Overzicht

Alleen-lezen links zijn deelbare links die alleen gelezen kunnen worden en die je kunt maken voor je tijdlijn-, lijst-, agenda- en bordweergaven in openbare projecten binnen Asana-organisaties. Alleen-lezen links geven dynamisch de laatste updates van projecten weer en bieden een levende bron van waarheid voor alle cross-functional teams om op één lijn te blijven.

Alleen-lezen links zijn niet beschikbaar in werkruimtes

De deelbare link in tijdlijnweergave openen

Om de deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit de tijdlijnweergave van je project.

De inhoud en URL van deze alleen-lezen links zijn in geen enkele zoekmachine doorzoekbaar of geïndexeerd.

Klik vervolgens op Link kopiëren.

Eens een deelbare link is gemaakt, wordt de tijdlijn weergegeven als Link actief en kan de link met iedereen worden gedeeld (zelfs niet-Asana-gebruikers) weergegeven of uitgeschakeld.

Alleen reageren-gebruikers of projectgasten kunnen geen alleen lezen-links maken.

Een voorbeeld van je deelbare link weergeven

Bekijk een voorbeeld van uw link voordat u deze verstuurt, om te zien hoe het er voor de ontvangers uit zal zien.

Klik op Voorbeeldweergave.

Er wordt dan een venster geopend met een voorbeeldweergave van uw link.

Ontvangers die lid zijn van de organisatie kunnen lid worden van het project om taakdetails te bekijken, nieuwe taken aan te maken en samen te werken met het team.

Je deelbare link uitschakelen

U kunt uw deelbare link op elk moment uitschakelen. Dit maakt het ontoegankelijk voor iedereen met de link.

Klik eerst op Link uitschakelen.

Bevestig vervolgens de uitschakeling.

Als de alleen-lezen tijdlijnweergave opnieuw wordt aangemaakt, wordt de link vernieuwd, wat betekent dat iedereen met de oude link er geen toegang meer toe heeft.

De deelbare link in agendaweergave openen

Om de deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit je agendaweergave. Vervolgens kun je de link kopiëren en delen.

De deelbare link in bordweergave openen

Alleen-lezen links zijn ook beschikbaar in bordweergave. Om een deelbare link te openen, klik je op het pictogram Link maken vanuit je bordweergave. Vervolgens kun je de link kopiëren en delen.

De deelbare link in lijstweergave openen

U kunt alleen-lezen links naast de tijdlijn-, bord- en agendaweergave ook gebruiken voor de lijstweergave.

Om de deelbare link te openen, navigeer je naar het project in kwestie en klik je op 'Lijstweergave'. Klik in de rechtse hoek op het pictogram Link maken.

Deze link kan door alle medewerkers bekeken worden, ongeacht of ze lid zijn van Asana of niet

Zodra u op Link maken klikt, verschijnt de URL-insluiting en die zal automatisch standaard op Link actief staan.

Van hieruit kun je:

Een voorbeeld van de link bekijken
De link uitschakelen
De link kopiëren

Voorbeeld van de lijstweergave-link weergeven

Als je een voorbeeld van de link weergeeft, krijg je de mogelijkheid om deel te nemen aan het project

Je deelbare link in lijstweergave uitschakelen

Klik op Link uitschakelen en de alleen-lezen-link wordt permanent verwijderd.

De toestemmingen om links te delen in- en uitschakelen

Beheerders kunnen Toestemmingen link delen openen in het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.

Organisatiebeheerders kunnen alleen-lezen links direct in de beheerdersconsole in- of uitschakelen, terwijl afdelingesbeheerders wordt gevraagd een [ondersteuningsverzoek] te openen.](https://asana.com/support#).

Factureringsbeheerders voor betaalde teamabonnementen kunnen contact opnemen met ons ondersteuningsteam voor verdere verduidelijking.

Toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links

Toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links is een functie waarmee superbeheerders en gebruikers de toegang tot de alleen-lezen link kunnen beperken tot personen binnen hun organisatie.

Besturing beheerder

Het voordeel van deze functie is dat de superbeheerders de optie hebben om geavanceerde gegevensbeveiliging te kunnen implementeren voor hun domein. Superbeheerders in Asana Premium-, Asana Business- of Asana Enterprise-organisaties kunnen nog steeds de functie alleen-lezen link uitschakelen voor hun hele domein, waardoor gebruikers geen alleen-lezen links meer zullen kunnen maken of met anderen delen.

Superbeheerders van Asana Enterprise-organisaties kunnen één of twee toestemmingsopties voor toegang tot alleen-lezen links instellen voor hun hele domein.

Optie 1: de toegang enkel beperken tot e-mailadressen gekoppeld aan het domein van de organisatie

Elke nieuwe en bestaande alleen-lezen link in het domein wordt ingesteld op alleen organsatie, waarbij authenticatie nodig is voordat toegang wordt verleend. De vereiste verificatiemethode hangt af van welke methode de superbeheerder voor het domein heeft ingesteld (Google SSO, een SAML identity provider zoals Okta, of helemaal geen).

