Taken begrijpen

Wat zijn taken?

Taken zijn actiegerichte stappen of dingen om te doen, om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is en tegen wanneer. Het kunnen echter ook ideeën en referentie-items zijn. Als u gewend bent om e-mails te sturen telkens als u iets nodig hebt van een teamgenoot, probeer dan eens een taak te maken in de plaats daarvan.

U hebt bijvoorbeeld de taak om een video voor een komende campagne te animeren, en een andere teamgenoot is verantwoordelijk voor de enscenering ervan. Deze taken kunnen worden bijgehouden in een campagne-beheerproject.

Taken slaan alle bestanden, reacties en instructies op die ermee verband houden. Zo blijft informatie op de juiste plaats (en op één plaats). Taken maken gewoonlijk deel uit van een project zodat ze makkelijk te vinden zijn en zichtbaar voor je teamgenoten.

Hoe maakt u taken

Er zijn drie manieren om taken te maken:

1. Vanaf de oranje knop Snel toevoegen in de bovenste balk. 
2. Vanaf de knop Taak toevoegen in een project.
3. Klik in een takenlijst, druk op enter en begin te typen.

Je kunt ook taken maken vanuit e-mails of Slack-berichten. Asana integreert met top tools zodat je tijd bespaart en makkelijker je taken kunt beheren.

Taakverantwoordelijke

Elke taak kan maar één verantwoordelijke hebben, maar kan wel vele medewerkers hebben.

Zowel de taakverantwoordelijke als de medewerkers van een taak kunnen de taak bekijken en mogelijk ook bewerken, afhankelijk van de toestemmingsinstellingen van de taak.

Het veld verantwoordelijke duidt de persoon aan die het werk doet.

Elke taak toegewezen aan een gebruiker verschijnt in hun Mijn taken.

Taakmedewerkers ontvangen meldingen wanneer de taak wordt bijgewerkt.

De aanmaker en de verantwoordelijke van de taak worden automatisch toegevoegd als medewerkers aan de taak.

Druk op Tab+M om een taak aan uzelf toe te wijzen.

Duplicaattaken toewijzen

Als je dezelfde taak wilt maken voor meerdere personen, kun je gemakkelijk meerdere taken toewijzen aan individuen of aan een heel team in je organisatie.

Kopieën toewijzen wijst de oorspronkelijke taak niet aan meerdere personen toe; het maakt meerdere kopieën van de taak en wijst die aan elke persoon toe.

Taakmedewerkers

Word medewerker van een taak om op de hoogte te blijven van de volgende wijzigingen:

• Een bijlage is toegevoegd aan de taak.
• Een nieuwe reactie is geplaatst op een taak.
• Iemand vindt de taak leuk
• Wanneer de taak gemarkeerd is als voltooid

Medewerkers ontvangen inboxmeldingen en kunnen meldingen via e-mail ontvangen, afhankelijk van hun instellingen.

Als je meldingen krijgt voor een taak waarin je niet langer geïnteresseerd bent, kun je jezelf verwijderen uit de lijst met taakmedewerkers.

Een medewerker verwijderen:

Als u een andere persoon @vermeldt in de beschrijving of reactie van een taak, zal deze automatisch worden toegevoegd als medewerker aan de taak.

Taaktips en beste praktijken

Deze tips leren u hoe u een goede taak kunt maken en hoe u moet reageren op taken die u worden toegewezen.

Een goede taak aanmaken

1. Schrijf duidelijke, actiegerichte taaknamen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen “Eerste ontwerp van blogbericht votooiien” in de plaats van “Blogbericht.”
2. Wijs de taak toe aan uzelf of aan een teamgenoot. Taken hebben slechts één verantwoordelijke zodat er geen verwarring is over wie verantwoordelijk is voor het werk.

• U kunt een taak opsplitsen in subtaken als meerdere mensen moeten bijdragen aan de voltooiing ervan.

3. Voeg een startdatum en vervaldatum toe om de duur en deadline van een taak aan te geven. Teamgenoten kunnen de tijd voor de taak beter budgetteren en weten wanneer die verwacht wordt.
4. Gebruik de taakbeschrijving om meer details, instructies of context aan de taak te geven, zodat de verantwoordelijke alle informatie heeft die hij/zij nodig heeft om het werk te beginnen en te voltooien. Je kunt een teamlid of een project vermelden, je taakbeschrijving opmaken met tekst met opmaak, en media insluiten vanuit plaatsen zoals YouTube en Figma die zal verschijnen als een interactieve voorbeeldweergave in de taakbeschrijving.
5. Voeg alle nodige bestanden toe. Asana integreert met Google Drive, Dropbox, OneDrive en Box om het gemakkelijk te maken bestanden bij te voegen van de hulpmiddelen die u reeds gebruikt.
6. Sommige taken kunnen afhankelijk zijn van de voltooiing van ander werk. Stel taakafhankelijkheden in zodat het werk in de juiste volgorde, op het juiste moment gebeurt.
7. Tenslotte kun je medewerkers toevoegen aan de taak (het is alsof je ze een CC geeft in een e-mail). Zij zullen meldingen ontvangen over elke activiteit in de taak. Je kunt op elk moment medewerkers toevoegen of verwijderen.
8. Wanneer u een taak hebt voltooid, klikt u op het vinkje naast de naam van de taak. Plaats een reactie zodat de teamgenoten weten wat u bereikt hebt.

