padnie ofiarą własnego sukcesu, firma Quadient zdecydowała się stworzyć stabilne środowisko pracy i przeprowadzić transformację, aby zachować swoją zwinność. 

Jayati Shah-Thiel była odpowiedzialna za przeprowadzenie przejścia działu marketingu Quadient na metodologię Agile oraz za wdrożenie narzędzi niezbędnych do realizacji tej transformacji. „Quadient ma złożoną strukturę” – wyjaśnia Jayati. „Jest to organizacja macierzowa, w której działają grupy ds. rozwiązań, a także zespoły globalne i regionalne. Czasami mogło to powodować tarcia, ponieważ pracowaliśmy w różny sposób i raportowaliśmy w ramach zróżnicowanej struktury”.  Jak wskazuje [Indeks anatomii pracy](https://asana.com/resources/anatomy-of-work), gdy ludzie działają w ramach takich złożonych struktur, mogą spędzać 58% swojego czasu na „czynnościach okołozadaniowych”.

Komentując projekt transformacji, Jayati powiedziała: „Chcieliśmy zapewnić spójność między regionami i wprowadzić rozwiązania, które pozwolą nam osiągać wyniki gwarantujące utrzymanie naszej pozycji na rynku. Musieliśmy zadbać o to, aby nasze światowej klasy zespoły koncentrowały się na konkretnych produktach końcowych, tak aby dobrze radziły sobie z tempem pracy w firmie i stawianymi przed nimi wymaganiami.”

## Technologia jest czynnikiem umożliwiającym transformację

Transformacja Quadient w kierunku metodyki Agile wymagała wspólnego nakładu pracy. „Zaczęliśmy od utworzenia zespołu projektowego, który skupił osoby reprezentujące różne działy. Zaangażowaliśmy również osoby, które pracują w firmie wystarczająco długo, aby naprawdę rozumieć nasz business i sposób, w jaki on działa” – powiedziała Jayati. „Wspólnie musieliśmy opracować metodologię wdrażania metodyki Agile we właściwy sposób dla naszej firmy.”

Transformacja rozpoczęła się od sporządzenia dokumentu określającego wymagania, w którym przedstawiono potrzeby biznesu pod względem funkcjonalnym i technicznym. Ostatecznie zespół wybrał trzy rozwiązania do zarządzania pracą. „Nasz zespół programistów już korzysta z Jiry, dlatego chcieliśmy ocenić, czy to narzędzie spełni nasze wymagania dotyczące zwinnego prowadzenia biznesu”, wyjaśnia Jayati. „Mieliśmy również doświadczenie z innym narzędziem do zarządzania pracą i chcieliśmy zobaczyć Asanę w działaniu.”

„Mimo że na początku Asana była dla nas nieznana, ostatecznie to jej interfejs użytkownika był tym, co ją wyróżniało – jest tak łatwa w obsłudze, że każdy może poeksperymentować z tym narzędziem i je opanować.”

## „Asana i Agile idą w parze”

Od treści po kreatywność, od generowania popytu po portale e-commerce, kampanie i nie tylko – prawie wszystkie zespoły marketingowe Quadient na całym świecie korzystają z Asany. „Postanowiliśmy ujednolicić nasze sposoby pracy, a Asana pomogła nam wdrożyć transformację w kierunku metodyki Agile”, powiedziała Jayati. 

### Zwiększona wydajność i efektywność

Operacje marketingowe Quadient są szczupłe, zespoły pracują w sprintach, a dostawy są częste. Według raportu Indeks anatomii pracy usprawnienie procesów może zaoszczędzić 257 godzin rocznie.

