Afdelingen
- Ga vooruit naar
- De beheerdersconsole voor een afdeling openen
- Leden beheren
- Een gebruiker uit je afdeling verwijderen
- Een organisatielid uitschakelen via de beheerdersconsole van de divisie
- Een gedeactiveerd lid herstellen
- Filteren op lidtype
- Een nieuw team in een afdeling maken
- Teams toevoegen en verwijderen
- Meerdere beheerders
- Factureringsinformatie
- SAML voor Enterprise-afdelingen
Voorheen hadden de meeste Asana-gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar een betaald abonnement. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie, of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie te nemen en anderzijds voldoen team-abonnementen ook niet helemaal aan hun behoeften. Met een Afdeling is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van je bedrijf. Je krijgt daarmee zichtbaarheid en controle over de personen waarvoor je betaalt en welke gegevens dit omvat. Als je geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen je organisatie, neem dan contact op met verkoop.
De beheerdersconsole van een afdeling openen

De beheerdersconsole voor een afdeling openen:
- Klik op je profielfoto
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole
Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.
Alle leden van een afdeling beheren

Op het tabblad leden kun je:
- Leden alleen uit je afdeling verwijderen door met de muis over een naam te gaan en op Verwijderen te klikken
- Nieuwe leden uitnodigen om lid te worden van een team in je afdeling
Een gebruiker uit je afdeling verwijderen
Afdelingbeheerders kunnen gebruikers uit hun afdeling verwijderen via het tabblad Leden van de afdelingsbeheerdersconsole. Het verwijderen van een gebruiker uit de afdelig zal het account van de gebruiker niet deactiveren, noch zal deze actie de gebruiker uit de organisatie verwijderen. Het verwijderen van een organisatielid uit een afdeling zorgt ervoor dat het lid geen ruimte inneemt op een betaald abonnement. Gasten kunnen op dezelfde manier verwijderd worden.
Het verwijderen van een gebruiker uit een afdeling verwijdert de gebruiker niet uit de organisatie, of andere teams of divisies waar hij deel van uitmaakt. Zie Een organisatielid deactiveren via de afdelingsbeheerdersconsole hieronder voor instructies over hoe je in plaats daarvan een organisatielid kunt deactiveren.
Een organisatielid deactiveren via de afdelingsbeheerdersconsole
Om een persoon uit je organisatie te verwijderen via je afdelingsbeheerderconsole, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.
Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra je de persoon hebt gevonden, klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je verwijderen.


Op het volgende tabblad kun je:
- Het lid kiezen aan wie je de taken opnieuw wilt toewijzen
- Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.
Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in je ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

Wat gebeurt er met de taken van een persoon die is gedeactiveerd?
Nadat je iemand uit je organisatie hebt gedeactiveerd via de afdelingsbeheerderconsole, zal er automatisch een privéproject met zijn of haar eerder toegewezen taken gegenereerd worden. Je kunt deze taken vervolgens aan jezelf of een ander lid van je afdeling toewijzen. Zo kun je makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.
Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat je voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk kunt toewijzen aan jezelf of andere leden van de afdeling.
De tijd van de uitschakeling verschijnt in de kolom Laatste activiteit.
Een gedeactiveerd lid herstellen
Je kunt een gedeactiveerd lid herstellen door zijn of haar naam op te zoeken in je tabblad Leden. Vervolgens klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je Herstellen.

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.
Filteren op lidtype
Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor Type lid en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

Een nieuw team in een afdeling maken
Je kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.

Een team in een afdeling maken:
- Klik in het tabblad Teams in de beheerdersconsole op Teams toevoegen
- Ga naar het einde van de lijst en klik op Nieuw team maken

Vanuit het dialoogvenster nieuw team maken, kun je:
- Een naam voor het team invoeren
- Teamleden uitnodigen
- Het team instellen als Privé of Lidmaatschap op aanvraag en vervolgens op de knop Team maken klikken
Teams in een afdeling beheren
Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.
Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.
Een team aan je afdeling toevoegen

Teams aan een afdeling toevoegen:
- Navigeer naar het tabblad Teams in de beheerdersconsole
- Selecteer Teams toevoegen
Het is niet mogelijk een team aan een afdeling toe te voegen als het team al een betaald abonnement of proefabonnement heeft. Als je het proefabonnement of abonnement van een team moet verwijderen om het naar een afdeling te verplaatsen, moet de factureringsbeheerder het proefabonnement of abonnement annuleren. Aarzel niet om contact op te nemen met het ondersteuningsteam als je hulp nodig hebt.

