Regels

Regels zijn beschikbaar voor klanten die Asana Premium gebruiken. Bepaalde functies binnen Regels, waaronder de aangepaste regelbouwer, aangepaste regels met voorwaarden, gewijzigde goedkeuringsstatustrigger en reactie toevoegen zijn alleen beschikbaar voor [Business]-(http://asana.com/business) en [Enterprise]-(https://asana.com/enterprise)klanten.

Met regels kunt u routinetaken stroomlijnen en eenvoudig workflows opzetten. Voor de werking van een regel hebt u een trigger nodig die de regel activeert en een actie die automatisch wordt uitgevoerd. Een regel kan bijvoorbeeld zijn om automatisch een taak toe te wijzen (actie) wanneer een vervaldatum is ingesteld (trigger).

Een regel kan geen andere regel activeren, maar u kunt wel meerdere acties toevoegen aan één trigger om een soortgelijke functionaliteit te creëren.

Een regel aanmaken [#gl-create-rule}

Er zijn twee manieren om een regel voor uw project te maken. Kies een regel uit de galerij in uw project of maak uw eigen aangepaste regel.

Regels

Klik op het pictogram Aanpassen op uw werkbalk en scroll naar beneden naar Regels.

Uit de galerij van vooraf ingestelde regels kunt u een optie kiezen waarvan de trigger en actie al zijn ingesteld. U kunt dan de benodigde parameters specificeren (zoals kolom of verantwoordelijke).

Regelsgalerij

Een aangepaste regel maken

De Aangepaste regelbouwer is beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Vanuit de Aangepaste regelbouwer krijgt u toegang tot elke combinatie van triggers en acties.

Regel toevoegen

Klik op het Aanpassen-pictogram op uw werkbalk en scroll naar beneden naar Regels op de zijbalk:

  1. Selecteer Regel toevoegen.

aangepaste regel

Klik hier op Aangepaste regel maken.

Op het tabblad Regel toevoegen, kunt u:

  1. Een naam kiezen voor uw regel
  2. Trigger(s) kiezen
  3. Een of meer actie(s) kiezen
  4. Wanneer u de gewenste opties hebt geselecteerd, klikt u op Regel maken.

Een regel aanpassen

Bewerk uw regels op elk gewenst moment door terug te navigeren naar het project en de regel te selecteren die u wilt bijwerken.

U kunt een regel bewerken door te klikken op het potloodpictogram naast de regel op uw zijbalk.

bewerken

Een regel pauzeren

U kunt een regel op elk moment pauzeren door te klikken op het potloodpictogram naast de regel op uw zijbalk

regel pauzeren

Regel pauzeren

Klik op het toggle-pictogram om uw regel te pauzeren.

Een regel verwijderen

U kunt een regel op elk moment verwijderen door op het potloodpictogram naast de regel in uw zijbalk te klikken, en vervolgens op de knop Verwijderen.

regel verwijderen

Sectiegebaseerde regels

Voor Premium-, Business- en Enterprise-gebruikers, zal het regelspictogram verschijnen in secties (in lijst- en bordweergave) die regels hebben. Zodra de regel geactiveerd wordt, zal het pictogram bewegen. Door op het pictogram te klikken, wordt een regelsmenu geopend voor die sectie. Hier kunnen gebruikers nieuwe regels toevoegen of bestaande regels bewerken.

U kunt een regel bewerken door op het potloodpictogram te klikken dat verschijnt als u er met de muis overheen gaat.

sectiegebaseerde regel

Triggercombinaties & meervoudige acties

Aangepaste regels met condities, trigger gewijzigde goedkeuringsstatus en actie Reactie toevoegen zijn alleen beschikbaar voor [Business]-(http://asana.com/business) en [Enterprise]-(https://asana.com/enterprise)klanten.**

U kunt ook trigger-combinaties en/of voorwaardelijke logica en meerdere acties gebruiken om routinetaken te automatiseren, zodat uw team er niet over hoeft na te denken.

meerdere triggers & acties

Het is nu mogelijk om tot 20 verschillende triggercombinaties toe te voegen en tot 5 verschillende acties te selecteren bij het maken van een aangepaste regel. U kunt dezelfde trigger meermaals selecteren bij het maken van een aangepaste regel, maar een actie kan maar één keer worden gebruikt.

regel in actie

Zodra een taak aan het project is toegevoegd vanuit de lijst-/bordweergave, via een formulier, e-mail of een ander deel van het product, zou de aangepaste regel meteen in werking moeten treden.

