# Studium przypadku Asany – EarthEnable

> Zobacz, w jaki sposób EarthEnable usprawniło proces zarządzania dotacjami, w tym dotrzymywanie większej liczby terminów oraz przyspieszenie procedur składania wniosków i raportowania dzięki Asanie.

Source: https://asana.com/case-study/earthenable

## EarthEnable zakłada każdego roku ponad 2000 czystych, zrównoważonych podłóg dzięki Asanie

Cały świat

Średni rynek

Non-profit

- [Spotkania jeden na jeden](/templates/for/other/meeting-agenda)

- [Prośby i zlecenia](/templates/for/operations/work-requests)

- [Zarządzanie projektami](/uses/project-management)

- [Widoki projektu](/features/project-management/project-views)

W badaniu [Banku Światowego](https://openknowledge.worldbank.org/bitstream/handle/10986/7295/(https:/openknowledge.worldbank.org/bitstream/handle/10986/7295/wps421401update1.pdf?sequence=1)) z 2007 roku naukowcy odkryli, że po zastąpieniu podłóg ziemnych podłogami cementowymi liczba pasożytów zmniejszyła się o 78 procent, biegunka o 49 procent, a rozwój poznawczy dzieci znacznie się poprawił. Podłogi ziemne są, jednym słowem, brudne, ale są też wylęgarnią chorób i komarów oraz stwarzają inne zagrożenia dla zdrowia ponad miliarda ludzi na całym świecie.

Gayatri Datar wspomina, że kiedy po raz pierwszy odwiedziła Rwandę w 2013 roku w ramach kursu Stanford Business School na temat projektowania z myślą o ekstremalnej przystępności cenowej, [wszędzie widziała ziemiste podłogi](https://www.npr.org/sections/goatsandsoda/2014/09/02/342447826/when-a-home-poses-health-risks-the-floor-may-be-the-culprit?sequence=1). Po tej wizycie Gaya postanowiła zaprojektować niedrogą i higieniczną alternatywę. W ten sposób narodziła się [firma EarthEnable](https://www.earthenable.org/). Gaya i jej kolega ze Stanfordu opracowali rozwiązanie wykorzystujące lokalne materiały i uszczelniacz na bazie roślin, aby stworzyć zrównoważoną, przyjazną dla środowiska, zdrową i niedrogą podłogę ziemną. Wykorzystując wiedzę, która już istnieje w wioskach, EarthEnable korzysta z oddolnych badań i rozwoju, aby opracowywać nowe produkty podłogowe i zapewniać lokalnym gospodarkom możliwości rozwoju własnego biznesu dla murarzy i konstruktorów.

Obecnie zespół EarthEnable składa się z prawie 600 pracowników, z których 99% pochodzi z Rwandy i Ugandy, a 100% pracuje w Rwandzie i Ugandzie. Ryan Conlin jest szefem kadr EarthEnable. Ściśle współpracuje z dyrektor generalną organizacji, Gayą, wykonując różne funkcje przywódcze, zarządzając komunikacją w całej firmie i współpracując z partnerami zewnętrznymi.

### Wyzwania współpracy międzyfunkcyjnej i transgranicznej

Kiedy Ryan dołączył do zespołu, do śledzenia postępów w projektach używano kilku różnych metod, w tym e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów. „Wszystko było rozproszone i bardzo mylące” – wyjaśnia. Co więcej, pracownicy organizacji są rozproszeni po Rwandzie i Ugandzie, więc komunikacja i współpraca ponad granicami geograficznymi były trudne. Osoby w różnych lokalizacjach nie zawsze dysponowały informacjami potrzebnymi do wykonywania swojej pracy.

W rezultacie zespół EarthEnable stanął przed kilkoma wyzwaniami:
- Praca była nieefektywna, ponieważ ludzie zapominali, gdzie przechowywane są osie czasu lub dokumenty, za co są odpowiedzialni lub gdzie znaleźć najnowszą aktualizację statusu.
- W zespole brakowało odpowiedzialności, ponieważ pracownicy śledzili swoją pracę na różne sposoby. Menedżerowie mieli trudności z pilnowaniem, czy ich bezpośredni podwładni realizują swoje cele, dotrzymują dat wykonania i realizują projekty.
- Czuli brak organizacji i mieli wrażenie, że mogliby działać lepiej – z korzyścią dla własnej organizacji i osób, którym służą.

