Portfolio's

Portfolio's zijn beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Portfolio's bieden een holistisch overzicht van al je belangrijke projecten op één plaats. Met projectportfoliobeheer kan je je belangrijkste projecten organiseren, de status ervan in realtime volgen, en inzoomen voor meer informatie, en je team op de hoogte houden van de voortgang. Je kan ook portfolio's openen op Android- en iOS-apparaten.

Je hebt ook toegang tot werkbelasting via portfolio's - Klik op Portfolio's in de zijbalk, selecteer een portfolio en ga dan naar het tabblad werkbelasting.

Een portfolio maken

Dashboard 1

Een portfolio maken:

  1. Klik op Portfolio's in de zijbalk
  2. Klik op de tegel Nieuwe portfolio
  3. Geef de portfolio een naam
  4. Klik op Portfolio maken

Portfolioweergave

Wanneer je op één van je portfolio's klikt, krijg je een totaalbeeld te zien van alle projecten die erin staan.

Portfolioweergave

Vanuit de portfolioweergave kun je:

  1. Een ander project aan de portfolio toevoegen
  2. De laatste status van elk project bekijken
  3. Het voortgangspercentage van elk project bekijken
  4. De vervaldatum of het datumbereik van een project bekijken of bewerken
  5. De prioriteit van een project bekijken of bewerken
  6. De aangepaste veldwaarden voor elk project bekijken
  7. De projecteigenaar bekijken

Een project toevoegen aan een portfolio

Project toevoegen aan portfolio

Je kunt vanuit een portfolio op de volgende manieren projecten toevoegen:

  1. Klik op Werk toevoegen om een bestaand project te zoeken
  2. Maak een nieuw project aan door te klikken op de vervolgkeuzepijl naast + Werk toevoegen en Nieuw project maken te selecteren.
  3. Voeg een project toe vanuit een projectsjabloon door een sjabloon te selecteren in de vervolgkeuzepijl naast + Werk toevoegen

Je kunt op elk moment een project uit je portfolio verwijderen.

Project uit portfolio verwijderen

Een project uit een portfolio verwijderen:

  1. Klik op het driepuntenpictogram dat naast de naam van het project verschijnt
  2. Klik op Verwijderen uit portfolio

Een projectsjabloon toevoegen aan een portfolio

Voeg projectsjabloon toe aan portfolio

  1. Klik op Aanpassen
  2. Scroll naar beneden naar Projectsjablonen.
  3. Klik op + Projectsjabloon toevoegen

Zodra een projectsjabloon aan het portfolio is toegevoegd, verschijnt het in het vervolgkeuzemenu naast Werk toevoegen en kan het gebruikt worden om nieuwe projecten te maken vanuit het portfolio.

Om nieuwe sjablonen aan je portfolio toe te voegen:

Sjabloon toevoegen aan portfolio

  1. Kies in + Projectsjabloon toevoegen een sjabloon uit de linkerbalk en klik op de knop + Toevoegen aan portfolio.

Om een sjabloon uit je portfolio te verwijderen:

Sjabloon uit portfolio verwijderen

  1. Om een sjabloon uit het portfolio te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen uit portfolio. De optie Verwijderen uit portfolio verschijnt alleen voor sjablonen die aan het portfolio zijn toegevoegd.

Projectoverzicht

Klik op een project in je portfolio om het overzicht van het project te bekijken.

Portfolio 3

Vanuit het projectoverzicht kunt u:

  1. Een projecteigenaar kiezen
  2. Een vervaldatum of datumbereik toevoegen of bewerken
  3. Het project direct openen om de taken, hulpmiddelen en tijdlijn te bekijken
  4. De prioriteit van een project toevoegen of bewerken
  5. De laatste status van een project weergeven, of de status van het project zelf bijwerken

Statusupdates

De sectie portfoliovoortgang geeft een gedetailleerde momentopname van de status van elke portfolio waar je aan werkt. Statusrapporten maken het gemakkelijk om gedetailleerde, herhaalbare, uitvoerbare statusupdates te maken en je werk te delen met belangrijke belanghebbenden.

portfolio-overzicht

Portfoliovoortgang

Wanneer je in je portfolio klikt op het tabblad Voortgang, krijg je een momentopname te zien van de huidige voortgangsstatus van je portfolio.

portfoliostatus

Vanuit de voortgangsweergave kun je:

  1. Controleren of de portfolio op schema is, risico loopt, niet op schema is of in afwachting staat
  2. Het aantal projecten bekijken dat op schema is, risico loopt of niet op schema is, en het totale aantal projecten
  3. De status van je portfolio bijwerken
  4. De eigenaar, het datumbereik en de beschrijving van de portfolio weergeven of wijzigen
  5. Doelen die aan de portfolio zijn gekoppeld weergeven of wijzigen
  6. De meeste recente statusupdate bekijken

Een portfolio-statusupdate maken

Je kunt de status van je portfolio op elk gewenst moment bijwerken. De sjabloonblokstructuur stelt je in staat om het actuele werk dat wordt gedaan in Asana op te nemen met verhalende context om de status van het werk uit te leggen.

