Leg Asana-afspraken vast

Nu u uw team hebt laten kennismaken met Asana wilt u ervoor zorgen dat iedereen het eens is over een paar belangrijke afspraken. Als u van tevoren beslist hoe Asana het beste werkt voor uw team, bereidt u zich voor op succes op de lange termijn, en kunt u later het meeste halen uit de functies van Asana Premium. Als u een paar afspraken maakt, zal ook iedereen in uw team zich op zijn gemak voelen met Asana.

Wij raden aan om de teamafspraken te bespreken kort nadat u Asana aan uw team hebt geïntroduceerd. Op die manier heeft iedereen de tijd om vertrouwd te raken met Asana, maar hebben ze nog niet hun gebruiksmanieren ontwikkeld. Kijk wat voor hen werkt en hoe zij het graag gebruiken. Organiseer een vergadering en maak een Asana-project vóór die vergadering:

Elk team zal unieke voorkeuren hebben, maar hier zijn enkele aanwijzingen om u op weg te helpen bij het bepalen van de afspraken voor uw team.

Taakafspraken

Taken maken

Wij raden aan om iedereen aan te moedigen om taken te maken en ze aan iedereen in het team toe te wijzen (zelfs direct ondergeschikten moeten taken aan managers kunnen toewijzen). Asana is het nuttigst als iedereen zijn ideeën kan inbrengen en actiepunten vooruit kan helpen.

Taken een naam geven

Wij raden aan om taaknamen specifiek en actiegericht te maken. Maak bijvoorbeeld in plaats van “Blogbericht,” een taak met de naam “[titel] blogbericht schrijven” en eentje met de naam “[titel] blogbericht publiceren”, zodat er geen twijfel bestaat over wat er gedaan moet worden.

Het kan zijn dat u voor een bepaald project normen voor naamgeving wilt vastleggen, als taken een bepaalde workflow doorlopen.

Een goede taak schrijven

Je team moet bepalen welke details nodig zijn om een 'goede' taak te maken. Elke taak heeft de ruimte om een beschrijving, vervaldatum, verantwoordelijke, medewerkers, subtaken en reacties toe te voegen. Wij raden aan om context en belangrijke details toe te voegen, zodat de verantwoordelijke de taak kan uitvoeren:

• Link naar relevant werk in de taakbeschrijving door gerelateerde taken, projecten, of berichten te @vermelden.
• Voeg bestanden toe wanneer u naar een document verwijst.
• Stel realistische vervaldatums in voor uw teamgenoten, zodra ze bekend zijn of geef een geschatte datum.
• Voeg start- en vervaldatums toe, zodat het duidelijk is wanneer iemand aan de taak moet beginnen om deze vóór de deadline succesvol te voltooien.
• Voeg teamgenoten toe als medewerkers zodat ze op de hoogte kunnen blijven van de voortgang van taken.
• Markeer een taak als afhankelijk van een andere taak, zodat teamgenoten pas met die taak beginnen als de vorige taak voltooid is.
• Gebruik tekst met tekstopmaak in taakbeschrijvingen om uw boodschap duidelijk te maken met opgemaakte tekst, en lijsten met opsommingstekens en nummering.

Aan u toegewezen taken bijwerken

Wanneer iemand u een taak toewijst, betekent dit dat u de leiding hebt over de voortgang van die taak. Hier zijn enkele manieren om uw teamgenoten op de hoogte te houden van uw vorderingen:

• Vind de taak leuk zodat de aanvrager weet dat je ze gezien hebt.
• Als je vragen of updates hebt, reageer dan direct in de taak.
• Als u de vervaldatum verandert, voeg dan een reactie toe om uit te leggen waarom de datum verplaatst werd, zodat de verwachtingen kunnen worden bijgesteld.
• Zet de meest relevante opmerking of conclusie van een gesprek bovenaan het gesprek vast.
• Als u geen prioriteit kunt geven aan het werk, wijs de taak dan terug toe aan de maker of gebruik @vermelding om teamgenoten te vragen of zij de taak op zich kunnen nemen.
• Als de taak aangepaste velden heeft, vul die dan zo in, en blijf ze bijwerken naarmate het werk aan de taak vordert.
• Gebruikt uw team Slack? Zo ja, dan kunt u gemakkelijk rechtstreeks vanuit Slack acties ondernemen op taken, zodat u zonder hulpmiddelen kunt blijven werken.

