Regels

Regels zijn beschikbaar voor klanten die Asana Premium gebruiken. Bepaalde functies binnen Regels, waaronder de aangepaste regelbouwer, aangepaste regels met voorwaarden, gewijzigde goedkeuringsstatustrigger en reactie toevoegen zijn alleen beschikbaar voor [Business]-(http://asana.com/business) en [Enterprise]-(https://asana.com/enterprise)klanten.

Met regels kun je routinetaken stroomlijnen en eenvoudig workflows opzetten. Voor de werking van een regel heb je een trigger nodig die de regel activeert en een actie die automatisch wordt uitgevoerd. Een regel kan bijvoorbeeld zijn om automatisch een taak toe te wijzen (actie) wanneer een vervaldatum is ingesteld (trigger).

Een regel kan geen andere regel activeren, maar je kunt wel meerdere acties toevoegen aan één trigger om een soortgelijke functionaliteit te creëren.

Een regel maken

Er zijn twee manieren om een regel voor je project te maken. Kies een regel uit de galerij in je project of maak je eigen aangepaste regel.

Regels

Klik op het pictogram Aanpassen op je werkbalk en scroll naar beneden naar Regels.

Uit de galerij van vooraf ingestelde regels kun je een optie kiezen waarvan de trigger en actie al zijn ingesteld. Je kunt vervolgens de benodigde parameters specificeren (zoals kolom of verantwoordelijke).

Regelgalerij

Een aangepaste regel maken

De aangepaste-regelbouwer is beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Vanuit de aangepaste-regelbouwer heb je toegang tot elke combinatie van triggers en acties.

Regel toevoegen

Klik op het pictogram Aanpassen op je werkbalk en scroll naar beneden naar Regels op de zijbalk:

  1. Selecteer Regel toevoegen.

aangepaste regel

Klik hier op Aangepaste regel maken.

tabblad aangepaste regel

Op het tabblad Regel toevoegen, kun je:

  1. Een naam kiezen voor je regel
  2. Trigger(s) kiezen
  3. Een of meer actie(s) kiezen
  4. Wanneer je de gewenste opties hebt geselecteerd, klik je op Regel maken.

Een regel aanpassen

Bewerk je regels op elk gewenst moment door terug te navigeren naar het project en de regel te selecteren die je wilt bijwerken.

Je kunt een regel bewerken door te klikken op het potloodpictogram naast de regel op je zijbalk.

bewerken

Een regel pauzeren

Je kunt een regel op elk moment pauzeren door te klikken op het potloodpictogram naast de regel op je zijbalk.

regel pauzeren

Regel pauzeren

Klik op het toggle-pictogram om je regel te pauzeren.

Een regel verwijderen

Je kunt een regel op elk moment verwijderen door op het potloodpictogram naast de regel in je zijbalk te klikken, en vervolgens op de knop Verwijderen.

regel verwijderen

Sectiegebaseerde regels

Voor Premium-, Business- en Enterprise-gebruikers verschijnt het regelpictogram in secties (in lijst- en bordweergave) die regels hebben. Zodra de regel geactiveerd wordt, zal het pictogram geanimeerd worden. Door op het pictogram te klikken, wordt een regelmenu geopend voor die sectie. Hier kunnen gebruikers nieuwe regels toevoegen of bestaande regels bewerken.

Je kunt een regel bewerken door op het potloodpictogram te klikken dat verschijnt als je er met de muis overheen gaat.

sectiegebaseerde regel

Triggercombinaties en meervoudige acties

Aangepaste regels met condities, de trigger Gewijzigde goedkeuringsstatus en de actie Reactie toevoegen zijn alleen beschikbaar voor Business- en Enterprise-klanten.

Je kunt ook triggercombinaties en/of voorwaardelijke logica en meerdere acties gebruiken om routinetaken te automatiseren, zodat je team er niet over hoeft na te denken.

meerdere triggers & acties

Het is nu mogelijk om tot 20 verschillende triggercombinaties toe te voegen en tot 5 verschillende acties te selecteren bij het maken van een aangepaste regel. U kunt dezelfde trigger meermaals selecteren bij het maken van een aangepaste regel, maar een actie kan maar één keer worden gebruikt.

regel in actie

Zodra een taak aan het project is toegevoegd vanuit de lijst-/bordweergave, via een formulier, e-mail of een ander deel van het product, zou de aangepaste regel meteen in werking moeten treden.

