Een organisatie beheren

Asana-accounts zijn gratis en gebonden aan individuen; Asana-accounts geven toegang tot gedeelde werkruimtes en organisaties om met andere Asana-gebruikers samen te werken.

Met een enkel Asana-account kun je meerdere werkruimten en organisaties aanmaken of er lid van worden om samen te werken met verschillende groepen van Asana-gebruikers; deze werkruimten en organisaties waartoe je behoort zijn hun eigen afzonderlijke entiteiten, elk met hun eigen unieke verzameling mensen, projecten, en taken.

Omdat elke werkruimte en organisatie hun eigen aparte entiteiten zijn, kunnen je collega's de andere werkruimtes of organisaties waartoe jij behoort niet zien, en jij kunt evenmin de andere werkruimtes en organisaties zien waartoe je collega's kunnen behoren. Meer informatie over privacy tussen deze ruimtes.

[Meer informatie over de toestemmingsinstellingen van je projecten en taken binnen elk van je werkruimtes en organisaties].(https://asana.com/guide/help/permissions/task-permissions)  

Wat is een organisatie?

Organisaties verbinden alle werknemers van uw bedrijf die Asana gebruiken in een enkele ruimte, op basis van een gedeeld bedrijfse-maildomein.

Binnen de organisatie kunnen je collega's en jij je opsplitsen in teams om samen te werken aan je projecten en taken.

Als jij of je bedrijf geen uniek, gedeeld e-maildomein hebben, kan je samenwerken in een werkruimte als alternatief.

Mensen in je organisatie

Er zijn verschillende soorten mensen in organisaties: organisatieleden, organisatiegasten en leden met beperkte toegang. Interne medewerkers zullen leden van je organisatie en externe medewerkers gasten van je organisatie zijn.

Bijvoorbeeld, michael@yourco.com is een lid van de organisatie yourco.com. Iedereen met een ander e-mailadres (zoals@gmail.com of @anotherco.com) is een gast van de organisatie yourco.com.

Je kan een organisatielid niet omzetten in een gast. Lidmaatschap in een organisatie wordt automatisch bepaald door het e-mailadres van de persoon.

Organisatieleden

Organisatielidmaatschap is gebaseerd op het domein geassocieerd met je e-mailadres. Om lid te worden van een organisatie, moet je een e-mailadres hebben van een van de goedgekeurde e-maildomeinen van je organisatie.

Mensen die zich aanmelden bij Asana met een e-mailadres van een van de goedgekeurde e-maildomeinen van je organisatie, worden automatisch leden van je organisatie.

Een organisatielid kan:

• Maak nieuwe Teams aan
• Bekijk een volledige lijst van teams waarvan ze een aanvraag tot deelname kunnen indienen binnen de organisatie
• Bekijk namen en e-mailadressen van andere leden en gasten in de organisatie via hun teaminstellingen. Beheerders van Premium-organisaties kunnen ook een volledige lijst van organisatieleden en gasten zien via hun organisatie-instellingen.
• Krijg toegang tot projecten en taken die voor de organisatie openbaar zijn gemaakt

Leden die automatisch lid zijn geworden van je organisatie zullen moeten vragen om lid te worden of moeten uitgenodigd worden voor een van je teams om met je samen te werken aan projecten en taken die je niet expliciet als openbaar hebt ingesteld. Meer informatie.

Organisatiegasten

Je kunt samenwerken met klanten, aannemers of iedereen die geen e-mailadres heeft met een door de organisatie goedgekeurd e-maildomein (bv. @gmail.com of @yahoo.com). Deze mensen worden organisatiegasten. Gasten hebben beperkte toegang in je organisatie en kunnen alleen zien wat expliciet met hen gedeeld wordt.

Een organisatiegast kan alleen lid worden van teams door uitgenodigd te worden. Ze kunnen geen extra teams maken, bekijken, of een verzoek indienen om lid te worden.

Organisatiegasten kunnen andere gasten uitnodigen voor je organisatie door projecten en taken te delen waartoe zij toegang hebben gekregen.

