Projectsjablonen

Overzicht

Aangepaste sjablonen kunnen je team heel wat tijd besparen door je in staat te stellen gestandaardiseerde projecten te maken om je workflow te stroomlijnen. Met de vorige versie van projectsjablonen van Asana kwamen gebruikers verschillende scenario's tegen die leidden tot uitgesteld en verstoord werk. Met de nieuwe projectsjabloonbouwer kun je in één oogopslag alle elementen en aspecten van je projectsjabloon zien, en die van je team.

Met de nieuwe projectsjablonen kun je aangepaste, herbruikbare sjablonen maken om je team te helpen nieuwe projecten in enkele seconden op te starten, en zo eerder ondervonden hindernissen te vermijden.

Doordat u nu projectsjablonen vanaf het begin kunt maken, kunt u de bijbehorende taken, medewerkers en tijdlijnen aan uw eigen wensen aanpassen.

Oude projectsjablonen vs. nieuwe projectsjablonen

Voorheen ondervonden gebruikers problemen met projectsjablonen die leidden tot een uitgestelde en verstoorde workflow. Met de nieuwe functies beschikbaar in de nieuwe projectsjablonen vermijd je alle problemen van de oorspronkelijke projectsjablonen.

Oude projectsjablonen - problemen	Nieuwe projectsjablonen - oplossingen
Taken die als reguliere taken verschijnen in de Mijn taken van een verantwoordelijke, zodra ze aan die persoon zijn toegewezen.	Taken toegewezen in een nieuw projectsjabloon zullen niet verschijnen in de Mijn taken van de verantwoordelijke
De datums in een sjabloon blijven statisch. Daarom geven gemaakte sjablonen oude vervaldatums weer.	Nieuwe projectsjablonen tonen alleen relatieve datums (bv. 3 dagen nadat een project begonnen is) in plaats van alle datums weer te geven.
Moeilijkheden bij het vinden van sjablonen voor specifieke teams binnen dezelfde plaats.	Alle nieuwe projectsjablonen van een bepaald team worden nu weergegeven op de teampagina

Een project maken met projectsjablonen vanuit een bestaand project

Hier kun je je projectsjabloon een naam geven en het delen met je team. Je kunt ook de privacy-instellingen van het sjabloon aanpassen om het te delen met je team, je team toestemming geven om het te bewerken of het privé maken voor projectleden. Eens je dit hebt gedaan, klik je op Een nieuw sjabloon maken.

Je sjabloon wordt nu gegenereerd, zodat je kunt beginnen met het bouwen en aanpassen aan je behoeften.

Projectdatums instellen voor een aangepast sjabloon

Datums in projectsjablonen zijn relatief. Dit maakt het gemakkelijker om taken op te volgen door te laten zien hoeveel dagen er tussen de startdatum en de einddatum van het project liggen.

Datums binnen projectsjablonen zijn nu relatief ten opzichte van de startdatum of de einddatum van het project dat op basis van het sjabloon is gemaakt.

Als je naar de datumkiezer gaat, kun je start- en/of einddatums instellen bij het maken van je projectsjabloon, waarbinnen Asana alle bijbehorende taken zal plannen. Alleen relatieve datums (bijv. 3 dagen nadat het project begonnen is) zullen in deze kiezer getoond worden.

De referentiedatum instellen

Je hebt ook de mogelijkheid om geen datums op te nemen of om weekenden over te slaan.

Zodra u datums gekozen hebt, hebt u ook de mogelijkheid om op Tijd toevoegen te klikken, links onderaan het scherm van de datumkiezer. Dit zal u automatisch naar een vervaldatum met een overeenkomstige starttijd leiden.

Je sjabloon aanpassen

Sjablonen kunnen op maat gemaakt en aangepast worden door naar het tabblad Aanpassen te gaan in de rechterhoek van het sjabloon.

Van hieruit kunt u velden, formulieren, taaksjablonen en regels aanpassen.

Bovendien heb je de mogelijkheid om elk veld van je keuze toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Zodra je de taakdatums en de aangepaste velden hebt gekozen, klik je op Doorgaan links van je projectsjabloon.

Taken toegewezen in een projectsjabloon verschijnen niet in de Mijn taken van de verantwoordelijke.

Leer hoe je tijd kunt besparen en processen kunt standaardiseren met aangepaste sjablonen. Doe nu mee aan ons webinar Stroomlijn werk.

Sjablooninstellingen

Sjablooneigenaars kunnen beslissen of leden projectsjablonen mogen bewerken of gebruiken.

1. Degenen met de toestemming Kan bewerken kunnen alles in de sjabloon toevoegen, bewerken en verwijderen.
2. Degenen met de toestemming Kan gebruiken kunnen de sjabloon gebruiken om projecten te maken, maar kunnen niets in de sjabloon bewerken.
3. Leden kunnen toegang krijgen om als nieuwe sjablooneigenaar ingesteld te worden.
4. Leden kunnen ook verwijderd worden als sjabloonlid.

Een project vanaf nul maken met projectsjablonen

U kunt de bouwer ook gebruiken om een sjabloon vanaf nul te maken:

1. Een nieuw project maken.
2. Kies Een sjabloon gebruiken
3. Scrol omlaag naar de sectie aangepaste sjablonen
4. Klik op + Nieuw sjabloon

Opmerking: Als je team eenmaal zijn eerste sjabloon gemaakt heeft, kun je ook een nieuw sjabloon maken vanaf de teampagina, in de sectie Sjablonen.

Een sjabloon verwijderen

Projectsjablonen in een bepaald team kunnen gemakkelijk bekeken en geïdentificeerd worden door gewoon naar de teampagina te gaan.

Van hieruit kunnen de sjablonen gemakkelijk bewerkt en gewist worden door op het driepunten-pictogram te klikken, rechts bovenaan het sjabloon.

Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis