Afdelingen

Voorheen hadden de meeste Asana gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar onze premium versie. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie aan te nemen en omgekeerd voldoen ook abonnementen voor teams niet aan hun behoeften. Met afdelingsabonnementen is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van uw bedrijf. U krijgt daarmee zichtbaarheid en controle voor de personen waarvoor u betaalt. Als u geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen uw organisatie, [neem dan contact op met de afdeling Verkoop.

De beheerdersconsole van een afdeling openen

De beheerdersconsole van een afdeling openen

De beheerdersconsole voor een afdeling openen:

  1. Klik op uw profielfoto
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole

Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.

Alle leden van een afdeling beheren

Leden beheren

Vanaf het tabblad Leden kunt u:

  1. Leden verwijderen uit uw afdeling door met de muis over een naam te bewegen en op Verwijderen te klikken
  2. Nieuwe leden Uitnodigen om lid te worden van een team in uw afdeling

Een lid in uw afdeling deactiveren

Om een persoon uit uw afdeling te verwijderen, navigeert u naar het tabblad Leden van uw beheerdersconsole.

Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.

lid verwijderen 1

lid verwijderen 2

Op het volgende tabblad kunt u:

  1. Het lid kiezen aan wie u de taken opnieuw wilt toewijzen
  2. Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen

Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in uw ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

lid verwijderen 3

Wat gebeurt er met de taken van het lid waarvan de toestemmingen zijn ingetrokken?

Nadat u iemand uit uw afdeling hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. U kunt dit project aan uzelf of aan een ander lid van uw afdeling toewijzen. Hierdoor kunt u makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat u voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk kunt toewijzen aan uzelf of andere leden van de afdeling.

De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.

Een gedeactiveerd lid herstellen

Herstel een gedeactiveerd lid door zijn of haar naam te vinden in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het pictogram met de drie puntjes en selecteer Herstellen.

herstellen 1

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

herstellen 2

Als het heractiveren mislukt, ontvangt de beheerder van uw afdeling een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op lidtype

Op het tabblad Leden van uw beheerdersconsole kunt u uw ledenlijst filteren op lidtype. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast het lidtypefilter en kies tussen Allemaal, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

lidtypefilter

Een nieuw team in een afdeling maken

U kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.

Team maken 1

Een team in een afdeling maken:

  1. Klik in het tabblad Teams in de beheerdersconsole op Teams toevoegen
  2. Ga naar het einde van de lijst en klik op Nieuw team maken

Een team maken 2

Vanuit het dialoogvenster Nieuw team maken kunt u:

  1. Een naam voor het team invoeren
  2. Teamleden uitnodigen
  3. Het team instellen als Verborgen of Lidmaatschap op aanvraag en vervolgens op de knop Team maken klikken

Teams in een afdeling beheren

Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.

Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.

Een team aan uw afdeling toevoegen

Teams toevoegen 1

Team(s) aan een afdeling toevoegen:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams in de beheerdersconsole
  2. Selecteer Teams toevoegen

Teams toevoegen 2

Vanuit de pop-up Teams toevoegen:

  1. Selecteer de teams in uw organisatie die u wil toevoegen aan de afdeling
  2. Zodra u hiermee klaar bent, klikt u op Teams toevoegen

Een team uit uw afdeling verwijderen

Een team verwijderen

Een team verwijderen uit een afdeling:

  1. Beweeg met de muis over een team en klik op het driepunten-pictogram dat verschijnt
  2. Selecteer Team uit afdeling verwijderen

Het is niet mogelijk om in een afdeling een team te hebben dat voor de organisatie openbaar is.

Teamgegevens exporteren naar CSV

Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.

CSV exporteren

Vanaf uw beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams
  2. Klik op CSV exporteren

U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Meerdere beheerders

U kunt meer dan één beheerder in een afdeling weergeven en toewijzen. Afdelingsbeheerders kunnen hun beheerdersverantwoordelijkheden verdelen over andere leden van de organisatie en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.

Deze functie is geschikt voor grote afdelingen omdat het complete beheer van een afdeling niet de verantwoordelijkheid van één persoon hoeft te zijn.

beheerderstoegang verlenen 1

Beheerrechten verlenen:

  1. Klik op Profielinstellingen bewerken

Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.

beheerderstoegang verlenen 2

Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad Beveiliging

Hier kunt u een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.

beheerderstoegang 2

Vanaf het tabblad Beveiliging op de beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar Aanvullende instellingen
  2. Ga naar Beheerderstoegang en klik op de pijl

beheerderstoegang 2

Er verschijnt een pop-upvenster met de optie Een beheerder toevoegen. Van hier wordt u doorgestuurd naar het Ledenframe waar u kunt bepalen aan wie u beheerderstoegang wilt verlenen.

U kunt alleen een beheerder zijn van een team waar u lid van bent.

Factureringsbeheer voor een afdeling

Facturering beheren

Vanaf het tabblad Facturering kunt u :

  1. De details van uw abonnement bekijken en aanpassen
  2. Uw betalingsgegevens aanpassen
  3. Uw laatste factuur bekijken of downloaden

Selfservice-facturering

Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen en hebben de vrijheid de door hen zelf opgestelde facturen te beheren (self-billing).

Ze kunnen ook de frequentie van de facturen veranderen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.

De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders (Admins) kunnen leden toevoegen en verwijderen en teams toevoegen en verwijderen.

Seats toevoegen en verminderen

In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kunt u: zien hoeveel seats er nog over zijn in uw afdeling, hoeveel seats uw abonnement omvat, meer seats toevoegen of het aantal seats verminderen.

Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen.

creditcard

Leden toevoegen aan of verwijderen uit een handmatig abonnement

handmatig abonnement

De Betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt u waar u staat met betrekking tot uw handmatige factuur of dat u met een creditcard betaald.

De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen

Vanaf het tabblad Facturering kunt u overschakelen naar een jaarabonnement. U hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.

maandelijks-jaarlijks

Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen

Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn.

fb opnieuw toewijzen

Vanaf het tabblad Facturering op de beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar Factureringsbeheerder en klik op Factureringsbeheerder wijzigen
  2. Typ de naam of het e-mailadres van de volgende factureringsbeheerder in of selecteer er een uit het vervolgkeuzemenu
  3. Wanneer u uw keuze hebt gemaakt, klikt u op Factureringsbeheerder wijzigen om uw keuze te bevestigen

fb opnieuw toewijzen

fb opnieuw toewijzen

De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor deze account.

SAML voor Enterprise-afdelingen

SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. Voorheen was SAML alleen beschikbaar voor onze Enterprise-organisaties. Nu kan SAML echter ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van die afdeling wanneer u een Enterprise-afdelingsabonnement koopt. Als u een Enterprise-afdelingsabonnement heeft en SAML wil inschakelen, kunt u het volgende formulier invullen.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.

Kies uw taal

Het selecteren van een taal wijzigt de taal en/of inhoud op asana.com