Formulieren

Formulieren zijn beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten. Bepaalde functies binnen Formulieren, zoals vertakkingen, koptekst-aanpassing, meerdere formulieren per project en aanpassing van bevestigingsberichten zijn alleen beschikbaar voor Business- en Enterprise-gebruikers.

Met Asana Forms kunt u de standaardiseren hoe het werk voor uw team van start gaat, de nodige informatie verzamelen en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. U kunt Formulieren gebruiken met interne en externe teams, om informatie te verzamelen en te consolideren, en zo min mogelijk wrijving, heen en weer, of misverstanden voor uw team te veroorzaken.

Een formulier maken

Formulieren maken deel uit van elk Asana-project. Als iemand uw formulier invult, verschijnt het als een nieuwe taak in het project waarmee het verbonden is.

Hiervandaan kunt u formulieren maken, bewerken en delen. Uw formulier krijgt dezelfde naam als het project waar het mee verbonden is, maar u kunt de naam van uw formulier wijzigen en een beschrijving toevoegen om de indieners van het formulier aanwijzingen of informatie te geven.

Asana Formulieren worden ook geleverd met twee standaardvragen, naam en e-mail, om ervoor te zorgen dat u de contactgegevens krijgt van de mensen die werk bij uw team aanvragen. U kunt ervoor kiezen om deze vragen te verwijderen wanneer u uw formulier aanmaakt.

Het verwijderen van de e-mailvraag betekent dat de indieners geen e-mailbevestiging meer zullen ontvangen voor hun inzending.

Formuliervertakking

Formuliervertakking is een Business-functie.

Met vertakking van formulieren kunt u vervolgvragen maken die gekoppeld zijn aan bepaalde antwoorden op vervolgkeuzelijsten of meerkeuzevragen.

Wanneer u een formulier maakt, kiest u eerst een vervolgkeuze of een meerkeuze-vraag uit uw vragenlijst. Houd er rekening mee dat u bij beide keuzes specifiek uw eigen vragen moet opnemen.

Van hieruit beweegt u met de muis over het pictogram Een vertakking toevoegen rechts van de door u gekozen vervolgkeuze-optie en klikt erop.

Binnen een vertakking kunt u maximaal vijf vertakkingsniveaus hebben.

Een formulier aanpassen

Zodra een formulier is aangemaakt, kunt u via de rechter zijbalk extra vragen aan uw formulier toevoegen.

Formulierinstellingen

De mogelijkheid om een standaard gevolmachtigde en een aangepast bevestigingsbericht toe te voegen is een Business-functie.

Verbinding aangepast veld

Met aangepast veldverbinding kunt u bijwerken waarmee de antwoorden op formuliervragen in Asana verbonden zijn.

U kunt ook een nieuw aangepast veld maken vanuit het venster *Verbonden met**.

Verbinding datumveld

Voor datumvragen kunt u ook kiezen om de antwoorden op de formuliervragen te koppelen aan de vervaldatum.

Koptekst aanpassen

Aanpassing van de koptekst is een Business-functie.

Om een omslagfoto toe te voegen, klikt u op het pictogram Omslagfoto toevoegen bovenaan uw formulier.

De afmetingen van de afbeelding voor de koptekst zijn 800 x 120 pixels.

Aangepaste branding op formulieren

Enterprise-gebruikers die een logo geüpload hebben naar Asana via hun Beheerdersconsole krijgen de optie om dit logo op hun formulieren te tonen.

Om uw formulier van een eigen merknaam te voorzien, moet u eerst uw bedrijfslogo uploaden. U kunt dit doen via het tabblad Instellingen van uw beheerdersconsole.

Zodra het logo geüpload is, navigeert u naar uw formulier en klikt u op de formuliernaam/-beschrijving. Van hieruit klikt u op Het logo van uw organisatie op dit formulier weergeven.

