Alleen-lezen links

Overzicht

Alleen-lezen links zijn deelbare links die alleen gelezen kunnen worden en die u kunt maken voor uw tijdlijn-, lijst-, agenda- en bordweergaven in openbare projecten binnen Organisaties in Asana. Alleen-lezen links geven dynamisch de laatste updates van projecten weer en bieden een levende bron van waarheid voor alle cross-functionele teams om op één lijn te blijven.

De deelbare link in tijdlijnweergave openen

Om de deelbare link te openen, klikt u op het pictogram Link maken vanuit uw tijdlijnweergave van uw project.

De inhoud en URL van deze alleen-lezen links zijn niet doorzoekbaar of geïndexeerd in een zoekmachine.

Klik vervolgens op Link kopiëren.

Zodra een deelbare link is gemaakt, wordt de tijdlijn weergegeven als Link actief en kan de link met iedereen worden gedeeld (zelfs niet-Asana-gebruikers) weergegeven of uitgeschakeld.

Alleen-reageren gebruikers of gasten van projecten kunnen geen alleen-lezen links maken.

Een voorbeeld van uw deelbare link weergeven

Bekijk een voorbeeld van uw link voordat u deze verstuurt, om te zien hoe het er voor de ontvangers uit zal zien.

Klik op Voorbeeldweergave.

Er wordt dan een venster geopend met een voorbeeldweergave van uw link.

Ontvangers die lid zijn van de organisatie kunnen lid worden van het project om taakdetails te bekijken, nieuwe taken aan te maken en samen te werken met het team.

Uw deelbare link uitschakelen

U kunt uw deelbare link op elk moment uitschakelen. Dit maakt het ontoegankelijk voor iedereen met de link.

Klik eerst op Link uitschakelen.

Bevestig vervolgens de uitschakeling.

Als de alleen-lezen tijdlijnweergave opnieuw wordt aangemaakt, wordt de link vernieuwd, wat betekent dat iedereen met de oude link er geen toegang meer toe heeft.

Toegang tot de deelbare link in de agendaweergave

Om de deelbare link te openen, klikt u op het pictogram Link maken vanuit uw agendaweergave. U kunt dan de link kopiëren en delen.

Toegang tot de functie Deelbare link in bordweergave

De functie alleen-lezen-links is ook beschikbaar in bordweergave. Voor het maken van een deelbare link klik je in je bordweergave op het pictogram Link maken. Je kunt vervolgens de link kopiëren en delen.

De deelbare link in lijstweergave openen

U kunt alleen-lezen links naast de tijdlijn-, bord- en agendaweergave ook gebruiken voor de lijstweergave.

Om de deelbare link te openen, navigeert u naar het project in kwestie en klikt u op "Lijstweergave". Klik rechts in de hoek op het pictogram Link maken.

Deze link kan door alle medewerkers bekeken worden, of ze nu lid zijn van Asana of niet

Zodra u op Link maken klikt, verschijnt de URL-insluiting en die zal automatisch standaard op Link actief staan.

Toegangsrechten voor alleen lezen-links

Toegangsrechten voor alleen lezen-links is een functie waarmee superbeheerders en gebruikers de alleen lezen-linktoegang voor personen binnen hun organisatie kunnen beperken.

Besturing beheerder

Het voordeel van deze functie is dat de superbeheerders de optie hebben om geavanceerde gegevensbeveiliging te kunnen implementeren voor hun domein. Superbeheerders in Premium-, Business- of Enterprise-organisaties kunnen nog steeds de alleen lezen-linkfunctie uitschakelen voor hun hele domein, waardoor gebruikers geen alleen lezen-links meer zullen kunnen maken of met anderen delen.

Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen één of twee toestemmingsopties voor toegang tot alleen-lezen-links instellen voor hun hele domein.

Optie 1: de toegang enkel beperken voor e-mailadressen gekoppeld aan het domein van de organisatie

Elke nieuwe en bestaande alleen-lezen-link in het domein zal ingesteld worden als Alleen organisatie en verificatie vereisen vóór de toegang wordt toegestaan. De vereiste verificatiemethode hangt af van de methode die de superbeheerder voor het domein heeft ingesteld (Google SSO, een SAML-identiteitsprovider zoals Okta, of helemaal geen).

Als er geen verificatiemethode ingesteld is, zal iedereen die de alleen-lezen-link wil openen, zich moeten aanmelden of registeren bij Asana met het e-mailadres dat ze van hun organisatie hebben gekregen. Dit is de voorkeursoptie als de toegang moet worden beperkt tot uitsluitend leden van de organisatie.