Subtaken gebruiken

Wanneer u een subtaak toewijst, zorg er dan voor dat de verantwoordelijke voldoende context heeft van de bovenliggende taak of binnen de beschrijving van de subtaak. Voorkom dat subtaken onder te veel lagen begraven worden. U kunt altijd subtaken naar het hoofdvenster van uw project slepen om ze om te zetten van een subtaak naar een taak.

Sjabloontaken een naam geven

Dupliceer een project- of taaksjabloon voor herhaalbare, terugkerende en voorspelbare workflows. Wanneer u sjablonen maakt, label dan de naam van de taak of het project, zodat het duidelijk is voor de teamgenoten dat het een sjabloon is en gemakkelijk te vinden is via zoeken (bijv. “Sjabloon” of “Dupliceer mij”). Geef in de taak- of projectbeschrijving duidelijke instructies over hoe en wanneer de taak of het project gebruikt moet worden.

Projectafspraken

Nieuwe projecten maken

Net als bij taken kan iedereen een project aanmaken. U kunt één persoon in het team aanwijzen om dit te doen, zodat alles op dezelfde manier georganiseerd is.

Een goed project maken

• Bepaal welke soorten workflows lijsten gebruiken en welke workflows borden.
• Schrijf voor elke belangrijke workflow, initiatief of vergadering een beschrijvende projectnaam en houd de naamgevingsconventies hetzelfde.
• Stel de projectbeschrijving in met doelen en doelstellingen om de teamgenoten eraan te herinneren waar elk project voor dient.
• Stel het projectoverzicht in, zodat uw teamgenoten altijd het projectoverzicht kunnen vinden en de projectrollen kunnen zien. Terwijl u verder werkt, moet u het tabblad Overzicht controleren op statusupdates.
• Voeg secties toe om je project te helpen organiseren en fasen of categorieën duidelijk af te bakenen.
• Stel [aangepaste velden] in (/guide/help/premium/custom-fields#gl-manage) zodat u alle nodige informatie kunt bijhouden over elke taak die in het project gemaakt wordt.
• Maak een aangepast sjabloon of gebruik een door Asana gemaakt sjabloon om je gebruikelijke workflows en projecten te standaardiseren en snel aan elk project te beginnen. Op die manier hoef je niet voor elk project het wiel opnieuw uit te vinden en weet je dat je geen enkele stap hebt overgeslagen.

Een project beheren

Wanneer je een project aanmaakt, word je standaard de projecteigenaar. Je kunt de projecteigenaar veranderen in de voortgangsweergave. De projecteigenaar of een aangewezen teamgenoot kan het project georganiseerd houden en wekelijkse statusupdates plaatsen.

• Als er nieuwe taken worden aangemaakt of als het werk vordert, zorg er dan voor dat de taken een verantwoordelijke en een vervaldatum hebben, verplaats ze naar de juiste secties of kolommen, en werk hun aangepaste velden bij als dat relevant is.
• Voeg projectregels toe om tijd te besparen bij het beheren van het project en om teamgenoten te helpen de juiste stappen te volgen. Regels automatiseren het handmatige werk, zoals het bijwerken van Asana-velden of het toewijzen van taken.
• Als taken te laat zijn of geen vervaldatum hebben, neem dan contact op met de persoon waaraan de taken zijn toegewezen om het werk weer op schema te krijgen.
• Stel taakmijlpalen in je project in, zodat je zeker bent dat je je belangrijke doelen haalt en belangrijke markeringen van de vooruitgang op een eenvoudige, visuele manier in de gaten kunt houden.
• Gebruik tijdlijn om je projectplan in kaart te brengen en aanpassingen te maken naarmate je vordert in de richting van je doel. Je kunt gemakkelijk de afhankelijkheden tussen taken zien en je projectschema aanpassen met de Gantt-stijl weergave.
• Als u meerdere projecten beheert, voeg ze dan toe aan een portfolio om ze per initiatief te organiseren en te volgen. Met portfolio's kunt u gemakkelijker de status van al uw projecten volgen.

