Projecttoestemmingen
- Ga vooruit naar
- Privéprojecten
- Openbare projecten
- Toegang tot een privéproject vragen
- Aanvaard of weiger aanvragen om leden aan een project toe te voegen
- Alleen reageren-projecten
- Toegangsinstellingen voor individuele projectleden wijzigen
- Projecttoestemmingen voor individuele gebruikers
Toegang tot een project in Asana is contextueel, en er zijn verschillende situaties die invloed hebben op wie toegang heeft tot een project en de taken ervan.
Als iemand toegang heeft tot een project, dan heeft hij toegang tot alle taken en gesprekken binnen dat project.
| Project: | Toegankelijk via: |
|---|---|
| Privéproject | Projectleden |
| Openbaar project in aanvraag of privéteam | Team- en projectleden |
| Openbaar project in openbaar team | Organisatie, team en projectleden |
In dit artikel leggen we het volgende uit:
- Projecttoestemmingen identificeren
- Wie kan een project zien
- Een project delen
- Toegang tot uw project beperken
Privéprojecten
Een privéproject identificeren:
Een privéproject zal Privé voor projectleden tonen in de koptekst van het project.
Als een project alleen voor jou privé is, zal de koptekst van het project Privé voor jou tonen in plaats daarvan.
Wie kan een privéproject zien?
Hoe kan ik een privéproject delen?
- Klik op de knop delen in projectweergave
- Een pop-upvenster zal je de mogelijkheid geven om een lid uit te nodigen met een link
- Voeg projectleden toe per naam of e-mail
Een privéproject openbaar maken:
Klik op Openbaar maken aan [Teamnaam] rechts onderaan in het scherm Delen.
Door een project op openbaar te zetten, wordt het project toegankelijk voor alle leden van het team waarin het project zich bevindt.
Hoe kan ik de toegang tot een privéproject beperken?
Je kan alle meldingen beheren vanuit het pop-upvenster Delen.
Je kan bepalen welk projectlid mag bewerken, of alleen reacties mag geven, de eigenaar van het project veranderen of een lid uit het project verwijderen.
Leden toegang geven tot een project of verwijderen:
- Naast de naam van elk lid staat een vervolgkeuzemenu met toegang tot 4 toestemmingen
- Vanuit de vervolgkeuzemenu geef je leden bepaalde rechten door een van de opties te kiezen
Wanneer je een projectlid uit een privéproject verwijdert, zal hij/zij geen toegang meer hebben tot de taken en gesprekken van dat project.
Meldingen beheren
Je kan alle meldingen beheren vanuit het pop-upvenster Delen.
Klik naast projectleden op Meldingen beheren in de pop-up voor delen.
Vervolgens verschijnt er een pop-up met Meldingen voor leden instellingen, waarin je een vakje kunt aanvinken om te kiezen voor statusupdates, gesprekken en taakmeldingen die in Asana zijn toegevoegd voor elk projectlid.
Openbare projecten
Een openbaar project identificeren:
Een openbaar project zal Gedeeld met [teamnaam] weergeven in de koptekst van het project.
Wie kan een openbaar project zien?
Een openbaar project is toegankelijk via:
- Projectleden
- Alle teamleden
In openbare teams kunnen organisatieleden die geen deel uitmaken van het team ook openbare projecten binnen het team zien. Controleer de toestemmingen van je team om te zien of andere organisatieleden dit openbaar project wel of niet kunnen zien.
Hoe kan ik een openbaar project delen?
Een openbaar project delen:
- Voeg iemand toe als projectlid - als deze persoon al lid is van het team waarin dat project bestaat, dan heeft hij/zij al toegang tot dat project. Als je een teamlid aan een project toevoegt, krijgt hij/zij alleen projectmeldingen.
- Voeg iemand toe als teamlid - iemand toevoegen als teamlid geeft die persoon toegang tot alle andere openbare projecten binnen dat team.
Hoe kan ik de toegang tot een openbaar project beperken?
Om de toegang tot een openbaar project te beperken:
- Verwijder projectleden - als iemand ook lid is van het team waarin het project bestaat, zal hij/zij nog steeds toegang hebben tot het project.
- Wijzigen naar een privéproject - wijzigen naar een privéproject betekent dat alleen projectleden toegang hebben tot dat project. Teamleden zullen geen toegang meer hebben tot dat project.
Verwijder projectleden:
- Klik op het + teken en kies dan Meldingeninstellingen voor leden.
- In het volgende venster ga je met de muis over de persoon die je wilt verwijderen en kies je Verwijderen.
Wijziging in een privéproject:
Klik op het + teken en kies dan Privé maken.
Toegang tot een privéproject vragen
Je kunt de eigenaar van een privéproject als volgt benaderen om toegang te vragen:
- Als je probeert toegang te krijgen tot een privéproject kom je op een pagina terecht waarop staat dat je geen toegang hebt.
- Klik op de knop Toegang aanvragen om de projecteigenaar om toegang te vragen.
- De projecteigenaar krijgt een bericht dat je toegang tot dat project hebt aangevraagd.
Het is niet mogelijk om toegang te vragen tot alleen-reageren-projecten.
Aanvaard of weiger aanvragen om leden aan een project toe te voegen
Mensen die geen toegang hebben tot een privéproject hebben de mogelijkheid om er toegang toe te vragen. Om hen toegang te geven tot dat project, moet hun aanvraag eerst aanvaard worden.
- Wanneer iemand toegang tot een privé project vraagt, krijgt de projecteigenaar een taak toegewezen om aan te geven dat een persoon toegang gevraagd heeft. De projecteigenaar kan die persoon dan aan het project toevoegen om hem toegang te verlenen.
