Portfolio's

Portfolio's zijn beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Portfolio's bieden een holistisch overzicht van al je belangrijke projecten op één plaats. Met projectportfoliobeheer kan je je belangrijkste projecten organiseren, de status ervan in realtime volgen, en inzoomen voor meer informatie, en je team op de hoogte houden van de voortgang. Je kan ook portfolio's openen op Android en iOS-apparaten.

U hebt ook toegang tot werkbelasting via portfolio's - Klik op Portfolio's in de zijbalk, selecteer een portfolio en ga dan naar het tabblad Werkbelasting.

Een portfolio maken

Dashboard 1

Een portfolio aanmaken:

  1. Klik op Portfolio's linksboven in de zijbalk
  2. Klik op de tegel Nieuwe portfolio
  3. Geef de portfolio een naam
  4. Klik op Portfolio aanmaken

Portfolio-weergave

Wanneer je op één van je portfolio's klikt, krijg je een totaalbeeld te zien van alle projecten die erin staan.

Portfolioweergave

Vanuit de portfolioweergave kan je:

  1. Een ander project aan de portfolio toevoegen
  2. De laatste status van elk project bekijken
  3. Het voortgangspercentage van elk project bekijken
  4. De vervaldatum of datumbereik van een project bekijken of bewerken
  5. De prioriteit van een project bekijken of bewerken
  6. De Aangepaste veldwaarden voor elk project bekijken
  7. De Projecteigenaar bekijken

U kunt op elk moment een project uit uw portfolio verwijderen

Project uit portfolio verwijderen

Een project uit een portfolio verwijderen:

  1. Klik op het pictogram met de drie puntjes dat naast de naam van het project verschijnt
  2. Klik op Verwijderen uit portfolio

Projectoverzicht

Klik op een project in uw portfolio om het overzicht van het project te bekijken.

Portfolio 3

Vanuit het projectoverzicht kan je:

  1. Een Projecteigenaar kiezen
  2. Een vervaldatum of datumbereik toevoegen of bewerken
  3. Het project direct openen om de taken, hulpmiddelen en tijdlijn te bekijken
  4. De prioriteit van een project toevoegen of bewerken
  5. De laatste status van een project weergeven, of de status van het project zelf bijwerken

Statusupdates

Als de status van een project nog moet worden bijgewerkt, kan je op het project in je Portfolio klikken en de Projecteigenaar om een update vragen, of zelf een statusupdate samenstellen.

Portfolio 4

Je kan ook rechtstreeks vanuit het Projectoverzicht reageren op een bestaande status.

Portfolio 5

Opties en mijpalen weergeven

Als jij en je team Portfolio's in een project bij voorkeur op een specifieke manier sorteren, kan je dit opslaan als de standaardweergave voor iedereen.

Portfolio 5

Je portfolioweergave veranderen:

  1. Klik op het schuifbalk-pictogram rechtsboven op je scherm
  2. Kies Taken of Mijlpalen als het weergegeven voortgangstype
  3. Kies Status, Projecteigenaar, Vervaldatum, of Alfabetisch om je Portfolio te rangschikken

Mijlpalen in portfolio bekijken

Mijlpalen zijn zichtbaar op de Portfolio-tijdlijn

Een blauwe diamant staat voor een belangrijke Mijlpaal. Ze geven belangrijke gebeurtenissen aan en brengen de voortgang in het projectplan in kaart. Mijlpalen fungeren als wegwijzers in de loop van je project en helpen je om op schema te blijven.

Mijlpalen in portfolio's

Je kunt vervolgens op het Mijlpalen-symbool klikken voor meer context over de taak binnen het project.

mijlpaaltaak

Er kunnen maximaal 12 mijlpalen worden weergegeven in uw portfolio-weergave, voordat de lijst wordt afgekapt.

Je kan ook de Mijlpalen van elk project bekijken in het Projectoverzicht door op een willekeurig project in een Portfolio te klikken.

Mijlpalen in een projectoverzicht

Vanuit een projectoverzicht in een portfolio, kunt u het volgende doen:

  1. Klik op het + pictogram om een nieuwe mijlpaal toe te voegen
  2. De voltooide en onvolledige mijlpalen van het project bekijken

Je kan ook Aangepaste velden rechtstreeks uit de keuzelijst toevoegen en dan je Portfolio sorteren op het door je gekozen veld.

Je Aangepaste velden beheren

Vanuit het veldenpictogram in de Projecten-weergave zal een vervolgkeuzemenu u een optie geven om te klikken op +Veld toevoegen

aangepaste veld toevoegen

Van hieruit zal een pop-upvenster verschijnen waarmee je een Aangepast veld kan toevoegen.

Als de schakelaar blauw is, is het veld ingeschakeld.

nieuwe aanmaken

Een Aangepast veld toevoegen:

  1. Klik op Nieuwe aanmaken
  2. Typ de naam van je nieuwe Aangepaste veld in de balk Veldtitel
  3. Klik op Veld aanmaken om je nieuwe veld toe te voegen

Sorteren op velden

Met de schuifregelaar Sorteren in de projectweergave kunt u uw werkbelasting sorteren op een reeks veldopties.

sort

U kunt nu werkfasen categoriseren, prioriteiten stellen of een diagnose stellen, en sorteren op basis van uw specifieke behoeften.

