Asana en e-mail gebruiken

E-mail laat iedereen in een organisatie (en zelfs over de hele wereld) met elkaar communiceren, maar het was niet ontworpen voor taak-, project- en werkbeheer. Hier bij Asana gebruiken we intern geen e-mail. En hoewel dat misschien niet realistisch is voor uw team, zal dit artikel uw team toch helpen minder e-mails te sturen. Tegelijkertijd krijgt u tips voor de plekken waar u e-mail nog steeds nodig heeft.

Help uw team minder e-mail te verzenden.

Vrijwel iedereen is gewend aan e-mail en het kan moeilijk zijn om oude gewoontes te veranderen. Het is echter belangrijk dat uw team begrijpt wanneer het Asana moet gebruiken en wanneer e-mail. Bovendien moet u de afspraken handhaven, anders blijft u met dezelfde problemen zitten. Onze tips en voorbeeldworkflows hieronder kunnen helpen aan de slag te gaan met het overzetten van sommige dingen van e-mail naar Asana.

Voor een snel overzicht van het gebruik van Asana naast e-mail gaat u naar Asana gebruiken.

E-mailintegraties gebruiken om gesprekken in actie om te zetten

De eenvoudigste manier om werk naar Asana te verplaatsen is door e-mails om te zetten in taken — vooral als u correspondeert met iemand van buiten uw organisatie (bijvoorbeeld een opdrachtnemer, een agentschap of klant). Op die manier kunt u de inbox van uw e-mail voorbehouden voor correspondentie en Asana gebruiken om werk te beheren en te prioriteren. Dit is snel en eenvoudig met onze e-mailintegraties.

Probeer de Asana voor Gmail- of Outlook-apps

Als u Gmail en Outlook gebruikt, probeer dan de Asana voor Gmail add-on of de Asana voor Outlook-app om e-mails rechtstreeks om te zetten in taken, taken aan teamgenoten toe te wijzen, vervaldatums in te stellen en de taak toe te voegen aan een project, zonder de inbox van uw e-mail te verlaten. Het maakt uw workflow bliksemsnel.

Wanneer een klant u bijvoorbeeld een e-mail stuurt om een trainingssessie voor zijn team aan te vragen, kunt u met de integratie rechtstreeks van de vraag een taak maken. Dit zet de vraag om in een uitvoerbare taak met alle context van de e-mail. Zo kunt u de taak prioriteit geven, er nodige documenten aan toevoegen zodat ze bij de hand zijn voor de training, en niet vergeten wanneer de training plaatsvindt.

E-mails omzetten in Asana-taken

Als je geen Gmail of Outlook gebruikt, kan je nog steeds elke e-mail doorsturen naar x@mail.asana.com. De e-mail gaat dan automatisch naar mijn taken. Voor gedetailleerdere instructies kan je ons help-artikel over het doorsturen van e-mails naar Asana lezen.

U kunt ook andere e-mailintegraties uitproberen, bijvoorbeeld Newton.

E-mail beheren vanuit Asana

Asana kan jou ook e-mails sturen over nieuwe meldingen. We raden je aan deze optie ingeschakeld te houden totdat je eraan gewend bent Asana te gebruiken en dagelijks je inbox te controleren. Het is ook handig als je gewoon veel met e-mail werkt omdat je vanuit je inbox actie kunt ondernemen op taken. Met e-mailmeldingen van Asana kan je:

• Taken als voltooid markeren - antwoord met ' voltooid'
• Op een taak reageren - beantwoord met uw reactie in de e-mailtekst
• De taak toewijzen - beantwoord met het e-mailadres van uw teamgenoot in het veld Aan:
• Een taakvolger toevoegen - beantwoord met het e-mailadres van uw teamgenoot in het veld CC:

Als je teveel e-mailmeldingen ontvangt of ze niet meer nodig hebt, dan kun je ze uitschakelen in Mijn instellingen.

Voorbeeldworkflows tussen Asana en e-mail

Nu u begrijpt hoe Asana en e-mail kunnen samenwerken, kunt u hier een paar manieren vinden hoe u in beide uw productiviteit kunt maximaliseren:

Algemene tips:

• Probeer in plaats van e-mail te gebruiken om uw teamgenoten verzoeken te doen of vragen te stellen, ze taken toe te wijzen. Voeg iemand die u CC zou zetten toe als medewerker zodat deze persoon op de hoogte blijft.
• Gebruik reacties op taken in plaats van e-mails te schrijven en te beantwoorden. Op deze manier behoudt u alle informatie in context. Gebruik een 'duimpje' om iemand te bedanken of om te laten zien dat u een reactie hebt gezien.
• Bij e-mail is het soms moeilijk om bijlagen te vinden en te beheren. Wanneer u ze aan Asana-taken toevoegt, blijven ze precies daar waar u ze nodig hebt wanneer u ergens aan begint te werken.
• Wanneer u op basis van een e-mail een bepaalde actie moet ondernemen, kunt u een e-mailintegratie gebruiken of de e-mail doorzenden om een taak met herinnering in Asana te maken in plaats van dit elders bij te houden.

Communicaties:

• Gasten uitnodigen - Als er veel communicatie plaatsvindt tussen jezelf en iemand buiten je Asana-domein, zou je kunnen overwegen hem of haar als gast uit te nodigen bij Asana en zo de communicatie en actiepunten directer en beter traceerbaar te maken.
• Privécommunicaties - Gebruik berichten om rechtstreeks privé met een persoon of team te communiceren en toch nog steeds in staat te zijn naar ander werk in Asana te verwijzen door het te @vermelden.
• Statusupdates - Je kan met je update binnen Asana teamgenoten, taken en projecten @vermelden. Teamgenoten kunnen op de update reageren in plaats van ellenlange e-mailgesprekken te starten waarvan de bijlagen en antwoorden kwijt kunnen raken.

Specifieke projecten:

• Campagneplanning - Als u met een agentschap werkt, kunt u e-mails omzetten in goedkeurings-taken zodat de beoordelaar het op z'n radar heeft en het duidelijk is wanneer het is goedgekeurd.
• Creatieve aanvragen - Als iemand uit uw organisatie u een e-mail stuurt met het verzoek een ontwerp of iets dergelijks te maken, kunt u integraties of doorsturen gebruiken om de e-mail om te zetten in een taak, en de taak bijhouden samen met het andere werk in uw aanvragenproject. U kunt de aanvraag vervolgens prioriteren ten opzichte van ander werk en ervoor zorgen dat hetzelfde werk niet elders wordt gedaan - iets wat u niet kunt doen met e-mail.
• Evenementplanning - Als een verkoper reageert met een offerte of specificaties over het evenement, dan kunt u de e-mail omzetten in een Asana-taak in uw evenementenproject om deze met uw team te bespreken.
• Ontwerpfeedback - In plaats van het geven en ontvangen van feedback via e-mail, kunt u proofing gebruiken om direct op een afbeelding reacties achter te laten. Dit maakt de feedback contextueel en makkelijk terug te vinden voor de maker.

De manier waarop elk team Asana en e-mail samen gebruikt zal variëren, maar de hoop is dat Asana het aantal e-mails dat je naar je team stuurt kan helpen verminderen. En voor al die e-mails die je toch nog verstuurt en ontvangt, kan je nu makkelijk van Asana naar e-mail en weer terug gaan om op de hoogte en productief te blijven.

Het is geen geheim - Asana biedt gratis proefperiodes van 30 dagen. Begin die van jou vandaag nog. Probeer het gratis