Beheerdersconsole

De beheerdersconsole biedt alle Asana-beheerders en -superbeheerders de beheermogelijkheden die ze nodig hebben om Asana binnen hun organisaties te gebruiken.

De beheerdersconsole openen

De beheerdersconsole openen

De beheerdersconsole openen:

  1. Klik op je profielfoto
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole

Krijg inzichten in je organisatie

inzichten

Op het tabblad Inzichten kun je:

  • Begrijpen hoe je Organisatie Asana gebruikt door middel van cijfers op hoog niveau
  • Recent toegevoegde teamgenoten bekijken
  • De meest invloedrijke Leden in je Organisatie bekijken (actieve Leden die de meeste uitnodigingen hebben verzonden, teams hebben aangemaakt en projecten hebben gedeeld in Asana)
  • Met Business kun je een gedetailleerd historisch overzicht van activiteiten weergeven om trends te spotten in het Asana-gebruik van je Organisatie.

Alle leden in een organisatie beheren

Op het tabblad Leden kun je zien hoeveel leden en gasten je in je Asana-organisatie hebt en hoeveel seats je beschikbaar hebt. Als je leden moet toevoegen, beheerderstoegang moet verlenen of de toestemmingen van een lid wilt intrekken, is dit heel makkelijk.

Leden beheren

Op het tabblad Leden kun je:

  1. Nieuwe leden Uitnodigen om lid te worden van een team in je organisatie
  2. Het aantal leden, gasten, nog niet beantwoorde uitnodigingen en het aantal beschikbare plaatsen in je organisatie identificeren
  3. Naar iemand in je organisatie Zoeken
  4. De naam van elke persoon bekijken, zien of ze een beheerder, lid of gast zijn, en wanneer ze voor het laatst actief waren in je organisatie
  5. Profielinstellingen bewerken of verwijderen door je muis over hun naam te bewegen, op het driepunten-pictogram te klikken en één van de opties te kiezen.

Een lid in je organisatie uitschakelen

Om een persoon uit je organisatie te verwijderen, navigeer je naar het tabblad leden van je beheerdersconsole.

Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.

lid verwijderen 1

lid verwijderen 2

Op het volgende tabblad kunt u:

  1. Het lid kiezen aan wie u de taken opnieuw wilt toewijzen
  2. Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.

Het uitgeschakelde Lid zal vervolgens in je Ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

lid verwijderen 3

Wat gebeurt er met de taken van het lid waarvan de toestemmingen zijn ingetrokken?

Nadat je iemand uit je Organisatie hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. Je kunt dit project aan jezelf of aan een ander lid van je organisatie toewijzen. Hierdoor kun je makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken zodat je voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs bulksgewijs kunt toewijzen aan jezelf of andere leden van de organisatie.

De tijd van de uitschakeling verschijnt in de kolom Laatste activiteit.

Een gedeactiveerd lid herstellen

Herstel een uitgeschakeld lid door op zijn of haar naam te zoeken in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het driepunten-pictogram en selecteer Herstellen.

herstellen 1

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

herstellen 2

Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van uw organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op lidtype

Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op lidtype. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast het filter voor lidtype en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

filter type lid

Teamtoegang

Het tabblad Teamtoegang op de Profielinstellingen van een lid biedt beheerders inzicht in waar specifieke gebruikers toegang toe hebben en de mogelijkheid om de lidmaatschapsstatus te bewerken.