Je statusupdate maken

statusupdates maken

Een nieuwe statusupdate maken:

  1. Klik op het pictogram Status bijwerken in de voortgangsweergave van je portfolio

statusupdatescherm

Vanaf het statusupdatevenster kun je:

  1. Een titel toevoegen
  2. De gegevens van je statusupdate invullen, waaronder de voortgang, de eigenaar van de portfolio en de datums.
  3. Aangepaste velden weergeven of verbergen
  4. Een samenvatting opnemen
  5. Prestaties uitlichten
  6. Schetsen wat er wordt geblokkeerd
  7. Hoogtepunten in je update slepen om je te helpen je verhaal te vertellen
  8. Zodra je een update hebt ingevoerd, klik je op de blauwe knop Posten.

Houd er rekening mee dat je één van de portfoliostatussen moet kiezen, op schema, loopt risico, niet op schema of in afwachting, en minstens één blok tekst, voordat je een portfolio-statusupdate kunt posten.

Hoogtepunten toevoegen aan je statusupdate

Je kunt hoogtepunten, zoals projecten die op schema liggen of risico lopen, naar je statusupdate slepen om je verhaal te helpen vertellen. Het toevoegen van deze hoogtepunten geeft een visueel inzicht in recente successen of potentiële blokkades voor je team.

Nadat je de hoogtepunten hebt toegevoegd en je statusupdate hebt gepubliceerd, onthoudt Asana de blokstructuur en rangschikking voor toekomstige updates.

ordening van hoogtepunten

Je kunt je Wat hebben we bereikt, Wat is er geblokkeerd en Volgende stappen opnieuw ordenen door ze naar de door jou gewenste plaatst te slepen.

Grafieken toevoegen aan een statusupdate

Het toevoegen van grafieken aan je statusupdates biedt visueel inzicht in het werk dat in je team gedaan wordt. Je kunt je grafiekblokken naar je statusupdate slepen en daar neerzetten.

grafiek

Toegangsinstellingen

Gebruikers kunnen aan een statusupdate medewerkers toevoegen die mogelijk geen toegang hebben tot het project. Als dit gebeurt, kunnen gebruikers alle inhoud van de update zien. Als ze echter klikken op een hoogtepunt van een project of een ander element waartoe ze geen toegang hebben, wordt hun toegang geblokkeerd.

Voor portfolio's betekent dit dat openbare portfolio-statusupdates volledig zichtbaar zijn in het tabblad Voortgang, zelfs als gebruikers geen toegang hebben tot alle projecten in de portfolio.

Portfolioweergaveopties en mijlpalen

Als jij en je team portfolio's bij voorkeur op een specifieke manier sorteren, kan je dit opslaan als de standaardweergave voor iedereen.

Portfolio 5

Je portfolioweergave veranderen:

  1. Klik op het schuifbalk-pictogram rechtsboven op je scherm
  2. Kies Taken of Mijlpalen als het weergegeven voortgangstype
  3. Kies Status, Projecteigenaar, Vervaldatum, of Alfabetisch om je portfolio te rangschikken

Mijlpalen in portfolioweergave

Mijlpalen zijn zichtbaar op de tijdlijn van een portfolio.

Een blauwe diamant staat voor een mijlpaal. Ze geven belangrijke gebeurtenissen aan en brengen de voortgang in het projectplan in kaart. Mijlpalen fungeren als wegwijzers in de loop van je project en helpen je om op schema te blijven.

Mijlpalen in portfolio's

U kunt vervolgens op het mijlpalen-symbool klikken voor meer context over de taak binnen het project.

mijlpaaltaak

Er kunnen maximaal 12 mijlpalen worden weergegeven in je portfolioweergave, voordat de lijst wordt afgekapt.

Je kunt de mijlpalen van elk project ook bekijken in het projectoverzicht door op een willekeurig project in een portfolio te klikken.

Mijlpalen in een projectoverzicht

Vanuit een projectoverzicht in een portfolio, kun je:

  1. Klikken op het pictogram + om een nieuwe mijlpaal toe te voegen
  2. De voltooide en onvoltooide mijlpalen van het project bekijken

Je kunt ook aangepaste velden rechtstreeks uit het vervolgkeuzemenu toevoegen en dan je portfolio sorteren op het door jou gekozen veld.

Hoe kunt u aangepaste velden beheren

Vanuit het veldenpictogram in de Projecten-weergave zal een vervolgkeuzemenu u een optie geven om te klikken op +Veld toevoegen

voeg aangepast veld toe

Van hieruit zal een pop-upvenster verschijnen waarmee u een aangepast veld kunt toevoegen.

Als de schakelaar blauw is, is het veld ingeschakeld.

nieuwe maken

Een aangepast veld toevoegen:

  1. Klik op Nieuw maken
  2. Typ de naam van je nieuw aangepaste veld in de balk Veldtitel
  3. Klik op Veld maken om je nieuwe veld toe te voegen

Sorteren op velden

Met de schuifregelaar Sorteren in de projectweergave kun je je werkbelasting sorteren volgens een reeks veldopties.

sort

U kunt nu werkfasen categoriseren, prioriteiten stellen of een diagnose stellen, en sorteren op basis van uw specifieke behoeften.

Je portfolio exporteren naar Google Sheets

Eens je een portfolio hebt gemaakt, kun je deze op elk moment exporteren naar Google Sheets.

sheets exporteren

Een portfolio naar Google Sheets exporteren:

  1. Tik op het driepunten-pictogram naast de portfoliotitel
  2. Ga met de muis over Exporteren en selecteer Google Sheets

Je portfolio exporteren naar CSV

Je kunt je portfolio ook naar CSV exporteren. Aangepaste velden worden ook in de CSV-export opgenomen.

csv exporteren

Een portfolio naar CSV exporteren:

  1. Tik op het driepunten-pictogram naast de titel van de portfolio
  2. Beweeg de muis over Exporteren en kies CSV

Portfoliolidmaatschap en delen

Je kunt portfolio's op elk moment delen met je teamgenoten in Asana of ze toevoegen als portfolioleden.

portfolio delen

Wanneer je op de knop delen klikt en naar het scherm portfoliolidmaatschap gaat, kan je:

  1. De link naar de portfolio kopiëren en met collega's delen
  2. Portfolioleden toevoegen
  3. Een lid als portfolio-eigenaar instellen of verwijderen uit het portfolio.

portfolio delen 2

Wanneer je toegevoegd bent als lid van een portfolio, krijg je een melding in je inbox. Je ziet ook een pictogram Nieuw naast de betreffende portfolio wanneer je naar je portfoliopagina gaat.

Als je bent toegevoegd als lid van een portfolio, ontvang je een e-mail met een wekelijks rapport als je e-mailmeldingen aan hebt staan.

portfolio delen 3

Als je een portfolio deelt dat enkele privé-projecten bevat, zal de persoon met wie je die portfolio gedeeld hebt, de bovenstaande melding onderaan op het scherm zien.

Portfoliotijdlijn

Met de portfoliotijdlijn kun je de volgorde van initiatieven visualiseren, delen en aanpassen, zodat je je middelen optimaal kunt inzetten en je deadlines kunt halen.

Toegang tot je portfoliotijdlijn

Om toegang te krijgen tot je portfoliotijdlijn, klik je eerst op het tabblad Portfolio's en kies je de gewenste portfolio.

portfoliotijdlijn

Vervolgens klik je op het tabblad Tijdlijn om je portfoliotijdlijn weer te geven.

portfoliotijdlijnweergave

Portfoliotijdlijn-werkbalk

portfoliowerkbalk

Vanuit je portfoliowerkbalk, kun je:

  1. Projecten filteren per dag
  2. Je weergave filteren op dag, week, maand, kwartaal, half of volledig jaar
  3. De kleur instellen of aangepaste velden met een bepaalde kleur kiezen

Je kunt geavanceerd zoeken gebruiken om naar informatie te zoeken binnen een portfolio.

portfolio zoeken

Vanaf je startpagina:

  1. Klik op Zoeken
  2. Klik vervolgens op Geavanceerd zoeken

portfoliotijdlijn zoeken

Vul hier je zoekparameters in en klik op Filter toevoegen en vervolgens op In portfolio's om in je portfolio's te zoeken.

Je kunt ook naar een portfolio zoeken door de portfolio te @vermelden in een beschrijving of reactieveld in Asana. Let op: als de portfolio privé is, moet je toegang hebben tot de portfolio om deze in je zoekresultaten te zien.