Statusupdates sturen

De projecteigenaar of een daarvoor aangewezen teamgenoot moet regelmatig projectstatusupdates sturen vanuit de voortgangsweergave in het tabblad overzicht van je project.

• Statusupdates geven uw team en de verschillende functionele teams duidelijkheid over hoe het project vordert.
• Stel een kleur voor uw statusupdate in op groen, geel, of rood om aan te geven hoe uw project vordert.
• Teamgenoten kunnen op statusupdates antwoorden wanneer ze vragen en feedback hebben, of wanneer ze een vervolgtaak willen maken.
• De projecteigenaar zal elke week herinneringstaken ontvangen om de projectstatus bij te werken.

Voeg projecten toe aan een portfolio om alle statusupdates, projectdeadlines en voortgang te zien (of vraag projecteigenaars om een update over deze dingen), op één plaats.

E-mailafspraken

Teamberichten gebruiken

We raden aan om berichten te gebruiken voor alle interne teamcommunicatie in plaats van e-mail. Herinner je teamgenoten er, indien nodig, aan om Asana te gebruiken in plaats van e-mail.

E-mailmeldingen gebruiken

Asana stuurt e-mailmeldingen voor nieuwe activiteiten, zodat teamgenoten die Asana niet de hele tijd gebruiken op de hoogte kunnen blijven. Mensen die Asana de hele tijd gebruiken gebruiken meestal liever Inbox (en niet e-mail) om op de hoogte te blijven van updates.

We stellen voor om e-mailmeldingen aan te laten staan totdat jij en je teamgenoten gewend zijn om Asana vaak te controleren. Je kunt ze in- en uitschakelen in Mijn instellingen.

E-mail binnen je team verminderen

Voor meer succes raden wij teams aan geen verzoeken en projectbehoeften meer via e-mail te sturen, maar in plaats daarvan Asana te gebruiken. E-mail is geweldig om iemand buiten je organisatie te bereiken of voor een introductie, maar het is niet toereikend om werk te plannen, te beheren en te prioriteren. Daar heb je Asana voor.

Met onze Asana voor Gmail-invoegtoepassing en Asana voor Outlook-app, kun je snel e-mails omzetten in actie, rechtstreeks vanuit je inbox. Het gebruik van deze e-mailintegraties kan een gemakkelijke manier zijn om je team de gewoonte bij te brengen om van e-mail naar Asana over te stappen, zonder hen iets nieuws te laten leren of hun manier van werken te veranderen.

Versterk uw conventies

Als u met uw team afspraken maakt, houdt u Asana voor iedereen overzichtelijk, schept u duidelijkheid en helpt u uiteindelijk iedereen om op de meest effectieve manier bij te dragen. Laat maximaal een paar teamgenoten helpen om de afspraken te versterken, zodat anderen zich veilig voelen dat ze niet echt iets kunnen verstoren en nuttige tips kunnen krijgen als ze het nog onder de knie aan het krijgen zijn.

Maak een "veilig project" in Asana waar mensen oefenen om functies te leren kennen en te leren hoe ze werken, zonder dat ze bang hoeven te zijn dat ze het echte werk per ongeluk aanpassen.

Als u eenmaal afspraken met uw team hebt gemaakt, bewaar ze dan in een project waar iedereen naar kan verwijzen, ook toekomstige nieuwe teamgenoten. Zo kan iedereen op dezelfde koers zitten en teruggrijpen naar uw teamconventies nadat u ze samen besloten hebt.

Probeer Asana te gebruiken voor uw volgende teamvergadering en neem de tijd om de Asana-afspraken van uw team nog eens te herhalen.