Bijkomende triggers & acties

aanvullende triggers

Gebruik van andere triggers & acties:

  1. Wanneer de status van een goedkeuring verandert, kunt u de actie opgeven die als gevolg daarvan gebeurt
  2. Maak een reactie die Asana zal plaatsen telkens wanneer een geselecteerde trigger zich voordoet

Trigger Vervaldatum nadert

[Enterprise]-(asana.com/enterprise) en [Business]-(https://asana.com/business)klanten kunnen een aangepaste regel maken in het dialoogvenster Regels, en Vervaldatum nadert vinden in de lijst met triggers. U kunt kiezen uit een paar vooraf ingestelde opties of klikken op Aangepast voor meer opties.

Vervaldatum nadert 1

Met de optie Aangepast kunt u opgeven hoeveel minuten, uren, dagen of weken de regel moet triggeren voor de vervaldatum.

Vervaldatum nadert 2

Trigger Taak is vervallen

[Enterprise]-(asana.com/enterprise) en [Business]-(https://asana.com/business)klanten kunnen de Taak is vervallen vinden bij het maken van een aangepaste Regel. U kunt kiezen uit een paar vooraf ingestelde opties of klikken op Aangepast voor meer opties.

Taak is vervallen 1

Met de optie Aangepast kunt u het aantal minuten, uren, dagen of weken nadat de taak is vervallen opgeven voordat de regel in werking treedt.

Taak is vervallen 2

Als u dagen of weken kiest bij het instellen van uw trigger, dan worden vervaltijden genegeerd en wordt de actie gestart alleen op basis van vervaldatum. Kiest u echter minuten of uren, dan worden ook de vervaltijden gerespecteerd.

Enkele opmerkingen over de triggers Vervaldatum nadert en Taak is vervallen

  • Deze triggers worden geactiveerd op basis van het moment dat een taak vervalt of vervallen is, niet omdat een taak vervalt of vervallen is.
  • Beide triggers zullen niet met terugwerkende kracht activeren bij het maken van een regel voor alle bestaande taken in het project die aan de criteria voldoen. Ze activeren alleen voor gebeurtenissen die na het maken van de regel plaatsvinden.
  • Deze triggers activeren alleen voor niet voltooide taken.
  • Regels met dag- of weekaanduiding worden niet precies om middernacht worden uitgevoerd. Deze regels worden uitgevoerd in het venster tussen middernacht en 1 uur.

Regeltypes en -beperkingen

Ongeacht of de regels in een Premium- of een Business-project staan, de limiet is 20 regels per project

Aangepaste regels

Triggers

  • U kunt tot 20 triggers toevoegen per aangepaste regel.
  • U kunt de trigger meermaals kiezen

Meerdere acties

  • Wanneer een of meer triggers activeren, kunt u tot 5 acties kiezen die als gevolg daarvan gebeuren.
  • U kunt dezelfde actie niet meer dan één keer toevoegen.

Triggers op basis van kolommen of secties

Kolom- of sectiegebaseerde triggers zijn voor bordweergaveprojecten of projecten die bijgewerkt zijn om de [nieuwe, samenvouwbare secties] te gebruiken (https://asana.com/guide/help/views/list2board#gl-section).

Aangepaste veldregels

Regels voor aangepaste velden zijn beschikbaar op alle projecten met aangepaste velden.

Aangepaste regels

Om deze regels te ontgrendelen, moet u eerst een aangepast veld aan uw project toevoegen.

