# Projectintakesoftware om aanvragen te beheren > Projectintakesoftware om automatisch aanvragen vast te leggen, te prioriteren en op te volgen, zodat teams meer tijd hebben om werk gedaan te krijgen. Source: https://asana.com/nl/uses/project-intake #### Standaardiseer aanvragen Geef teams de informatie die ze nodig hebben om prioriteiten te stellen en nieuwe projecten aan te pakken. #### Automatiseer elke stap Beweeg sneller door aanvragen direct toe te wijzen, te organiseren en bij te werken. #### Verbeter je processen Bouw aanvraagworkflows op één plaats en pas wijzigingen in de hele organisatie direct toe. Verzamel de juiste details - Verzamel belangrijke informatie voor de aftrap met aangepaste of AI-gegenereerde formulieren.  - Leg aanvragen van Slack, Microsoft 365 en Google Workspace allemaal op één platform vast. - [Slimme formulieren](/product/ai) - [Formulieren](/features/workflow-automation/forms) - [App-integraties](/apps) Ga snel van start - Voeg aangepaste of AI-gegenereerde labels toe om eenvoudig aanvragen te organiseren en prioriteiten te bepalen.  - Maak automatiseringen om direct werk toe te wijzen, te plannen en op te volgen. - [Slimme velden](/product/ai) - [Aangepaste velden](/features/project-management/custom-fields) - [Regels](/features/workflow-automation/rules) Verhoog de efficiëntie - Leg beste praktijken vast en verduidelijk de volgende stappen met aangepaste sjablonen voor elk type aanvraag.  - Beheer en werk intakeworkflows bij op één plek en pas wijzigingen direct toe in je hele organisatie. - [Sjablonen](/features/workflow-automation/project-task-templates) - [Bundels](/features/workflow-automation/workflow-bundles) #### Houd aanvragen bij overheen verschillende tools Met honderden app-integraties kun je aanvragen centraliseren in één tool, in je hele organisatie. - [Alle apps ontdekken](/apps?category=all-apps ) #### Google Workspace Schakel Google Workspace SAML SCIM in voor betere controle over het instellen en verwijderen van gebruikers. - [Bekijk integratie](/google-workspace ) #### Microsoft 365 Verstuur naadloos Asana-meldingen naar je Microsoft Groups - [Bekijk integratie](/apps/microsoft-office365-connector) #### JIRA Software Cloud Maak automatisch Asana-taken van Jira-issues en vice-versa en synchroniseer updates direct. - [Bekijk integratie](/apps/jiracloud) #### Zendesk Los tickets sneller op en verbeter de cross-functionele samenwerking met Zendesk voor Asana. - [Bekijk de integratie](/apps/zendesk) #### Slack Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. - [Bekijk integratie](/apps/slack) #### ServiceNow Verminder handmatig werk voor IT-teams. Automatiseer de aanmaak van taken in Asana en bied over het hele platform zichtbaarheid in taakstatus en context. - [Bekijk integratie](/apps/servicenow ) #### Google Workspace Gebruik Asana om het werk dat je in Google Workspace doet te coördineren en te beheren. - [Meer informatie](/google-workspace) #### Microsoft 365 Asana-meldingen afgeleverd in je Microsoft-groepen. - [Meer informatie](/apps/microsoft-office365-connector) #### JIRA Software Cloud Maak automatisch Asana-taken van Jira-issues en vice-versa en synchroniseer updates direct. - [Bekijk integratie](/apps/jiracloud) #### Zendesk Los tickets sneller op en verbeter de cross-functionele samenwerking met Zendesk voor Asana. - [Bekijk de integratie](/apps/zendesk) #### Slack Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. - [Bekijk integratie](/apps/slack) #### ServiceNow Automatiseer het maken van taken in Asana en biedt over verschillende platformen realtime zichtbaarheid in status en context. - [Meer informatie](/apps/servicenow) #### Houd aanvragen bij overheen verschillende tools - [Alle apps ontdekken](/apps?category=all-apps ) #### Projectintake-sjablonen #### Sjabloon voor werkaanvragen Prioriteer en beheer alle aanvragen die je team op één plaats ontvangt. - [Sjabloon bekijken](/templates/work-requests) #### Contentlokalisatiesjabloon van Awin Bekijk