Beheerdersconsole
- Ga vooruit naar
- De beheerdersconsole openen
- Inzichten
- Leden beheren
- Een lid in je organisatie uitschakelen
- Een uitgeschakeld lid herstellen
- Filteren op lidtype
- Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV
- Teamgegevens exporteren naar CSV
- Teams beheren
- Privacy-instellingen team
- Tijdsperiodes beheren
- Factureringsinformatie beheren
- De grootte en het niveau van je abonnement veranderen of bewerken
- Beveiliging
- Besturingselementen voor het uitnodigen van gasten
- E-mail beveiligingscontact
- Google SSO
- SAML
- Time-out SAML-sessie
- Besturingselementen voor de bewerkbaarheid van profielvelden
- Instellingen
- Domein exporteren
- Apps
- Toegang tot bronnen en vragen beantwoorden over het product
- Bestandsbijlagen uitschakelen
De beheerdersconsole biedt alle Asana-beheerders en -superbeheerders de beheermogelijkheden die ze nodig hebben om Asana binnen hun organisaties te gebruiken.
De beheerdersconsole openen
De beheerdersconsole openen:
- Klik op je profielfoto
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole
Krijg inzichten in uw organisatie {#gl-insights}
Op het tabblad Inzichten kun je:
- Inzicht krijgen in hoe je organisatie Asana gebruikt door middel van cijfers op hoog niveau
- Recent toegevoegde teamgenoten bekijken
- De meest invloedrijke leden in je organisatie bekijken (actieve leden die de meeste uitnodigingen hebben verzonden, teams hebben aangemaakt en projecten hebben gedeeld in Asana)
- Met Business kun je een gedetailleerd historisch overzicht van activiteiten weergeven om trends te spotten in het Asana-gebruik van je organisatie.
Alle leden in een organisatie beheren
Op het tabblad Leden kun je zien hoeveel leden en gasten je hebt in je Asana-organisatie, alsook hoeveel seats je beschikbaar hebt. Als je leden wilt toevoegen, beheerderstoegang wilt verlenen of een lid wilt verwijderen, kun je dit eenvoudig doen.
Op het tabblad Leden kun je:
- Nieuwe leden Uitnodigen om lid te worden van een team in je organisatie
- Het aantal leden, gasten, nog niet beantwoorde uitnodigingen en het aantal beschikbare plaatsen in je organisatie identificeren
- Naar iemand in je organisatie Zoeken
- De naam van elke persoon bekijken, zien of ze een beheerder, lid of gast zijn, en wanneer ze voor het laatst actief waren in je organisatie
- Profielinstellingen bewerken of verwijderen door je muis over hun naam te bewegen, op het driepunten-pictogram te klikken en één van de opties te kiezen.
Een lid in je organisatie uitschakelen
Om een persoon uit je organisatie te verwijderen, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.
Zoek de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra je de persoon hebt gevonden, klik je op het driepunten-pictogram en selecteer je verwijderen.
Op het volgende tabblad kun je:
- Het lid kiezen aan wie je de taken opnieuw wilt toewijzen
- Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.
Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in je ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.
Wat gebeurt er met de taken van de persoon waarvan de toestemmingen zijn ingetrokken?
Nadat je iemand uit je organisatie hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. Je kunt dit project aan jezelf of aan een ander lid van je organisatie toewijzen. Hierdoor kun je makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.
Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken zodat je voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs bulksgewijs kunt toewijzen aan jezelf of andere leden van de organisatie.
De tijd van de uitschakeling verschijnt in de kolom Laatste activiteit.
Een gedeactiveerd lid herstellen
Herstel een gedeactiveerd lid door zijn of haar naam te vinden in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het driepunten-pictogram en selecteer Herstellen.
Selecteer in het volgende venster Herstellen.
Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.
Filteren op lidtype
Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor type lid en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.
Teamtoegang
Het tabblad Teamtoegang op de Mijn instelling van een lid biedt beheerders inzicht in waar specifieke gebruikers toegang toe hebben en de mogelijkheid om de lidmaatschapsstatus te bewerken.
Vanuit Profielinstellingen bewerken kunnen beheerders naar Mijn instellingen van een lid navigeren om toegang te krijgen tot teams en deze te beheren.
