Projecten begrijpen
- Ga vooruit naar
- Een project maken
- Projectacties
- Een project verplaatsen
- Projecten importeren en exporteren
- Een project archiveren
- Een project verwijderen
- Sjablonen gebruiken
- Projecttoestemmingen
- Projecteigenaar en -leden
- Instellingen meldingen leden
- Secties
- Taken tussen secties verplaatsen
- Een sectie verwijderen
Met projecten kunt u alle taken organiseren gerelateerd aan een specifiek initiatief, doel of groot deel van het werk op een lijst of bord.
Leer de basis van taakbeheer in ons Asana Basics-webinar. Registreer nu
Een project maken
Om een nieuw project te maken:
- Klik op de omni-toets
- Selecteer Project
Op een nieuw schermt krijgt u 3 opties om uit te kiezen: Leeg project aanmaken, Een sjabloon gebruiken or Spreadsheet importeren.
Klik op de + in de het Leeg project-venster om van nul te beginnen.
In organisaties moet je in een team zitten voordat je een project kunt maken.
Uw nieuwe project opzetten
Wanneer je op Leeg project klikt, kun je de details van je project invullen, je indeling kiezen, en je privacy-instellingen instellen.
Via het scherm met projectdetails kunt u:
- Een projectnaam en omschrijving invoeren
- Het team selecteren waaraan u het project wilt toevoegen
- Uw privacy-instellingen configureren
- Een [lijst]-(https://asana.com/guide/help/views/list), board, [tijdlijn]-(https://asana.com/guide/help/premium/timeline#gl-viewing-timeline) of agenda-indeling selecteren
- Maak een project zodra de details zijn toegevoegd
Onder organisaties wordt met de knop Project maken automatisch het team ingevuld dat bovenaan staat in de zijbalk. Klik op het teamveld om handmatig te selecteren in welk team je project gemaakt wordt.
Zodra je deze velden ingevuld hebt en op de knop *Project maken" hebt geklikt, wordt je nieuwe project geladen in het hoofdvenster en wordt het ook weergegeven in de zijbalk.
Projectacties
Er zijn veel acties die u in Asana op uw projecten kunt uitvoeren. De hieronder getoonde acties gelden voor projecten. Zoekweergaven en mijn taken zullen variaties hiervan hebben.
Klik op het vervolgkeuze-pictogram om toegang te krijgen tot de volgende opties:
- Projectgegevens bewerken - wijzig de naam of beschrijving van je project
- Kleur en pictogram instellen - wijzig de kleur van het project
- Projectlink kopiëren
- Opmaak opslaan als standaard
- Dupliceren - dupliceer het project
- Omzetten in sjabloon
- Toevoegen aan portfolio
- Importeren/Exporteren of Afdrukken/Verplaatsen naar een ander team
- Archiveren - archiveer het project
- Project verwijderen
Maak een favoriet van het project door op het sterretje naast de projectnaam te klikken, en voeg het toe aan uw zijbalk voor gemakkelijke toegang.
Projectnaam en -beschrijving
De naam en beschrijving van een project bieden context over waar het project over gaat en wat het tracht te bereiken. Wanneer je een project opent, wordt de projectnaam prominent weergegeven in de koptekst.
De naam en de beschrijving van een project bewerken:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Projectgegevens bewerken
Een project afdrukken
Een project afdrukken:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Beweeg de muis over Exporteren/Afdrukken
- Kies de optie Afdrukken
Uw gedrukte exemplaar zal bevatten:
- Taaknamen en beschrijvingen
- Namen en beschrijvingen van subtaken
- Sectie- of kolomnamen
- Vinkje voor onvoltooid/voltooid
- Aangepaste velden
- Taakvervaldatums
De afgedrukte versie geeft de huidige weergave van je project of Mijn taken weer. Als je de afgedrukte versie op een andere manier gesorteerd of gefilterd wilt hebben, verander je gewoon de weergave en druk je opnieuw af.
Je kunt ook de afdrukoptie gebruiken om je project als PDF op te slaan. De meeste browsers bieden in hun afdrukdialoog een optie "Opslaan als PDF" aan. Kies deze optie om de afdrukweergave van het project op je computer op te slaan.
