Afdelingen

Voorheen hadden de meeste Asana-gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar een betaald abonnement. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie, of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie te nemen en anderzijds voldoen team-abonnementen ook niet helemaal aan hun behoeften. Met een Afdeling is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van je bedrijf. Je krijgt daarmee zichtbaarheid en controle over de personen waarvoor je betaalt en welke gegevens dit omvat. Als je geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen je organisatie, neem dan contact op met verkoop.

De beheerdersconsole van een afdeling openen

De beheerdersconsole van een afdeling openen

De beheerdersconsole voor een afdeling openen:

  1. Klik op je profielfoto
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole

Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.

Alle leden van een afdeling beheren

Leden beheren

Op het tabblad leden kun je:

  1. Leden uit je organisatie en afdeling verwijderen door met de muis over een naam te gaan enop Verwijderen te klikken
  2. Nieuwe leden uitnodigen om lid te worden van een team in je afdeling

Een lid in je afdeling deactiveren

Om een persoon uit je organisatie te verwijderen via je afdelingsbeheerderconsole, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.

Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra je de persoon hebt gevonden, klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je verwijderen.

lid verwijderen 1

lid verwijderen 2

Op het volgende tabblad kun je:

  1. Het lid kiezen aan wie je de taken opnieuw wilt toewijzen
  2. Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.

Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in je ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

lid verwijderen 3

Wat gebeurt er met de taken van een persoon die is gedeactiveerd?

Nadat je iemand uit je organisatie hebt gedeactiveerd via de afdelingsbeheerderconsole, zal er automatisch een privéproject met zijn of haar eerder toegewezen taken gegenereerd worden. Je kunt deze taken vervolgens aan jezelf of een ander lid van je afdeling toewijzen. Zo kun je makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat je voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk kunt toewijzen aan jezelf of andere leden van de afdeling.

De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.

Een gedeactiveerd lid herstellen

Je kunt een gedeactiveerd lid herstellen door zijn of haar naam op te zoeken in je tabblad Leden. Vervolgens klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je Herstellen.

herstellen 1

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

herstellen 2

Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op lidtype

Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor Type lid en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

lidtypefilter

Een nieuw team in een afdeling maken

Je kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.

Een team maken 1

Een team in een afdeling maken:

  1. Klik in het tabblad Teams in de beheerdersconsole op Teams toevoegen
  2. Ga naar het einde van de lijst en klik op Nieuw team maken

Een team maken 2

Vanuit het dialoogvenster nieuw team maken, kun je:

  1. Een naam voor het team invoeren
  2. Teamleden uitnodigen
  3. Het team instellen als Privé of Lidmaatschap op aanvraag en vervolgens op de knop Team maken klikken

Teams in een afdeling beheren

Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.

Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.

Een team aan je afdeling toevoegen

Teams toevoegen 1

Teams aan een afdeling toevoegen:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams in de beheerdersconsole
  2. Selecteer Teams toevoegen

Het is niet mogelijk een team aan een afdeling toe te voegen als het team al een betaald abonnement of proefabonnement heeft. Als je het proefabonnement of abonnement van een team moet verwijderen om het naar een afdeling te verplaatsen, moet de factureringsbeheerder het proefabonnement of abonnement annuleren. Aarzel niet om contact op te nemen met het ondersteuningsteam als je hulp nodig hebt.

Teams toevoegen 2

Vanuit de pop-up teams toevoegen:

  1. Selecteer de teams in je organisatie die je wilt toevoegen aan de afdeling
  2. Zodra je hiermee klaar bent, klik je op Teams toevoegen

Een team uit je afdeling verwijderen

Een team verwijderen

Een team verwijderen uit een afdeling:

  1. Beweeg met de muis over een team en klik op het driepunten-pictogram dat verschijnt
  2. Selecteer Team uit afdeling verwijderen

Het is niet mogelijk om een team te hebben in een afdeling die openbaar is voor de organisatie. Teams binnen afdelingen zijn ofwel privé, of vereisen lidmaatschap op aanvraag.

Teamgegevens exporteren naar CSV

Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.

CSV exporteren

Vanaf je beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams
  2. Klik op CSV exporteren

Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Meerdere beheerders

Afdelingen kunnen meerdere beheerders hebben. Adelingsbeheerders kunnen andere leden van de afdeling tot beheerders benoemen, en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.

Deze functie is geschikt voor grote afdelingen waarvoor het misschien niet realistisch is dat alle beheertaken door één persoon worden verricht.

beheerderstoegang verlenen 1

Beheerderstoegang verlenen:

  1. Klik op Profielinstellingen bewerken

Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.

beheerderstoegang verlenen 2

Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad beveiliging

Hier kun je een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.

beheerderstoegang 2

Vanaf het tabblad Beveiliging op de beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar Aanvullende instellingen
  2. Ga naar Beheerderstoegang en klik op de pijl

beheerderstoegang 2

Er verschijnt een pop-upvenster met de optie Een beheerder toevoegen. Hiervandaan wordt je doorgestuurd naar het ledenframe waar je kunt bepalen aan wie je beheerderstoegang wilt verlenen.

Factureringsbeheer voor een afdeling

Facturering beheren

Vanaf het tabblad Facturering kun je:

  1. De details van je abonnement bekijken en aanpassen
  2. Je betalingsgegevens aanpassen
  3. Je laatste factuur bekijken of downloaden

Selfservice-facturering

Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen, en hebben de vrijheid hun facturen zelf te beheren.

Ze kunnen ook de frequentie van de facturen wijzigen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.

De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders kunnen leden toevoegen of verwijderen en teams toevoegen of verwijderen.

Seats toevoegen en verminderen

In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kun je: zien hoeveel seats er nog over zijn in je afdeling, hoeveel seats je abonnement omvat, meer seats toevoegen, of het aantal seats verminderen.

Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen

creditcard

Seats toevoegen aan of verwijderen uit een handmatig abonnement

handmatig abonnement

De Betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt je of betaalt via een handmatige factuur of met een creditcard.

De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen

Vanaf het tabblad Facturering kun je overschakelen naar een jaarabonnement. Je hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.

maandelijks-jaarlijks

Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen

Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn. Gasten van een organisatie kunnen geen factureringsbeheerders worden.

fb opnieuw toewijzen

Vanaf het tabblad Facturering op de beheerdersconsole:

  1. Navigeer naar Factureringsbeheerder en klik op Factureringsbeheerder wijzigen
  2. Typ de naam of het e-mailadres van de volgende factureringsbeheerder in of selecteer er een uit het vervolgkeuzemenu
  3. Wanneer je je keuze hebt gemaakt, klik je op Factureringsbeheerder wijzigen om je keuze te bevestigen

fb opnieuw toewijzen

fb opnieuw toewijzen

De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor dit abonnement. Elke beheerder van de afdeling kan indien nodig beheerderstoestemmingen van een ander intrekken.

SAML voor Enterprise-afdelingen

SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. Voorheen was SAML alleen beschikbaar voor onze Enterprise-organisaties. Nu kan SAML echter ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van die afdeling wanneer je een Enterprise-afdelingsabonnement koopt. Als je een Enterprise-afdelingsabonnement hebt en SAML wil inschakelen, kun je het volgende formulier invullen.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.