Je kunt ook mijlpalen maken die belangrijke projectdoelen weergeven, zoals het halen van een streefcijfer voor de inkomsten of belangrijke onderdelen van het werk die de volgende fase deblokkeren, zoals het vastleggen van een locatie voor een evenement.

Een project, taak of subtaak maken?

Veel klanten stellen deze vraag, het antwoord is meestal dat het gewoon afhangt van wat u probeert te bereiken en hoe u de informatie wilt zien. Bekijk hieronder ons kader, samen met een paar aanwijzingen om u te helpen de juiste weg te kiezen:

	Project maken...	Een taak maken...	Een subtaak maken...	Voorbeelden
Mate van inzet	Het gaat om een grote inspanning met een groep belanghebbenden die in de loop van de tijd naar een doel toewerken, of u wilt een centrale plaats om het werk te volgen.	U probeert voor één persoon een enkele taak vast te leggen, die binnen een paar minuten of werkdagen kan worden verwezenlijkt.	Meerdere mensen dragen bij tot de voltooiing van een taak om u te helpen verdelen en overwinnen.	Project: redactionele agenda Taak: blog pbliceren Subtaak: Citaten verzamelen voor blog
Weergaven	Je wilt het project en de taken ervan in verschillende weergaven zien (lijst, bord, tijdlijn, agenda) en erover rapporteren met portfolio's en dashboardgrafieken.	Je wilt dat het werk zichtbaar is in de tijdlijn-, dashboard- of werkbelastingweergave (subtaken worden hier niet automatisch getoond).	Je hoeft de subtaken niet te zien in de tijdlijn-, dashboard-, of werkbelastingweergave. (Als je dat wel wil, zet dan de bovenliggende taak om in een project.)	Project: Productlancering Taak: Marktonderzoek uitvoeren Subtaak: Een onderzoeksverslag schrijven voor marketing
Complexiteit	Wat u doet heeft veel stappen, fasen, belanghebbenden of lagen.	U wilt communiceren met een subgroep van belanghebbenden over een specifiek werkstuk (in plaats van het hele project).	U probeert een taak in hapklare brokken te verdelen. (Maar als u meer dan vijf subtaken hebt die aan verschillende belanghebbenden zijn toegewezen, controleer dan of het toch stiekem geen project is).	Project: Nieuwjaarscampagne Taak: Campagneberichten voltooien Subtaak: Campagneberichten herzien

Reageren op en meewerken aan taken

Taken zijn bedoeld om door iedereen gemaakt en toegewezen te worden, voor iedereen in je Asana-domein. Maak de samenwerking extra verbonden met deze tips:

• Als iemand u een taak toewijst, kunt u die erkennen met een like om te laten zien dat u het gezien hebt en eraan kunt werken.
• Als u niet de juiste persoon bent om aan de taak te werken, kunt u de taak opnieuw toewijzen of een gesprek starten in de taakreacties.
• Terwijl u aan de taak werkt, geeft u updates met taakreacties waardoor taakmedewerkers kunnen reageren en de vorderingen kunnen volgen.
• Als een opmerking belangrijke details bevat of een leermoment bevat, kunt u het bovenaan vastzetten om het makkelijk vindbaar te maken.
• Als je iemands aandacht moet vestigen op een taak of reactie, gebruik dan @vermelden. Deze persoon wordt dan op de hoogte gesteld en kan snel naar die specifieke taak navigeren. Als je iemand bij een taak @vermeldt, wordt deze persoon automatisch als medewerker toegevoegd aan de taak en krijgt een melding in zijn of haar inbox.
• U kunt ook project-, taak- en gespreksnamen @vermelden om uw werk met elkaar te verbinden en er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.

Meer middelen om taken onder de knie te krijgen

Bent u meer een visuele leerling of wilt u een grondige training ? Kijk dan eens naar deze hulpmiddelen:

Bronnen	Link
Asana-lessen	Leer de basis van taken in 5 minuten
Video-zelfstudie voor taken	Bekijk Asana gebruiken
On-demand cursus taakbeheer	Registreer voor de Asana Academie
Contact met de gemeenschap	Een komende opleiding bijwonen of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum over taken