hoe Awin Asana gebruikt om aanvragen voor contentlokalisatie in 15 regio's te beheren. - [Sjabloon bekijken](/templates/awin-content-localization) Met Asana is er een standaard manier om te werken, een standaard manier om informatie bij te werken en volledige zichtbaarheid in het hele netwerk. #### Bouw de beste intakeprocessen in hun klasse - [Het artikel lezen](/resources/t-mobile-pmo-operational-excellence) #### T-Mobile's PMO-tips om operations te stroomlijnen Ontdek hoe Amanda Howell workflows tussen verschillende teams organiseert om de efficiëntie te verhogen en meer waarde te genereren. - [Ebook lezen](https://resources.asana.com/operations-workflows-ebook.html) #### Organisatie-efficiëntie stimuleren met workflows Leer hoe je schaalbare en herhaalbare processen in je hele organisatie kunt bouwen. - [De webinar bekijken](https://resources.asana.com/2024-tech-stack) #### 6 sleutels voor een betere tech stack Ontvang tips om betere processen op te bouwen en de impact van je samenwerkingstools te maximaliseren. #### Heb je nog steeds vragen? Wij hebben antwoorden. #### Strategie en beste praktijken voor projectintake #### Wat is het verschil tussen een projectintakeproces en een projectaanvraagformulier? Een projectintakeproces omvat de volledige Workflow, van het indienen van de aanvraag tot de prioritering en uitvoering, terwijl een projectaanvraagformulier slechts één onderdeel van dat proces is. Het formulier legt belangrijke details vast, maar het intakeproces bepaalt ook hoe aanvragen worden geëvalueerd, beoordeeld, goedgekeurd en gepland. #### Hoe gaat u in een intakeproces om met dringende of lastminute-projectaanvragen? Stel voor de afhandeling van urgente aanvragen een duidelijk proces op voor het escaleren ervan in je intakeproces. Bepaal wat als urgent wordt beschouwd, wie wijzigingen in de prioriteit kan goedkeuren en hoe het huidige werk mogelijk moet worden aangepast. Zo blijven urgente projecten zichtbaar en wordt voorkomen dat gepland werk zonder de juiste beoordeling wordt verstoord. #### Welke statistieken moet u bijhouden om uw projectintakeproces te verbeteren? Houd statistieken bij, zoals het aantal aanvragen, het aantal goedgekeurde aanvragen, de beoordelingstijd en de tijd die nodig is om projecten af te ronden. Houd ook de werkbelasting en de omvang van de Backlog in de gaten om Knelpunten te ontdekken. Deze cijfers helpen je om je proces te verbeteren en het werk soepel te laten verlopen. #### Waarom heb ik software nodig om ons projectintakeproces te beheren? Een effectief projectintakeproces gaat niet alleen over het bijhouden van aanvragen, het vereist ook opvolging. Asana brengt je hele Workflow samen op één platform door je aanvragen in één hub bij te houden en vervolgens op dezelfde plaats prioriteiten te stellen en Actiepunten toe te wijzen. Dat betekent dat er niets over het hoofd wordt gezien en dat Teams van begin tot eind volledig inzicht hebben in het aanvraagproces. #### Hoe kies ik een tool om mijn projectintakeproces te beheren? Zoek naar software waarmee je Werkaanvragen op één plek kunt verzamelen, prioriteren en opvolgen. Een goede projectintaketool omvat Automatisering om handmatig werk te verminderen. Het moet leiders en Teams ook volledig inzicht geven in de werkstatus en -voortgang, zodat ze de middelen indien nodig kunnen aanpassen.  De beste manier om te weten of een projectintaketool geschikt voor je is, is door het te proberen. Zo kan iedereen Asana gratis proberen. [Probeer Asana vandaag](https://app.asana.com/0/billing/pricing). #### Standaardisatie en teamworkflow #### Hoe standaardiseer je projectaanvragen voor meerdere teams? Om projectaanvragen te standaardiseren, gebruik je één intakeformulier en een gedeeld proces voor alle Teams. Stel duidelijke vereisten vast voor verplichte velden, goedkeuringsstappen en regels voor het prioriteren van aanvragen. Een centraal systeem helpt alles consistent te houden en maakt het gemakkelijker om verzoeken van