Leden en gasten identificeren

Leden met beperkte toegang

Elk team heeft zijn eigen leden en projecten. Wie geen toegang heeft tot alle projecten binnen je team, verschijnt als leden met beperkte toegang in het tabblad leden van je teaminstellingen.

Leden met beperkte toegang kunnen projecten en taken zien waaraan ze zijn toegevoegd, maar geen gesprekken of andere projecten in het team.

Leden met beperkte toegang moeten worden opgenomen in je abonnement als je beslist om een team te upgraden in je organisatie naar Asana-Premium.

Lid worden van een bestaande organisatie

Er zijn twee manieren om lid te worden van een organisatie die iemand anders in je bedrijf gemaakt heeft:

1. Registreer je voor Asana met je bedrijfse-mailadres. Je wordt dan automatisch lid van de organisatie.
2. Vraag iemand in de bestaande organisatie om je uit te nodigen voor een team.
3. Als je Asana al gebruikt met een ander e-mailadres, voeg dan je bedrijfse-mailadres toe aan je Asana-account en je wordt automatisch lid van de organisatie.

Een organisatie maken

Maak een organisatie in Asana op een van de volgende manieren. Sommige gebruikers zullen onze ondersteuning nodig hebben. Gebruik daarvoor de optie Neem contact met ons op.

Als je een organisatie maakt is dit van invloed op iedereen in Asana die een e-mailadres gebruikt met hetzelfde e-maildomein van je bedrijf.

Wees de eerste van uw bedrijf om in te schrijven

Meld je aan voor een nieuw Asana-account met het e-mailadres van je bedrijf en we maken automatisch een organisatie voor je aan. Deze is gebaseerd op je e-maildomein.

Het kan in sommige gevallen gebeuren dat wanneer je je op deze manier aanmeldt je uiteindelijk een werkruimte creëert in plaats van een organisatie. Als dit gebeurt kun je je werkruimte omzetten naar een organisatie.

Extra organisaties maken

Het is mogelijk om meer dan één organisatie te maken en er lid van te worden met één account. Als je een extra e-mailadres van je bedrijf hebt, voeg dat e-mailadres dan toe aan je account en volg deze stappen om een nieuwe organisatie te maken.

Elke organisatie moet verbonden zijn met een uniek e-maildomein. Alleen degenen die het e-maildomein van je bedrijf aan hun Asana-account gekoppeld hebben, worden lid van de organisatie.

Het e-maildomein van je organisatie toevoegen of wijzigen

Als je een goedgekeurd e-maildomein voor je organisatie wilt toevoegen (bijvoorbeeld als je bedrijf van 'acme.com' naar 'acmestaff.com' overstapt), vragen we je om eerst je nieuwe e-mailadres toe te voegen aan je Asana-account voordat je contact opneemt met ons ondersteuningsteam.

Eerst voeg je je nieuwe e-mailadres van je bedrijf toe aan je account en daarna gebruik je dit ondersteuningsformulier zodat wij je kunnen helpen de overeenkomstige veranderingen in je organisatie aan te brengen.

De meeste aanvragen worden binnen 3 werkdagen verwerkt. Een lid van ons team neemt contact met je op zodra je organisatie is bijgewerkt of als we meer informatie nodig hebben.

Neem contact met ons op zodra u weet dat u van e-maildomein gaat veranderen. Het is het gemakkelijkst om te veranderen terwijl uw oude en nieuwe email domeinen tegelijk actief zijn.

Mensen uitnodigen voor je organisatie

Je kunt iemand aan je organisatie toevoegen door hem uit te nodigen in een van je teams.

Deelbare uitnodigingslinks

Deelbare uitnodigingslinks maken het gemakkelijk om veel mensen uit te nodigen voor een team of project. Gebruikers kunnen de link via allerlei kanalen delen (via e-mail, Slack, tekst, enz.). Ze kunnen de link zelfs in de onboardingwiki van hun team of in een Google Doc plaatsen.

De deelbare uitnodigingslink moet gebruikt worden voor leden en de e-mailoptie moet gebruikt worden voor gasten.

Uitnodigen voor een project via een link

Uitnodigen voor een team via een link

Je kunt ook mensen uitnodigen voor een organisatie met een deelbare link via de knop Snel toevoegen

Gasten uitnodigen

Als je gasten wil uitnodigen voor je project/team, gebruik dan de optie Uitnodigen met e-mail.

