# Asana case study - G2 - Event management > G2 is a B2B software and services review platform that now produces 2X more global events with Asana. Source: https://asana.com/case-study/g2-event-management ## G2 organizuje 2 razy więcej globalnych wydarzeń dzięki Asanie G2 to platforma B2B do recenzowania oprogramowania i usług, na której polegają miliony nabywców i dostawców na całym świecie. Wydarzenia to kluczowy kanał, z którego korzysta zespół marketingowy, aby angażować te dwie grupy odbiorców. Zespół ds. wydarzeń, kierowany przez Adama Goyette'a, wiceprezesa ds. generowania popytu, organizuje co roku ponad 150 wydarzeń, od stoisk z płatnymi recenzjami dla swoich klientów po sponsorowanie dużych konferencji i kolacje mające na celu generowanie popytu, aby budować pipeline dla swojego zespołu sprzedaży. Outcomes #### Rozszerzanie programu wydarzeń #### Krótszy czas planowania #### Zaoszczędzony czas - [Wróć do historii klientów](/customers) Ameryka Północna i Południowa - [planowanie wydarzenia](/templates/for/marketing/event-planning) Media i rozrywka Średni rynek Aby wszystkie te wydarzenia przebiegały bez zakłóceń, Adam ma zespół składający się z czterech pracowników zatrudnionych na pełny etat, ponad 30 podwykonawców i niezliczonych partnerów międzyfunkcyjnych, którzy koordynują logistykę, produkcję kreatywną, materiały sprzedażowe i promocję. Aby sprostać rosnącym potrzebom G2 w zakresie wydarzeń, Adam wiedział, że musi wdrożyć procesy i narzędzia, które umożliwią zespołowi skalowanie. Chcąc powiększyć zespół, Adam stanął przed typowymi wyzwaniami operacyjnymi: - Plany wydarzeń były rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail i notatkach ze spotkań, więc nie było możliwości uporządkowania i śledzenia wszystkiego w jednym miejscu ani przypisywania odpowiedzialności za zadania i terminy. - Plany poprzednich wydarzeń i informacje o dostawcach były przechowywane w oddzielnych narzędziach, co utrudniało dzielenie się wiedzą podczas wdrażania nowych członków zespołu. - Plany i procesy związane z wydarzeniami nie były ustandaryzowane, więc zespół musiał za każdym razem planować od zera, co skutkowało pomijaniem kroków i brakiem możliwości ciągłej optymalizacji procesów. - Zespół miał trudności z delegowaniem i przypisywaniem pracy innym, ponieważ był przyzwyczajony do samodzielnego zarządzania każdym szczegółem. A ponieważ procesy nie były udokumentowane, partnerom międzyfunkcyjnym trudno było włączyć się do projektów, gdy było to potrzebne. Adam zdał sobie sprawę, że aby skutecznie skalować program, muszą opracować standardowe procesy dotyczące wydarzeń. Ponadto plany wydarzeń musiały być dostępne dla wszystkich, aby można było koordynować działania z podwykonawcami, partnerami międzyfunkcyjnymi i dostawcami. Przygotowaliśmy szablony dla często organizowanych przez nas wydarzeń, co skraca czas planowania o 80%. Teraz czas, który poświęcamy na każde wydarzenie, jest wykorzystywany do jego dostosowania i ulepszenia. ### Centralizacja prac i procesów związanych z wydarzeniami w jednym widoku Chociaż zespół marketingowy G2 wypróbował w przeszłości inne narzędzia do zarządzania pracą, żadne z nich się nie przyjęło. Następnie do firmy dołączył Ryan Bonnici jako Dyrektor ds. marketingu i przedstawił zespołowi Asanę, z której korzystał ze swoimi zespołami w poprzednich firmach. W porównaniu do innych narzędzi, Adam uznał Asanę za najbardziej intuicyjne, elastyczne i wydajne rozwiązanie do zarządzania różnymi przepływami pracy związanymi z wydarzeniami oraz do współpracy z członkami zespołu z różnych działów. Wraz z rozwojem naszego zespołu potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoliłoby nam koordynować złożone wydarzenia i zapewnić wgląd w postępy planów bez konieczności korzystania z e-maili i spotkań. Asana ułatwiła nam śledzenie każdego zadania i terminu w jednym miejscu, co pozwala nam zaoszczędzić ponad 40 godzin na spotkaniach w każdym kwartale.Aby zapewnić wdrożenie, zespół marketingowy opracował konwencje i najlepsze praktyki w celu stworzenia procesów zarządzania wydarzeniami w G2 – wszystkie są ustandaryzowane. Następnie zespół zaczął planować, przypisywać i śledzić pracę związaną z wydarzeniami wyłącznie w Asanie. Dzięki scentralizowanemu systemowi dokumentacji praca nie jest już rozproszona w e-mailach, arkuszach kalkulacyjnych i notatkach ze spotkań. Gwarantuje to, że plany wydarzeń są możliwe do śledzenia i dostępne dla całego zespołu, co ułatwia dzielenie się wiedzą i współpracę. Adam zaprosił również zewnętrznych wykonawców do Asany, a następnie do odpowiednich wydarzeń, przy których pracowali, aby mogli koordynować logistykę z zespołem wewnętrznym w jednym miejscu. ### Pomyślne dostosowanie programu wydarzeń dzięki Asanie Zespół Adama scentralizował teraz wszystkie plany wydarzeń – umowy z dostawcami, listy kontrolne na dzień wydarzenia, produkcję kreatywną i inne – w Asanie, dzięki czemu wszyscy mają wgląd. Utworzyli również szablony projektów ze szczegółowym harmonogramowaniem wstecz, aby skrócić czas poświęcany na planowanie. Ponadto zespół zintegrował Asanę z aplikacją Slack, aby móc przekształcać wiadomości w zadania lub wykonywać akcje na zadaniach bezpośrednio z poziomu aplikacji Slack, gdy jest na miejscu podczas wydarzeń. Pomaga im to utrzymać wszystko w jednym miejscu i umożliwia płynną pracę, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy na miejscu. Teraz, gdy zarządzamy wydarzeniami w Asanie, udało nam się podwoić liczbę organizowanych przez nas wydarzeń, co pomogło nam uzyskać więcej recenzji klientów dla naszych dostawców i stworzyć nowy proces sprzedaży dla firmy.Dzięki scentralizowaniu i ustandaryzowaniu planów wydarzeń w Asanie zespół był w stanie z powodzeniem skalować działania, skrócić czas planowania o 80% i zorganizować dwa razy więcej wydarzeń na trzech kontynentach, aby generować recenzje oprogramowania, rozwijać proces sprzedaży i osiągać cele w zakresie przychodów. Nadal optymalizują procesy związane z wydarzeniami na podstawie nowych doświadczeń, a dzięki ambitnym planom przyspieszenia rozwoju są gotowi zarządzać jeszcze większą liczbą wydarzeń z pomocą Asany.