Werkruimtes begrijpen
- Ga vooruit naar
- Wat is een werkruimte?
- Mensen in je werkruimte
- Een werkruimte maken
- Zet een werkruimte om naar een organisatie
- Beheerdersconsole voor de werkruimte
- Een werkruimte uitschakelen
- Een werkruimte verlaten
- Werkruimteleden en leden met beperkte toegang beheren
- Leden of leden met beperkte toegang omzetten
- Mensen uitnodigen voor je werkruimte
- Mensen uit je werkruimte verwijderen
Asana-accounts zijn gratis en gebonden aan individuele gebruikers. Asana-accounts verlenen toegang tot gedeelde werkruimtes en organisaties om samen te werken met andere Asana-gebruikers.
Met een enkel Asana-account kun je meerdere werkruimtes en organisaties aanmaken of er lid van worden om samen te werken met verschillende groepen van Asana-gebruikers. Deze werkruimtes en organisaties waartoe je behoort zijn hun eigen afzonderlijke entiteiten, elk met hun eigen unieke verzameling mensen, projecten, en taken.
Omdat iedere werkruimte en organisatie aparte entiteiten zijn, kunnen je collega's de andere werkruimten of organisaties niet zien waar je bij hoort. Je kunt ook niet zien tot welke andere werkruimtes en organisaties je collega's behoren. Meer informatie over de privacy tussen deze ruimtes kan je hier vinden.
Wat is een werkruimte?
Een werkruimte is een verzameling mensen die samenwerken aan projecten en taken. Werkruimtes kunnen door elke groep mensen gebruikt worden en vereisen geen gedeeld bedrijfs-e-maildomein, zoals organisaties dat wel vereisen.
Mensen die een Asana-account aanmaken met een persoonlijk e-mailadres (bv. @gmail.com of @yahoo.com) beginnen met een werkruimte.
Als je een bedrijfse-maildomein hebt, overweeg dan het gebruik van een organisatie als alternatief.
Mensen in je werkruimte
Er zijn twee soorten mensen in een werkruimte: leden en leden met beperkte toegang. Werkruimteleden hebben volledige toegang tot je werkruimte, terwijl leden met beperkte toegang beperkt zijn tot de projecten, taken en gesprekken die expliciet met hen gedeeld worden.
Werkruimteleden
Werkruimteleden hebben volledige toegang tot alle openbare projecten en gesprekken in je werkruimte.
Alle werkruimteleden kunnen:
- De werkruimte hernoemen
- De werkruimte upgraden naar een betalend abonnement
- De factureringsbeheerder worden van een betalende werkruimte
- Mensen uitnodigen of verwijderen uit de werkruimte
- Mensen omzetten naar leden of leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang zijn mensen die minder informatie kunnen zien in je werkruimte. Leden met beperkte toegang zien alleen projecten die je met hen deelt. Je kan aannemers, klanten of andere derde partijen uitnodigen als leden met beperkte toegang en hen toegang geven tot alles in je werkruimte.
Leden met beperkte toegang kunnen niet:
- De werkruimte hernoemen
- De werkruimte upgraden naar een betalend abonnement
- De factureringsbeheerder worden van een betalende werkruimte
- Mensen uitnodigen als volwaardige werkruimteleden
- Mensen verwijderen
- Mensen omzetten naar leden of leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang kunnen:
- Nieuwe projecten en taken maken
- De projecten en taken bewerken die met hen gedeeld worden
- Andere leden met beperkte toegang uitnodigen
- Berichten opstellen
Er zijn geen gasten in werkruimtes.
Leden en leden met beperkte toegang identificeren
Vanuit het tabblad Leden in je linker zijbalk kun je:
- Een overzicht van de lidmaatschapsstatus bekijken
- Leden met beperkte toegang selecteren
- Verwijderen selecteren om leden te verwijderen
- Leden uitnodigen deel te nemen
Werkruimteleden kunnen ook ieder lid omzetten naar een lid met beperkte toegang, of vice versa, vanuit dit scherm.
Een werkruimte maken
Een werkruimte maken om met andere mensen samen te werken in Asana.