Met deze instelling kunnen gebruikers alleen-lezen-weergaven niet openbaar maken voor personen buiten de organisatie.

Het wijzigen van deze instelling in Alleen organisatie kan problemen opleveren bij bestaande alleen-lezen-links die reeds werden gedeeld met mensen buiten de organisatie. Voordat je de wijziging doorvoert, raden we je aan om de teamleiders op de hoogte te brengen en hun de tijd te geven om hun workflows te bekijken en zo nodig aan te passen.

Optie 2: projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van alleen lezen-links in te stellen

Afhankelijk van de instellingen die geconfigureerd werden door gebruikers voor individuele projecten, kunnen alleen-lezen-links in het domein zijn ingesteld als openbaar, waarbij geen verificatie wordt vereist, of als Alleen organisatie, waarbij wel verificatie is vereist voordat een alleen-lezen-link kan worden geopend.

Dit is de voorkeursoptie wanneer gebruikers in het domein een mix van interne en externe gebruikssituaties voor alleen-lezen-links hebben, zoals bijvoorbeeld het regelmatig moeten delen van een alleen-lezen-link van hun project met een externe partner, een consultant of een eventuele klant.

Wanneer deze optie is ingesteld, zullen de toestemmingen voor nieuw aangemaakte weergaven standaard Alleen organisatie zijn, maar projectleden hebben wel de mogelijkheid om weergaven openbaar te maken indien ze dit willen.

Projectniveau-besturingen

Gebruikers met Premium, Business en Enterprise kunnen nu toegangstoestemmingen voor alleen-lezen-links instellen op een project-per-project basis. Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers wanneer de superbeheerder het domein zo heeft ingesteld dat het leden toestaat om toestemmingen voor het delen van alleen-lezen-projectweergaven in te stellen.

Het voordeel van deze functie is dat de projectleden de optie hebben om extra beveiliging te implementeren wanneer alleen-lezen-weergaven gevoelige informatie bevatten of enkel voor intern gebruik bedoeld zijn. De standaard toestemmingsinstelling voor alle nieuw aangemaakte weergaven is Personen binnen je bedrijf.

De alleen-lezen-link instellen zodat Personen binnen je bedrijf deze kunnen openen

Wanneer deze optie is geselecteerd, kan de alleen-lezen-link van het project alleen door interne medewerkers worden geopend en zal de ontvanger van een alleen-lezen-link gevraagd worden zichzelf te verifiëren vóór hij/zij toegang krijgt tot de alleen-lezen-weergave. De vereiste verificatiemethode hangt af van de methode die de superbeheerder voor het domein heeft ingesteld (Google SSO, een SAML-identiteitsprovider zoals Okta, of helemaal geen)

Als er geen verificatiemethode ingesteld is, zal iedereen die de alleen lezen-link wil openen, zich moeten aanmelden of registeren bij Asana met hun e-mailadres van de organisatie om toegang te verkrijgen. Dit is de voorkeursoptie indien de toegangsbeperking alleen is vereist voor organisatieleden.

De alleen lezen-link instellen als toegang voor Iedereen met de link

Wanneer deze optie is geselecteerd, is de alleen lezen-link van het project openbaar, zonder dat er verificatie wordt vereist om de alleen lezen-weergave te openen. Dit is de voorkeursoptie voor alleen lezen-links die extern moeten worden gedeeld, bijvoorbeeld met klanten, verkopers of mensen buiten het bedrijf.

Verificatie voor ontvangers van alleen lezen-links

Ontvangers van alleen lezen-links ingesteld met Alleen organisatie-toestemming, kunnen de weergave openen door zichzelf te verifiëren.

Personen binnen je organisatie die een Asana-account hebben kunnen zichzelf verifiëren door zich aan te melden op hun Asana-account.

Personen binnen je organisatie die geen Asana-account hebben kunnen zichzelf verifiëren met een van de volgende manieren:

• Door zichzelf te verifiëren bij de identiteitsprovider van de organisatie die is ingeschakeld voor het domein (Okta, Google SSO). Hiervoor hoeven ze zich niet te registreren voor een Asana-account. Ontvangers van alleen-lezen-links die zich bij de identiteitsprovider verifiëren om de link te kunnen openen, worden niet als volwaardig lid beschouwd en kunnen daarom geen invloed hebben op de facturering, tenzij ze zich vervolgens registreren.

• Door zichzelf te registreren voor een Asana-account met een e-mailadres in het bedrijfsdomein, als de organisatie geen identiteitsprovider heeft ingeschakeld.

Linkontvangers die een alleen lezen-link ontvangen ingesteld met een Iedereen met de link-toestemming kunnen de alleen lezen-weergave openen zonder verificatie.