Help uw team Asana aan te nemen

Om uw team te helpen Asana te adopteren, hebben wij geanalyseerd wat de meest succesvolle teams in Asana gemeen hebben. We hebben de expertise van onze klantsuccesmanagers gekanaliseerd en beproefde strategieën voor wijzigingsbeheer gebruikt om het "Asana Way of Change"-raamwerk op te stellen beschreven in dit artikel.

AFBEELDING met de zes stappen van de Asana veranderingsmethode om te definiëren, te ontdekken, te ontwerpen, mogelijk te maken, meer teams toe te voegen, en het gebruik uit te breiden

Voor maximaal succes raden wij ook aan:

1. Beantwoord "Waarom Asana?”

Voordat u uw team uitnodigt voor Asana, moet u ervoor zorgen dat u een reden hebt om het te gebruiken. Om u te helpen bij het beantwoorden van de vraag "waarom Asana?" vult u de volgende oefening in.

Stel u succes voor

Stel u eerst uw ideale wereld voor waarin uw team Asana gebruikt, en wat u daarmee bereikt. Vraag:

  • Welke doelen zal Asana u helpen bereiken?
  • Wat is er in de toekomst mogelijk dat nu niet mogelijk is?

Identificeer pijnpunten

Identificeer vervolgens de pijnpunten die u in de eerste plaats naar Asana brachten en die bij uw team weerklank zullen vinden.

Pijnpunt Voorbeeld
De verantwoordelijkheden zijn onduidelijk Actiepunten gaan verloren in e-mails en andere tools, en teamgenoten weten niet wat de deadlines zijn of waar ze verantwoordelijk voor zijn
Samenwerking is een moeilijk Werken met verschillende teams is moeilijk of de overdrachten tussen teamgenoten zijn rommelig
Processen zijn inconsistent Bij de aftrap van het werk begint u van nul of iedereen doet het een beetje anders
Projectbeheer is moeilijk U hebt systemen die te eenvoudig of te ingewikkeld zijn, waardoor het moeilijk is projecten te plannen, en te zien hoe ze vorderen

Schrijf uw "Waarom Asana"-antwoord

Nu bent u klaar om een "Waarom Asana"-antwoord op te stellen volgens deze structuur:

"[Naam team/organisatie] gebruikt Asana om [deze projecten en processen] te beheren om [deze pijnpunten] te verlichten, zodat wij [deze doelen] kunnen bereiken."

Bijvoorbeeld: Als ontwerpteam gebruiken we Asana om ontwerpaanvragen en marketingcampagneprojecten te beheren om onduidelijke aanvragen te voorkomen en dubbel werk te elimineren, zodat we de deadlines van de campagne kunnen halen, aan topprioriteiten kunnen werken en een burn-out van het team kunnen voorkomen.

Stel uw aanname-alliantie samen

Zoek vervolgens een groep van minstens drie mensen om "aanname-alliantie" te vormen, bestaande uit de volgende rollen:

AFBEELDING van de drie rollen van de aanname-alliantie

  1. Afsprakenmaker—Stelt basisregels op over hoe u Asana gaat gebruiken en beantwoordt vragen die teamgenoten hebben (bijv. een teamleider, programmamanager of teamcoördinator).
  2. Bewustzijnsbouwer—Leiders die in hun "Waarom Asana" doelverklaring geloven en de teams eraan herinneren, zodat het team zich erbij betrokken voelt (bijv. leidinggevenden, directeuren, teamleiders).
  3. Asana-voorbeeldgever—Iemand die de afsprakenmaker helpt bij het uitvoeren van zijn of haar werk, door het goede voorbeeld te geven, en collega's aan te moedigen en te erkennen voor hun inspanningen (b.v. individuele medewerker).

2. Ontdek uw nu

Met een duidelijke reden waarom uw team Asana zal gebruiken, kunt u nu beslissen welk(e) workflow, proces of project u eerst wilt uitproberen. Een workflow is het proces of de reeks stappen die u neemt om dingen gedaan te krijgen, zoals het produceren van een video of het lanceren van een nieuw product. Bij workflowbeheer gaat het erom deze processen op te bouwen en te volgen.

Welke specifieke workflow u probeert hangt af van uw team, maar streef ernaar iets te kiezen dat:

  • Samenwerkend is, met communicatie tussen meerdere belanghebbenden
  • Specifiek is, met duidelijke doelstellingen, te leveren prestaties of een in de tijd beperkte duur

Bekijk al onze manieren om Asana te gebruiken om inspiratie op te doen.

Leg ten slotte de basis voor toekomstig succes door uw Asana-teamstructuur vast te leggen. Over het algemeen moet uw teamstructuur in Asana uw organigram weerspiegelen.

Als slechts één team Asana gebruikt, kunt u uw teams indelen op basis van verticals, initiatieven, of samenwerkingsgroepen binnen dat team.