Geneste portfolio's

Door portfolio's aan portfolio's toe te voegen kun je je werk over meerdere projecten naadloos integreren en volgen. Zo kun je moeiteloos je werk monitoren en de voortgang ervan communiceren aan belanghebbenden.

Een portfolio aan een portfolio toevoegen

Om een portfolio aan je huidige portfolio toe te voegen, klik je op het pictogram Werk toevoegen en selecteer of typ je de naam van een portfolio.

werk toevoegen 1

Tijdlijn- en werkbelastingweergave in geneste portfolio's

Portfolio's die portfolio's bevatten hebben de tabbladen tijdlijn en werkbelasting uitgeschakeld. Dit kan ongedaan worden gemaakt door alle geneste portfolio's te verwijderen.

Privacy-instellingen van portfolio's

De portfolio-eigenaar heeft de mogelijkheid om een portfolio privé of openbaar te maken.

Als je de portfolio privé maakt, hebben alleen de portfolioleden toegang tot de inhoud van de portfolio en kan die niet in je hele organisatie of werkruimte worden gevonden. Als je de portfolio openbaar maakt, zal die in je hele organisatie of werkruimte te vinden zijn.

Schakelen tussen openbare en privé portfolio-instellingen:

portfolio delen

Vanuit je portfolio:

  1. Klik op het pictogram Delen

portfolio-privacy

Hier kun je kiezen of je de portfolio privé wilt houden of openbaar wilt maken voor je organisatie of werkruimte.

Portfolio's FAQ

Veelgestelde vragen over portfolio's.

Wie kan mijn portfolio zien?

Als je portfolio ingesteld is als openbaar, kan Iedereen waarmee je de URL in de organisatie deelt, je portfolio openen. Zodra ze de URL bezoeken, verschijnt deze automatisch in de sectie recent in de portfolioweergave. Als een van je projecten in de portfolio privé is, krijgen ze een melding te zien onderaan het scherm om te laten weten dat sommige projecten privé zijn.

Alleen portfolioleden hebben toegang tot privé-portfolio's.

Gebeurt er iets met het project wanneer ik het aan mijn portfolio toevoeg?

Ja, je wordt automatisch een projectstatusvolger voor alle projecten. Je krijgt een melding wanneer een van de projecten in je portfolio een statusupdate heeft.

Hoe voeg ik een aangepast veld toe aan mijn portfolio?

Als er een specifieke manier is die jij en je team verkiezen om portfolio's te sorteren, dan kun je deze opslaan als de standaardweergave voor iedereen. Anders kun je vanuit het pictogram velden binnen de portfolioweergave, via een vervolgkeuzemenu klikken op + Veld toevoegen. Van hieruit verschijnt een pop-upvenster waarmee je een aangepast veld kunt toevoegen.

veld toevoegen

Vanaf het tabblad Veld toevoegen kun je:

  1. Een veldtitel toevoegen
  2. Het veldtype selecteren
  3. Een beschrijving toevoegen
  4. Het veld toevoegen aan de veldbibliotheek van je organisatie, zodat het in de hele organisatie kan worden hergebruikt.

Hoe maak ik een aangepast veld vanuit de werkbalk?

Om een aangepast veld toe te voegen vanuit uw werkbalk, klikt u op Aanpassen en vervolgens op +Veld toevoegen.

exporteren

Vanaf het tabblad Veld toevoegen kun je:

  • een veldtitel toevoegen
  • het veldtype selecteren
  • Beschrijving toevoegen
  • Het veld toevoegen aan de veldbibliotheek van je organisatie, zodat het in de hele organisatie kan worden hergebruikt.

Je kunt tot 20 velden per portfolio toevoegen. Vijf velden kunnen ook steeds in de portfolioweergave getoond worden.

Wat zijn de portfoliolimieten?

  • Hoeveel portfolio's kan ik aanmaken? Er is geen limiet

  • Hoeveel portfolio's kunnen er tegelijkertijd in mijn sectie Recent verschijnen? Maximum 20 portfolio's en er is geen tijdslimiet

  • Hoeveel projecten kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 500 (inclusief gearchiveerde projecten)

  • Hoeveel aangepaste velden kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 30

  • Hoeveel aangepaste velden kunnen er tegelijk in de portfolioweergave getoond worden? Maximaal 30

  • Hoeveel e-mailmeldingen met wekelijkse rapporten van mijn portfolio kan ik per week ontvangen? Maximaal 20

  • Hoeveel projecten staan er in elke wekelijkse rapportmail? Maximaal 50, maar via een gegeven link kun je er meer bekijken.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.