Triggerregels

U kunt een regel overal vandaan triggeren (web, mobiel, externe integraties). Als u iets bijwerkt op een taak, dan controleren wij of die taak voorkomt in projecten met regels, en of uw actie de trigger is op één van die regels.

Projecten waar u geen toegang toe hebt

U kunt regels activeren op projecten waar u geen toegang toe hebt, maar het gele bliksemschicht-pictogram verschijnt niet, om aan te geven dat er een regel loopt.

Iedereen kan een regel activeren, ook gasten.

Toestemmingen: enkele overwegingen

  • Alleen de eigenaar van een regel kan een regel bewerken of verwijderen.
  • Als de projecteigenaar een lid met beperkte toegang is, kan hij een regel niet bewerken, hij kan deze alleen pauzeren of activeren.
  • U kunt regels alleen instellen op projecten waar u volledige bewerkingstoegang voor hebt. Als u alleen toestemming hebt om reacties te geven op een project, zal uw regel gepauzeerd worden. Om opnieuw te activeren, moet u volledige bewerkingstoegang hebben tot het project. Vervolgens kunt u opnieuw activeren vanuit de bewerkingsweergave.
  • U kunt alleen regels instellen die werkzaam zijn op plaatsen waar u toegang toe hebt. Als u geen toegang hebt tot een project, dan kunt u geen regel hebben die taken via multihoming toevoegt aan dat project.

Wie kan een regel in- of uitschakelen?

Elke gebruiker met bewerkingstoegang tot een project waarin een regel loopt, kan een regel die door iemand anders gemaakt is in- of uitschakelen.

Regels inschakelen

Gebruikers met bewerkingstoegang zijn ook de enigen die de wijzigingsgeschiedenis kunnen bekijken.

Een gebruiker met bewerkingstoegang kan een regel pauzeren of activeren, maar alleen de eigenaar kan de triggers en acties van een regel bewerken

De eigenaar is nog steeds de enige persoon die een regel kan bewerken of verwijderen.

Verwijderen

Als iemand verwijderd die regels heeft, dan wordt de regel van die persoon gepauzeerd en worden alle Regels op projecten overgezet op de projecteigenaar.

Als er geen projecteigenaar is, wordt het eigendom overgedragen aan de beheerder die de gebruiker verwijderde. Alleen de nieuwe eigenaar van een regel kan de regel opnieuw activeren om deze verder te laten werken.

Updates over verkeerd geconfigureerde regels

Als uw regel verkeerd geconfigureerd wordt (voorbeeld: "Gemarkeerd als voltooid > Taak verplaatsen naar kolom "Gereed" en iemand verwijdert uw kolom "Gereed"), dan sturen wij de eigenaar van de regel een e-mail om hem/haar te laten weten de kolom moet hersteld worden.

  • Wij sturen u een e-mail als een regel de eerste keer geactiveerd wordt, maar niet kan activeren omdat hij verkeerd geconfigureerd is. Wij sturen u pas opnieuw een e-mail als dit gecorrigeerd is, en minstens één keer met succes uitgevoerd is voordat het opnieuw verkeerd geconfigureerd is.

  • Eigenaars zullen ook een waarschuwingsteken zien in plaats van een bliksemschicht in het regelsmenu in hun projectwerkbalk. Er wordt ook specifieke informatie gegeven over de regel die gebroken is en of het de trigger of de actie is die opnieuw geconfigureerd moet worden.

  • Zodra u de regel bijwerkt naar een correcte configuratie en de bijwerkingen opslaat, verdwijnen die waarschuwingen.

Integraties

Met App-regels kunnen gebruikers regeltriggers koppelen aan acties in een andere tool. (Bijvoorbeeld - wanneer een taak voltooid is, een Slack-bericht sturen.)