Als er geen verificatiemethode ingesteld is, zal iedereen die de alleen-lezen link wil openen, zich moeten aanmelden of registeren bij Asana met het e-mailadres dat ze van hun organisatie hebben gekregen. Dit is de voorkeursoptie als de toegang moet worden beperkt tot uitsluitend leden van de organisatie.

Deze instelling betekent dat gebruikers niet de mogelijkheid hebben om alleen-lezen weergaven openbaar te maken voor mensen buiten de organisatie.

Als je deze instelling wijzigt naar alleen organisatie kan dat bestaande alleen-lezen links verstoren die al buiten de organisatie zijn gedeeld. Voordat je de wijziging doorvoert, raden we aan de teamleiders in te lichten en wat tijd te geven om de workflows te bekijken en zo nodig aan te passen.

Optie 2: projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van alleen lezen-links in te stellen

Gebaseerd op de instellingen die geconfigureerd werden door gebruikers voor individuele projecten, zijn alleen-lezen links in het domein mogelijk ingesteld als openbaar zonder dat er verificatie wordt vereist, of als alleen organisatie waarbij wel verificatie wordt vereist om toegang te krijgen tot een alleen-lezen link.

Dit is de voorkeursoptie wanneer gebruikers in het domein een mix van interne en externe gebruikssituaties voor alleen lezen-links hebben, zoals bijvoorbeeld het regelmatig moeten delen van een alleen lezen-link van hun project met een externe partner, een consultant of een eventuele klant.

Wanneer deze optie is ingesteld, zullen de toestemmingen voor nieuw aangemaakte weergaven standaard alleen organisatie zijn, maar projectleden hebben wel de mogelijkheid om weergaven openbaar te maken indien ze dit willen.

Projectniveau-besturingen

Gebruikers met Asana Premium, Asana Business en Asana Enterprise kunnen nu toegangstoestemmingen voor alleen-lezen links instellen op een project-per-project basis. Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers wanneer de superbeheerder het domein zo heeft ingesteld dat het leden toestaat om toestemmingen voor het delen van alleen-lezen projectweergaven in te stellen.

Het voordeel van deze functie is dat de projectleden de optie hebben om bijkomende beveiliging te implementeren wanneer alleen lezen-weergaven gevoelige informatie bevatten of enkel voor intern gebruik bedoeld zijn. De standaard toestemmingsinstelling voor alle nieuw aangemaakte weergaven is Personen binnen je bedrijf.

De alleen lezen-link instellen als toegang voor Personen binnen je bedrijf

Als deze optie is geselecteerd, zal de alleen-lezen link van het project alleen intern zijn, waardoor de ontvanger van een alleen-lezen link zich moet authenticeren voordat hij of zij toegang krijgt tot de alleen-lezen weergave. De vereiste verificatiemethode hangt af van welke methode de superbeheerder heeft ingesteld voor het domein (Google SSO, een SAML identity provider zoals Okta, of helemaal geen).

De alleen lezen-link instellen als toegang voor Iedereen met de link

Wanneer deze optie is geselecteerd, is de alleen lezen-link van het project openbaar, zonder dat er verificatie wordt vereist om de alleen lezen-weergave te openen. Dit is de voorkeursoptie voor alleen lezen-links die extern moeten worden gedeeld, bijvoorbeeld met klanten, verkopers of mensen buiten het bedrijf.

Verificatie voor ontvangers van alleen lezen-links

Ontvangers van alleen-lezen links ingesteld met alleen organisatie-toestemming, kunnen de weergave openen door zichzelf te verifiëren.

Personen binnen je organisatie die een Asana-account hebben kunnen zichzelf verifiëren door zich aan te melden op hun Asana-account.

Personen binnen je organisatie die geen Asana-account hebben kunnen zichzelf verifiëren met een van de volgende manieren:

Zorg er eerst voor dat mensen in je organisatie toegang hebben tot Asana via de identiteitsprovider van je domein (bijv. Okta, Google SSO). Zodra dit is ingesteld, kunnen mensen in je organisatie zich authenticeren bij het ontvangen van een alleen-lezen link. Hiervoor hoef je je niet aan te melden voor een Asana-account. Ontvangers van alleen-lezen links die zich authenticeren bij de identiteitsprovider om toegang te krijgen tot de link, worden niet beschouwd als volwaardige leden en kunnen daarom geen invloed hebben op de facturering, tenzij ze doorgaan met het voltooien van hun aanmelding.
Door zichzelf te registreren voor een Asana-account met een e-mailadres in het bedrijfsdomein, als de organisatie geen identiteitsprovider heeft ingeschakeld.

Linkontvangers die een alleen lezen-link ontvangen ingesteld met een Iedereen met de link-toestemming kunnen de alleen lezen-weergave openen zonder verificatie.