Vanuit Profielinstellingen bewerken kunnen beheerders naar Mijn instellingen van een lid navigeren om toegang te krijgen tot teams en deze te beheren.

profielinstellingen bewerken

Toegang tot de profielinstellingen van een lid:

  1. Klik op het driepunten-pictogram tegenover een geselecteerd lid om opties weer te geven
  2. Klik in de vervolgkeuzelijst op Profielinstellingen bewerken

Navigeer hiervandaan naar Teamtoegang waar je door teams kunt bladeren, de teamtoegang kunt bewerken en leden aan teams kunt toevoegen en uit teams kunt verwijderen.

teamtoegang

Klik op Teamtoegang om:

  1. De teams weer te geven waar een gebruiker lid van is
  2. Een gebruiker aan een team in de organisatie toe te voegen
  3. Haal het vinkje weg om een gebruiker uit een team te verwijderen
  4. Sla uw wijzigingen na elke update op

Leden sorteren op naam, type en laatste activiteit

sorteren op naam/activiteit

Je kunt ook je Lid, Gasttype en Laatste activiteit op naam sorteren (alfabetische volgorde of omgekeerd alfabetische volgorde), zodat je kunt zien hoe recent iemand zich voor het laatst bij de organisatie heeft aangemeld en of er nog uitnodigingen openstaan.

Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV

csv exporteren

Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV:

  1. Klik op het tabblad Leden op het driepunten-pictogram
  2. Klik CSV van Leden aanvragen

Teamgegevens exporteren naar CSV

Superbeheerders van een betaalde organisatie of afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams op hun beheerdersconsole.

team csv exporteren

Teamgegevens exporteren naar CSV:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams
  2. Klik op CSV exporteren

Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:

Voor organisaties:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Afdeling
  • Lidmaatschapsdatum organisatie
  • Uitgenodigd door
  • E-mailadres persoon die uitnodigde
  • Eerste logindatum
  • Loginmethode
  • MFA-status
  • Laatste activiteit
  • Type
  • Aantal teams
  • Teams
  • Aantal projecten
  • Projecten

Voor afdelingen:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Afdeling
  • Laatste activiteit
  • Type

CSV-exports van Organisaties en Afdelingen helpen beheerders bij te houden welke afdelingen Asana gebruiken en zo het seatgebruik te controleren en de centrale facturering binnen IT te beheren. Het veld Afdeling of Team kan automatisch ingevuld worden door onze SCIM-integraties met Azure AD en Okta te gebruiken.

Grote Organisaties kunnen baat hebben bij CSV-exporten wanneer ze terugboekingen van afdelingen willen faciliteren.

Teams beheren

teams

Vanaf het tabblad Teams kunt u:

  1. Een nieuw team in uw organisatie maken
  2. Van elk team de naam, het aantal leden, de privacytoestemmingen, aanmaakdatum en maker bekijken
  3. Een team bewerken door met uw muis over het pictogram met de drie puntjes naast het veld "Gemaakt door" te bewegen en te klikken op de optie Team bewerken

Privacy-instellingen team

Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen een standaard privacyniveau voor teams in hun organisatie instellen.

Na het instellen zullen dit de vooraf geselecteerde opties zijn bij het maken van een nieuw team. Makers van een team blijven de mogelijkheid hebben andere privacyniveaus in te stellen als ze dat willen.

Om de standaard privacy-instellingen in te stellen navigeer je naar de beheerdersconsole en klik je op het tabblad Beveiliging. Vervolgens klik je op Privacy-instellingen team.

privacy-instellingen team 1

privacy-instellingen team 2

Vanaf het volgende tabblad kunt u uw standaardinstellingen kiezen.

Tijdsperiodes beheren

Asana stelt standaard een boekjaar in voor alle Organisaties, en nieuwe Doelen zullen onmiddellijk tijdsperiodes krijgen. Deze tijdsperiodes helpen je om Asana af te stemmen met je boekjaar en kunnen worden gebruikt voor bedrijfs- en teamdoelen. De standaard startdatum van het jaar is 1 januari, maar je kunt je Beheerdersconsole gebruiken om dit te wijzigen.

tijdsperiodes

Klik in je beheerdersconsole op het tabblad Instellingen en daarna op Tijdsperiodes Selecteer vervolgens de periode die overeenkomt met het jaarlijkse werkritme van je Organisatie en kies wanneer je deze periodewijziging wilt laten ingaan. Tijdsperiodes worden toegepast op de hele Organisatie en je moet een Beheerder zijn om deze Tijdsperiodes te kunnen bijwerken. Alleen organisatiebrede en werkruimte-beheerders kunnen Tijdsperiodes bijwerken via de Beheerdersconsole. Alle andere Beheerders moeten contact opnemen met het ondersteuningsteam om Tijdsperiodes bij te werken.

