Beheerdersconsole

De beheerdersconsole biedt alle Asana-beheerders en -superbeheerders de beheermogelijkheden die ze nodig hebben om Asana binnen hun organisaties te gebruiken.

De beheerdersconsole openen

De beheerdersconsole openen

De beheerdersconsole openen:

  1. Klik op uw profielfoto
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole

Krijg inzichten in uw organisatie {#gl-insights} 

inzichten

Vanaf het tabblad Inzichten kunt u:

  • Door middel van gegevens op hoog niveau begrijpen hoe uw organisatie Asana gebruikt
  • Recent toegevoegde teamleden bekijken
  • De meest invloedrijke leden in uw organisatie weergeven (actieve leden die de meeste uitnodigingen hebben verzonden, de meeste teams hebben gemaakt en de meeste projecten hebben gedeeld in Asana)
  • Met Business kunt u een gedetailleerd historisch overzicht van activiteiten weergeven om trends te spotten in het gebruik van Asana door uw organisatie.

Alle leden in een organisatie beheren

Op het tabblad Leden kunt u zien hoeveel leden en gasten u hebt in uw Asana-organisatie, alsook hoeveel seats u beschikbaar hebt. Als u leden wilt toevoegen, beheerderstoegang wilt verlenen of de toestemmingen van een lid wilt intrekken, kunt u dit eenvoudig doen.

Leden beheren

Vanaf het tabblad Leden kunt u:

  1. Nieuwe leden uitnodigen om lid te worden van een team in uw organisatie
  2. Het aantal leden, gasten, nog niet beantwoorde uitnodigingen en het aantal beschikbare seats in uw organisatie identificeren
  3. Zoeken naar iemand in uw organisatie
  4. De naam van elke persoon bekijken, zien of ze een beheerder, lid of gast zijn en wanneer ze voor het laatst actief waren in uw organisatie
  5. Profielinstellingen bewerken of verwijderen door uw muis over hun naam te bewegen, op het pictogram met de drie puntjes te klikken en één van de opties te kiezen.

Een lid in uw organisatie uitschakelen

Om een persoon uit uw organisatie te verwijderen, navigeert u naar het tabblad leden van uw beheerdersconsole.

Vind de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.

lid verwijderen 1

lid verwijderen 2

Op het volgende tabblad kunt u:

  1. Het lid kiezen aan wie u de taken opnieuw wilt toewijzen
  2. Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.

Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in uw ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.

lid verwijderen 3

Wat gebeurt er met de taken van verwijderde leden?

Nadat u iemand uit uw organisatie hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. U kunt dit project aan uzelf of aan een ander lid van uw organisatie toewijzen. Hierdoor kunt u makkelijk taken die nog niet af zijn aan de juiste persoon toewijzen.

Een eenvoudige geavanceerdere oplossing voor delegeren is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken zodat u voor deze taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs bulksgewijs kunt toewijzen aan uzelf of andere leden van de organisatie.

De tijd van de uitschakeling verschijnt in de kolom Laatste activiteit.

Een uitgeschakeld lid herstellen

Herstel een uitgeschakeld lid door zijn of haar naam te vinden in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het pictogram met de drie puntjes en selecteer Herstellen.

herstellen 1

Selecteer in het volgende venster Herstellen.

herstellen 2

Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van uw organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ondersteuning.

Filteren op type lid

Op het tabblad Leden van uw beheerdersconsole kunt u uw ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor type lid en kies tussen Alle, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.

filter type lid

Teamtoegang

Het tabblad Teamtoegang op de Profielinstellingen van een lid, biedt beheerders inzicht in waar specifieke gebruikers toegang toe hebben en de mogelijkheid om de lidmaatschapsstatus te bewerken.

Vanuit Profielinstellingen bewerken kunnen beheerders naar de profielinstellingen van een lid navigeren om toegang te krijgen tot teams en deze te beheren.

profielinstellingen bewerken

Toegang tot de profielinstellingen van een lid:

  1. Klik op het pictogram met de drie puntjes tegenover een geselecteerd lid om opties weer te geven
  2. Klik in de meerkeuzelijst op Profielinstellingen bewerken

Navigeer hiervandaan naar Teamtoegang waar u door teams kunt bladeren, de teamtoegang kunt bewerken en leden aan teams kunt toevoegen en uit teams kunt verwijderen.

teamtoegang

Klik op Teamtoegang om:

  1. De teams weer te geven waar een gebruiker lid van is
  2. Een gebruiker aan een team in de organisatie toe te voegen
  3. Haal het vinkje weg om een gebruiker uit een team te verwijderen
  4. Sla uw wijzigingen na elke update op

Leden sorteren op naam, type en laatste activiteit

sorteren op naam/activiteit

U kunt ook uw Lid, Gasttype en Laatste activiteit op naam sorteren (alfabetische volgorde of omgekeerd alfabetische volgorde), zodat u kunt zien hoe recent iemand zich voor het laatst bij de organisatie heeft aangemeld of er nog uitnodigingen openstaan.

Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV

csv exporteren

Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV:

  1. Klik op het tabblad Leden op het pictogram met de drie puntjes
  2. Klik CSV van leden aanvragen

Teamgegevens exporteren naar CSV

Superbeheerders van een betaalde organisatie of afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams op hun beheerdersconsole.

team csv exporteren

Teamgegevens exporteren naar CSV:

  1. Navigeer naar het tabblad Teams
  2. Klik op CSV exporteren

U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:

Voor organisaties:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Afdeling
  • Lidmaatschapsdatum organisatie
  • Uitgenodigd door
  • E-mailadres persoon die uitnodigde
  • Eerste logindatum
  • Loginmethode
  • MFA-status
  • Laatste activiteit
  • Type
  • Aantal teams
  • Teams
  • Aantal projecten
  • Projecten

Voor afdelingen:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Afdeling
  • Laatste activiteit
  • Type

CSV-exports van organisaties en afdelingen helpen beheerders bij te houden welke departementen Asana gebruiken om het seatgebruik te controleren en de centrale facturering binnen IT te beheren. Het veld Departement of Team kan automatisch ingevuld worden door uw SCIM-integraties te gebruiken met Azure AD en Okta.

Grote organisaties kunnen voordeel halen uit CSV-exporten voor departementale terugvorderingen.

Teams beheren

teams

Vanaf het tabblad Teams kunt u:

  1. Een nieuw team in uw organisatie maken
  2. Van elk team de naam, het aantal leden, de privacytoestemmingen, aanmaakdatum en maker bekijken
  3. Een team bewerken door met uw muis over het pictogram met de drie puntjes naast het veld "Gemaakt door" te bewegen en te klikken op de optie Team bewerken

Privacy-instellingen team

Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen een standaard privacyniveau voor teams in hun organisatie instellen.

Na het instellen zullen dit de vooraf geselecteerde opties zijn bij het maken van een nieuw team. Makers van een team blijven de mogelijkheid hebben andere privacyniveaus in te stellen als ze dat willen.

Om de standaard privacy-instellingen in te stellen navigeert u naar de beheerdersconsole en klikt op het tabblad Beveiliging. Vervolgens klikt u op Privacy-instellingen team.

privacy-instellingen team 1

privacy-instellingen team 2

Vanaf het volgende tabblad kunt u uw standaardinstellingen kiezen.

Tijdperiodes beheren

Asana stelt standaard een boekjaar in voor alle organisaties, en nieuwe doelen zullen onmiddellijk tijdperiodes hebben. Deze tijdperiodes helpen u om Asana af te stemmen met uw boekjaar en kunnen worden gebruikt voor bedrijfs- en teamdoelen. De standaard jaarlijkse startdatum is 1 januari, maar u kunt uw beheerdersconsole gebruiken om dit te wijzigen.

tijdperiodes

Klik in uw Beheerdersconsole op Instellingen en vervolgens op Tijdperiodes Selecteer vervolgens de periode die overeenkomt met het jaarlijkse werkritme van uw organisatie en kies wanneer u deze periodewijziging wilt laten ingaan. Tijdperiodes worden toegepast voor de hele organisatie en u moet een beheerder zijn om deze tijdperiodes te kunnen bijwerken. Alleen organisatiebrede en werkruimte-beheerders kunnen tijdperiodes bijwerken via de beheerdersconsole. Alle andere beheerders moeten contact opnemen met het ondersteuningsteam om tijdperiodes bij te werken.

Individuele gebruikers kunnen ook handmatig periodes toevoegen aan bestaande doelen. Wanneer beheerders wijzigingen aanbrengen in hun fiscale jaar, dan worden deze wijzigingen weergegeven en toegepast op alle doelen waar er geen aangepaste vervaldatum is, of die afwijkt van het datumbereik van de periode.

Factureringsinformatie beheren

De factureringsbeheerder van een Premium-organisatie die ook de beheerder is, kan toegang krijgen tot de facturering via de beheerdersconsole.

factureringsinformatie

Vanaf het tabblad Facturering kunt u:

  1. Het type van uw betaalde abonnement wijzigen
  2. Uw seatgebruik weergeven
  3. Uw factuurinformatie weergeven
  4. Een andere factureringsbeheerder aanwijzen
  5. Uw laatste factuur downloaden

Alleen de huidige factureringsbeheerder van een organisatie kan factureringsgegevens bijwerken, een nieuwe factureringsbeheerder toewijzen of de laatste factuur downloaden.

Facturen weergeven en downloaden

Factureringsbeheerders kunnen alle historische facturen weergeven en downloaden.

Vanaf Facturen op het tabblad Facturering kunt u niet alleen de laatste facturen weergeven, maar ook een factureringsgeschiedenis bekijken met een optie om alle facturen voor een bepaald jaar te downloaden.

factuurgeschiedenis

Toegang krijgen:

  • Klik op Factuurgeschiedenis
  • Geef Alle facturen weer
  • Klik op het downloadsymbool om een heel jaar tegelijk te downloaden of selecteer een bepaalde maand

alle facturen

De grootte en het niveau van uw abonnement veranderen of bewerken

Vanaf uw beheerdersconsole kunt u gemakkelijk uw betaalde abonnement veranderen van Premium naar Business of omgekeerd.