Toegang tot mijn instellingen van een lid:
- Klik op het driepunten-pictogram tegenover een geselecteerd lid om opties weer te geven
- Klik in de vervolgkeuzelijst op Profielinstellingen bewerken
Navigeer hiervandaan naar Teamtoegang waar je door teams kunt bladeren, de teamtoegang kunt bewerken en leden aan teams kunt toevoegen en uit teams kunt verwijderen.
Klik op Teamtoegang om:
- De teams weer te geven waar een gebruiker lid van is
- Een gebruiker aan een team in de organisatie toe te voegen
- Het vinkje weg te halen om een gebruiker uit een team te verwijderen
- Je wijzigingen na elke update op te slaan
Leden sorteren op naam, type en laatste activiteit
Je kunt ook je lid, gasttype en laatste activiteit op naam sorteren (alfabetische volgorde of omgekeerd alfabetische volgorde), zodat je kunt zien hoe recent iemand zich voor het laatst bij de organisatie heeft aangemeld en of er nog uitnodigingen openstaan.
Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV
Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV:
- Klik op het tabblad Leden op het driepunten-pictogram
- Klik op CSV van leden aanvragen
Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:
- Naam
- E-mailadres
- Afdeling
- Datum dat de persoon lid werd van de organisatie
- Uitgenodigd door
- E-mailadres persoon die uitnodigde
- Eerste logindatum
- Loginmethode
- MFA-status
- Laatste activiteit
- Type
- Aantal teams
- Teams
- Aantal projecten
- Projecten
Teams beheren
Vanaf het tabblad teams kun je:
- Een nieuw team in je organisatie maken
- Van elk team de naam, het aantal leden, de privacytoestemmingen, aanmaakdatum en maker bekijken
- Een team bewerken door met je muis over het driepunten-pictogram naast het veld Gemaakt door te bewegen en te klikken op de optie Team bewerken
Teamgegevens exporteren naar CSV
Superbeheerders van een betaalde organisatie of afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad teams op hun beheerdersconsole.
Teamgegevens exporteren naar CSV:
- Navigeer naar het tabblad Teams
- Klik op CSV exporteren
Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:
- Team
- Aantal leden
- Privacy
- Gemaakt op
- Beschrijving
- Leden (e-mail)
- Leden met beperkte toegang (e-mail)
- Uitnodiging in behandeling (e-mail)
CSV-exports van organisaties en afdelingen helpen beheerders bij te houden welke afdelingen Asana gebruiken en zo het seatgebruik te controleren en de centrale facturering binnen IT te beheren. Het veld Afdeling of team kan automatisch ingevuld worden door onze SCIM-integraties met Azure AD en Okta te gebruiken.
Grote organisaties kunnen baat hebben bij CSV-exporten wanneer ze terugboekingen van afdelingen willen faciliteren.
Privacy-instellingen team
Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen een standaard privacyniveau voor teams in hun organisatie instellen.
Na het instellen zullen dit de vooraf geselecteerde opties zijn bij het maken van een nieuw team. Makers van een team blijven de mogelijkheid hebben andere privacyniveaus in te stellen als ze dat willen.
Om de standaard privacy-instellingen in te stellen navigeer je naar de beheerdersconsole en klik je op het tabblad Beveiliging. Vervolgens klik je op Privacy-instellingen team.
Vanaf het volgende tabblad kun je je standaardinstellingen kiezen.
Tijdsperiodes beheren
Asana stelt standaard een boekjaar in voor alle organisaties, en nieuwe doelen zullen onmiddellijk tijdsperiodes krijgen. Deze tijdsperiodes helpen je om Asana af te stemmen op je boekjaar en kunnen worden gebruikt voor bedrijfs- en teamdoelen. De standaard startdatum van het jaar is 1 januari, maar je kunt je beheerdersconsole gebruiken om dit te wijzigen.