Individuele gebruikers kunnen ook handmatig periodes toevoegen aan bestaande Doelen. Wanneer Beheerders wijzigingen aanbrengen in hun fiscale jaar, dan worden deze wijzigingen weergegeven en toegepast op alle Doelen waar er geen aangepaste vervaldatum is, of die afwijkt van het datumbereik van de periode.

Factureringsinformatie beheren

De factureringsbeheerder van een Premium-organisatie die ook de beheerder is, kan toegang krijgen tot de facturering via de beheerdersconsole.

factureringsgegevens

Op het tabblad Facturering kun je:

  1. Het type van je betaalde abonnement wijzigen
  2. Het seat-gebruik bekijken
  3. Je factureringsgegevens bijwerken
  4. Een andere factureringsbeheerder aanwijzen
  5. Je laatste factuur downloaden
  6. Contact opnemen met Ondersteuning

Alleen de huidige factureringsbeheerder van een organisatie kan factureringsgegevens bijwerken, een nieuwe factureringsbeheerder toewijzen of de laatste factuur downloaden.

Facturen weergeven en downloaden

Factureringsbeheerders kunnen alle historische facturen weergeven en downloaden.

Onder Facturen op het tabblad Facturering kun je de laatste facturen en de factureringsgeschiedenis bekijken. Er is ook een optie om alle facturen voor een bepaald jaar te downloaden.

factuurgeschiedenis

Toegang krijgen:

  • Klik op Factuurgeschiedenis
  • Geef Alle facturen weer
  • Klik op het downloadsymbool om een heel jaar tegelijk te downloaden of selecteer een bepaalde maand

alle facturen

De grootte en het niveau van je abonnement veranderen of bewerken

Vanaf uw beheerdersconsole kunt u gemakkelijk uw betaalde abonnement veranderen van Premium naar Business of omgekeerd.

Klik vanaf de beheerdersconsole op het tabblad Facturering.

schakelen tussen Premium en Business

Klik vanaf het tabblad Facturering op Abonnement wijzigen.

abonnement wijzigen

Hier kunt u kiezen om te upgraden naar een Business-abonnement, of als u al op een Business-niveau zit, overschakelen op een Premium-abonnement.

Zodra u het door u gewenste niveau hebt gekozen, klikt u op Bevestigen en abonnement wijzigen.

abonnement kiezen

U moet de factureringsbeheerders van uw betaalde abonnement zijn om de grootte van het abonnement te bewerken of het niveau te wijzigen.

Beveiliging

beveiliging

Vanaf het tabblad Beveiliging kun je als superbeheerder:

  1. Google SSO voor je organisatie in- of uitschakelen
  2. SAML voor je organisatie in- of uitschakelen
  3. Wachtwoordvereisten instellen voor leden van de organisatie of een wachtwoordreset voor alle leden afdwingen
  4. Alle beheerders van je organisatie weergeven.

Organisatiebeheerders beheren

U kunt in uw beheerdersconsole de beheerders en superbeheerders van uw organisatie bepalen.

beveiliging beheerderstoegang

organisatiebeheerders

Organisatiebeheerders hebben bewerkingsrechten tot de bedrijfsmissieverklaring.

Wachtwoordsterkte

U kunt uw wachtwoordsterkte kiezen door in het tabblad Beveiliging van uw beheerdersconsole te klikken en vervolgens op Wachtwoordsterkte.

