# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## OneO2Plants potroiła produktywność z Asaną w ciągu dekady

OneO2Plants, wiodąca firma w Singapurze zajmująca się wynajmem instalacji, postanowiła zastąpić ręczne, rozdrobnione przepływy pracy, które ograniczały widoczność i współpracę. Dzięki Asanie jako centralnej platformie potroiła ona tempo przetwarzania faktur od dostawców bez zwiększania liczby pracowników, umożliwiając skalowanie w całej firmie przy jednoczesnym zachowaniu kontroli operacyjnej.

Wyzwania

Ręczne przepływy pracy w działach operacyjnych, sprzedaży, finansów i zaopatrzenia tworzyły bariery we współpracy i ograniczały przejrzystość w zespołach.

Przetwarzanie faktur dostawców za pośrednictwem poczty elektronicznej, WhatsApp i systemów papierowych powodowało opóźnienia i wymagało zaangażowania wielu pracowników do zarządzania 200–300 fakturami miesięcznie.

Utrata wiedzy podczas zmian kadrowych doprowadziła do niespójnych doświadczeń klientów, a kluczowe preferencje i historia zostały z czasem utracone.

Rozwiązania

Wprowadziliśmy Asanę w całej organizacji, zaczynając od zespołu ds. klientów, a następnie przechodząc do działu sprzedaży, operacyjnego i zaopatrzenia, zastępując fragmentaryczne przepływy pracy scentralizowanym systemem.

Wprowadzono kulturę „Jeśli czegoś nie ma w Asanie, to gdzie to jest?”, , dzięki czemu cała praca jest rejestrowana i widoczna dla wszystkich, co zwiększa odpowiedzialność.

Zautomatyzowane przepływy pracy dotyczące faktur od dostawców z wykorzystaniem formularzy i reguł Asany, dzięki czemu dokumentacja jest zebrana w jednym miejscu, co usprawnia weryfikację i przegląd.

Wyniki

**3-krotny wzrost wydajności w przetwarzaniu faktur od dostawców:**jedna osoba przetwarza obecnie ponad 600 faktur miesięcznie, podczas gdy wcześniej 2–3 pracowników obsługiwało 200–300 faktur.

**Scentralizowana historia biznesowa**obejmująca**ponad milion zadań,** a Asana pełni rolę kompleksowego rejestru komunikacji wewnętrznej.

**Rozwój z małej firmy do ponad 200 pracowników** przy zachowaniu kontroli operacyjnej i widoczności

**Sprawdzony proces wdrażania** nowych pracowników, którzy rozumieją i przyjmują system w ciągu pierwszego miesiąca. **Wyeliminowano opóźnienia w płatnościach i wąskie gardła związane z ręczną koordynacją** we wszystkich działach.

- [Wróć do historii klientów](/customers)

Azja i Pacyfik

- [Zarządzanie projektami](/uses/project-management)

- [Prośby i zlecenia](/templates/for/operations/work-requests)

Sprzedaż detaliczna

Średni rynek

- [Formularze](/features/workflow-automation/forms)

- [Reguły](/features/workflow-automation/rules)

- [Portfolio](/features/goals-reporting/portfolios)

Dla nas to właśnie to, co nas łączy. Daje nam jasny obraz tego, co się dzieje, i pozwala nam się rozwijać oraz sprawować kontrolę. Jedna osoba przygotowuje teraz 600 faktur, podczas gdy wcześniej 2–3 osoby przygotowywały 200–300 faktur. Potrzebujemy tylko jednego pracownika i nie tylko możemy to robić lepiej, ale teraz robimy o wiele więcej.

### Asana dla zespołów operacyjnych

#### **Koordynowanie złożonych usług na dużą skalę**

Zespół operacyjny OneO2Plants koordynuje złożone projekty z udziałem wielu interesariuszy, obejmujące umowy najmu roślin, harmonogramy konserwacji, instalacje krajobrazowe, zielenię na wydarzenia oraz zarządzanie dostawcami dla klientów korporacyjnych, hotelarskich i detalicznych w Singapurze. Zespół zarządza cyklicznymi umowami o świadczenie usług, instalacjami w ramach projektów oraz zamówieniami od ponad 600 dostawców miesięcznie, w tym od MŚP i dostawców zagranicznych. Ich praca ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klientów, jakość usług i marże biznesowe, zwłaszcza w przypadku zaangażowań o dużym znaczeniu, takich jak partnerstwo z F1 Singapore Grand Prix.

Aby usprawnić realizację i poprawić koordynację, OneO2Plants scentralizowało operacje w Asanie. Zespół zarządza teraz równoległymi projektami, przepływami pracy dostawców i świadczeniem usług cyklicznych w jednym miejscu, z jasnym zakresem odpowiedzialności i widocznością całej pracy w czasie rzeczywistym.

#### Scentralizowane zarządzanie projektami poprawia widoczność i koordynację
- Międzyfunkcyjne projekty związane z architekturą krajobrazu są zarządzane w Asanie, od wstępnej konsultacji, przez instalację, aż po bieżącą konserwację, co zapewnia przejrzysty, kompleksowy widok każdego zaangażowania.
- Osi czasu, zależności i produkty końcowe są widoczne dla wszystkich interesariuszy, co poprawia koordynację między zespołami
- Dzięki temu, że cała praca jest gromadzona w jednym miejscu, Asana stanowi jedno źródło wiedzy dla operacji, umożliwiając kierownictwu zachowanie kontroli i widoczności w miarę rozwoju firmy. 

#### **Ustrukturyzowane przyjmowanie zleceń zastępuje koordynację ad hoc**
- Formularze Asany standaryzują sposób przesyłania zleceń między zespołami, rejestrując odpowiedni kontekst już na starcie, dzięki czemu praca może przebiegać szybciej i bardziej spójnie.
- Przesłane formularze automatycznie kierują zadania do właściwych właścicieli za pośrednictwem przepływów pracy opartych na regułach, eliminując ręczne przekazywanie.
- Cała dokumentacja znajduje się w jednym miejscu, co ułatwia weryfikację, przeglądanie i zatwierdzanie zleceń, nawet gdy ich liczba wzrasta.

#### **Skalowanie wydajności bez zwiększania liczby pracowników**
- Przydział pracowników do równoległych projektów, umów serwisowych i instalacji jest zarządzany centralnie w Asanie, co zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym umożliwiający planowanie i dostosowywanie.
- Widoczność na poziomie portfolio ułatwia proaktywne planowanie w okresach szczytowego zapotrzebowania sezonowego i zapewnia dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie.
- Dzięki temu, że cała praca jest rejestrowana i przypisywana w Asanie, menedżerowie mogą ponownie równoważyć obciążenie pracą, wcześnie identyfikować wąskie gardła i utrzymywać jakość usług bez konieczności rekrutowania nowych pracowników w odpowiedzi na bieżące potrzeby.

[OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd to wiodący singapurski dostawca usług wynajmu roślin, kształtowania krajobrazu i rozwiązań w zakresie zieleni. Spółka zależna Far East Flora z ponad 40-letnią tradycją, obsługująca klientów korporacyjnych, hotelarskich i komercyjnych w całym Singapurze.