AFBEELDING van de Asana gegevenshiërarchie en hoe teams, projecten en taken georganiseerd zijn

3. Maak uw eerste project

Zorg ervoor dat u uw team vraagt hoe lang ze er momenteel over doen om hun werk af te krijgen, waar ze vastlopen, en de problemen die ze graag opgelost zouden zien. Op die manier kunt u zien wat de impact van Asana is en of het die problemen oplost.

Terwijl u uw eerste project bouwt, moet u ook begrijpen hoe Asana bij uw andere tools past, zodat u duidelijke verwachtingen kunt stellen aan uw team over welk werk waar gebeurt.

AFBEELDING toont hoe Asana werkt met tools voor het maken van bestanden, berichten en communicatie

Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Probeer te beginnen met een sjabloon.

Begin met samenwerken

Nodig een klein groepje teamgenoten uit om met Asana te spelen om vertrouwd te raken met de functies en aanbevolen beste praktijken. Asana is flexibel, wees dus niet bang om dingen te proberen, ook al is het niet "perfect".

Als u klaar bent, nodig dan uw hele team uit en organiseer een Asana aftrapvergadering om de informatie van stap één te bespreken en kennis te laten maken met Asana en uw eerste workflow.

Download ons Asana aftrap-presentatiesjabloon door u in te schrijven voor onze Asana teamaftrap on-demand webinar en personaliseer het dan met team-specifieke details.

4. Geeft het uw team & vier de winst

Deel hieronder onze "aan de slag"-middelen om teamgenoten de basis te helpen leren:

  • Asana Lessen (15 minuten) om een snel overzicht te krijgen met snelle doorklikmogelijkheden van functies en voorbeelden.
  • Doe mee aan een Asana Basics trainingwebinar (60 minuten) om met een live trainer te werken en uw vragen beantwoord te krijgen door andere klanten

Asana-afspraken instellen en versterken

Sommige teams stuiten op hindernissen wanneer teamgenoten niet zeker weten wanneer en waarom ze bepaalde functies moeten gebruiken. Een teamgenoot weet misschien hoe hij een taak moet aanmaken, maar hij weet niet zeker wanneer hij die als voltooid moet markeren of hoe hij er prioriteit aan moet geven. Kijk eens naar dit artikel voor een diepgaand onderzoek naar het instellen van teamafspraken in Asana.

Verwacht en omhels fouten! Uw afsprakenmaker moet teamgenoten constructief de weg wijzen wanneer ze de gevestigde afspraken vergeten.

5. Maak uw team klaar voor succes

Als uw team eenmaal aan de slag is, ga dan door met het handhaven van uw afspraken en maak Asana de enige bron van waarheid voor het beantwoorden van alle vragen in verband met de processen die u hebt gebouwd. Enkele ideeën om u op weg te helpen:

  • Zet een Asana-project op voor vragen en feedback en controleer het wekelijks.
  • Vier de eerste overwinningen van uw team, groot en klein! Uw aanname-alliantie zou stimulansen of een planning voor vieringen kunnen creëren voor het leren en gebruiken van Asana.
  • Richt een veilige ruimte in waar mensen met functies kunnen uitproberen zonder bang te hoeven zijn dat ze iets zullen "kapot maken".
  • Probeer eens een de uitdaging "dag zonder e-mail" om te zien of uw team een hele dag of een hele week geen e-mail naar elkaar kan sturen, en Asana gebruikt.

U kunt ook een plan maken voor het onboarden van nieuwe teamgenoten, zodat ze snel aan de slag kunnen. Bekijk onze onboardingsjabloon voor werknemers voor inspiratie en overweeg om Asana onboarding te integreren in uw algemene onboardingsproces voor werknemers.

6. Gebruik meten en uitbreiden

Nadat u Asana een maand of twee gebruikt hebt, denkt u terug aan wat u in sectie één geschreven hebt, en bekijkt u opnieuw het uitgangspunt van het team dat u in deel hebt onderzocht, om te zien hoe u ervoor staat. Vraag uw team:

  • Hebben we ons oorspronkelijke doel bereikt?
  • Lopen de nieuwe processen goed?
  • Hoe lang duurt het om hetzelfde werk te doen in vergelijking met vroeger?
  • Hoe doeltreffend is Asana in verhouding tot onze verwachtingen? Heeft het de problemen opgelost die wij hoopten dat het zou oplossen?

Als u succesvol bent geweest en uw tijdlijn hebt voltooid, communiceer dan uw overwinningen en vorderingen aan uw uitvoerende sponsors en belanghebbenden. U kunt ook beginnen met meer processen, projecten en workflows aan Asana toe te voegen, als u dat nog niet gedaan hebt.

Meer bronnen

Het leren houdt hier niet op. Kijk hoe andere teams Asana gebruiken en leer meer beste praktijken met onze ruime keuze aan bronnen:

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.

Kies uw taal

Het selecteren van een taal wijzigt de taal en/of inhoud op asana.com