- Als er geen eigenaar aan dat project is toegewezen, wordt de taak om toegang te verlenen of te weigeren toegewezen aan de projectmaker.
- Als er geen eigenaar is toegewezen aan dat project en de maker van het project heeft geen bewerkingstoegang, dan ontvangt het eerste lid van het project met bewerkingstoegang het verzoek en kan hij/zij de toegang tot het project accepteren of weigeren.
Alleen-reageren-projecten
Met alleen reageren-toestemmingen voor projecten kunnen gebruikers projecten bekijken en erop reageren zonder dat ze bewerkingstoegang hebben. Zo wordt het makkelijker om de informatie in een project te delen met iedereen die deze nodig heeft, terwijl je onbedoelde of onnodige wijzigingen vermijdt. Leg feedback over projecten vast en update belanghebbenden, met behoud van de structuur van je projecten. Alleen reageren-toestemmingen zijn perfect voor bedrijfswiki's, sjablonen, referentiepunten en processen die vastliggen en niet gewijzigd mogen worden.
Een project wijzigen in alleen reageren
Je kunt de toestemmingsinstellingen openen via de knop Delen op de projectpagina.
Alleen projectleden met bewerkingstoestemmingen kunnen een alleen reageren-project wijzigen. Degenen die geen lid zijn van het project kunnen nog steeds toegang hebben tot het project als geheel of tot de afzonderlijke taken daarin, maar zij zullen enkel toegang hebben tot het project met alleen reageren-toestemmingen.
De toestemmingsinstellingen van het project veranderen in alleen reageren:
- Navigeer naar de knop Delen naast de zoekbalk in je project om het menu projectleden en toegangsinstellingen te openen
- Kies welk projectlid je alleen wilt laten reageren en selecteer Kan reageren in het menu
Van hieruit kun je kiezen om het project te delen met het team of het privé te maken voor projectleden en beperken wat deze leden erin kunnen doen.
Zodra je deze instelling verandert, zal je openbaar project alleen-reageren zijn voor mensen die in je team of organisatie zitten, maar niet voor degenen die projectleden zijn. Het aanbrengen van deze verandering zal geen invloed hebben op de toegangsinstellingen van het project voor bestaande projectleden.
Toegangsinstellingen voor individuele projectleden wijzigen
De projecteigenaar en projectleden met bewerkingstoestemmingen kunnen andere projectleden bewerkingstoegang geven door hun individuele instellingen te veranderen in Kan bewerken.
De toegangsinstellingen van projectleden wijzigen:
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van het projectlid waarvoor je de instellingen wijzigt
- Selecteer Kan bewerken om volledige projecttoegang te geven, of Kan reageren om de toegang te beperken tot alleen reageren
- De projecteigenaar kan het projecteigenaarschap toewijzen aan een ander projectlid
- Sluit het menu om je wijzigingen op te slaan
Projectleden kunnen in de taakweergave boven de projectnaam in een banner zien welke toestemmingen ze hebben.
Projecttoestemmingen voor individuele gebruikers
Projectleden kunnen individuele toestemmingen krijgen, ongeacht de standaardinstelling van het project. Op projectniveau kunnen leden met alleen reageren-toestemmingen of leden aan wie een taak is toegewezen met alleen reageren-toestemmingen, alleen projectberichten en projectstatusupdates plaatsen.
De tabel hieronder geeft een overzicht van de mogelijkheden van projectleden met bewerkingstoestemmingen, die met alleen-reageren-toegang en die met alleen-reageren-toegang die ook een taak in dat project toegewezen hebben gekregen.
| Kan bewerken: | Kan reageren: | Kan reageren met toegewezen taak: |
|---|---|---|
| Taken voltooien | Taken voltooien | |
| Verantwoordelijke wijzigen | Verantwoordelijke wijzigen | |
| Vervaldatum wijzigen | Vervaldatum wijzigen | |
| Taaktitel en -beschrijving wijzigen | ||
| Tags toevoegen/verwijderen | ||
| Subtaken toevoegen/wijzigen | ||
| Taakafhankelijkheden toevoegen/wijzigen | ||
| Formulieren bewerken/weergeven | ||
| Aangepaste veldwaarden wijzigen | Aangepaste veldwaarden wijzigen | |
| Bijlagen toevoegen/verwijderen | Bijlagen toevoegen/verwijderen | Bijlagen toevoegen/verwijderen |
| reageren op een taak; | reageren op een taak; | reageren op een taak; |
| Taakmedewerkers wijzigen | Taakmedewerkers wijzigen | Taakmedewerkers wijzigen |
| Taken of reacties leuk vinden | Taken of reacties leuk vinden | Taken of reacties leuk vinden |
Als je alleen reageren-toegang hebt en je krijgt een taak toegewezen, dan moeten de subtaken van die taak ook aan jou toegewezen zijn om eraan te kunnen werken. In dit geval zou je alleen reageren-toegang hebben tot de subtaken.
Taken gekoppeld aan meerdere projecten
Als een taak multihomed is, zullen projectleden die toegang hebben tot alle projecten waarin de taak leeft, de grootste toestemmingen erven.
Iemand die bijvoorbeeld volledige bewerkingstoegang heeft voor een taak in één project, zal die toegang niet verliezen als die taak wordt toegevoegd aan een ander project waarin hij alleen reageren-toegang heeft. Dit betekent dat je je bewerkingsrechten op taken niet verliest als ze ook toegevoegd worden aan projecten waarvoor je alleen reageren-toegang hebt.
Dit betekent ook dat iedereen met alleen reageren-toestemmingen in het ene project, bewerkingsrechten krijgt op een taak die toegevoegd is aan een ander project waar ze Kan bewerken-toestemmingen hebben.