Een project dupliceren
Dupliceer een project om het te gebruiken als sjabloon voor gemeenschappelijke workflows.
Een project dupliceren:
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast de titel van het project
- Selecteer Dupliceren
Vanaf hier krijg je een lijst van taakvelden om in je nieuwe project op te nemen. Vink de gewenste velden aan en klik op Nieuw project aanmaken als je klaar bent.
Voor workflows die je de hele tijd gebruikt, zou je kunnen overwegen projectsjablonen te gebruiken in plaats van de projecten een voor een te dupliceren.
Verplaats een project naar een ander team
Deze actie is beschikbaar voor zowel openbare projecten als privéprojecten in organisaties.
Het voorbehoud is dat u lid moet zijn van beide teams om een privé-project te kunnen verplaatsen.
Je kunt een project alleen verplaatsen naar teams waarvan je lid bent.
Een project naar een ander team verplaatsen:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Verplaatsen naar een ander team
- Selecteer het team van bestemming (het vinkje geeft aan in welk team het project zich momenteel bevindt)
Je kunt ook projecten tussen teams verplaatsen door ze in je zijbalk te slepen.
Projecten naar een andere werkruimte of organisatie verplaatsen
Werkruimtes en organisaties hebben harde afbakeningen. Om een project naar een andere ruimte te verplaatsen, moet je een nieuw project maken in de door jou gekozen werkruimte en organisatie, en takenlijsten handmatig kopiëren en plakken van het bestaande project naar dit nieuwe project.
U kunt echter ook deze integratie door derden gebruiken. Kothar is een hulpmiddel om Asana-projecten over te zetten tussen werkruimten. Het kopieert uw project en repliceert het in de door u gekozen ruimte, terwijl het oorspronkelijke project intact blijft.
Een projectlink kopiëren
Kopieer de taak-URL om gemakkelijk te delen met teamleden
Om een projectlink te kopiëren:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Projectlink kopiëren
Projectkleuren
Hebt u veel projecten, maar zijn er maar een paar voor u relevant of dringend, gebruik dan de kleurenfunctie om die projecten visueel duidelijker te maken.
De kleur van een project wijzigen:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Kleur en pictogram instellen
- Vink het vakje Instellen voor iedereen aan om de projectkleur in te stellen voor iedereen in je werkruimte of organisatie
Een project importeren in Asana
U kunt taken importeren naar een project in Asana met CSV.
Ga naar het vervolgkeuzemenu in de koptekst van het project naast de naam van je project, beweeg je muis over Importeren en kies vervolgens CSV.
Volg de instructies die volgen, en kies het project waaraan je je CSV-bestand wilt toevoegen, en de organisatie waar het in staat.
Om projecten of taken in Asana te importeren, kunt u ook de taken die u naar Asana wilt verplaatsen als lijst dupliceren, en die lijst in een project plakken. Asana zal automatisch een nieuwe taak aanmaken na elk regeleinde.
Merk op dat ons Ondersteuningsteam geen hulp kan bieden met tools van derden, omdat die niet door Asana ontwikkeld zijn.
Een project exporteren
U kunt uw project exporteren naar de tekstgebaseerde bestandsformaten JSON of CSV.
Behalve projecten, kunt u ook een zoekweergave of uw Mijn Taken exporteren.
Een project exporteren:
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast de titel van het project
- Beweeg de muis over Exporteren/Afdrukken
- Kies het gewenste bestandstype
Meer informatie over projecten exporteren.
Een project archiveren
Door een project te archiveren kunt u zich op actievere projecten concentreren.
Een project archiveren:
- Klik op de vervolgkeuzemenu
- Selecteer Archiveren
Iedereen met een link naar het gearchiveerde project heeft nu makkelijk toegang tot het project. Je kunt het ook vinden via Zoeken.
Taken in gearchiveerde projecten die aan jou zijn toegewezen zullen nog steeds in je Mijn taken getoond worden. Wens je een taak te markeren als voltooid? We raden aan een project te voltooien in de projectstatus, want een project archiveren, zal de status ervan niet updaten.
De archivering van een project ongedaan maken
Je kunt een project altijd herstellen via de projectkoptekst of via de zijbalk.