Klik in je beheerdersconsole op het tabblad Instellingen en daarna op Tijdsperiodes Selecteer vervolgens de periode die overeenkomt met het jaarlijkse werkritme van je organisatie en kies wanneer je deze periodewijziging wilt laten ingaan. Tijdsperiodes gelden voor de hele organisatie en je moet een beheerder zijn om deze tijdsperiodes te kunnen bijwerken. Alleen beheerders van organisaties en werkruimtes kunnen tijdsperiodes bijwerken via de beheerdersconsole. Alle andere beheerders moeten contact opnemen met het ondersteuningsteam om tijdsperiodes bij te werken.
Individuele gebruikers kunnen ook handmatig periodes toevoegen aan bestaande doelen. Wanneer beheerders wijzigingen aanbrengen in hun fiscale jaar, dan worden deze wijzigingen weergegeven en toegepast op alle doelen waar er geen aangepaste vervaldatum is, of die afwijkt van het datumbereik van de periode.
Factureringsinformatie beheren
De factureringsbeheerder van een Premium-organisatie, die ook de beheerder is, kan toegang krijgen tot de facturering via de beheerdersconsole.
Vanaf het tabblad facturering kun je:
- Het type van je betaalde abonnement wijzigen
- Je seatgebruik weergeven
- Je factuurinformatie weergeven
- Een andere factureringsbeheerder aanwijzen
- Je laatste factuur downloaden
Alleen de huidige factureringsbeheerder van een organisatie kan factureringsgegevens bijwerken, een nieuwe factureringsbeheerder toewijzen of de laatste factuur downloaden.
Facturen weergeven en downloaden
Factureringsbeheerders kunnen alle historische facturen weergeven en downloaden.
Onder Facturen op het tabblad Facturering kun je de laatste facturen en de factureringsgeschiedenis bekijken. Er is ook een optie om alle facturen voor een bepaald jaar te downloaden.
Toegang krijgen:
- Klik op Factuurgeschiedenis
- Geef Alle facturen weer
- Klik op het downloadsymbool om een heel jaar tegelijk te downloaden of selecteer een bepaalde maand
De grootte en het niveau van je abonnement veranderen of bewerken
Vanaf je beheerdersconsole kun je gemakkelijk je betaalde abonnement veranderen van Premium naar Business of omgekeerd.
Klik vanaf de beheerdersconsole op het tabblad Facturering.
Klik vanaf het tabblad Facturering op Abonnement wijzigen.
Hier kun je ervoor kiezen te upgraden naar Asana Business, of als je al op een Business-niveau zit, overschakelen op Asana Premium.
Zodra je het gewenste niveau hebt gekozen, klik je op Bevestigen en abonnement wijzigen.
Je moet de factureringsbeheerders van je betaalde abonnement zijn om de grootte van het abonnement te bewerken of het niveau te wijzigen.
Beveiliging
Op het tabblad beveiliging kunnen superbeheerders het volgende beheren:
- Verificatie
- Google SSO voor je organisatie in- of uitschakelen
- SAML-verificatie
- Tweestapsverificatie
- Stel in hoe lang leden aangemeld kunnen blijven bij Asana
- Wachtwoordinstellingen
- Stel wachtwoordvereisten in voor leden van de organisatie of forceer een wachtwoordreset voor alle leden
- Besturing beheerder
- Instellingen gastuitnodiging
- Opties bestandsbijlage
- Privacy-instellingen team
- Toestemmingen voor het delen van alleen-lezen-link
- Toegangsrechten voor formulieren
- Rapporttoestemmingen
- Toestemmingen voor video-opname
- Toestemmingen tijdregistratie
- Beheerderstoegang: Bepaal wie de beheerders van je organisatie zijn.
- Naleving
- Gegevensopslag
- Mobiele apps
- Besturingselementen voor mobiele gegevens zijn beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Organisatiebeheerders beheren
Vanuit je beheerdersconsole kun je de beheerders en superbeheerders van je organisatie bepalen.
Organisatiebeheerders hebben bewerkingsrechten tot de bedrijfsmissieverklaring.
Wachtwoordsterkte
Je kunt je wachtwoordsterkte kiezen door eerst in het tabblad Beveiliging van je beheerdersconsole te klikken en vervolgens op Wachtwoordsterkte.
Je kunt kiezen tussen een eenvoudig en sterk wachtwoord. Eenvoudige wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en sterke wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en op zijn minst tekens bevatten van drie van de volgende types: kleine letters, hoofdletters, nummers en speciale tekens.