Vanuit de pop-up teams toevoegen:
- Selecteer de teams in je organisatie die je wilt toevoegen aan de afdeling
- Zodra je hiermee klaar bent, klik je op Teams toevoegen
Het is niet mogelijk om een team te hebben in een afdeling die openbaar is voor de organisatie. Teams binnen afdelingen zijn ofwel privé, of vereisen lidmaatschap op aanvraag.
Een team uit je afdeling verwijderen

Een team verwijderen uit een afdeling:
- Beweeg met de muis over een team en klik op het driepunten-pictogram dat verschijnt
- Selecteer Team uit afdeling verwijderen
Je moet een team uit een afdeling verwijderen voordat het kan worden verwijderd.
Teamgegevens exporteren naar CSV
Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.

Vanaf je beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Teams
- Klik op CSV exporteren
Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Meerdere beheerders
Afdelingen kunnen meerdere beheerders hebben. Adelingsbeheerders kunnen andere leden van de afdeling tot beheerders benoemen, en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.
Deze functie is geschikt voor grote afdelingen waarvoor het misschien niet realistisch is dat alle beheertaken door één persoon worden verricht.

Beheerderstoegang verlenen:
- Klik op Profielinstellingen bewerken
Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.

Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad beveiliging
Hier kun je een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.

Vanaf het tabblad Beveiliging op de beheerdersconsole:
- Navigeer naar Aanvullende instellingen
- Ga naar Beheerderstoegang en klik op de pijl

Er verschijnt een pop-upvenster met de optie Een beheerder toevoegen. Hiervandaan wordt je doorgestuurd naar het ledenframe waar je kunt bepalen aan wie je beheerderstoegang wilt verlenen.
Factureringsbeheer voor een afdeling

Vanaf het tabblad Facturering kun je:
- De details van je abonnement bekijken en aanpassen
- Je betalingsgegevens aanpassen
- Je laatste factuur bekijken of downloaden
Selfservice-facturering
Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen, en hebben de vrijheid hun facturen zelf te beheren.
Ze kunnen ook de frequentie van de facturen wijzigen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.
De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders kunnen leden toevoegen of verwijderen en teams toevoegen of verwijderen.
Seats toevoegen en verminderen
In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kun je: zien hoeveel seats er nog over zijn in je afdeling, hoeveel seats je abonnement omvat, meer seats toevoegen, of het aantal seats verminderen.
Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen

Seats toevoegen aan of verwijderen uit een handmatig abonnement

De Betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt je of betaalt via een handmatige factuur of met een creditcard.
De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen
Vanaf het tabblad Facturering kun je overschakelen naar een jaarabonnement. Je hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.

Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen
Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn. Gasten van een organisatie kunnen geen factureringsbeheerders worden.

Vanaf het tabblad Facturering op de beheerdersconsole:
- Navigeer naar Factureringsbeheerder en klik op Factureringsbeheerder wijzigen
- Typ de naam of het e-mailadres van de volgende factureringsbeheerder in of selecteer er een uit het vervolgkeuzemenu
- Wanneer je je keuze hebt gemaakt, klik je op Factureringsbeheerder wijzigen om je keuze te bevestigen


De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor dit abonnement. Elke beheerder van de afdeling kan indien nodig beheerderstoestemmingen van een ander intrekken.
SAML voor Enterprise-afdelingen
SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. Voorheen was SAML alleen beschikbaar voor onze Enterprise-organisaties. Nu kan SAML echter ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van die afdeling wanneer je een Enterprise-afdelingsabonnement koopt. Als je een Enterprise-afdelingsabonnement hebt en SAML wil inschakelen, kun je het volgende formulier invullen.