Taaktoestemmingen

Toegang tot een taak in Asana is contextueel en er zijn verschillende situaties die van invloed zijn op wie toegang heeft tot een taak:

Taak:Toegankelijk via:
PrivétaakAlleen taakmedewerkers
Openbare taakAlle organisatieleden
Taak in een privéprojectTaakmedewerkers en projectleden
Taak in een openbaar projectTaakmedewerkers, projectleden en teamleden
SubtaakDegenen die toegang hebben tot de bovenliggende taak

In dit artikel leggen we het volgende uit:

  • Taaktoestemmingen identificeren
  • Wie kan uw taak zien
  • Toegang geven tot uw taak
  • Toegang tot uw taak beperken

Meer informatie in: Asana gebruiken

Volg onze webserie Zo gebruik je Asana voor meer informatie over hoe je privétaken, projecten en teams maakt in Asana.

Privétaak

Privétaak

Verifiëren of een taak privé is en niet tot een project behoort:

  1. Een banner boven de taaknaam geeft aan dat de taak privé is voor jou en eventuele medewerkers.
  2. Het projectveld in het detailvenster van de taak geeft aan of de taak tot een project behoort of niet.

Taken die in Mijn taken zijn gemaakt worden standaard privétaken die tot geen enkel project behoren en geen medewerkers hebben.

Wie kan deze taak zien?

Toegang tot een privétaak die niet tot een project behoort:

Alleen medewerkers hebben toegang tot privétaken die niet tot een project behoren.

Hoe kan ik toegang tot deze taak geven?

Een privétaak delen die niet tot een project behoort:

  1. Maak de taak openbaar - Wanneer de taak openbaar wordt gemaakt, wordt deze openbaar gemaakt voor alle leden van de organisatie, maar ze zullen er wel naar moeten zoeken om toegang te kunnen krijgen tot de taak.
  2. De taak toevoegen aan (een) project(en) - Wanneer de taak aan een project wordt toegevoegd, krijgen alle project- en teamleden toegang tot de taak.
  3. Iemand als medewerker toevoegen - Wanneer iemand als medewerker wordt toegevoegd krijgt hij of zijn toegang tot de taak.

Kijk vóór het toevoegen van de taak aan een project eerst naar de projecttoestemmingen.  

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

Om de toegang te beperken tot een taak die niet tot een project behoort, kun je:

  1. De taak privé maken voor haar medewerkers
  2. Alle medewerkers verwijderen om een taak privé voor jou te maken

Verwijder jezelf niet als medewerker van een taak, anders verlies je zelf ook de toegang tot de taak.

Openbare taak

Verifiëren of een taak openbaar is en niet tot een project behoort:

  1. Een banner boven de taaktitel geeft aan dat de taak zichtbaar is voor iedereen in [organisatienaam]
  2. Het projectveld in het deelvenster met taakdetails geeft aan of de taak tot een project behoort of niet

Wie kan deze taak zien?

Wie kan een openbare taak zien die niet tot een project behoort:

  1. Taakmedewerkers
  2. Alle leden van de organisatie

Hoe kan ik toegang tot deze taak geven?

Een openbare taak delen die niet tot een project behoort:

  1. Voeg iemand toe als taakmedewerker - Wanneer je iemand als taakmedewerker toevoegt, krijgen ze toegang tot deze ene taak. Als ze lid van de organisatie zijn, dan hebben ze al toegang tot de taak via Zoeken.
  2. Het project aan een project toevoegen - Wanneer je de taak aan een project toevoegt, krijgen alle projectleden toegang tot de taak.

Zorg dat u, voordat u de taak aan een project toevoegt, de projecttoestemmingen kent en weet wie de leden van het project zijn.  

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

Toegang beperken tot een openbare taak die geen deel uitmaakt van een project:

  1. Mensen verwijderen als taakmedewerkers - Wanneer je alle taakmedewerkers verwijdert, behalve jezelf, ontvangen leden van de organisatie niet langer taakmeldingen ontvangen. Ze kunnen nog wel toegang tot de taak krijgen door ernaar te zoeken.
  2. De taak privé maken - Klik op de knop met de taakacties in het deelvenster met taakdetails en selecteer Privé maken voor projectleden. Omdat de taak tot geen enkel project behoort, zal deze alleen zichtbaar zijn voor jou en eventuele taakmedewerkers die je ook kunt verwijderen.

Taken in een openbaar project

Controleren of een taak deel uitmaakt van een openbaar project:

  1. Het projectveld in het deelvenster met taakdetails geeft het project aan waar de taak toe behoort. Klik op de projectnaam om het project te laden.
  2. Na het laden van het project geeft de koptekst aan dat het project Gedeeld wordt met [teamnaam].

Wie kan deze taak zien?

Wie kan taken in openbare projecten zien:

  1. Taakmedewerkers
  2. Projectleden
  3. Teamleden

Hoe kan ik toegang tot deze taak geven?

toegang tot een openbaar project

Taken in een openbaar project delen:

  1. Voeg iemand toe als taakmedewerker - Wanneer je mensen toevoegt als taakmedewerker krijgen ze updates over de taak. Als ze al project- of teamlid is, hebben ze al toegang tot de taak.
  2. Voeg iemand toe als projectlid - Wanneer je mensen toevoegt als projectlid geef je ze toegang tot alle taken in een project. Als ze al teamlid zijn, dan hebben ze al toegang tot de taak.