„W ramach naszej metodologii Agile szacujemy skalę zadania za pomocą rozmiarów koszulek – takich jak mały, średni i duży. W Asanie skonfigurowaliśmy [reguły](https://asana.com/product/automation), które automatycznie uwzględniają te rozmiary podczas przypisywania wagi do zadań” – powiedziała Jayati. „[Formularze](https://asana.com/product/forms) to kolejna funkcja, którą lubi cały zespół, ponieważ gromadzi ona wszystkie zlecenia w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej jest je przeglądać – używamy nawet elementów iframe, aby umożliwić przesyłanie zleceń osobom, które nie mają dostępu do Asany.”

### Koncentracja na elastyczności i współpracy

Wszystkie zespoły marketingowe mają lepszy wgląd we wszystkie zadania w toku. Pozwala to na naturalny przepływ komunikacji w skali globalnej, zamiast wymagać od pracowników wysyłania oddzielnych aktualizacji, co, jak pokazuje Indeks anatomii pracy, może rozpraszać i „przytłaczać” jedną trzecią pracowników.

„[Integracja](https://asana.com/integrations) Asany z Jira pozwoliła nam wdrożyć zespół programistów oraz osoby, które ściśle z nimi współpracują – w tym zespoły ds. stron internetowych i portali – ponieważ mogą oni nadal współpracować w ten sam sposób, co wcześniej” – powiedziała Jayati. „Interfejs Asany zawiera również przejrzyste [pulpity nawigacyjne](https://asana.com/product/reporting), które ułatwiają tworzenie raportów. Z biegiem czasu zachęcaliśmy zespoły do modyfikowania utworzonych przez nas standardowych raportów zgodnie z ich przepływem pracy.”

### Więcej czasu poświęconego na strategię

W czasie, gdy Indeks anatomii pracy wskazuje na tendencję do poświęcania mniej czasu na strategię – 9% w 2022 roku w porównaniu z 14% w 2021 roku – firma Quadient wykorzystała metodologię Agile, aby ograniczyć potrzebę wykonywania „czynności okołozadaniowych”. 14% w 2021 r. – firma Quadient zastosowała metodologię Agile, aby ograniczyć konieczność wykonywania „czynności okołozadaniowych”. Spotkania są teraz przeznaczone na podejmowanie konkretnych decyzji lub osiąganie konkretnych wyników.

„Z wyjątkiem naszej corocznej konferencji użytkowników, nasze projekty odzwierciedlają nasze codzienne zadania, dlatego są skonfigurowane jako [tablice Kanban](https://asana.com/uses/kanban-boards). Pomaga nam to zarządzać obciążeniem pracą i dzielić się skutecznymi pomysłami na ulepszenia między zespołami i regionami” – powiedziała Jayati. „W metodologii Agile kluczowa jest przejrzystość, a Asana pomogła nam przezwyciężyć wszelkie wątpliwości w firmie związane z tak dużą otwartością. Bez pełnej przejrzystości nasz zespół nie może w pełni korzystać z funkcji narzędzia, takich jak dodawanie zadań do wielu projektów, które pozwala łączyć zadania na wielu tablicach projektów.” 

## Jedność. Stabilność. Wydajność.

Asana z powodzeniem wprowadziła spójność do działu marketingu w Quadient i umożliwiła mu objęcie wiodącej roli we wdrażaniu metodologii Agile. Stworzyła stabilne środowisko pracy, które umożliwia zespołowi ds. marketingu codzienne wcielanie w życie wartości firmy EPIC. Już teraz powiązane działy, takie jak zespoły ds. stron internetowych i portali, poznają korzyści, jakie mogą odnieść, jeśli zaczną stosować nowe, nowoczesne metody pracy.

Asana i Agile wspólnie transformują firmy, aby mogły one realizować swoje ambicje.

### Połącz i skaluj swoje działania

- [Kontakt ze sprzedażą](/sales)

Operacje marketingowe firmy Quadient są efektywne, zespoły pracują w sprintach, a realizacja zadań odbywa się często.

Lepszy wgląd we wszystkie zadania w toku, co umożliwia płynną komunikację w skali globalnej

Ograniczenie liczby czynności okołozadaniowych, aby zapewnić więcej czasu na realizację strategii