Aangepaste velden

Met aangepaste velden kun je aanvullende gegevens toevoegen aan taken in je Asana-projecten. Je kunt een veld maken voor fase, prioriteit, kosten of iets anders dat belangrijk is voor je workflow, team en bedrijf. Hierdoor krijgen medewerkers helder inzicht in het werk dat binnen hun organisatie gebeurt.

In Asana kunt u twee soorten aangepaste velden maken. Dit zijn velden die specifiek zijn voor een enkel project of portfolio en velden die in uw hele organisatie opnieuw kunnen worden gebruikt.

Een aangepast veld maken dat in je hele organisatie opnieuw kan worden gebruikt

Een aangepast veld maken voor een specifiek project of portfolio

Aangepaste velden toevoegen vanaf je werkbalk

Voeg aangepaste velden rechtstreeks toe vanaf je werkbalk.

Veldtypes en beperkingen

U kunt uit meerdere verschillende veldtypes kiezen, sommige van deze types bieden extra opties:

Veld	Extra optie
Enkelvoudige keuze	Vervolgkeuze-items of enkelvoudige keuze per veld
Meerdere opties	Vervolgkeuze-items, staat meerdere selecties per veld toe
Tekst
Nummer	Decimaalposities
Procent	Decimaalposities
Valuta	Decimaalposities
Kies een optie uit de bibliotheek	Recente velden in je organisatie tonen

• Op het moment kan een enkel project 30 velden hebben.
• Je kunt maximaal 60 velden per taak hebben (dit kan worden gedaan door een enkele taak onder te brengen in meerdere projecten).
• Een vervolgkeuzelijst voor een aangepast veld kan maximaal 200 opties bieden.

Een bestaand veld uit je bibliotheek kiezen

Je kunt aangepaste velden globaal maken voor je hele organisatie, zodat jij en je collega's de aangepaste velden voor meerdere projecten kunt gebruiken. Je krijgt ook de optie om velden lokaal te maken voor een enkel project of portfolio.

Je kunt globale aangepaste velden kiezen uit de veldenbibliotheek van je organisatie.

Door Asana gemaakte aangepaste velden

Je kunt hier een lijst openen met door Asana geconfigureerde aangepaste velden.

Deze velden zullen alleen aan je organisatie worden toegevoegd wanneer je een project maakt met een Asana-sjabloon dat dat veld bevat.

Velden in een project weergeven

Je kunt aangepaste velden als kolommen weergeven in een project:

Als een taak tot meerdere projecten behoort en deze projecten verschillende aangepaste velden hebben, dan verschijnen alle velden in het deelvenster met taakdetails.

Velden bewerken

Je kunt een aangepast veld bewerken met je taakbalk of de koptekst van een kolom.

Bewerkingen aan globale aangepaste velden in je organisatie gelden globaal voor alle projecten waarbij je het veld gebruikt.

Een veld permanent verwijderen:

Vervolgkeuzevelden bewerken

Vervolgkeuzeopties herschikken

Als je een vervolgkeuzewaarde als optie in je veld verwijdert, behouden de taken die deze waarde gebruiken deze verwijderde waarde. Het veld kan vervolgens worden veranderd naar een andere waarde, maar je kunt een waarde niet terugzetten naar een verwijderd item.

Nummervelden bewerken

Bij het verminderen van de decimale plaatsen van een veld blijven alle huidige waarden bewaard. Ze worden echter naar boven of beneden afgerond. Wanneer u het aantal decimale plaatsen weer verhoogt, zal de originele waarde weer verschijnen.

Aangepaste velden uit een project verwijderen

Uw veld uit een project verwijderen wanneer het niet langer nodig of van toepassing is.

Wanneer u een veld verwijdert, verwijdert u het alleen uit het huidige project. Het wordt niet in volledig verwijderd. Andere projecten in uw organisatie met hetzelfde veld zullen het behouden en het veld kan nog steeds worden toegevoegd aan andere projecten in uw organisatie.

Behouden waarden

Wanneer je een veld uit uw project verwijdert, worden daarmee niet de waarden van de taken van je project gewist.