Aanvullende triggers en acties

aanvullende triggers

Gebruik van andere triggers en acties:

  1. Wanneer de status van een goedkeuring verandert, kun je de actie opgeven die als gevolg daarvan gebeurt
  2. Maak een reactie die Asana zal plaatsen telkens wanneer een geselecteerde trigger zich voordoet

Trigger Vervaldatum nadert

Enterprise- en Business-klanten kunnen een aangepaste regel maken in het dialoogvenster Regels, en Vervaldatum nadert vinden in de lijst met triggers. Je kunt kiezen uit een paar vooraf ingestelde opties of klikken op Aangepast voor meer opties.

Vervaldatum nadert 1

Met de optie Aangepast kun je opgeven hoeveel minuten, uren, dagen of weken voor de vervaldatum de regel moet worden getriggerd.

Vervaldatum nadert 2

Trigger Taak is vervallen

[Enterprise]-(https://asana.com/enterprise) en [Business]-(https://asana.com/business)klanten kunnen de Taak is vervallen vinden bij het maken van een aangepaste regel. Je kunt kiezen uit een paar vooraf ingestelde opties of klikken op Aangepast voor meer opties.

Taak is vervallen 1

Met de optie Aangepast kun je het aantal minuten, uren, dagen of weken nadat de taak is vervallen opgeven die moeten zijn verstreken voordat de regel wordt getriggerd.

Taak is vervallen 2

Als je dagen of weken kiest bij het instellen van je trigger, dan worden vervaltijden genegeerd en wordt de actie alleen op basis van de vervaldatum gestart. Kies je echter minuten of uren, dan wordt ook rekening gehouden met de vervaltijden.

Enkele opmerkingen over de triggers Vervaldatum nadert en Taak is vervallen

  • Deze triggers worden geactiveerd op basis van het moment dat een taak vervalt of vervallen is, niet omdat een taak vervalt of vervallen is.
  • Beide triggers zullen niet met terugwerkende kracht activeren bij het maken van een regel voor alle bestaande taken in het project die aan de criteria voldoen. Ze activeren alleen voor gebeurtenissen die na het maken van de regel plaatsvinden.
  • Deze triggers activeren alleen voor niet voltooide taken.
  • Regels met dag- of weekprecisie worden niet precies om middernacht uitgevoerd. In plaats daarvan zullen deze regels worden uitgevoerd in het venster tussen middernacht en 01.00 uur.

Subtaakactie in Regels

[Enterprise]-(https://asana.com/enterprise) en [Business]-(https://asana.com/business)klanten kunnen een aangepaste regel maken in het dialoogvenster Regels en Subtaken vinden in de lijst met acties.

Met subtaken kun je automatisch een voorgedefinieerde lijst van subtaken aan een taak toevoegen.

Regel toevoegen

Een subtaak toevoegen:

  1. Klik op Subtaken.
  2. Schrijf de naam van de subtaak.

Subtaak toevoegen

Zodra een subtaak is toegevoegd, kan de regel worden aangemaakt.

Subtaak bewerken

Je kunt tot 20 subtaken maken

Om de regel te bewerken klik je op het potloodpictogram naast de regel op je zijbalk. De gemaakte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Regel bewerken

Subtaak2 bewerken

Regeltypes en -beperkingen

Ongeacht of de regels in een Premium- of een Business-project staan, de limiet is 50 regels per project

Aangepaste regels

Triggers

  • Je kunt tot 20 triggers toevoegen per aangepaste regel.
  • Je kunt de trigger meer dan eens kiezen

Meerdere acties

  • Wanneer een of meer triggers activeren, kun je tot 5 acties kiezen die als gevolg daarvan gebeuren.
  • Je kunt dezelfde actie niet meer dan één keer toevoegen.

Triggers op basis van kolommen of secties

Kolom- of sectiegebaseerde triggers zijn voor bordweergaveprojecten of projecten die bijgewerkt zijn om de nieuwe, samenvouwbare secties te gebruiken .

Aangepaste veldregels

Regels voor aangepaste velden zijn beschikbaar voor alle projecten met aangepaste velden.

Aangepaste regels

Om deze regels te ontgrendelen, moet je eerst een aangepast veld aan je project toevoegen.

Triggerregels

Je kunt een regel overal vandaan triggeren (web, mobiel, externe integraties). Als je iets bijwerkt op een taak, dan controleren wij of die taak voorkomt in projecten met regels, en of je actie de trigger is op één van die regels.

Projecten waar je geen toegang toe hebt

Je kunt regels activeren op projecten waar je geen toegang toe hebt. Het gele bliksemschicht-pictogram, dat aangeeft dat er een regel actief is, wordt echter niet getoond.

Iedereen kan een regel activeren, ook gasten.