Bijlagen aan een Formulier toevoegen

U kunt ook bijlagen aan uw formulier toevoegen, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF's en meer kunnen bijvoegen. Elke bijlage die aan een formulier wordt toegevoegd, wordt aan de taak gekoppeld die in uw project wordt aangemaakt zodra het formulier is ingediend.

Om een bijlage toe te voegen, klikt u op het pictogram Bijlage onder uw vragenlijst.

Voorbeeld van een formulier

Terwijl u uw formulier opbouwt, kunt u het op elk moment bekijken om te zien hoe het eruit zal zien voor de indieners van het formulier.

Een formulier delen

Als uw formulier klaar is om te delen, kunt u op de knop Link kopiëren klikken, en de link wordt naar uw klembord gekopieerd. U kunt de link delen met uw teamgenoten in Asana, en ook met iedereen die geen Asana account heeft, en zij zullen het formulier kunnen invullen.

Zodra het formulier ingevuld is, krijgt de indiener van het formulier een bevestigingsbericht te zien, dat hem laat weten dat zijn inzending ontvangen is, en zijn inzending komt als een nieuwe taak in uw project.

Een bevestigings-e-mail met een verslag van de indiening van het formulier wordt ook verzonden nadat het formulier is ingediend.

Het formulier moet een e-mailvraag bevatten en de indiener moet de e-mailvraag invullen om de inzending te kunnen versturen.

Als de indieners in Asana zitten, kunt u ze als taakvolgers toevoegen. Als ze niet in Asana zitten, en u wilt dat ze meevolgen, kunt u een uitnodiging sturen om deel te nemen in Asana.

Je kunt dan volgers toevoegen, werk prioriteren, taakdetails veranderen, en werk vooruit schuiven om ervoor te zorgen dat de taak voltooid wordt.

Insluiten van formulieren op interne of externe websites

Formulieren kunnen nu overal ingesloten worden. Zo kun je inzendingen direct aan je workflow koppelen, zodat je minder werk over werk hebt.

Insluiten op een openbare website

Als je een formulier op een publieke website insluit, zorg dan dat de formulierrechten zijn ingesteld op Iedereen kan toegang krijgen.

De integratiefunctie uitschakelen

Enterprise-Superbeheerders kunnen de integratiefunctie uitschakelen voor hun domein vanaf het tabblad Beveiliging in de Beheerdersconsole.

Formulieren als sjabloon

Door Asana gemaakte sjablonen omvatten formulieren.

Vanuit de projectsjablonen wordt u doorgestuurd naar een formulier voor Creatieve aanvragen, dat alle creatieve aanvragen van uw team zal vastleggen en voor u ordenen.

Wanneer u Sjabloon gebruiken kiest, kunt u de sjabloon een andere naam geven en met uw nieuwe project in Formuliersjabloon aan de slag gaan.

Meerdere formulieren per project

Meerdere formulieren per project is een Business-functie

Omdat elk project een andere doelstelling en functie heeft, is het heel belangrijk om verschillende types input en informatie te consolideren zodat projecten effectief kunnen worden gebruikt. Het is nu mogelijk om meerdere formulieren per project te maken om verschillende soorten werkaanvragen binnen een bepaald project te ondersteunen. De mogelijkheid om meerdere formulieren te maken kan gebruikers en teams enorm helpen bij het verzamelen en incorporeren van verschillende soorten kritische informatie op dezelfde plek. Dit kan de workflows stroomlijnen en 'werk-over-werk', dat de gebruiker vaak extra werk bezorgt, minimaliseren.

Een formulier dupiceren

Wanneer u een project dupliceert, hebt u ook de mogelijkheid om uw formulier te dupliceren. U hoeft alleen maar het selectievakje Formulier aan te vinken bij het dupliceren van het gewenste project.

Formulieren worden automatisch gedupliceerd via door Asana gemaakte sjablonen, aangepaste sjablonen en de API.

Misbruik melden in een formulier

Om misbruik in een formulier te melden, klikt u op Misbruik melden. Het beveiligingsteam van Asana zal verwittigd worden om het incident in kwestie te bekijken en er actie op te ondernemen.