Privacy en beveiliging

E-mails over gedetecteerde logins

Er zal een e-mail naar Asana-gebruikers worden gestuurd wanneer we een nieuwe login op een account waarnemen.

Deze e-mail gaat naar gebruikers als ze voor de allereerste keer een browser en IP-adres combinatie gebruiken.

Dit is van toepassing op logins met gebruikersnaam/wachtwoord en Google SAML/SSO-authenticatie.

Gegevensreplicatie, back-up en herstel

Asana gebruikt de relationele databaseservice (RDS) van Amazon om alle gebruikersgegevens te beheren. De database wordt synchroon gerepliceerd, zodat we normaal gesproken binnen enkele seconden kunnen herstellen van een databasestoring.

Als extra voorzorgsmaatregel maken we regelmatig snapshots van de database en verplaatsen deze op veilige wijze naar een apart datacenter, zodat we ze indien nodig elders kunnen herstellen, zelfs in het geval van een regionale storing bij Amazon.

Meer informatie over de relationele databaseservice van Amazon.

Exporteren

Je kan je eigen gegevens per project exporteren naar de tekstgebaseerde bestandsformaten JSON of CSV, waarvan de laatste kan worden bekeken in een spreadsheetapplicatie zoals Microsoft Excel of Google Sheets.

Behalve projecten kun je ook een opgeslagen zoekopdracht exporteren of je Mijn Taken.  

JSON

Als je de JSON-optie kiest, wordt er een link naar het JSON-bestand geopend in een nieuw tabblad. De URL is een permalink, wordt verstrekt als https, en is onderworpen aan toegangscontrole: Alleen personen die de inhoud in Asana kunnen bekijken kunnen de inhoud in de JSON-URL laden, en alleen als ze zijn ingelogd op Asana.

JSON kan worden geconverteerd in andere formaten - vraag het aan je IT-contactpersoon of zoek online naar meer informatie (we bieden geen conversie-instructies).

CSV

Als je de CSV-optie kiest, wordt het CSV-bestand van je browser naar je computer gedownload.

Team exporteren naar CSV

Beheerders en superbeheerders van een betaalde organisatie of afdeling kunnen teams naar CSV exporteren via het Teams-tabblad van hun beheerdersconsole.

Je ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.

Download uw teamlijsten voor een beter begrip van de verschillende teams in uw domein en download ook een lijst met de leden van elk team met hun gegevens.

Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:

• Team
• Aantal leden
• Privacy
• Gemaakt op
• Gemaakt door
• Beschrijving
• Lid (e-mail)
• Leden met beperkte toegang (e-mail)
• Uitnodiging in behandeling (e-mail)

Ga naar de Export-enquête van Asana om ons te laten weten wat je nog meer zou willen zien.

Volledige export van een organisatie

Met deze optie kunnen beheerders of superbeheerders van een Enterprise- organisatie projecten, taken en gesprekken binnen een hele organisatie exporteren via de organisatie-instellingen of de Asana-API.

Een volledige export van een Enterprise-organisatie omvat alle verwijderde projecten, teams en taken die de laatste 30 dagen voor het indienen van de aanvraag zijn verwijderd.

Zodra de export is voltooid, ontvangt de beheerder een link om de gegevens te downloaden. De geëxporteerde gegevens worden alleen in de vorm van een JSON-bestand verstrekt.

Het JSON-bestand zal het volgende omvatten:

• taken (inclusief naam en ID)
• created_at
• modified_at
• taakbeschrijving
• status voltooid (true/false)
• assignee_status (later, aankomend, vandaag, inbox)
• completed_at
• due_on
• werkruimte/team (inclusief naam en ID)
• num_likes
• verantwoordelijke
• likes
• labels
• medewerkers (inclusief naam en ID)
• projecten (inclusief naam en ID)
• aangepaste velden
• secties: dezelfde informatie als taken
• kolomnamen (borden)
• bijlagen (bijlagen worden geëxporteerd, maar alleen als verwijzingen). De werkelijke inhoud van de bijlage moet afzonderlijk worden gedownload.
• reacties
• subtaken
• vervaldatum project
• projecteigenaar
• projectstatussen
• berichten

De gegevens van je organisatie exporteren met de Asana-API

Gebruik service-accounts om een back-up te maken van uw gegevens en volledige organisatie-exports te automatiseren via de Asana-API. Hiermee kunt u het volgende doen:

• Regelmatig alle inhoud van je organisatie controleren
• Af en toe back-ups opslaan van uw Asana-gegevens op uw eigen systemen

Gegevensprivacy en applicatiebeveiliging

Geautomatiseerde controles

Asana gebruikt altijd een SSL-verbinding.

Alle toegang tot Asana is onderworpen aan controlemechanismes om ervoor te zorgen dat niemand van buiten uw bedrijf ooit uw gegevens kan zien of wijzigen.

Asana volgt 'best practices' op alle gebieden van applicatiebeveiliging en voorkomt veelvoorkomende vectoren van webaanvallen.

Leden en gasten

Elk volledig lid van je werkruimte of organisatie heeft toegang tot gegevens die niet door andere leden als privé zijn gemarkeerd.

Gasten hebben toegang tot gegevens in projecten en taken waar ze expliciet aan zijn toegevoegd.

Meer informatie over toestemmingen.  

Meer informatie over leden en gasten.  

Het Asana-team

Leden van het Asana-team zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten, maar kunnen zich toegang verschaffen tot uw gegevens voor zover dat nodig is om problemen in het product te diagnosticeren en te corrigeren.

Meer informatie vindt u in onze privacyverklaring.  

Fysieke beveiliging en netwerkbeveiliging

Alle servers van Asana staan in veilige, volgens SOC 2-standaard gecontroleerde datacentra. Alle servers zijn voorzien van firewalls waardoor altijd het minimale verkeer dat nodig is om de service uit te voeren mogelijk is. De toegang tot die servers is beperkt tot Asana-werknemers die een legitieme zakelijke reden hebben zich toegang te verschaffen.

We bieden geen versie van Asana die u op uw eigen (lokale) servers kan laten draaien.

Extra informatie

Bekijk de volgende links:

• Asana's verklaring over beveiliging  
• Asana's privacybeleid