verschillende Afdelingen te beheren. #### Hoe kan ik projectaanvragen standaardiseren? Projectaanvragen kunnen worden gestandaardiseerd door formulieren te gebruiken (inclusief door AI gegenereerde labels) om gestructureerde informatie te verzamelen, reacties toe te wijzen aan aangepaste velden en automatiseringen te activeren. #### Kan ik de intake standaardiseren voor verschillende teams? Ja, de intake kan voor alle teams worden gestandaardiseerd door intake-bundels/-sjablonen te maken om formulieren, aangepaste velden en regels organisatiebreed toe te passen. #### Kan ik aanvragen naar verschillende teams doorsturen? Ja, aanvragen kunnen naar verschillende teams worden doorgestuurd door Regels te gebruiken die worden geactiveerd door aangepaste veldwaarden om taken/projecten toe te wijzen of te verplaatsen op basis van formulierinvoer. #### Hoe beheer ik de backlog voor intake? De intake-backlog kan worden beheerd met behulp van de bordweergave met aangepaste velden, secties voor status en regels om aanvragen automatisch toe te wijzen, te labelen en te verplaatsen. #### Asana-automatisering en formulierenfuncties #### Kan ik gratis projectintakeprocessen organiseren in Asana? Ja, dat kan. Bekijk meer [informatie over prijzen](https://asana.com/pricing) of [probeer Asana](https://asana.com/create-account) Advanced gratis uit, er is geen creditcard voor nodig. #### Kan ik intake-inzendingen automatisch prioriteit geven? Ja, intaken kunnen automatisch worden geprioriteerd door aangepaste vervolgkeuzevelden te gebruiken, in combinatie met regels of formulevelden, om inkomende aanvragen op basis van formulierantwoorden te scoren en te rangschikken. #### Kan ik subtaken of taken activeren bij de intake? Ja, subtaken of taken kunnen bij ontvangst worden geactiveerd door regels te gebruiken om subtaken toe te voegen aan via formulieren ingediende taken, die worden omgezet in eigen taken wanneer ze aan meerdere projecten worden toegevoegd. #### Kunnen formulierreacties aangepaste velden invullen? Ja, formulierantwoorden kunnen aangepaste velden invullen, omdat formuliervragen kunnen worden gekoppeld aan aangepaste velden en vervolgens automatiseringsregels op basis van die waarden kunnen activeren. #### Kan ik intake-statistieken exporteren? Ja, intakecijfers kunnen worden geëxporteerd, aangezien dashboards automatisch formulierreacties, het aantal inzendingen en backlogtrends in kaart brengen. #### Kan ik indelingen voor intakes hergebruiken als sjablonen? Ja, indelingen voor intake kunnen als sjablonen worden hergebruikt door flows (formulieren + velden + regels) samen te stellen en deze te groeperen in bundels/sjablonen voor hergebruik. - [Je gratis proefperiode starten](/create-account) Probeer Asana gratis. Geen creditcard vereist. - [Aan de slag](/create-account) - [De demo bekijken](/go-demo) Bekijk hoe Asana bedrijven op schaal verbindt. - [Demo bekijken](/demo/main) - [Praat met een verkoper](/sales) Ontdek hoe Asana teams helpt naadloos samen te werken. - [Contact opnemen met verkoop](/sales) #### Transformeer de manier waarop je werkt met Asana ## Een optimaal projectintakeproces opbouwen Overspoeld door projectaanvragen? Overladen met last-minute vragen? Zo ja, dan ben je niet de enige - en we hebben een oplossing voor je.  Voer het projectintakeproces in, een beproefde methode om het juiste werk op het juiste moment te prioriteren. Hier is alles wat je moet weten om een eersteklas intake-workflow voor je team te bouwen.  ## Wat is een projectintakeproces? Een projectintakeproces is een gestandaardiseerde workflow om teams te helpen nieuwe aanvragen vast te leggen, te prioriteren en op te volgen. Het proces omvat in zijn meest basale vorm deze drie componenten:  - Een [formulier](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) om nieuwe projectaanvragen vast te leggen, inclusief alle details die teams nodig hebben om aan de slag te gaan.  - Een [prioriteringsmethode](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work) om het belangrijkste werk te identificeren en in te plannen.  - Duidelijke volgende stappen om het werk voor elke aanvraag te starten.  Samen maakt deze workflow het voor teams gemakkelijk om snel werkaanvragen op te volgen en eerst de projecten met hoge prioriteit aan te pakken.  ## Waarom is een intakeproces belangrijk voor projectbeheer? In projectbeheer is standaardisatie de sleutel om initiatieven soepel te laten verlopen. Een intakeproces is niet anders. Het transformeert het proces van het prioriteren van aanvragen (wat vaak tijdrovend en verwarrend is) in een duidelijke workflow met vooraf gedefinieerde stappen. In plaats van tijd te verspillen aan heen-en-weer communicatie, kunnen teams snel elke stap van het proces doorlopen. Dit versnelt niet alleen de voltooiingstijden, het zorgt er ook voor dat het werk in je hele organisatie consistent wordt geprioriteerd en aangepakt.  ## De uitdagingen van het beheren van projectaanvragen Aanvraagbeheer is lastig. Teams vragen dingen op het laatste moment, aanvragen komen van veel verschillende plaatsen en iedereen lijkt te denken dat zijn project de hoogste prioriteit heeft. Hier zijn enkele veel voorkomende uitdagingen als het gaat om het beheer van aanvragen - die allemaal kunnen worden opgelost met een effectief intakeproces.  ### Hoog aanvraagvolume Een veelvoorkomende uitd uitdaging voor ondernemingen is dat te veel aanvragen teams het gevoel kunnen geven dat ze in het werk verdrinken, wat leidt tot [burn-outs](https://asana.com/resources/what-is-burnout) en langzame voltooiingstijden. Een intakeproces lost dit op met een duidelijke [prioriteringsmethode](https://asana.com/resources/priority-matrix), zodat teams zich kunnen concentreren op taken met de meeste bedrijfsimpact.  ### Aanvragen zijn verspreid over verschillende plekken Wanneer aanvragen binnenkomen via e-mail, instant messages en vergaderingen, moeten teams extra tijd besteden aan het documenteren van nieuwe projecten. Dat is het beste scenario. In het ergste geval vallen aanvragen door de mazen van het net en worden ze nooit voltooid. Een duidelijk intakeproces lost dit op door alle aanvragen op één plek te centraliseren.  ### Aanvragen bevatten niet genoeg context Het is moeilijk voor teams om aan de slag te gaan als ze slechts het absolute minimum aan informatie hebben. Dit gebeurt vaak wanneer bedrijven geen gestandaardiseerd aanvraagformulier hebben, waarin alle details worden gespecificeerd die voor elk [voorgesteld project](https://asana.com/resources/project-proposal) vereist zijn.  ### Ad hoc aanvragen vertragen je tijdlijnen We hebben het allemaal al meegemaakt. Projecten verlopen soepel totdat er op het laatste moment een aanvraag met hoge prioriteit binnenkomt, waardoor middelen worden gemonopoliseerd en teams hun [tijdlijnen](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template) moeten terugschroeven. Hoewel ad-hoc aanvragen altijd zullen gebeuren, kan een effectief projectintakeproces ze voorkomen door vooraf duidelijk te maken hoe lang het duurt om een aanvraag te voltooien. En indien nodig bevat het een vooraf gedefinieerde methode om projectwerk te prioriteren en opnieuw in te plannen.  ## Kenmerken van een effectief projectintakeproces Projectintakeprocessen variëren afhankelijk van de unieke behoeften van je organisatie. Dat gezegd hebbende, zijn hier drie kernfuncties die elk proces moet bevatten:   ### 1. Een projectintakeformulier [Formulieren](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) zijn de gouden standaard voor werkintake. Ze geven [belanghebbenden](https://asana.com/resources/project-stakeholder) één gecentraliseerde methode om aanvragen in te dienen, zodat je nieuw werk op één plek kunt verzamelen - niet via verspreide communicatie-tools. Formulieren standaardiseren ook de informatie die belanghebbenden opnemen bij het indienen van een aanvraag. Dit helpt teams om snel op aanvragen te reageren, omdat ze alle context hebben die ze nodig hebben om meteen aan de slag te gaan.  #### Wat moet er in je projectintakeformulieren staan? Als uitgangspunt moet een basisprojectintakeformulier de volgende onderdelen bevatten. Van daaruit kun je je formulier aanpassen met extra vragen, afhankelijk van de behoeften van je organisatie.  - **Aanvrager:** wie stelt het project voor?  - **Aanvragend team:** welk team zal dit werk ondersteunen? Is dit een extern of intern project?  - **Type project:** wat voor werk is dit? Het kan bijvoorbeeld een nieuwe afbeelding zijn, een kopie voor een webpagina of een video.  - **Samenvatting van het verzoek:** wat wil je gedaan krijgen in een paar zinnen?  - **Timing:** wanneer moet deze intake-aanvraag voltooid zijn?  - **Prioriteit:** is dit bedrijfskritisch of leuk om te hebben? Het is vaak handig om een numerieke prioriteitsrangschikking op te nemen, zoals P1, P2, P3, enzovoort.  - **Bijbehorend bedrijfsdoel:** op welke bedrijfsprioriteit is deze aanvraag afgestemd?  - **Contextuele informatie:** welke screenshots, documenten of andere bijlagen kun je verstrekken voor extra context? Een bugaanvraagformulier kan bijvoorbeeld een screenshot of video van de bug vereisen.  ### 2. Een prioriteringsmethode Dankzij je formulier heb je een reeks schone, gestandaardiseerde aanvragen. Nu heb je een manier nodig om die taken te prioriteren en in te plannen, zodat je het belangrijkste werk eerst gedaan krijgt.  Zo stel je een effectieve prioriteringsmethode vast:  - **Vraag aanvragers om prioriteringsinformatie te verstrekken via het formulier.** Je hebt gegevens nodig om te beoordelen hoe belangrijk elke aanvraag is, en je formulier is de beste manier om die gegevens te verkrijgen. In plaats van alleen maar aanvragers te vragen om een prioriteit te kiezen (en ze elke keer P0 te laten kiezen), kun je ook vragen naar het [bedrijfsdoel](https://asana.com/resources/business-objectives-examples) dat het verzoek ondersteunt. Op die manier kun je duidelijk zien welke taken duidelijk de bedrijfsprioriteiten ondersteunen en welke niet. - **Maak een prioriteitsscore:** gebruik informatie uit het formulier om een numerieke score te maken die taakprioriteit, bijbehorende strategische doelen, aanvragend team, enzovoort, weegt. Dit helpt om eventuele subjectiviteit in het prioriteringsproces te verminderen.  - **Verzamel aanvragen in één centrale hub.** Om effectief prioriteiten te stellen, moet je alle aanvragen in één oogopslag zien, inclusief details zoals hun prioriteitsscore en timing. Dit helpt je snel te zien welke aanvragen het meest dringend zijn, zodat je ze meteen naar je Team kunt sturen.  - **Houd de werkbelasting van je team bij.** Documenteer de aanvragen waar je team momenteel aan werkt, zodat je duidelijk kunt zien wat er op ieders bord ligt. Hiermee kun je prioritaire taken toewijzen zonder iemand te overbelasten. [Werkbeheersoftware](https://asana.com/product) kan hier van pas komen, vooral als het functies heeft waarmee je de [werkbelasting](https://asana.com/features/resource-management/workload) van het team in realtime kunt zien en aanpassen.  - **Plan werk volgens de prioriteitsscore.** Nu je het volledige beeld hebt van de prioriteit van elke taak - plus een goed begrip van de bandbreedte van je team - kun je het werk plannen. Bij het plannen is het handig om werkbeheersoftware te gebruiken waarmee je taken op een [tijdlijn of agenda](https://asana.com/features/project-management/project-views) kunt visualiseren.  ### 3. Duidelijke volgende stappen Om snel aan de slag te kunnen, hebben teams een duidelijk actieplan nodig. Daarom zijn vooraf gedefinieerde vervolgstappen een essentieel onderdeel van elk projectintakeproces. Ze geven werknemers een gestandaardiseerde aanpak om elk type aanvraag aan te pakken, van blogposts tot productfuncties.  Om de volgende stappen te definiëren, moet je elk type aanvraag dat je team behandelt in overweging nemen. Stel jezelf voor elk van hen de volgende vragen:  - Welke taken moeten er gebeuren om deze aanvraag te voltooien?  - In welke volgorde moeten deze taken plaatsvinden?  - Zijn er [afhankelijkheden](https://asana.com/resources/project-dependencies) (taken die niet gestart kunnen worden totdat een andere taak voltooid is)?  - Hoe lang duurt elke taak?  - Wie is de beste persoon om elke taak te voltooien? Bouw vervolgens een workbackschema voor elk aanvraagtype, inclusief elke taak (in volgorde), hoe lang het moet duren en aan wie het moet worden toegewezen. Je bouwt in feite een vooraf gedefinieerde [projecttijdlijn](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template) voor elk type aanvraag. Zo kunnen de volgende stappen er bijvoorbeeld uitzien voor een marketing-e-book.  - **Dag 1:** De toegewezen schrijver stelt een publicatiedatum in voor het e-book, afhankelijk van hoe lang elke processtap zal duren.  - **Dag 2-3:** De schrijver maakt een overzicht.  - **Dag 4:** Een bewerker beoordeelt de outline en geeft feedback.  - **Dag 5-8:** de schrijver herziet de schets en schrijft een eerste versie.  - **Dag 9:** De bewerker beoordeelt het eerste concept en geeft feedback.  - **Dag 10:** de schrijver reviseert het concept.  - **Dag 11:**De bewerker en een PMM-partner beoordelen het definitieve concept.  - **Dag 11:** Een projectmanager dient het definitieve concept in bij het ontwerpteam. - **Dag 11-14:** Het ontwerpteam maakt visuele middelen voor het e-book.  - **Dag 11:** de projectmanager dient een aanvraag in bij het webteam om een gated landingspagina voor het e-book te maken.  - **Dag 15:** De schrijver en bewerker beoordelen het definitieve ontwerp.  - **Dag 16:** Het webteam maakt de landingspagina en publiceert deze.  Er moeten veel dingen gebeuren om dit e-book te publiceren. Sommige taken moeten in een specifieke volgorde gebeuren en sommige kunnen tegelijkertijd gebeuren. Door de workflow voor het e-book van tevoren te definiëren, help je je team meteen met het starten van aanvragen - zonder tijd te verspillen aan het uitzoeken wie wat moet doen. Dit helpt je team ook om voor elk e-book hetzelfde gestandaardiseerde proces te volgen, waardoor elke keer een resultaat van hoge kwaliteit wordt gegarandeerd.  ## Voorbeeld van een projectintakeproces Hier is een voorbeeld om deze ideeën in context te plaatsen. Stel je voor dat je in een agile team zit dat nieuwe functieverzoeken afhandelt. Zo zou je projectintakeproces eruit kunnen zien:  - Een [projectinitiator](https://asana.com/resources/project-initiation) voltooit een projectintakeformulier, waarin wordt beschreven wat de functie moet bevatten, waarom deze moet worden gemaakt en wanneer deze moet worden voltooid.  - Een [project management office (PMO)](https://asana.com/resources/pmo-project-management-office) beoordeelt het projectaanvraagformulier en voert een eerste beoordeling uit om de wenselijkheid, levensvatbaarheid en [haalbaarheid](https://asana.com/resources/feasibility-study) van het maken van de nieuwe functie te bepalen.  - Op basis van hun beoordeling keurt de PMO de aanvraag goed of af en kent een prioriteitsscore toe.  - De PMO voegt de aanvraag toe aan de [Product-backlog](https://asana.com/resources/product-backlog) van het engineeringteam en plant deze volgens de prioriteitsscore.  - Er wordt een [kickoff-vergadering](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting) bijeengeroepen.  - Een projectmanager gebruikt informatie uit het projectintakeformulier en de kickoff-vergadering om een [projectvoorstel](https://asana.com/resources/project-proposal) te voltooien. Ze baseren dit projectvoorstel op een reeks vooraf gedefinieerde basisstappen voor elke lancering van een nieuwe functie.  - Een senior belanghebbende keurt het voorstel goed of stuurt het terug voor meer werk.  - De projectmanager maakt op basis van het voorstel een gedetailleerder [projectplan](https://asana.com/resources/project-management-plan).  - De projectmanager wijst middelen toe, wijst taken toe en stelt een lanceringsdatum vast.  - Het projectteam begint met het werk.  ## Een projectintakeproces maken Het creëren van een succesvol intakeproces vanaf nul - of zelfs het optimaliseren van je bestaande - kan een uitdaging zijn. Hier is een stapsgewijze handleiding om je op weg te helpen. ### 1. Bepaal rollen en verantwoordelijkheden De eerste stap is om duidelijk te definiëren wie er bij het proces betrokken is en wat hun rol is. Dit omvat het identificeren van de proceseigenaar, die toezicht houdt op het hele intakeproces; de personen of teams die verantwoordelijk zijn voor het indienen van aanvragen; de besluitvormers die deze aanvragen goedkeuren; en de projecteigenaren en teamleden die belast zijn met het triëren van werk om ervoor te zorgen dat het aansluit bij strategische prioriteiten. Het vooraf verduidelijken van deze rollen voorkomt verwarring en zorgt voor verantwoordelijkheid tijdens het hele proces. ### 2. Definieer hoe aanvragen worden goedgekeurd en geprioriteerd Stel een goedkeuringsproces en [besluitvormingsproces](https://asana.com/resources/decision-making-process) op voor hoe de belangrijkste belanghebbenden binnenkomende projectaanvragen moeten evalueren. Je kunt bijvoorbeeld statistieken zoals projectgrootte, impact, hoeveelheid vereist werk, beschikbare middelen of strategisch belang overwegen bij het bepalen hoe belangrijk elke projectaanvraag is. Je kunt ook een prioriteringsraamwerk ontwikkelen om aanvragen te rangschikken, zodat middelen worden toegewezen aan initiatieven die de grootste waarde bieden of het meest in overeenstemming zijn met de organisatiedoelen. ### 3. Documenteer en standaardiseer je workflow Maak een gestandaardiseerde workflow die elke stap van het intakeproces beschrijft, van indiening tot uiteindelijke levering. Deze documentatie moet rollen en verantwoordelijkheden bevatten, criteria voor het evalueren van aanvragen, je indieningsformulier en elke stap die nodig is om een project te prioriteren en te voltooien. Een standaard intakeproces zorgt voor consistentie, vermindert fouten en stroomlijnt het proces. ### 4. Centraliseer je proces Breng vervolgens je hele intakeproces samen in één gecentraliseerd systeem of platform. Je kunt bijvoorbeeld een [werkbeheertool](https://asana.com/product) gebruiken om aanvragen op één centrale locatie vast te leggen, te prioriteren en op te volgen. Vooral bij grotere bedrijven is centralisatie essentieel om aanvragen effectief te beheren, de voortgang bij te houden en de zichtbaarheid in alle projecten te behouden. ### 5. Identificeer tools om dingen sneller te maken Maak gebruik van technologie om delen van het intakeproces te automatiseren en te versnellen. Dit kan het gebruik van [sjablonen](https://asana.com/templates) voor projectaanvragen omvatten, [automatiseringen](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) om aanvragen naar de juiste goedkeurders te leiden en [formulieren](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) om inzendingen te standaardiseren. Deze tools verminderen handmatig werk, verhogen de efficiëntie en leggen vanaf het begin alle benodigde informatie vast.  ### 6. Communiceer het proces Zorg er ten slotte voor dat alle betrokkenen het intakeproces begrijpen, hun rollen erin en hoe ze alle tools of platforms die ermee verbonden zijn, kunnen gebruiken. Dit kan trainingssessies, schriftelijke handleidingen of demovideo's omvatten. Duidelijke communicatie voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt. ## Til je intakeproces naar een hoger niveau Met deze tips kun je van je projectintakeproces een goed geoliede machine maken. Om je workflows nog meer te stroomlijnen, leer je nu dat experts Asana gebruiken om slimmere, schaalbare bedrijfsprocessen te bouwen. #### Stroomlijn je intakeproces Projectintakesoftware om automatisch aanvragen vast te leggen, te prioriteren en op te volgen, zodat teams meer tijd hebben om werk gedaan te krijgen. - [Aan de slag](/create-account) - [Demo bekijken](/go/demo-operations) Projectintake