Uw portfolio exporteren naar Google Sheets

Zodra u een portfolio hebt gemaakt, kunt u het op elk moment exporteren naar Google Sheets.

sheets exporteren

Een portfolio naar Google Sheets exporteren:

  1. Tik op het driepunten-pictogram naast de portfoliotitel
  2. Ga met de muis over Exporteren en selecteer Google Sheets

Exporteer uw portfolio naar CSV

Je kan ook je Portfolio ook naar CSV exporteren. Aangepaste velden worden ook in de CSV-export opgenomen.

csv export

Een portfolio naar CSV exporteren:

  1. Tik op het pictogram met de drie punten naast de titel van het portfolio
  2. Beweeg de muis over Exporteren en kies CSV

Portfoliolidmaatschap en delen

Je kunt op elk moment Portfolio's delen met je teamgenoten in Asana of ze toevoegen als portfolioleden.

portfolio delen

Wanneer je op de knop Delen klikt en naar het scherm Portfoliolidmaatschap gaat, kan je:

  1. De link naar het Portfolio kopiëren en met collega's delen
  2. Portfolioleden toevoegen
  3. Een lid als Portfolio-eigenaar instellen of verwijderen uit het portfolio.

portfolio delen 2

Wanneer je toegevoegd bent als lid van een Portfolio, krijg je een melding in je inbox. je ziet ook een pictogram "Nieuw" naast de betreffende Portfolio wanneer je naar je Portfoliopagina gaat.

Als je bent toegevoegd als lid van een Portfolio, ontvang je een e-mail met een Wekelijks rapport als je e-mailmeldingen aan hebt staan.

portfolio delen 3

Als u een portfolio deelt dat enkele privé-projecten bevat, zal de persoon met wie u die portfolio gedeeld hebt, de bovenstaande melding onderaan op het scherm zien.

Portfoliotijdlijn

Met Portfoliotijdlijn kunt u de volgorde van initiatieven visualiseren, delen en aanpassen, zodat u uw middelen optimaal kunt inzetten en uw deadlines kunt halen.

Toegang tot je Portfoliotijdlijn

Om toegang te krijgen tot uw portfoliotijdlijn, klikt u eerst op het tabblad Portfolio's en kiest u het gewenste portfolio.

portfoliotijdlijn

Klik dan op het tabblad Tijdlijn om uw portfoliotijdlijn te bekijken.

portfoliotijdlijnweergave

Portfoliotijdlijn-werkbalk

portfoliowerkbalk

Vanuit je portfoliowerkbalk, kun je:

  1. Projecten filteren per dag
  2. Je weergave filteren op Dagen, Weken, Maanden, Kwartalen, Halve of hele Jaren
  3. Kleur instellen of aangepaste velden met kleur kiezen

Houd er rekening mee dat we deze functie geleidelijk uitrollen.

Basis zoeken gebruiken

basic search

Om een basis zoekopdracht uit te voeren, typt u de naam van uw portfolio in de zoekbalk.

Geavanceerd zoeken gebruiken

U kunt geavanceerd zoeken gebruiken om naar informatie te zoeken binnen een portfolio.

Dit kan gemakkelijk vanaf uw startpagina gedaan worden.

portfolio zoeken

Vanaf uw startpagina:

  1. Klik op Zoeken
  2. Klik dan op Geavanceerd zoeken

portfoliotijdlijn zoeken

Vul dan hier uw zoekparameters in en klik op Filter toevoegen en vervolgens op In Portfolio's om in uw portfolio's te zoeken.

U kunt ook naar een portfolio zoeken door de portfolio te @vermelden in een beschrijving of reactieveld in Asan. Let op: als de portfolio privé is, moet u toegang hebben tot de portfolio om deze in uw zoekresultaten te zien.

Portfolio's toevoegen aan portfolio's

Lees meer over de functie portfolio's toevoegen aan portfolio's in ons handleidingartikel.

Privacy-instellingen

De Portfolio-eigenaar heeft de mogelijkheid om je Portfolio privé of openbaar te maken.

Als je het portfolio privé maakt, hebben alleen de leden van het portfolio toegang tot de inhoud van het portfolio en kan die niet in je hele Organisatie of Werkruimte worden gevonden. Als je het Portfolio openbaar maakt, zal die in je hele organisatie of werkruimte te vinden zijn.

Om te wisselen tussen openbare en privé portfolio-instellingen:

portfolio zoeken

Vanuit uw portfolio:

  1. Klik op het pictogram Delen

portfolio-privacy

Hier kunt u kiezen of u de portfolio privé wilt houden of openbaar wilt maken voor uw organisatie of werkruimte.

Portfolio's FAQ

Als u vragen heeft over portfolio's, raadpleeg dan onze Portfolio's FAQ-pagina of neem contact op met ondersteuning.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.