Workflow builder

Overzicht

Workflow Builder helpt om het werk naadloos te coördineren tussen teams, door de processen van je team te automatiseren en het werk te blijven laten stromen. Workflow Builder stelt je in staat efficiëntere workflows te maken door een visuele tool te gebruiken om teams met elkaar te verbinden, werk te organiseren en projecten op één enkele plaats te stroomlijnen. Binnen workflows kun je de juiste mensen op het juiste moment met de juiste informatie verbinden, zodat je team zich kan concentreren op het werk dat belangrijk is.

Een workflow maken met Workflow Builder

In Workflow Builder kun je kiezen hoe taken aan je project worden toegevoegd. Je kunt kiezen voor meerdere invoerbronnen of geen.

Merk op dat iedereen met toegang tot het project ook handmatig taken kan toevoegen.

1. Formulier indienen: Maak een formulier dat van inzendingen taken maakt.
2. Taaksjablonen: Maak een sjabloon om taken gemakkelijk te standaardiseren.
3. Vanuit andere apps: Autoriseer een andere app om taken toe te voegen aan dit project.

Selecteer een intakebron door op het vervolgkeuzemenu op de intakekaart te klikken.

Lees voor meer informatie over het instellen van formulieren als intake-bron ons artikel in de handleiding over formulieren maken. Voor meer informatie over het instellen van taaksjablonen, lees on artikel in de handleiding over taaksjablonen maken

Secties

Gebruik secties als fases zoals Klaar, In behandeling, en Gedaan om een specifieke workflow bij te houden. Deze sectiekaarten op de Workflow Builder corresponderen rechtstreeks met de secties in taakweergaven (d.w.z. op je lijst- en bordweergaven). We raden aan om secties in te stellen die overeenkomen met opeenvolgende werkfasen binnen je project, bijvoorbeeld: Triage, In uitvoering, Goedkeuring nodig, Voltooid. Zo kan elk projectlid gemakkelijk zien in welke fase een taak zich bevindt.

Maak een nieuwe sectie

Klik op de +-knop om een extra sectie toe te voegen. Je kunt vervolgens regels voor deze sectie toevoegen en triggers voor deze regels toewijzen. Je zult regels moeten maken voor twee automatische instanties binnen een sectie:

Triggers: Wanneer of wat veroorzaakt dat een taak automatisch naar deze sectie gaat. Je kunt deze verplaatsingsregel kiezen uit een lijst van mogelijkheden in het rechterdeelvenster. Bijvoorbeeld: "Wanneer een vervaldatum nadert → verplaats naar aankomend" of "Wanneer een taak voltooid is → verplaats naar voltooid".

Acties: Je moet ook beslissen wat er automatisch gebeurt als taken naar deze sectie verplaatst worden. Bijvoorbeeld: als medewerkers toegevoegd moeten worden, als de taak een bepaalde verantwoordelijke moet hebben, als er een reactie bij moet, enzovoort. Net als hierboven, kun je kiezen uit de lijst van aanbevolen regels of een aangepaste regel maken met de knop Meer acties.

Lees voor meer informatie over het instellen van regels in Asana ons artikel over regels

Bestaande secties beheren

Om de naam van de sectie te bewerken, regels toe te voegen of te verwijderen, klik je op het driepunten-pictorgram rechts van de titel van de sectie.

Workflowrapporten

dashboardweergave kun je ook metadata bekijken over de secties in je project, bijvoorbeeld het aantal onvoltooide taken in die sectie, en je kunt deze in de loop van de tijd monitoren.

Slepen en neerzetten

Paneel aanpassen

Voeg globale workflow-elementen toe via het paneel Aanpassen rechts op je scherm, waaronder:

1. Aangepaste velden
2. Globale regels die van toepassing zijn buiten een bepaalde sectie in de workflow
3. Apps (bijv. Slack of Microsoft Teams)
4. Formulieren
5. Taaksjablonen

App-opname in Workflow Builder

Voeg externe apps toe om taken te maken in Asana.

Een app toevoegen als opnamebron voor je workflow:

• Klik op Van andere apps

Klik in deze lijst op de app die je wilt instellen.

Apps die reeds opnamebronnen zijn in de projecten en apps die werden uitgesloten door de beheerder worden niet getoond.

Je wordt omgeleid naar de website van de app om de installatie te voltooien.

Om de installatie te voltooien, voer je volgende stappen op de externe app uit:

1. Zet de Asana-integratie op in [Naam van de app]
2. Gebruik de app om taken toe te voegen aan [project]

Eens je deze stappen voltooid hebt, kun je de app zien in de Workflow Builder.

Als je de voorgaande stappen niet voltooid hebt, zie je het bericht Voltooi installatie.

Je kunt ook apps toevoegen door te klikken op de App-knop in het menu Aanpassen.

Elke externe app die nieuwe taken aan Asana toevoegt zal hier worden getoond, zelfs als ze zonder App Intake werden ingesteld.

Tijd in fase workflow-metriek

Met Tijd in fase-grafieken kun je nu gemakkelijk rapporteren over de tijd die je taken nodig hebben om door de verschillende workflowfasen te bewegen. Met deze workflowgrafieken kun je knelpunten identificeren en duidelijkheid scheppen over de tijd die je werk nodig heeft om zich te ontwikkelen. Zo weet je wanneer taken te veel tijd spenderen in een bepaalde fase en kun je je processen overeenkomstig aanpassen.

Er zijn twee verschillende manieren om rapporten en dashboards te gebruiken om gegevens over workflowgrafieken te zien: Tijd in sectie en Tijd in aangepast veld.

Tijd in sectie

Als je workflow vereist dat taken door verschillende secties binnen je Asana-project bewegen, kan rapporteren over Tijd in sectie helpen om te bepalen met welke snelheid taken van sectie naar sectie bewegen op weg naar hun voltooiing.

Deze grafiek geeft weer hoeveel tijd taken spenderen in elke projectsectie. In dit voorbeeld hebben taken 6 dagen en 3 uur gespendeerd in de sectie 'Planning'. Je kunt de gegevens ook filteren op parameters zoals verantwoordelijke of vervaldatum.

Tijd in aangepast veld

Sommige workflows gebruiken aangepaste velden om aan te geven dat werk klaar is om naar een volgende fase van voltooiing te gaan. Rapporten over Tijd in aangepast veld geven weer hoeveel tijd een taak gespendeerd heeft in elke specifieke fase, gebaseerd op de geselecteerde aangepaste velden.

De grafiek hierboven rapporteert bijvoorbeeld over een project dat een aangepast veld bevat met de naam Voltooiingsfase

Het aangepaste veld Voltooiingsfase is ingesteld met 4 mogelijke waarden: Nog niet begonnen, In behandeling, Geblokkeerd en Voltooid. De grafiek rapporteert over de totale tijd die taken spendeerden als gemarkeerd met het aangepaste veld Geblokkeerd.

Doe mee aan ons webinar Structureer je werk in Asana en leer hoe je effectieve workflows bouwt. Registreer nu