Dlatego zespół kierowniczy postanowił znaleźć rozwiązanie, które pomogłoby organizacji lepiej zarządzać pracą. Aby narzędzie mogło im służyć, EarthEnable musiało mieć możliwość organizowania pracy według działów (ponieważ role w całej organizacji bardzo się różnią) oraz przypisywania zadań i dat wykonania poszczególnym osobom (co pomogłoby w zakresie odpowiedzialności). Przede wszystkim narzędzie musiało być również na tyle intuicyjne, aby mógł z niego korzystać każdy członek zespołu, ponieważ dla wielu pracowników EarthEnable jest pierwszą pracą biurową.

### Poszukiwanie funkcjonalnego i intuicyjnego rozwiązania

Gaya i liderzy EarthEnable ostatecznie wybrali Asanę, ponieważ spełniała ich ogólne potrzeby w zakresie zarządzania projektami i śledzenia osi czasu. Asana miała niezbędną funkcjonalność i była na tyle intuicyjna, że cały zespół mógł od razu z niej korzystać. [Obszerna biblioteka zasobów](https://asana.com/guide) i [wsparcie](https://asana.com/support) dostępne, aby pomóc zespołowi we wdrożeniu, były decydującym czynnikiem: Asana miała zastąpić arkusze kalkulacyjne, dokumenty Word i e-maile.

Zdając sobie sprawę, jak ważne jest zaangażowanie przywództwa w udane wdrożenie, zespół zarządzający jako pierwszy zobowiązał się do korzystania z Asany do śledzenia bieżących priorytetów i spotkań zespołu. Następnie reszta organizacji została powiadomiona, że cała praca będzie śledzona w Asanie, a menedżerowie będą oczekiwać, że status projektów będzie aktualizowany w tym narzędziu. Dzięki temu, że zarówno przełożeni, jak i podwładni korzystali z Asany, łatwo było rozliczać wszystkich z odpowiedzialności.

Pracownicy szybko dostrzegli wartość, jaką zapewnia Asana, ponieważ ich listy zadań były łatwo dostępne, a komunikacja między menedżerami a podwładnymi uległa poprawie. To zapoczątkowało pozytywny cykl i jeszcze bardziej zachęciło ludzi do korzystania z narzędzia – w rzeczywistości wielu pracowników zaczęło nawet używać go do swoich osobistych [list rzeczy do zrobienia](https://asana.com/uses/to-do-list?dce=true&utm_expid=.GQ3ZcNvgTs6gLMjITas1ag.1&utm_referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F).

Zobowiązanie naszego zespołu zarządzającego do wyznaczenia odpowiedzialności za korzystanie z Asany w znacznym stopniu przyczyniło się do pomyślnego wdrożenia. Dzięki szybkiemu wdrożeniu i konsekwentnemu proszeniu pracowników o wskazywanie swoich postępów w narzędziu, wszyscy bezproblemowo przystąpili do pracy.

### Usprawnianie priorytetów i bardziej efektywna praca

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji EarthEnable odnotowało wiele ulepszeń w sposobie pracy. Zarówno menedżerowie, jak i podwładni mogą rozliczać się nawzajem, korzystając z [projektów spotkań indywidualnych](https://asana.com/guide/examples/meetings/one-on-ones), aby śledzić indywidualne obowiązki. [Komentarze](https://asana.com/guide/help/tasks/comments) pozwalają interesariuszom łatwo sprawdzić status zadania, bez względu na to, w którym biurze pracują, jakie pełnią stanowisko lub gdzie się znajdują.

Zespół odnotował również większą wydajność dzięki korzystaniu z Asany do ubiegania się o dotacje i raportowania ich. Dzięki utworzeniu zadania dla każdego grantu mogą łatwo sprawdzić daty wykonania, kto jest za niego odpowiedzialny i na kiedy należy przygotować raport. Zamiast polegać na jednym nieuporządkowanym pliku do śledzenia dziesiątek dotacji, co praktycznie uniemożliwiało sprawdzenie statusu poszczególnych dotacji, śledzenie ich w Asanie pomaga EarthEnable uzyskać dostęp do większej liczby funduszy i utrzymywać kontakty ze wspaniałymi darczyńcami, którzy zapewniają organizacji mentoring i pomysły. Dzięki raportowaniu w Asanie zespół może szybko i łatwo pokazać osobom wspierającym organizację, jaki wpływ wywarły ich działania, co dodatkowo pomaga EarthEnable w dopracowywaniu i ulepszaniu celów. W rezultacie zaobserwowali wzrost liczby dotrzymanych terminów i ogólnie płynniejszy proces przyznawania dotacji.