U kunt kiezen tussen een eenvoudig en sterk wachtwoord. Eenvoudige wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en sterke wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en op zijn minst tekens bevatten van drie van de volgende types: kleine letters, hoofdletters, nummers en speciale tekens.

wachtwoordsterkte

Wijzigingen in de wachtwoordsterkte zullen alleen invloed hebben op nieuw gemaakte wachtwoorden.

E-mail voor beveiligingscontact

Superbeheerders voor Betaalde Organisaties hebben de mogelijkheid om in hun beheerconsoles een e-mail voor beveiligingscontact toe te voegen om beveiligingsupdates van Asana te ontvangen. Deze functie betekent dat Asana weet waar ze deze belangrijke mededelingen naartoe moeten sturen.

Superbeheerders voor Betaalde Afdelingen kunnen toegang tot deze functie krijgen door contact op te nemen met ons ondersteuningsteam via support@asana.com.

Als Superbeheerder voor een Betaalde Organisatie log je in op het Asana-account met de Superbeheerderrol voor je Organisatie. Navigeer van daaruit naar de Beheerdersconsole, klik dan op Beveiliging in de zijbalk en dan op E-mail voor beveiligingscontact.

Voer het e-mailadres in waarnaar je Asana berichten over beveiliging wilt laten sturen.

Google SSO

sso

Superbeheerders moeten eerst inloggen met hun Google-account om Google SSO in te schakelen. Als u ingelogd bent met e-mail en wachtwoord, logt u gewoon uit en weer in met de blauwe knop Google-account gebruiken.

sso

Wanneer u op het tabblad Beveiliging op Google Apps-authenticatie klikt, kunt u:

  1. Google Sign-in ofwel als optioneel, of als vereist voor alle leden instellen.
  2. Zodra u een optie hebt gekozen, klikt u op Configuratie bewaren

Gasten van de organisatie kunnen altijd met e-mail en wachtwoord inloggen, ongeacht of Google SSO vereist is voor leden of niet.

SAML

Enterprise organisaties kunnen ook SAML inschakelen vanaf het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.

saml

inschakelen

SAML-sessie time-out

Superbeheerders kunnen in de beheerdersconsole een SAML-sessie time-out instellen van 1 uur tot 30 dagen. Leden worden automatisch uitgelogd en gevraagd opnieuw in te loggen nadat de specifieke ingestelde time-out is verstreken.

saml-sessie time-out

Organisatienaam en geverifieerde e-maildomeinen

beveiliging

Vanaf het tabblad Instellingen kunt u:

  1. De naam van uw organisatie wijzigen
  2. De lijst van geverifieerde domeinen van uw organisatie weergeven of wijzigen
  3. Een export als JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in uw organisatie

Domeinexport

Superbeheerders kunnen een export in de vorm van een JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in je organisatie. Je kunt dit doen op het tabblad Instellingen van je Beheerdersconsole. Houd er rekening mee dat domeinexport een Enterprise-functie is.

exporteren

Apps en integraties beheren

apps

Vanaf het tabblad Apps kunnen superbeheerders:

  1. Aanbevolen Asana-integraties zien
  2. Via onze map apps zoeken en onderzoeken.
  3. Met Enterprise, kunt u service-accounts autoriseren en de autorisatie ongedaan maken

Toegang tot bronnen en vragen beantwoorden over het product

bronnen

Vanaf het tabblad Bronnen kun je:

  • Je team kennis laten maken met tutorials in Asana voor het onboarden en tips om aan de slag te gaan
  • Bronnen vinden die je team kunnen helpen Asana onder de knie te krijgen en nieuwe manieren laten ontdekken om het systeem te gebruiken
  • Beheerfuncties ontdekken en begrijpen

Bestandsbijlagen uitschakelen

De mogelijkheid om bestandsbijlagen uit te schakelen is een Enterprise-functie.

Voor meer informatie kun je het artikel in de handleiding hier lezen.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.