Klik vanaf de beheerdersconsole op het tabblad Facturering.

schakelen tussen Premium en Business

Klik vanaf het tabblad Facturering op Abonnement wijzigen.

abonnement wijzigen

Hier kunt u kiezen om te upgraden naar een Business-abonnement, of als u al op een Business-niveau zit, overschakelen op een Premium-abonnement.

Zodra u het door u gewenste niveau hebt gekozen, klikt u op Bevestigen en abonnement wijzigen.

abonnement kiezen

U moet de factureringsbeheerders van uw betaalde abonnement zijn om de grootte van het abonnement te bewerken of het niveau te wijzigen.

Beveiliging

beveiliging

Vanaf het tabblad Beveiliging kunt u als superbeheerder:

  1. Google SSO voor uw organisatie in- of uitschakelen
  2. SAML voor uw organisatie in- of uitschakelen
  3. Wachtwoordvereisten instellen voor leden van de organisatie of een wachtwoordreset voor alle leden afdwingen
  4. Alle beheerders van uw organisatie weergeven.

Organisatiebeheerders beheren

U kunt in uw beheerdersconsole de beheerders en superbeheerders van uw organisatie bepalen.

beveiliging beheerderstoegang

organisatiebeheerders

Organisatiebeheerders hebben bewerkingsrechten tot de bedrijfsmissieverklaring.

Wachtwoordsterkte

U kunt uw wachtwoordsterkte kiezen door in het tabblad Beveiliging van uw beheerdersconsole te klikken en vervolgens op Wachtwoordsterkte.

U kunt kiezen tussen een eenvoudig en sterk wachtwoord. Eenvoudige wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en sterke wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en op zijn minst tekens bevatten van drie van de volgende types: kleine letters, hoofdletters, nummers en speciale tekens.

wachtwoordsterkte

Wijzigingen in de wachtwoordsterkte zullen alleen invloed hebben op nieuw gemaakte wachtwoorden.

Google SSO

sso

Superbeheerders moeten eerst inloggen met hun Google-account om Google SSO in te schakelen. Als u ingelogd bent met e-mail en wachtwoord, logt u gewoon uit en weer in met de blauwe knop Google-account gebruiken.

sso

Wanneer u op het tabblad Beveiliging op Google Apps-authenticatie klikt, kunt u:

  1. Google Sign-in ofwel als optioneel, of als vereist voor alle leden instellen.
  2. Zodra u een optie hebt gekozen, klikt u op Configuratie bewaren

Gasten van de organisatie kunnen altijd met e-mail en wachtwoord inloggen, ongeacht of Google SSO vereist is voor leden of niet.

SAML

Enterprise organisaties kunnen ook SAML inschakelen vanaf het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.

saml

inschakelen

SAML-sessie time-out

Superbeheerders kunnen in de beheerdersconsole een SAML-sessie time-out instellen van 1 uur tot 30 dagen. Leden worden automatisch uitgelogd en gevraagd opnieuw in te loggen nadat de specifieke ingestelde time-out is verstreken.

saml-sessie time-out

Organisatienaam en geverifieerde e-maildomeinen

beveiliging

Vanaf het tabblad Instellingen kunt u:

  1. De naam van uw organisatie wijzigen
  2. De lijst van geverifieerde domeinen van uw organisatie weergeven of wijzigen
  3. Een export als JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in uw organisatie

Domeinexport

Superbeheerders kunnen een export als JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in uw organisatie. U kunt dit doen vanaf het tabblad Instellingen van uw beheerdersconsole. **Houd er rekening mee dat domeinexport een Enterprise-functie is.

exporteren

Apps en integraties beheren

apps

Vanaf het tabblad Apps kunnen superbeheerders:

  1. Aanbevolen Asana-integraties zien
  2. Via onze map apps zoeken en onderzoeken.
  3. Met Enterprise, kunt u service-accounts autoriseren en de autorisatie ongedaan maken

Toegang tot bronnen en vragen beantwoorden over het product

bronnen

Vanaf het tabblad Bronnen kunt u:

  • Uw team kennis laten maken met tutorials in Asana voor het onboarden en tips om aan de slag te gaan
  • Bronnen vinden die uw team kunnen helpen Asana onder de knie te krijgen en nieuwe manieren laten ontdekken om het systeem te gebruiken
  • Beheerfuncties ontdekken en begrijpen

Bestandsbijlagen uitschakelen

De mogelijkheid om bestandsbijlagen uit te schakelen is een Enterprise-functie.

Voor meer informatie kunt u het artikel in de handleiding hier lezen.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.

Kies uw taal

Het selecteren van een taal wijzigt de taal en/of inhoud op asana.com