Afdelingen

Voorheen hadden de meeste Asana-gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar een betaald abonnement. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie, of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie te nemen en anderzijds voldoen team-abonnementen ook niet helemaal aan hun behoeften. Met een Afdeling is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van je bedrijf. Je krijgt daarmee zichtbaarheid en controle over de personen waarvoor je betaalt en welke gegevens dit omvat. Als je geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen je organisatie, neem dan contact op met verkoop.

De beheerdersconsole van een afdeling openen

Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.

Alle leden van een afdeling beheren

Een lid in je afdeling deactiveren

Om een persoon uit je organisatie te verwijderen via je afdelingsbeheerderconsole, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.

Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra je de persoon hebt gevonden, klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je verwijderen.

Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in je ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

Wat gebeurt er met de taken van een persoon die is gedeactiveerd?

Nadat je iemand uit je organisatie hebt gedeactiveerd via de afdelingsbeheerderconsole, zal er automatisch een privéproject met zijn of haar eerder toegewezen taken gegenereerd worden. Je kunt deze taken vervolgens aan jezelf of een ander lid van je afdeling toewijzen. Zo kun je makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat je voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk kunt toewijzen aan jezelf of andere leden van de afdeling.

De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.

Een gedeactiveerd lid herstellen

Je kunt een gedeactiveerd lid herstellen door zijn of haar naam op te zoeken in je tabblad Leden. Vervolgens klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je Herstellen.

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op lidtype

Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor Type lid en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

Een nieuw team in een afdeling maken

Je kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.

Teams in een afdeling beheren

Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.

Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.

Een team aan je afdeling toevoegen

Het is niet mogelijk een team aan een afdeling toe te voegen als het team al een betaald abonnement of proefabonnement heeft. Als je het proefabonnement of abonnement van een team moet verwijderen om het naar een afdeling te verplaatsen, moet de factureringsbeheerder het proefabonnement of abonnement annuleren. Aarzel niet om contact op te nemen met het ondersteuningsteam als je hulp nodig hebt.

Een team uit je afdeling verwijderen

Het is niet mogelijk om een team te hebben in een afdeling die openbaar is voor de organisatie. Teams binnen afdelingen zijn ofwel privé, of vereisen lidmaatschap op aanvraag.

Teamgegevens exporteren naar CSV

Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.

Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Meerdere beheerders

Afdelingen kunnen meerdere beheerders hebben. Adelingsbeheerders kunnen andere leden van de afdeling tot beheerders benoemen, en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.

Deze functie is geschikt voor grote afdelingen waarvoor het misschien niet realistisch is dat alle beheertaken door één persoon worden verricht.

Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.

Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad beveiliging

Hier kun je een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.

Factureringsbeheer voor een afdeling

Selfservice-facturering

Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen, en hebben de vrijheid hun facturen zelf te beheren.

Ze kunnen ook de frequentie van de facturen wijzigen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.

De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders kunnen leden toevoegen of verwijderen en teams toevoegen of verwijderen.

Seats toevoegen en verminderen

In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kun je: zien hoeveel seats er nog over zijn in je afdeling, hoeveel seats je abonnement omvat, meer seats toevoegen, of het aantal seats verminderen.

Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen

Seats toevoegen aan of verwijderen uit een handmatig abonnement

De Betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt je of betaalt via een handmatige factuur of met een creditcard.

De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen

Vanaf het tabblad Facturering kun je overschakelen naar een jaarabonnement. Je hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.

Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen

Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn. Gasten van een organisatie kunnen geen factureringsbeheerders worden.

De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor dit abonnement. Elke beheerder van de afdeling kan indien nodig beheerderstoestemmingen van een ander intrekken.

SAML voor Enterprise-afdelingen

SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. Voorheen was SAML alleen beschikbaar voor onze Enterprise-organisaties. Nu kan SAML echter ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van die afdeling wanneer je een Enterprise-afdelingsabonnement koopt. Als je een Enterprise-afdelingsabonnement hebt en SAML wil inschakelen, kun je het volgende formulier invullen.