Als er een waarde in het veld is ingevoerd, zullen het aangepaste veld en zijn waarde nog steeds in het rechter deelvenster van uw taakgegevens verschijnen.

Als je veld leeg is, verdwijnt het aangepast veld ook van het rechter deelvenster met je taakgegevens.

Een aangepast veld verbergen

U kunt een aangepast veld verbergen door op het tabblad Aanpassen in uw werkbalk te klikken en op het schakelaar-pictogram te drukken.

Sorteren op aangepaste velden

Vanaf de werkbalk van uw project

Je project sorteren op aangepast veld in je lijstweergave.

Als u dit als uw standaard weergave wilt opslaan, klikt u op het vervolgkeuzepijltje naast de koptekst van het project en selecteert u "Lay-out opslaan als standaard".

Sorteren met het caret-teken in de koptekst van uw kolom

Je kunt voor het sorteren op aangepast veld ook gebruikmaken van het caret-teken in de koptekst van je project.

Wanneer u de waarde van een aangepast veld van een taak aanpast, wordt het project automatisch opnieuw gesorteerd.

Aangepast veld en zoekweergaven

Gebruik zoekweergaven om in meerde projecten tegelijk te zoeken naar taken met hetzelfde aangepaste veld.

Het aangepaste veld moet toegevoegd worden aan de veldenbibliotheek van je organisatie om te verschijnen in de opties voor Geavanceerd zoeken.

Veldlabels voor valuta en percentage

Veldlabels voor valuta en percentage

U kunt een numeriek aangepast veld op basis van valuta of percentage maken.

Optelwaarden berekenen

Toestemmingen

Wie kan de aangepaste velden van een project wijzigen?

In een Premium+ team, een afdeling of een organisatie, kan iedereen die toegang heeft tot een project aangepaste velden toevoegen, bewerken of verwijderen, ervan uitgaande dat ze voor het project toegang met toestemming tot bewerken hebben en niet alleen-reageren-toestemming.

In privéprojecten: de projecteigenaar en de projectleden kunnen de projectvelden weergeven en wijzigen.

Openbare projecten in een verzoek om deel te nemen of in een privéteam: de projecteigenaar, de projectleden en leden van het projectteam kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.

Openbare projecten in een openbaar team: de projecteigenaar, de projectleden, de leden van het projectteam en alle leden van de organisatie kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.

Gasten van de organisatie (degenen die geen e-mailadres van het bedrijf hebben) kunnen geen aangepaste velden maken, bewerken of verwijderen, of met Geavanceerd zoeken naar deze aangepaste velden zoeken. Ze kunnen alleen waarden in bestaande aangepaste velden invoeren of bewerken.

Aangepaste velden vergrendelen

Business- en Enterprise-klanten hebben de optie aangepaste velden te vergrendelen, bij het maken of bij het aanpassen van een bestaand veld.

De vergrendeling van het aangepaste veld kan op elk moment worden opgeheven door degene die het veld heeft vergrendeld en door een Asanan-beheerder.

Aangepaste velden gebruiken

Aangepaste velden helpen u uw werk op basis van de behoeften van uw team bij te houden. U beslist zelf over de naam en waarde van elk veld, en de mogelijkheden zijn bijna eindeloos. Hier zijn enkele voorbeelden waarbij veldtypes in verschillende workflows worden weergegeven:

Prioriteit

Je kunt aangepaste velden gebruiken om het prioriteitsniveau van een taak aan te geven. Een ontwikkelteam bijvoorbeeld, dat Asana voor het bijhouden van bugs gebruikt, kan een vervolgkeuzeveld maken om het prioriteitsniveau van de bug vast te leggen (laag, gemiddeld, hoog).

Zodra dit is geïmplementeerd, kunt u taken filteren in de lijstweergave om u alleen te focussen op die taken waarvoor een bepaalde veldwaarde is ingesteld. Klik op Filter bovenaan uw takenlijst en vervolgens op Aangepast filter. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alleen de taken met een "hoge prioriteit" weergeven.

Gebruik kleuren om een onderscheid te maken tussen de vervolgkeuze-opties. Rood kan bijvoorbeeld "hoge prioriteit" betekenen.