Wijzigingen in de wachtwoordsterkte zullen alleen invloed hebben op nieuw gemaakte wachtwoorden.
Besturingselementen voor het uitnodigen van gasten
Superbeheerders van Enterprise-organisaties of -afdelingen kunnen bepalen wie gasten kan uitnodigen (mensen zonder e-mailadres van het bedrijf) voor je Asana-organisatie. Superbeheerders kunnen een van de drie onderstaande opties kiezen om te bepalen wie organisatiegasten kan uitnodigen:
-
Alleen beheerders
-
Beheerders en leden van de organisatie
-
Iedereen (hieronder vallen zowel leden als gasten van de organisatie)
Als je een van deze opties voor je organisatie wilt inschakelen, kun je dit doen door de beheerdersconsole te openen en naar het tabblad Beveiliging te gaan.
Toegang tot de bedieningselementen voor het uitnodigen van gasten:
- Navigeer naar het tabblad Beveiliging van de beheerdersconsole
- Klik onder Besturing beheerder op Instellingen voor het uitnodigen van gasten
Hiervandaan moet je:
- Een van de opties voor het uitnodigen van gasten selecteren
- Op Wijzigingen opslaan klikken
Zodra dit is ingeschakeld, krijgen degenen die niet langer de mogelijkheid hebben om organisatiegasten uit te nodigen een foutmelding wanneer zij dit in Asana proberen te doen.
Als je niet de superbeheerder bent, kun je de beheerder(s) van je organisatie vinden door op je profielfoto in de rechterbovenhoek te klikken, de Beheerdersconsole te openen en te zien wie de superbeheerder is onder het tabblad Leden door Beheerder te selecteren uit het meerkeuzemenu met pijltje Lidtype.
Mobiele apps
Functies voor controle over mobiele data zijn beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Voeg extra beveiliging toe aan de mobiele apps van Asana (iOS en Android) zodat de gegevens van je organisatie worden beschermd terwijl je team toch overal kan werken en samenwerken.
Als superbeheerder kun je voor je organisatie de volgende functies voor controle over mobiele data gebruiken:
Biometrische authentificatie
Door biometrische authentificatie te activeren, kun je gebruikers toestaan Asana op mobiele apparaten te ontgrendelen met behulp van hun vingerafdruk of gezichtsherkenning. Je kunt instellen hoe vaak gebruikers zich opnieuw moeten authentificeren.
Toestemmingen voor schermopnames (alleen Android)
Kies of gebruikers in je organisatie schermafbeeldingen van de mobiele app kunnen maken.
Bijlagetoestemmingen
Beperk downloads of de mogelijkheid om bijlagen te delen in Asana op mobiele apparaten.
Widgettoestemmingen
Beperk het gebruik van de startscherm-widget van Asana op mobiele apparaten, zodat gebruikers taken niet rechtstreeks vanaf het startscherm van de telefoon kunnen bekijken.
Toestemmingen voor kopiëren en plakken
Beperk de toestemmingen voor kopiëren en plakken in de mobiele app.
E-mail voor beveiligingscontact
Superbeheerders voor betaalde organisaties hebben de mogelijkheid om in hun beheerconsoles een e-mail voor beveiligingscontact toe te voegen om beveiligingsupdates van Asana te ontvangen. Deze functie betekent dat Asana weet waar ze deze belangrijke mededelingen naartoe moeten sturen.
Superbeheerders voor betaalde afdelingen kunnen toegang tot deze functie krijgen door contact op te nemen met ons ondersteuningsteam via support@asana.com.
Als superbeheerder voor een betaalde organisatie log je in op het Asana-account met de superbeheerderrol voor je organisatie. Navigeer van daaruit naar de beheerdersconsole, klik op Instellingen in de zijbalk en vervolgens op E-mail voor beveiligingscontact.
Voer het e-mailadres in waarnaar je Asana berichten over beveiliging wilt laten sturen.
Google SSO
Superbeheerders moeten eerst inloggen met hun Google-account om Google SSO in te schakelen. Als je ingelogd bent met e-mail en wachtwoord, log je gewoon uit en weer in met de blauwe knop Google-account gebruiken.