Toestemmingen: enkele overwegingen

Regels, net als aangepaste velden, zijn nu standaard bewerkbaar door andere leden van het project. Regels die multihoming taken in andere projecten onderbrengen zijn nu ook zichtbaar in het menu aanpassen. Deze regels kunnen direct vanuit hun project worden gepauzeerd.

multihoming regels

  • U hebt nu de optie om anderen toegang voor bewerking te geven zodat zij regels kunnen bewerken. Nu zullen regels die aangemaakt worden standaard worden ingesteld op bewerkbaar.
  • Alleen de eigenaar van een regel kan een regel verwijderen.
  • Bij het bijwerken van regels op projecten en sjablonen, moet de bewerker de juiste rechten hebben om alle regels te kunnen opslaan. Als de regel bijvoorbeeld taken toevoegt aan een ander project, dan moet de bewerker ook in dat andere project toestemmingen hebben om te bewerken.
  • Wanneer een regel wordt gedupliceerd via projectduplicatie, wordt de duplicerende gebruiker de eigenaar met onvoldoende bevoegdheden. In dit geval is de regel uitgeschakeld, maar de eigenaar heeft nog steeds bewerkingsrechten.
  • Regels worden niet verbroken wanneer de toegangsrechten van de eigenaar veranderen. Bijvoorbeeld, als een regel is ingesteld om taken aan een project toe te voegen en je later de toegang tot dat project verliest, dan zal de regel actief blijven.
  • Wanneer een regel wordt gekopieerd of gedupliceerd via projectsjablonen Nieuw en Verouderd, zal de sjabloongebruiker de eigenaar van de regel worden. Hierbij wordt de regel alleen uitgeschakeld als de sjabloonduplicator onvoldoende toegangsrechten heeft voor de regel. Je kunt bijvoorbeeld geen project bewerken waar de regel taken aan wil toevoegen.
  • Als een gebruiker een project verlaat, zal de regel niet verbroken worden. Als er echter geen andere gebruikers zijn die met het project interageren, zal de regel worden uitgeschakeld.
  • Regels zijn toegankelijk voor alle bijdragers van een project en kunnen ze uitschakelen.
  • Als de projecteigenaar een lid met beperkte toegang is, kan hij een regel niet bewerken, hij kan deze alleen pauzeren of activeren.

Wie kan een regel in- of uitschakelen?

Elke gebruiker met bewerkingstoegang tot een project waarin een regel loopt, kan een regel die door iemand anders gemaakt is in- of uitschakelen.

Regels inschakelen

Gebruikers met bewerkingstoegang zijn ook de enigen die de wijzigingsgeschiedenis kunnen bekijken.

Een gebruiker met bewerkingstoegang kan een regel pauzeren of activeren, maar alleen de eigenaar kan de triggers en acties van een regel bewerken.

De eigenaar is nog steeds de enige persoon die een regel kan bewerken of verwijderen.

Verwijderen

Als je iemand verwijdert die regels heeft, dan wordt de regel van die persoon gepauzeerd en worden alle regels op projecten overgezet op de projecteigenaar.

Als er geen projecteigenaar is, wordt het eigendom overgedragen aan de beheerder die de gebruiker verwijderde. Alleen de nieuwe eigenaar van een regel kan de regel opnieuw activeren zodat deze blijft worden uitgevoerd.

Wanneer een regeleigenaar gedeactiveerd wordt en de nieuwe eigenaar voldoende toestemmingen heeft, betekent dit dat de regel zal blijven lopen die de nieuwe eigenaar dan zal kunnen bewerken.

Updates over verkeerd geconfigureerde regels

Als je regel verkeerd geconfigureerd wordt (voorbeeld: "Gemarkeerd als voltooid > Taak verplaatsen naar kolom "Gereed" en iemand verwijdert je kolom "Gereed"), dan sturen wij de eigenaar van de regel een e-mail om hem/haar te laten weten de kolom hersteld moet worden.

  • We sturen je een e-mail als een regel voor de eerste keer geactiveerd wordt, maar niet kan worden uitgevoerd omdat deze verkeerd geconfigureerd is. We sturen je pas opnieuw een e-mail als dit gecorrigeerd is en de regel minstens één keer met succes uitgevoerd is voordat deze opnieuw verkeerd geconfigureerd wordt.

  • Alle gebruikers met leestoegang tot de regel in kwestie kunnen de juiste status van de regel zien.

  • Zodra je de regel bijwerkt naar een correcte configuratie en de bijwerkingen opslaat, verdwijnen die waarschuwingen.

Integraties

Met App-regels kunnen gebruikers regeltriggers koppelen aan acties in een andere tool. (Bijvoorbeeld - wanneer een taak voltooid is, een Slack-bericht sturen.)