Asana-regels kunnen de volgende acties binnen integraties triggeren:

  • Een bericht sturen in Slack
  • Een bericht sturen in MSFT
  • Een nieuwe Jira-issue aanmaken (werkt zowel voor Cloud als Server)

Triggers gebruiken om aangepaste meldingen te sturen of om Jira-issues aan te maken

Voor een optimale ervaring moet u eerst de app aan het project toevoegen via het pictogram "Aanpassen" in de werkbalk van uw project, en vervolgens klikken op "App toevoegen".

Navigeer naar de pop-up Regel toevoegen:

regel toevoegen

Vanuit Regel toevoegen:

  1. Geef de regel een naam
  2. Kies een kanaal
  3. Schrijf het bericht of maak een nieuwe Jira-issue aan
  4. Kies de actie in de integratie
  5. Klik op Regel maken om de regel actief te maken

Wanneer taken worden aangemaakt vanuit integraties (bijv. Slack, Gmail, Outlook) kunnen ze een van de volgende triggers activeren:

  1. Taak toegevoegd aan project
  2. Taak toegewezen
  3. Vervaldatum is gewijzigd
  4. Taak gemarkeerd als voltooid
  5. Aangepast veld bewerkt
  6. Bijlage toegevoegd

Voor al deze triggers wordt de automatiseringsactie toegepast op alle taken, niet alleen op taken uit integraties.

Formulieren

Wanneer taken vanuit Formulieren worden aangemaakt, kunnen ze een van de volgende triggers activeren:

Taak toegevoegd aan een project

Deze trigger zal gelden voor alle taken die aan een project worden toegevoegd, niet alleen vanuit Formulieren.

Ingestelde aangepaste velden

Voor elk uitvouwbaar aangepast veld in het project ziet u een trigger en een actie. Als uw project de aangepaste velden Prioriteit en Fase heeft, ziet u "Prioriteit ingesteld" en "Fase ingesteld" als triggers. U kiest op welke waarde op dat aangepaste veld u een regel wilt activeren.

Voorbeeld: op uw formulier hebt u een uitvouwbaar aangepast veld voor Type aanvraag, met de opties "Blog" en "Website". U kunt op het project een regel instellen om "Wanneer 'Type aanvraag' ingesteld is op 'Blog', die taak toe te voegen aan het project 'Blog-aanvragen'."

Dit werkt alleen voor Uitvouwbare aangepaste velden op het project. Sommige uitvouwbare velden op een formulier zijn geen aangepaste velden.

Gasttoestemmingen

Gasten kunnen geen regels maken of bezitten, maar ze kunnen wel regels activeren.

Prijzen

Business- en Enterprise-klanten

De Aangepaste regelbouwer is beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Een subset van regels is beschikbaar voor Premium-klanten:

  • Ga naar kolom/sectie > Markeren als voltooid
  • Markeren als voltooid > Verplaats naar kolom/sectie
  • Aangepast veld gewijzigd > Verplaatsen naar kolom/sectie
  • Ga naar kolom/sectie > Aangepast veld instellen
  • Aangepast veld gewijzigd > Markeren als voltooid
  • Markeren als voltooid > Aangepast veld instellen

Omgekeerde acties voor regels

Business- en Enterprise-klanten

Omgekeerde acties zijn een aanvulling op bestaande regels die nu de mogelijkheid bieden om gegevens terug te zetten of te verwijderen. Door de mogelijkheid van omgekeerde acties voor regels te bieden, hebben wij een robuustere regel-engine gecreëerd die de structuur, kwaliteit en efficiëntie van klantenworkflows beter in kaart brengt.

Beschikbare omgekeerde acties:

  • Toewijzing taak ongedaan gemaakt
  • Taak naar een ander project verplaatsen
  • Vervaldatum wissen
  • Taak markeren als niet voltooid
  • Medewerkers verwijderen

omgekeerde acties

Met omgekeerde acties kunt u taken opnieuw toewijzen, resetten of verplaatsen van het ene project naar het andere.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.

Kies uw taal

Het selecteren van een taal wijzigt de taal en/of inhoud op asana.com