Het archiveren van een project ongedaan maken :
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer *Archiveren project ongedaan maken
- Of klik op de herstelknop in de rechterbovenhoek
Gearchiveerde projecten verlopen nooit en worden niet verwijderd. Vernieuw de pagina om gearchiveerde projecten weer te verbergen.
Een project verwijderen
Toegewezen taken en taken verbonden met andere projecten worden niet verwijderd.
Een project verwijderen:
- Klik op het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Project verwijderen
Alle projectleden krijgen een e-mailmelding over de verwijdering. De persoon die de verwijdering heeft uitgevoerd, krijgt een link om dit ongedaan te maken, als hij of zij dat wil. Deze link om de verwijdering weer ongedaan te maken, vervalt na 30 dagen. E-mails over het verwijderen van projecten worden niet verstuurd als het project minder dan één dag oud is en er geen taken in staan.
Aanbevolen sjablonen
Als u klikt op Sjabloon gebruiken, kunt u kiezen uit een bibliotheek met algemene sjablonen.
Er zijn aanbevolen sjablonen voor u beschikbaar, gebaseerd op uw teamtype. Als u echter geen sjablonen ziet die u wilt gebruiken, kunt u eenvoudig het team veranderen om de andere sjabloonopties te zien.
Aangepaste sjablonen
Het is ook mogelijk om aangepaste sjablonen te zien en te gebruiken die specifiek voor je Organisatie gemaakt zijn als je daar de voorkeur aan geeft. Deze aangepaste sjablonen zijn georganiseerd op team.
Een aangepast sjabloon gebruiken:
- Selecteer de naam van je organisatie
- Selecteer een aangepast sjabloon dat je wilt gebruiken
Voorbeeld sjabloon
Als u het sjabloon hebt gevonden dat u wilt gebruiken, bekijk dan het voorbeeld voor meer informatie. Selecteer Sjabloon gebruiken als u klaar bent om te beginnen.
Als u Sjabloon gebruiken selecteert, kunt u het sjabloon hernoemen en beginnen met uw nieuwe project.
Stap 1 vereist u om nieuwe projectdetails toe te voegen.
Invoergegevens:
- Voeg projectdetails, naam, team en privacy-optie toe
Stap 2 projectdatums plannen.
Planning
- Voeg een startdatum en einddatum toe om het project te maken
- Klik op de knop Project Maken
Projecttoestemmingen
Meer informatie over projecttoestemmingen en hoe deze aan te passen in het artikel toestemmingen.
Projecten vinden en openen
Er zijn veel manieren om toegang te krijgen tot een project:
- Zoek op de projectnaam
- Vanuit de lijst met projecten in Teams
- Vanuit de lijst van projecten in de zijbalk
Projecteigenaar en -leden
Elk project heeft slechts één projecteigenaar, maar kan vele projectleden hebben.
Zowel de projecteigenaar als de projectleden kunnen taken aan het project toevoegen of eruit verwijderen, en deze bewerken.
Zowel de projecteigenaar als de projectleden kunnen de projectstatus bijwerken en de de voortgangsgrafiek van het project aanpassen, alsook meldingen over het project ontvangen.
Projecteigenaar
Een van de projectleden kan de projecteigenaar worden.
De projecteigenaar kan op de volgende manier worden geïdentificeerd:
- Navigeer naar de sectie Overzicht van het project
- Je vindt de projectleider in de lijst Projectrollen
Standaard wordt de persoon die het project aanmaakt, ingesteld als de eigenaar van het project.
Projecteigenaar opnieuw toewijzen
De projecteigenaar wijzigen:
- Navigeer naar de sectie Projectrollen op het tabblad *Overzicht van het project
- Klik op het meerkeuzepijltje naast de naam van een projectlid en selecteer Instellen als projecteigenaar
Je kunt op de vervolgkeuzepijl naast de naam van de huidge projecteigenaar klikken en Verwijderen als projecteigenaar selecteren
Projectleden
Houd uzelf en uw collega's op de hoogte van de projecten door projectlid te worden.