Asana-regels kunnen de volgende acties binnen integraties triggeren:

  • Een bericht sturen in Slack
  • Een bericht sturen in MSFT
  • Een nieuwe Jira-issue aanmaken (werkt zowel voor Cloud als Server)

Triggers gebruiken om aangepaste meldingen te sturen of om Jira-issues aan te maken

Voor een optimale ervaring moet je eerst de app aan het project toevoegen via het pictogram Aanpassen in de werkbalk van uw project, en vervolgens klikken op App toevoegen.

Navigeer naar de pop-up Regel toevoegen:

regel toevoegen

Vanuit Regel toevoegen:

  1. Geef de regel een naam
  2. Kies een kanaal
  3. Schrijf het bericht of maak een nieuwe Jira-issue aan
  4. Kies de actie in de integratie
  5. Klik op Regel maken om de regel actief te maken

Wanneer taken worden aangemaakt vanuit integraties (bijv. Slack, Gmail, Outlook) kunnen ze een van de volgende triggers activeren:

  1. Taak toegevoegd aan project
  2. Taak toegewezen
  3. Vervaldatum is gewijzigd
  4. Taak gemarkeerd als voltooid
  5. Aangepast veld bewerkt
  6. Bijlage toegevoegd

Voor al deze triggers wordt de automatiseringsactie toegepast op alle taken, niet alleen op taken uit integraties.

Formulieren

Wanneer taken vanuit formulieren worden aangemaakt, kunnen ze een van de volgende triggers activeren:

Taak toegevoegd aan een project

Deze trigger zal gelden voor alle taken die aan een project worden toegevoegd, niet alleen vanuit formulieren.

Aangepast veld ingesteld

Voor elk uitvouwbaar aangepast veld in het project zie je een trigger en een actie. Als je project de aangepaste velden Prioriteit en Fase heeft, zie je "Prioriteit ingesteld" en "Fase ingesteld" als triggers. Je kiest op welke waarde op dat aangepaste veld je een regel wilt activeren.

Voorbeeld: op je formulier heb je een uitvouwbaar aangepast veld voor Type aanvraag, met de opties "Blog" en "Website". Je kunt op het project een regel instellen om "Wanneer 'Type aanvraag' ingesteld is op 'Blog', die taak toe te voegen aan het project 'Blog-aanvragen'."

Dit werkt alleen voor uitvouwbare aangepaste velden op het project. Sommige uitvouwbare velden op een formulier zijn geen aangepaste velden.

Formulierinzendingen

Met triggers voor formulierinzendingen kun je je formulieren automatisch verplaatsen naar een nieuw proces, zonder dat je ze handmatig hoeft te sorteren. Triggers voor het inzenden van formulieren kunnen je helpen je intakeproces te standaardiseren en formulieren in je workflows te automatiseren.

trigger voor formulierinzending

Een trigger voor formulierinzending instellen:

  1. Klik op het tabblad Triggers op Naar een project
  2. Kies Formulierinzendingen als bron
  3. Kies een formulier
  4. Kies een actie

Nadat je de trigger hebt ingesteld, kun je de regel zien in je menu Aanpassen

Elke keer wanneer een formulier wordt ingezonden, ontvang je een melding. Je kunt ook de geschiedenis van het ingezonden formulier bijhouden via het deelvenster met taakdetails.

Gasttoestemmingen

Gasten kunnen geen regels maken of bezitten, maar ze kunnen wel regels activeren.

Prijzen

Business- en Enterprise-klanten

**De aangepaste-regelbouwer is beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Een subset van regels is beschikbaar voor Premium-klanten:

  • Ga naar kolom/sectie > Markeren als voltooid
  • Markeren als voltooid > Verplaats naar kolom/sectie
  • Aangepast veld gewijzigd > Verplaatsen naar kolom/sectie
  • Ga naar kolom/sectie > Aangepast veld instellen
  • Aangepast veld gewijzigd > Markeren als voltooid
  • Markeren als voltooid > Aangepast veld instellen

Omgekeerde acties voor regels

Business- en Enterprise-klanten

Omgekeerde acties zijn een aanvulling op bestaande regels die nu de mogelijkheid bieden om gegevens terug te zetten of te verwijderen. Door de mogelijkheid van omgekeerde acties voor regels te bieden, hebben wij een robuustere regel-engine gecreëerd die de structuur, kwaliteit en efficiëntie van klantenworkflows beter in kaart brengt.

Beschikbare omgekeerde acties:

  • Toewijzing taak ongedaan maken
  • Taak naar een ander project verplaatsen
  • Vervaldatum wissen
  • Taak markeren als niet voltooid
  • Medewerkers verwijderen

omgekeerde acties

Met omgekeerde acties kun je taken opnieuw toewijzen, resetten of verplaatsen van het ene project naar het andere.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.