Gasten van de organisatie kunnen geen lid worden van teams of projecten via de deelbare uitnodigingslinks. Alleen organisatieleden met een e-mailadres dat overeenkomt met het domein van de organisatie kunnen lid worden via de deelbare links. Voor gasten kies je Uitnodigen met e-mail.

Link uitschakelen

Door te klikken op Uitschakelen wordt de link permanent uitgeschakeld. Niemand kan de link nog gebruiken.

Een organisatie verlaten

Als je een organisatielid bent, wordt hiermee je e-mailadres dat geaffilieerd is aan je organisatie van je Asana-account verwijderd. Voor het verlaten, moet je eerst een persoonlijk e-mailadres toevoegen aan je account zodat je toegang blijft houden tot je Asana-account.

Door een bedrijfse-mailadres van je account te verwijderen , word je vervolgens uit de organisatie verwijderd.

Iemand uit een organisatie verwijderen

Je kunt iedere gebruiker uit je organisatie verwijderen om te voorkomen dat deze gebruiker nog langer toegang tot je organisatie en de projecten en taken heeft.

Wanneer iemand uit je organisatie wordt verwijderd, blijven de taken, projecten, berichten, bestanden en reacties die de persoon heeft gemaakt intact, maar hun toegewezen taken krijgen de status toewijzing ongedaan gemaakt.

Om er zeker van te zijn dat er geen taken onopgemerkt blijven, is het een goed idee om in de mijn taken van de persoon te gaan en zijn taken opnieuw toe te wijzen voor je ze intrekt.

Merk op dat het verwijderen van een gebruiker uit je organisatie als gevolg heeft dat hun bedrijfse-mailadres van hun account wordt verwijderd. Als het adres weer wordt toegevoegd aan hun account, verschijnen ze weer in je organisatie. Als de gebruikers daarnaast geen alternatief e-mailadres hebben ingesteld op hun Asana-account, kan de verwijdering uit je organisatie ertoe leiden dat ze niet meer bij hun Asana-account kunnen.

Om iemand uit de organisatie te kunnen verwijderen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Je moet een organisatielid zijn
• Jij en de persoon die je wilt verwijderen moeten tot hetzelfde team behoren

Als je niet in hetzelfde team zit of iemand al uit het team verwijderd hebt, kun je de persoon uitnodigen voor een team met als enig doel hen onmiddellijk daarna uit je organisatie te verwijderen.

In premium-organisaties kunnen alleen beheerders leden verwijderen.

Voorwaarden voor aanvaardbaar gebruik voor gasten

Gasten zijn onderworpen aan clausule 2.4(b) van Asana's abonneeovereenkomst en hoofdabonnementsovereenkomst. Gastaccounts zijn bedoeld voor samenwerking met externe zakelijke partners zoals klanten of contractanten. Klanten die de Asana-dienst gebruiken, mogen werknemers, of werknemers van zijn filialen, geen toegang tot de Asana-dienst verlenen als gasten in plaats van eindgebruikersabonnementen voor deze werknemers aan te schaffen.

Organisaties voor universiteiten en onderwijsinstellingen

Het is momenteel niet mogelijk om een organisatie aan te maken met een e-mailadres voor studenten. Om een organisatie aan te maken heb je een uniek zakelijk e-mailadres nodig of een e-mailadres dat bij een subdomein hoort. Aangezien het lidmaatschap van een organisatie wordt bepaald door het e-maildomein, zou het aanmaken van een organisatie onder een breed universitair domein ertoe leiden dat alle studenten, faculteiten en leden van de administratie, enz. die zich aanmelden voor Asana aan de organisatie worden toegevoegd. Je kunt echter wel een organisatie aanmaken als je een universitair subdomein voor een specifieke afdeling kunt verwerven (bijv. @staff.domain.edu).

Beheerdersconsole

Gebruikers met een betaald abonnement hebben toegang tot de beheerdersconsole om wijzigingen aan te brengen aan hun abonnement, de facturering te beheren, inzicht te krijgen in de organisatie en leden te beheren.