Asana nie tylko zapewnia przejrzystość dla zewnętrznych darczyńców, ale także daje pracownikom EarthEnable wewnętrzną widoczność w całej organizacji. Korzystając z [widoku tablic](https://asana.com/guide/examples/nonprofits/grant-tracking), EarthEnable śledzi teraz [napływające zgłoszenia](https://asana.com/templates/for/operations/work-requests) z całej firmy w pojedynczym projekcie. Dzięki temu każdy ma wgląd w status zlecenia, a interesariuszy z różnych działów można łatwo włączyć do pracy. Niezależnie od tego, czy zlecenie dotyczy naprawy sprzętu czy sugestii ulepszenia systemu w całej organizacji, można je łatwo przesłać i śledzić dzięki wyraźnie oznaczonym kolumnom wskazującym status, dzięki czemu każdy może sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie.

Nie tylko wszystko przebiega płynniej w całej organizacji, ale również priorytety kadry kierowniczej są usprawnione: Gaya, Ryan i inni liderzy prowadzą repozytorium najważniejszych spraw i pracują w projekcie o nazwie „Kadra kierownicza”.

Dzięki wdrożeniu Asany w całej organizacji i przepływom pracy w Asanie Ryan i cała organizacja zauważyli, że procesy przebiegają płynniej i szybciej, a współpraca jest łatwiejsza dla wszystkich. Oznacza to szybsze dostarczanie usług społecznościom, które obsługuje EarthEnable – korzyść dla organizacji i osób, które potrzebują lepszych podłóg.

Korzystając z Asany, możemy śledzić postępy, koordynować działania z interesariuszami, być na bieżąco z realizacją celów i osiągać je szybciej – co oznacza również szybsze dostarczanie produktów naszym społecznościom.Co więcej, wszyscy w EarthEnable przyjęli sposób myślenia oparty na zarządzaniu projektami – to korzystne dla wydajności organizacji i dla każdej osoby. Ponieważ EarthEnable jest pierwszym doświadczeniem biurowym dla wielu pracowników, Asana jest świetnym punktem wyjścia. Korzystając z tego narzędzia, każdy pracownik ma możliwość przemyślenia swoich projektów, ustalenia priorytetów na listach zadań i skupienia się na pracy, zamiast zastanawiać się, od czego zacząć.

Gdy tylko dołączyłem do EarthEnable, polecono mi utworzyć konto w Asanie i używać go do śledzenia moich zadań. Co tydzień omawiam z moim menedżerem swoje postępy, korzystając z Asany. Asana jest łatwa w obsłudze i pomaga mi zachować porządek.

### Ciągłe wprowadzanie innowacji, od podstaw

Zadaniem EarthEnable zawsze było sprawianie, aby podłogi były bardziej higieniczne i przystępne cenowo. W 2019 roku opracowano metodę pozyskiwania materiałów z podwórek klientów, a nie z lokalnego kamieniołomu. Ta nowa metoda pozwala im nadal obniżać ceny i dostarczać lepsze podłogi mieszkańcom Rwandy. W następstwie pandemii COVID-19 stało się to jeszcze ważniejsze, ponieważ podłogi ziemne mogą pogarszać choroby układu oddechowego.

Asana sprawiła, że jesteśmy lepszymi kierownikami projektów, ponieważ zachęca każdego pracownika do odpowiedzialnego sposobu myślenia.Nowa metoda produkcji wymaga wielu szkoleń, a EarthEnable współpracuje z lokalnymi murarzami, aby nauczyć ich technik związanych z nowymi materiałami. Śledzili cały proces i zarządzali nim – od badań i rozwoju, przez szkolenia murarzy, po nowe procedury budowlane – za pomocą Asany. W rezultacie od marca 2020 roku udało im się ułożyć ponad 1200 podłóg przy użyciu nowej metody.

Ryan, Gaya i zespół są nadal zaangażowani w poszukiwanie bardziej innowacyjnych, hiperlokalnych sposobów budowania lepszych podłóg, począwszy od efektywnego biznesu, i mają ambitne cele związane z dalszym skróceniem łańcucha dostaw – i całego procesu montażu – w tym roku i w przyszłości.

### Połącz i skaluj swoje działania

- [Kontakt ze sprzedażą](/sales)

- [Wyświetl prezentację](/demo/main)

Usprawniony proces zarządzania dotacjami, w tym dotrzymywanie większej liczby terminów oraz szybsze procedury składania aplikacji i raportowania.

Wprowadziliśmy nową metodę układania podłóg i wykonaliśmy ponad 1200 instalacji podłogowych w ciągu 5 miesięcy.

Usprawniona praca w całej organizacji dla pracowników biurowych i terenowych w Rwandzie i Ugandzie, dla wielu z nich jest to pierwsza praca biurowa.