Projectleden krijgen een melding (via e-mail of inbox, afhankelijk van je meldingsinstellingen) wanneer:
- De projecteigenaar de projectstatus heeft bijgewerkt
- Iemand een nieuwe taak maakt of toevoegt aan het project
- Een nieuw gesprek wordt gepost in het project
U hoeft niet noodzakelijk een projectlid te zijn om een project te zien. De zichtbaarheid van een project wordt bepaald door de toestemmingen van het project.
Voeg projectlid toe
Een projectlid toevoegen
- Klik op het profiel-pictogram van het lid in de koptekst van het project
- Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in
U kunt meerdere personen toevoegen in het veld projectleden. Zodra u de naam of het e-mailadres van de persoon hebt ingevoerd, krijgt u een knop Lid toevoegen
Alle projectleden zullen e-mailberichten ontvangen over projectverwijderingen. Het is niet mogelijk om deze meldingen uit te zetten.
Meldingen van verwijderde projecten bevatten ook een link om het verwijderde project te herstellen.
Instellingen voor meldingen voor leden
Toegang tot de instellingen voor de ledenmeldingen
- Klik op het profielpictogram van het lid in de koptekst van het project
- Selecteer Meldingen van leden beheren
Vanuit je lidmeldingsinstellingen, kun je:
- Meldingen aanpassen voor elk projectlid
In de instellingen voor projectmeldingen zijn er drie opties waaruit u kunt kiezen:
- Statusupdates - meldingen wanneer de projecteigenaar de status van het project bijwerkt
- Gesprekken - meldingen wanneer iemand een projectgesprek post
- Taak aanmaken - meldingen wanneer taken aangemaakt worden of toegevoegd worden aan het project
Er zijn twee categorieën van meldingen in projecten:
Getriggerd door projectacties
- Taak toegevoegd aan een project
- Projecteigenaar gewijzigd
- Project vervaldatum veranderd
- Projectverhaal delen - wanneer iemand een project met u deelt
Gerelateerd aan een project
- Een gesprek aanmaken - heeft zijn eigen Asana inbox-thread
- Een statusupdate maken - heeft zijn eigen Asana inbox-thread
- Uitnodiging geaccepteerd - wanneer iemand uw uitnodiging accepteert
Asana-gebruikers ontvangen e-mailmeldingen wanneer er reacties worden gegeven of @vermeldingen worden gemaakt met betrekking tot een taak waar zij aan meewerken.
Secties
Met secties kunt u de taken in uw project verdelen en organiseren. Secties kunnen gebruikt worden om categorieën, workflowfasen, prioriteiten en meer te maken.
U kunt op de desktopversie van Asana een sectie aanmaken met de sneltoets
Tab-N.
Secties maken
Een sectie in je project maken:
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast de knop Nieuwe toevoegen
- Klik op Sectie toevoegen
Taken verplaatsen tussen secties
Er zijn twee manieren om een taak naar een andere sectie te verplaatsen:
- Sleep de taak tussen secties in het [hoofdvenster] (https://asana.com/guide/help/fundamentals/navigating-asana#gl-main-pane).
- Klik op de sectienaam in het deelvenster met taakdetails en kies een andere sectie uit de vervolgkeuzelijst
Al je taken verhuizen automatisch naar je nieuwe sectie
Secties bekijken
Er zijn twee manieren om te bepalen in welke sectie een taak zich bevindt:
- Vanuit het hoofdvenster
- Vanuit het deelvenster met taakdetails
Om een sectie toe te voegen onder een lijst van subtaken, moet je de sneltoets TAB+N gebruiken.
Samenvouwbare secties
Secties kunnen naar wens worden uitgevouwen en samengevouwen.
Klik op de pijl naast een sectie en u kunt de taken onder die sectie uitvouwen en samenvouwen.
Een sectie verwijderen
Je kunt op elk moment een sectie verwijderen.
Een sectie te verwijderen:
- Klik op het Driepunten-pictogram naast de koptekst van de sectie
- Selecteer Sectie verwijderen
Vanaf hier wordt u gevraagd om de verwijdering te bevestigen.
Het is geen geheim - Asana biedt gratis proefperiodes van 30 dagen. Begin die van jou vandaag nog. Probeer het gratis