Wanneer je op het tabblad Beveiliging op Google Apps-authenticatie klikt, kun je:
- Google Sign-in ofwel als optioneel, of als vereist voor alle leden instellen.
- Zodra je een optie hebt gekozen, klik je op Configuratie bewaren
Gasten van de organisatie kunnen altijd met e-mail en wachtwoord inloggen, ongeacht of Google SSO vereist is voor leden of niet.
SAML
Enterprise-organisaties kunnen ook SAML inschakelen vanaf het tabblad beveiliging van hun beheerdersconsole.
Time-out SAML-sessie
Superbeheerders kunnen in de beheerdersconsole een time-out voor de SAML-sessie instellen van 1 uur tot 30 dagen. Leden worden automatisch uitgelogd en gevraagd opnieuw in te loggen nadat de specifieke ingestelde time-out is verstreken.
Instellingen
Vanaf het tabblad Instellingen kun je:
- De naam van je organisatie wijzigen
- De lijst van geverifieerde domeinen van je organisatie weergeven of wijzigen
- Een export als JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in je organisatie
Besturingselementen voor de bewerkbaarheid van profielvelden
Asana heeft SCIM-integraties met toonaangevende identiteitsproviders die klanten in staat stellen gebruikersprofielinformatie zoals titel en afdeling in Asana te importeren. Omdat deze informatie uit identiteitssystemen wordt geïmporteerd, kunnen beheerders bepalen of gebruikers deze informatie al dan niet in Asana kunnen bewerken met behulp van besturingselementen voor profielvelden
Superbeheerders kunnen kiezen welke profielvelden gebruikers kunnen bewerken door naar Beheerdersconsole > Beveiliging > SCIM-gerelateerde instellingen > Gebruikersprofielinstellingen te gaan.
We raden alleen aan gebruikers te beperken in het bewerken van deze informatie in Asana als je organisatie velden van gebruikersprofielen via SCIM synchroniseert met Asana. Anders kunnen gebruikers deze informatie niet aan hun profiel toevoegen.
Beheerders kunnen nog steeds vergrendelde attributen bijwerken namens andere gebruikers door wijzigingen aan te brengen in de profielen van de gebruikers via het tabblad Leden in de beheerdersconsole.
Superbeheerders kunnen de besturingselementen op de bewerkbaarheid van profielvelden in- of uitschakelen voor Functietitel of Afdeling of team.
Als superbeheerders het bewerken van de velden Functietitel en Afdeling of team hebben beperkt, zien gebruikers deze velden vergrendeld voor bewerkingen als ze naar hun profielinstellingen gaan.
Domeinexport
Superbeheerders kunnen een export in de vorm van een JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in je organisatie. Je kunt dit doen op het tabblad Instellingen van je beheerdersconsole. Houd er rekening mee dat domeinexport een Enterprise-functie is.
Superbeheerders kunnen ervoor kiezen om alleen tekst te exporteren, of tekst en bijlagen te exporteren.
Bepaalde soorten bijlagen, zoals videotranscripties, omslagfoto's voor formulieren en afbeeldingen van gebruikersprofielen worden momenteel niet geëxporteerd. Als je gegevens nodig hebt die je niet kunt exporteren, neem dan contact met ons op.
App-beheer en -integraties
App-beheer verstrekt superbeheerders in Enterprise-organisaties de mogelijkheid de apps, persoonlijke toegangstokens (PAT's) en service-accounts te beheren die actief zijn in hun domein.
Afdelingsbeheerders en beheerders die geen superbeheerder zijn, zullen geen gebruik kunnen maken van deze functie
Superbeheerders kunnen nu zelf het volgende doen in de beheerdersconsole:
- Bekijken welke apps verbonden zijn en toegang hebben tot gegevens in het domein
- Bepaalde apps blokkeren zodat ze niet door gebruikers in het domein kunnen worden gebruikt
- Een domein in 'goedkeuringsmodus' zetten. In deze modus zijn geen apps toegestaan, tenzij ze expliciet zijn goedgekeurd door de superbeheerder.
- Beheer serviceaccounts
- Het wel of niet toestaan van het gebruik van PAT's in het domein.