Een nieuwe werkruimte maken:
- Klik op je profielfoto en selecteer Mijn instellingen... uit het vervolgkeuzemenu
- Klik op het tabblad Account
- Selecteer Nieuwe werkruimte maken
Een enkele Asana-account kan lid worden van meerdere werkruimtes en er meerdere maken. Maak werkruimtes voor verschillende groepen mensen waar je mee wilt samenwerken.
Zet je bestaande werkruimte om in een organisatie
Als je meerdere teams moet maken of voor verschillende afdelingen werkt, kan je een van je bestaande werkruimtes omzetten in een organisatie. Kom hier meer te weten over de verschillen tussen werkruimtes en organisaties.
Je moet eerst je bedrijfse-mailadres aan je Asana-account toevoegen voordat je een werkruimte kunt omzetten in een organisatie.
De beheerdersconsole van je werkruimte openen:
- Klik op je profielpictogram
- Klik op Beheerdersconsole
Vanaf de beheerdersconsole:
- Ga naar het tabblad Instellingen
- Klik op Omzetten in organisatie
Vanaf het tabblad Omzetten in Organisatie:
- Selecteer je bedrijfse-mailadres
- Verifieer de gebruiksvoorwaarden
Als dit e-maildomein nog niet wordt gebruikt met een andere organisatie, zal je gevraagd worden om op de knop Omzetten te klikken.
Problemen bij het omzetten van je werkruimte?
Als je tegen moeilijkheden aanloopt bij het omzetten van je bestaande werkruimtes in een organisatie, en je geen bericht ziet dat je e-maildomein al in gebruik is, kun je contact opnemen met het ondersteuningsteam van Asana en de volgende informatie vermelden:
- De naam van je organisatie of de grootste/meest actieve werkruimte van je bedrijf
- Uw e-maildomein
Wij helpen je dan om je grootste werkruimte om te zetten in een nieuwe organisatie.
Kopieer deze tekst om het proces te versnellen:
Primaire organisatie/werkruimte:
E-maildomein:
Als je een gedeeld e-maildomein van een universiteit hebt, (bijv. 'college.edu'), is er een apart subdomein vereist (bijv. 'staff.college.edu') om een organisatie te maken.
Beheerdersconsole voor de werkruimte
Open het menu van de beheerdersconsole om:
- De naam van de werkruimte te bewerken
- Mensen en uitnodigingen te beheren
- De facturering te beheren, van toepassing op diegenen die hebben geüpgraded naar een betalende werkruimte
Alleen leden van de werkruimte hebben toegang tot de beheerdersconsole. Leden met beperkte toegang hebben geen toegang.
Vanuit de beheerdersconsole heb je toegang tot de volgende tabbladen: Leden, Facturering, Instellingen, Apps en Middelen:
Leden
Vanaf het tabblad leden kan je:
- Een lijst bekijken met leden en leden met beperkte toegang in je werkruimte
- Elk lid omzetten tot een lid met beperkte toegang of vice versa
- Elk lid of lid met beperkte toegang uit je werkruimte verwijderen
- Nieuwe mensen uitnodigen tot je werkruimte
Instellingen
Vanaf het tabblad Instellingen kun je:
- De naam van je werkruimte wijzigen
- Je werkruimte omzetten in een organisatie
Een werkruimte uitschakelen
Omdat werkruimtes gedeelde ruimtes zijn, worden de projecten en taken in de werkruimte niet verwijderd als je de werkruimte verlaat.
Als je je werkruimte niet meer nodig hebt, kan je deze uitschakelen door:
- Alle taken verwijderen
- Alle projecten verwijderen
- Alle andere leden verwijderen
Zodra alles is verwijderd en je het enige overgebleven lid bent, kun je zelf de werkruimte verlaten.
Alleen degenen die uitgenodigd zijn, hebben toegang tot een werkruimte. Als alle leden verwijderd zijn, is de werkruimte niet meer toegankelijk.
Het is niet mogelijk om werkruimtes te archiveren.
Deelnemen aan een bestaande werkruimte
Om deel te nemen aan een werkruimte moet je aanvragen om door een lid uitgenodigd te worden.
Een werkruimte verlaten
Je kan een werkruimte verlaten als je niet langer actief samenwerkt met de werkruimteleden
Zodra je weggaat, heb je niet langer toegang tot projecten of taken in de werkruimte en de werkruimte verschijnt niet langer wanneer je op je profielfoto klikt, maar de werkruimte blijft wel bestaan.