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

  • Mensen als taakmedewerkers verwijderen
  • Mensen als projectleden verwijderen
  • Verwijder de taak uit het project
  • Maak het project privé

Taakmedewerkers verwijderen

Wanneer je taakmedewerkers van een taak in een openbaar project verwijdert, ontvangen ze niet langer taakmeldingen. Als ze project- of teamlid zijn, blijven ze toegang houden tot de taak.

Projectleden verwijderen

Wanneer je een projectlid verwijdert ontvangen ze niet langer taak- en projectmeldingen. Als ze echter ook lid zijn van het team waarin het project bestaat, kunnen ze deze taak en andere taken in het project wel bekijken. Dit is mogelijk omdat het project openbaar is.

De taak uit het project verwijderen

Projectleden zullen niet langer toegang hebben tot de taak, maar taakmedewerkers nog wel.

Het project privé maken

Teamleden zullen niet langer toegang hebben tot de taak of het totale project, maar projectleden en taakmedewerkers nog wel.

Taken in een privéproject

Een taak in een privéproject verifiëren:

  1. Het projectveld in het deelvenster met projectdetails geeft het project aan waar de taak toe behoort. Klik op de naam van het project om het project te laden.
  2. Nadat het project is geladen, geeft de koptekst aan dat het project Privé is voor leden. De koptekst van een project kan ook zeggen: Privé voor jou als het project alleen voor jou zichtbaar is.

Er verschijnt een gele balk boven het projectveld in het deelvenster met projectdetails als de toegang tot de taak beperkt is tot een groep mensen. De gele balk bevat een lijst van iedereen die toegang heeft tot de taak.

Wie kan deze taak zien?

Wie kan de taken in een privéproject zien:

  1. Taakmedewerkers
  2. Projectleden

Hoe kan ik toegang tot deze taak geven?

Taken delen in een privéproject:

  1. Iemand toevoegen als taakmedewerker - Wanneer je iemand toevoegt als taakmedewerker krijgt deze persoon toegang tot alleen die ene taak. Als ze al projectlid zijn dan hebben ze al toegang tot de taak.
  2. Iemand toevoegen als projectlid - Wanneer je iemand als projectlid toevoegt krijgt deze persoon toegang to alle taken in het project.
  3. Het project openbaar maken - Als je het project openbaar maakt krijgen alle leden van het team waarin het project zich bevindt toegang.

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

  • Mensen als taakmedewerkers verwijderen
  • Mensen als projectleden verwijderen
  • Verwijder de taak uit het project

Taakmedewerkers verwijderen

Wanneer je taakmedewerkers verwijdert hebben ze niet langer toegang tot de taak. Als ze echter ook projectlid zijn, kunnen ze opnieuw toegang krijgen vanuit het project. Ze ontvangen echter geen meldingen meer over de taak.

Projectleden verwijderen

Wanneer je projectleden verwijdert, hebben ze niet langer toegang tot de taak, of enige ander taak in het project, tenzij ze nog steeds medewerker van de taak zijn.

De taak verwijderen uit het project

Wanneer je de taak uit het project verwijdert, hebben projectleden niet langer toegang tot de taak. Taakmedewerkers zullen echter toegang blijven houden tot de taak.

Toegang tot een privétaak

Scherm dat de optie toont om toegang tot een privétaak aan te vragen

Je kunt contact opnemen met de verantwoordelijke van een privétaak om toegang aan te vragen.

  1. Klik op de link van de privétaak waarvoor je toegang wenst.
  2. Klik op de knop "Toegang aanvragen" om de verantwoordelijke van die taak te vragen om toegang.
  3. De verantwoordelijke krijgt een taak waarin wordt uitgelegd dat je toegang hebt aangevraagd en de optie biedt je toe te voegen als medewerker.

Verzoeken om medewerkers toe te voegen aan een privétaak accepteren of weigeren

Als je geen toegang hebt tot een privétaak, kun je verzoeken of je kunt worden toegevoegd als medewerker. Om toegang te kunnen krijgen tot die taak, zal je aanvraag eerst moeten zijn geaccepteerd.

  • Als je toegang tot een privétaak aanvraagt, dan krijgt de verantwoordelijke een taak waarmee hij of zij wordt geïnformeerd dat iemand toegang heeft aangevraagd. De verantwoordelijke kan je vervolgens toevoegen aan het project en zo toegang verlenen.
  • Als er niemand als verantwoordelijke is toegewezen aan die taak, wordt de taak om toegang toe te wijzen of te weigeren toegewezen aan degene die de taak heeft gemaakt, op voorwaarde dat deze nog bewerkingstoegang heeft.
  • Als er niemand als verantwoordelijke is toegewezen aan die taak, en degene die de taak heeft gemaakt geen bewerkingstoegang heeft, dan krijgt de eerste medewerker van die taak met bewerkingstoegang de taak om toegang te accepteren of te weigeren.
  • Als de taak toegankelijk is voor leden van een project, dan wordt de taak om toegang te accepteren of te weigeren toegewezen aan de projecteigenaar. Als het project geen eigenaar heeft, dan wordt de taak toegewezen aan een lid met bewerkingstoegang voor dat project.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.