Als je nog aanvullende vragen hebt over het blokkeren van functies of besturingselementen, kun je contact opnemen met je klantsuccesteam of Asana-ondersteuning.
Voor meer informatie over service-accounts kun je ons artikel over Service-accounts lezen.
Verbonden apps bekijken
- Navigeer naar de beheerdersconsole
- Navigeer naar de sectie Apps in de linkerzijbalk. Je belandt nu op het tabblad Apps beheren, Verbonden apps Dit toont je een lijst met alle apps die door gebruikers in het Asana-domein zijn verbonden en wanneer de app voor de laatste keer in dit domein is gebruikt (het duurt 24 uur voordat dit is bijgewerkt)
Wanneer je op een van deze apps klikt, kom je op de pagina van de app terecht. Op deze pagina staan gegevens over de app. Tot de gegevens behoren:
- Een korte beschrijving van de app, indien beschikbaar
- Wie de ontwikkelaar is en eventuele links naar ondersteuning of privacybeleid die de ontwikkelaar heeft verstrekt.
- Recente gebruiksstatistieken
- Toestemmingen waar de app toegang toe heeft
Algemene app-instelling
Superbeheerders moeten beslissen hoe ze willen dat apps worden beheerd. Er zijn 2 belangrijke standen. Je kunt ze vinden op de pagina Algemene app-instellingen.
Alle apps toestaan (standaard)
Beheerders kunnen een lijst met geblokkeerde apps beheren, staan apps niet op de lijst, dan kunnen ze standaard worden gebruikt
Goedkeuring voor de app vereisen
Beheerders beheren een lijst met goedgekeurde apps. Apps kunnen niet worden gebruikt, tenzij ze op de lijst met goedgekeurde apps staan.
Als een organisatie in de stand 'app vereist goedkeuring' staat, en een gast die een app gebruikt die niet is toegestaan lid wordt van de organisatie, wordt de app geblokkeerd en wordt de gast hiervan via e-mail op de hoogte gesteld.
Apps blokkeren
Dit wordt gebruikt om apps expliciet te blokkeren.
- Navigeer naar de apps-pagina of een specifieke app vanaf de pagina Verbonden apps
- Klik op de knop Blokkeren
Dit verhindert alle gebruikers in het domein (leden + gasten) verbinding te maken met deze apps en deze te gebruiken. Bestaande gebruikers kunnen fouten te zien krijgen en de app zal niet langer functioneren. Bij gebruikers in meerdere domeinen verhindert de blokkade het gebruik van de app in elk van hun domeinen.
De blokkade van apps ongedaan maken
Navigeer naar de apps-pagina of een specifieke app vanaf de pagina Verbonden apps Klik op de knop Blokkade ongedaan maken. Als je organisatie in de stand "app-goedkeuring vereisen" staat (zie hieronder), maak je de blokkade ongedaan door in plaats daarvan de app goed te keuren.
Wanneer bestaande gebruikers worden geblokkeerd, kan het zijn dat ze de app opnieuw moeten instellen of zich opnieuw moeten laten verifiëren afhankelijk van hoe de app zich gedraagt
App-goedkeuringen
Als de organisatie in de stand “app-goedkeuring vereisen” staat, zullen gebruikers verhindert worden een app te verbinden die niet op de lijst met goedgekeurde apps die door de superbeheerders kan worden beheerd staat. Gebruikers zien in plaats daarvan een bericht met een optie om goedkeuring van de beheerder te vragen.
Als de gebruiker op Aanvraag sturen klikt, wordt er een e-mail gestuurd naar het gewenste e-mailadres zoals geconfigureerd op de pagina met algemene app-instellingen. Standaard zijn dit alle superbeheerders, maar dit kan worden geconfigureerd.
De beheerder ontvangt een e-mail die lijkt op het bovenstaande voorbeeld.
Wanneer superbeheerders op App in Asana beheren klikken worden ze naar de pagina met app-gegevens geleid om de app te kunnen goedkeuren.
De gebruikers die de aanvraag hebben ingediend ontvangen ook een e-mail om hen te laten weten dat de beheerder op de hoogte is gesteld. Het e-mailadres van de gebruiker staat ook vermeld in de e-mail waarmee de app is aangevraagd. We raden aan een proces op te zetten om aanvragen die binnenkomen te controleren en/of gebruikers te informeren over wat de volgende stappen kunnen zijn, afhankelijk van hoe je bedrijf dit aanpakt.