Een werkruimte verlaten
- Klik op je profielfoto
- Klik op Meer
- Selecteer Verwijder mij uit deze werkruimte
Werkruimteleden en leden met beperkte toegang beheren
Als werkruimtelid kun je de beheerdersconsole gebruiken om:
- Andere leden en leden met beperkte toegang uit te nodigen
- Uitnodigingen annuleren
- Leden om te zetten in leden met beperkte toegang, of vice versa
- Leden en leden met beperkte toegang te verwijderen
Toegang krijgen tot het tabblad leden via de beheerdersconsole
- Klik op je profielfoto en selecteer Beheerdersconsole in het vervolgkeuzemenu
- Navigeer naar het tabblad Leden
Hier zie je ook het aantal werkruimteleden en leden met beperkte toegang in je werkruimte, bovenaan in het menu. Upgrade je werkruimte om meer mensen toe te voegen als je je limiet bereikt hebt.
Leden of leden met beperkte toegang omzetten
Je kan elk lid omzetten in een lid met beperkte toegang om hun toegang te beperken, of elk lid met beperkte toegang omzetten in een lid om hen toegang te geven tot alle openbare projecten in je werkruimte.
Een lid omzetten in een lid met beperkte toegang, of vice versa:
- Navigeer naar het tabblad Leden in de beheerdersconsole.
- Klik op het driepunten-pictogram rechts van de naam van de persoon en klik op Lid (of Lid met beperkte toegang) om te schakelen tussen de twee.
Mensen uitnodigen
Mensen uitnodigen via het tabblad leden van je beheerdersconsole
Je kunt mensen uitnodigen voor je werkruimte via het tabblad leden van je beheerdersconsole
Uitnodigen vanuit de beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Leden
- Klik op de knop Leden uitnodigen
- Voer het e-mailadres van de persoon in
- Je kunt een project kiezen in het vervolgkeuzemenu
- Klik op de knop Versturen
Je kunt een werkruimtegebruiker wijzigen in een lid met beperkte toegang door te klikken op het driepunten-pictogram naast hun naam in het tabblad Leden van de beheerdersconsole.
Mensen uitnodigen vanuit een project
Je kunt ook mensen uitnodigen vanuit een project.
Uitnodigen vanuit een project:
- Selecteer het project waarvoor je iemand wilt uitnodigen uit de zijbalk of zoekbalk
- Klik op het pictogram Leden om een venster Project delen te openen
- Nodig gebruikers uit door de e-mail of naam van projectleden toe te voegen
Je krijgt een waarschuwing wanneer je iemand uitnodigt voor het project die nog geen deel uitmaakt van je werkruimte.
Uitnodigingen annuleren
Een uitnodiging annuleren vanuit de beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Leden in de beheerdersconsole
- Zoek de gebruiker wiens uitnodiging je wilt annuleren
- Klik op het driepunten-pictogram
- Je ziet nu een optie Uitnodiging annuleren, klik hierop om de uitnodiging te annuleren
De persoon wiens uitnodiging je annuleert, zal nog wel de e-mail met de uitnodiging ontvangen hebben, maar het volgen van de link zal hen niet langer naar je werkruimte of project leiden. In plaats hiervan krijgen ze een foutmelding "Sorry, je hebt geen toegang" te zien.
Leden en leden met beperkte toegang verwijderen
Je kunt leden of leden met beperkte toegang verwijderen uit je werkruimte als je niet wilt dat ze nog langer toegang hebben tot de projecten en taken van de werkruimte.
Mensen verwijderen uit je werkruimte:
- Klik in het tabblad Leden op het driepunten-pictogram naast de naam van het lid
- Klik op Verwijderen
Wanneer iemand werd verwijderd uit je werkruimte, blijven de taken, berichten, bijlagen en reacties die deze persoon maakte intact, maar de taken die eerder aan hen toegewezen waren, zullen nu niet langer toegewezen zijn.
Om ervoor te zorgen dat er geen taken verloren gaan, is het een goed idee om naar de mijn taken van de persoon te gaan en hun taken opnieuw toe te wijzen voordat je ze verwijdert.
