Workflow builder
- Ga vooruit naar
- Overzicht
- Een workflow maken
- Secties
- Rapporten
Overzicht
Workflow Builder helpt om het werk naadloos te coördineren tussen teams, door de processen van uw team te automatiseren en het belangrijkste werk te laten stromen. Workflow Builder stelt u in staat efficiëntere workflows te maken door een visuele tool te gebruiken om teams met elkaar te verbinden, werk te organiseren en projecten op één enkele plaats te stroomlijnen. Binnen workflows kunt u de juiste mensen op het juiste moment met de juiste informatie verbinden, zodat uw team zich kan concentreren op het werk dat belangrijk is.
Een workflow maken
In Workflow Builder kunt u kiezen hoe taken aan uw project worden toegevoegd. U kunt kiezen voor meerdere intakebronnen of voor geen enkele.
- Formulierinzending: maak een formulier dat inzendingen omzet in taken.
- Taaksjablonen: maak een sjabloon om taken gemakkelijk te standaardiseren. Kies een intakebron door op het vervolgkeuzemenu op de intakekaart te klikken. Iedereen met toegang tot het project kan ook handmatig taken toevoegen.
Lees ons artikel in de handleiding over formulieren maken voor meer informatie over het instellen van formulieren als intakebron. Lees ons artikel in de handleiding over taaksjablonen maken voor meer informatie over het instellen van taaksjablonen.
Secties
Gebruik secties als fases, zoals "Klaar", "In uitvoering", en "Gereed" om een specifieke workflow te volgen. Deze sectiekaarten in de Workflow Builder staan in directe relatie tot de secties in de taakweergaven (d.w.z. in uw lijst- en bordweergaven). We raden u aan secties in te stellen die overeenkomen met opeenvolgende werkfasen binnen uw project, bijvoorbeeld: "Sorteren", "In uitvoering", "Goedkeuring nodig", "Voltooid". Zo kan elk projectlid gemakkelijk zien in welke fase een taak zich bevindt.
Maak een nieuwe sectie
Klik op de plusknop om een extra sectie toe te voegen. U kunt dan regels voor deze sectie toevoegen en triggers voor deze regels toewijzen. U zult regels moeten maken voor twee automatische instanties binnen een sectie:
Triggers: Wanneer of wat veroorzaakt dat een taak automatisch naar deze sectie gaat. U kunt deze overgangsregel kiezen uit een lijst van mogelijkheden in het rechterdeelvenster. Bijvoorbeeld: "wanneer een vervaldatum nadert → verplaats naar aankomend" of "wanneer een taak voltooid is → verplaats naar voltooid".
Acties: u moet ook beslissen wat er automatisch gebeurt als taken naar deze sectie verplaatst worden. Bijvoorbeeld: als medewerkers toegevoegd moeten worden, als de taak een bepaalde verantwoordelijke moet hebben, als er een reactie bij moet, enzovoort. Zoals hierboven, kunt u kiezen uit de lijst van aanbevolen regels of een aangepaste regel maken met de knop "Meer acties".
Lees ons artikel met regels voor meer informatie over het instellen van regels in Asana.
Bestaande secties beheren
Om de naam van de sectie te wijzigen, regels toe te voegen of te verwijderen klikt u op het driepunten-pictogram rechts van de titel van de sectie:
- U kunt kiezen om de sectie te hernoemen
- U kunt kiezen om de sectie te verwijderen
- Of voeg regels toe
Workflowrapporten
Slepen en neerzetten
U kunt secties slepen en neerzetten om uw werk te reorganiseren of door fasen te verplaatsen. Projectleden kunnen secties naar behoefte herschikken.
Paneel aanpassen
Voeg globale workflow-elementen toe via het paneel aanpassen rechts op uw scherm, waaronder:
- Aangepaste velden
- Globale regels die van toepassing zijn buiten een bepaalde sectie in de workflow
- Apps (bijv. Slack of Microsoft Teams)
- Formulieren
- Taaksjablonen
