Afdelingen

Voorheen hadden de meeste Asana gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar onze premium versie. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie aan te nemen en omgekeerd voldoen ook abonnementen voor teams niet aan hun behoeften. Met afdelingsabonnementen is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van uw bedrijf. U krijgt daarmee zichtbaarheid en controle voor de personen waarvoor u betaalt. Als u geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen uw organisatie, [neem dan contact op met de afdeling Verkoop.

De beheerdersconsole van een afdeling openen

Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.

Alle leden van een afdeling beheren

Een lid in uw afdeling deactiveren

Om een persoon uit uw afdeling te verwijderen, navigeert u naar het tabblad Leden van uw beheerdersconsole.

Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.

Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in uw ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

Wat gebeurt er met de taken van het lid waarvan de toestemmingen zijn ingetrokken?

Nadat u iemand uit uw afdeling hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. U kunt dit project aan uzelf of aan een ander lid van uw afdeling toewijzen. Hierdoor kunt u makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat u voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk kunt toewijzen aan uzelf of andere leden van de afdeling.

De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.

Een gedeactiveerd lid herstellen

Herstel een gedeactiveerd lid door zijn of haar naam te vinden in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het pictogram met de drie puntjes en selecteer Herstellen.

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

Als het heractiveren mislukt, ontvangt de beheerder van uw afdeling een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op lidtype

Op het tabblad Leden van uw beheerdersconsole kunt u uw ledenlijst filteren op lidtype. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast het lidtypefilter en kies tussen Allemaal, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

Een nieuw team in een afdeling maken

U kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.

Teams in een afdeling beheren

Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.

Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.

Een team aan uw afdeling toevoegen

Een team uit uw afdeling verwijderen

Het is niet mogelijk om in een afdeling een team te hebben dat voor de organisatie openbaar is.

Teamgegevens exporteren naar CSV

Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.

U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Meerdere beheerders

U kunt meer dan één beheerder in een afdeling weergeven en toewijzen. Afdelingsbeheerders kunnen hun beheerdersverantwoordelijkheden verdelen over andere leden van de organisatie en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.

Deze functie is geschikt voor grote afdelingen omdat het complete beheer van een afdeling niet de verantwoordelijkheid van één persoon hoeft te zijn.

Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.

Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad Beveiliging

Hier kunt u een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.

U kunt alleen een beheerder zijn van een team waar u lid van bent.

Factureringsbeheer voor een afdeling

Selfservice-facturering

Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen en hebben de vrijheid de door hen zelf opgestelde facturen te beheren (self-billing).

Ze kunnen ook de frequentie van de facturen veranderen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.

De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders (Admins) kunnen leden toevoegen en verwijderen en teams toevoegen en verwijderen.

Seats toevoegen en verminderen

In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kunt u: zien hoeveel seats er nog over zijn in uw afdeling, hoeveel seats uw abonnement omvat, meer seats toevoegen of het aantal seats verminderen.

Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen.

Leden toevoegen aan of verwijderen uit een handmatig abonnement

De Betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt u waar u staat met betrekking tot uw handmatige factuur of dat u met een creditcard betaald.

De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen

Vanaf het tabblad Facturering kunt u overschakelen naar een jaarabonnement. U hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.

Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen

Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn.

De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor deze account.

SAML voor Enterprise-afdelingen

SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. Voorheen was SAML alleen beschikbaar voor onze Enterprise-organisaties. Nu kan SAML echter ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van die afdeling wanneer u een Enterprise-afdelingsabonnement koopt. Als u een Enterprise-afdelingsabonnement heeft en SAML wil inschakelen, kunt u het volgende formulier invullen.