Persoonlijke toegangstokens beheren
Persoonlijke toegangstokens (PAT's) kunnen door gebruikers in de organisatie worden gebruikt om hun eigen scripts en automatiseringen te maken. Persoonlijke toegangstokens hebben toegang tot alles waar de maker toegang toe heeft. Een lijst van actieve persoonlijke toegangstokens van gebruikers in het domein kan bekeken worden op de pagina "Persoonlijke toegangstokens"
Persoonlijke toegangstokens kunnen voor het domein worden in- of uitgeschakeld op de pagina Algemene app-instellingen
Wanneer persoonlijke toegangstokens worden uitgeschakeld, zullen alle bestaande persoonlijke toegangstokens van gebruikers in de organisatie worden ingetrokken en geblokkeerd. Dit kan het werk van gebruikers verstoren. Supergebruikers moeten dus voordat ze hiertoe overgaan de gebruikers in hun organisatie op de hoogte stellen.
Middelen
Vanaf het tabblad middelen kun je:
- Je team kennis laten maken met tutorials in Asana voor het onboarden en tips om aan de slag te gaan
- Middelen vinden die je team kunnen helpen Asana onder de knie te krijgen en nieuwe manieren laten ontdekken om het systeem te gebruiken
- Beheerderfuncties ontdekken en begrijpen
Bestandsbijlagen uitschakelen
De mogelijkheid om bestandsbijlagen uit te schakelen is een Enterprise-functie die beschikbaar is voor superbeheerders
Overzicht
Met de functie voor het uitschakelen van bestandsbijlagen kunnen superbeheerders ervoor zorgen dat Asana-implementaties in hun hele organisatie voldoen aan alle beveiligings- en consistentievereisten met betrekking tot het blokkeren van bestandsbijlagen die beperkt zijn volgens het beveiligingsbeleid en de voorkeursintegraties van hun bedrijf.
Deze functie geeft betere controle op domeinniveau, om een strikt uploadbeleid te kunnen voeren, in overeenstemming met de organisatorische vereisten.
IT-beheerders hebben ook een snelle manier om één of meer, of alle computer-, Dropbox-, Google Drive-, Box- en Onedrive/Sharepoint-uploadbronnen in of uit te schakelen, in overeenstemming met het IT-beveiligingsbeleid van hun bedrijf, en kunnen dat laten toepassen op alle oppervlakken van Asana-producten waar bijlagen kunnen worden toegevoegd.
Toegang tot je opties voor bestandsbijlagen
Superbeheerders hebben toegang tot hun instellingsopties voor bestandsbijlagen via het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.
Wanneer je het tabblad Beveiliging hebt geopend, scroll je naar beneden naar Besturing beheerder en klik je vervolgens op Bestandsbijlage-opties.
De standaardinstelling is dat alle bijlagen ingeschakeld.
In het volgende venster kun je je voorkeuren voor het bijvoegen van bestanden selecteren.
“Bijlagen van Asana's apps, API en andere functies toestaan” uitschakelen
Als u dit uitschakelt, worden de bijlagetypes op
- Webbijlagen
- Mobiel
- API
- Kopiëren en plakken
- Formulieren
- Slepen en neerzetten
- E-mail doorsturen
Bijlagen van apps van derden uitschakelen
Om te verhinderen dat bestanden kunnen worden bijgevoegd uit apps van derden, kun je deze blokkeren vanuit het tabblad Apps of de gewenste app selecteren in het pop-upvenster. Dit betekent dat de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen vanuit Dropbox, Google Drive, Box en OneDrive/SharePoint niet langer is toegestaan.
Bijlagen uitschakelen op mobiele telefoons
Er wordt op de mobiele app bij bijlagen geen onderscheid gemaakt tussen uploads uit apps van derden en bijlagen van het apparaat Dat komt omdat alles eerst naar het apparaat gedownload wordt.
De enige manier om dit op mobiel uit te schakelen is door bijlagen van alle Asana's app, API en andere functies uit te schakelen.