Goedkeuringen

Goedkeuringen zijn beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten. Het is een proces dat de workflowcyclus versneld. De goedkeurder kan 1 van deze 3 acties uitvoeren: goedkeuren, wijzigingen aanvragen of weigeren.

Zie ook Een goedkeuring voltooien en Een goedkeuring identificeren

Zoeken

Als je uit verschillende projecten alleen die taken wilt kiezen die gemarkeerd zijn met een bepaald veld, kun je een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar de naam van dat veld. Een manager inhoudmarketing kan bijvoorbeeld een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar alleen die taken die gemarkeerd zijn als "Opstellen" om erachter te komen aan hoeveel nieuwe stukken inhoud binnen het gehele team wordt gewerkt.

Kostenraming

Een andere manier om aangepaste velden te gebruiken is het bijhouden van werkaanvragen en de kostenraming van tijd. Een ontwerpteam werkt bijvoorbeeld met een sjabloontaak waarmee anderen ontwerpaanvragen kunnen indienen. Ze kunnen een aantal aangepaste velden gebruiken zodat de aanvrager kan invullen hoeveel tijd hij of zij verwacht dat het werk in beslag zal nemen. De ontwerpers kunnen vervolgens hun uren dienovereenkomstig prioriteren en weten hoeveel tijd het werk kost voordat ze besluiten om meer werk aan te nemen of niet.

Informatie bijhouden

Als u Asana gebruikt voor het bijhouden van kandidaten of voor het bijhouden van accounts, kunt u een tekstveld gebruiken om specifieke informatie in te vullen zoals een e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf of adres.

Het gebruik van labels versus aangepaste velden

Met labels en aangepaste velden kun je informatie in Asana categoriseren, filteren en aanduiden. Over het algemeen zijn aangepaste velden het beste voor standaardgebruik binnen een organisatie, labels daarentegen zijn wat informeler. We raden het gebruik van aangepaste velden aan. Deze zijn robuuster en beter zichtbaar dan labels. Afhankelijk van je workflow kan je team deze op verschillende manieren gebruiken, maar hier zijn een paar scenario's die je helpen te beslissen of je labels of aangepaste velden zou moeten gebruiken:

Gebruik aangepaste velden als u:

• Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
• Aanvullende context moet geven om gelijksoortige taken te groeperen zodat ze makkelijk kunnen worden bekeken, informeler en zonder hetzelfde detailniveau dat met aangepaste velden mogelijk is.
• Standaardgegevens van taken hebt die u dient bij te houden voor meerdere projecten (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase)
• Ervoor wilt zorgen dat uw teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
• Op specifieke gegevensvelden moet kunnen sorteren of zoeken.

Gebruik labels als u:

• De mogelijkheid nodig hebt om ad-hoc te kunnen labelen. onbeperkte mogelijkheden hebt, of niet zeker weet wat u op het moment van maken nodig hebt
• De labels vanaf Mijn taken moet kunnen zien
• Slechts een paar taken binnen een project hoeft te markeren
• sjabloontaken wilt markeren

Aangepaste velden gebruiken in subtaken

Het is belangrijk erop te wijzen dat subtaken niet automatisch de projectkoppelingen, labels en verantwoordelijke of medewerkers van hun bovenliggende taak erven, hoewel je misschien de naam van het bovenliggende project bovenaan het detailvenster van de subtaak ziet.

Om aangepaste velden voor subtaken te kunnen toevoegen en bewerken, zul je eerst de subtaak aan het project moeten toevoegen door in de details van de subtaak te klikken (de tekstballon rechts naast de naam van de subtaak) en Tab+P te gebruiken om het projectveld te openen. Je kunt ook naar het vervolgkeuzemenu rechtsboven gaan en "Toevoegen aan project" selecteren. De subtaak zal dan de informatie uit de aangepaste velden van dit project kunnen ophalen.

URL-links bijhouden met aangepaste velden

Je kunt links bijhouden in aangepaste velden wanneer je tekstvelden gebruikt. Als je een URL-link invult in het tekstveld, kun je de link vervolgens rechtstreeks vanuit het taakvenster openen. Wanneer je een link aanklikt vanuit een aangepast veld, opent de pagina in een nieuw venster of tabblad.