E-mailmeldingen

Om op de hoogte te blijven van activiteiten in Asana kunt u e-mailmeldingen ontvangen of Inbox gebruiken.

Er zijn vier instellingen voor e-mailmeldingen:

• Updates van activiteiten
• Alleen vermeldingen
• Dagelijkse overzichten
• Wekelijkse rapporten

Instellingen e-mailmeldingen

Meldingen uitschakelen

Als je geen e-mailmeldingen wilt ontvangen, kun je ze uitschakelen met behulp van de instructies in de sectie hierboven. Dan gebruik je uitsluitend je inbox om op de hoogte te blijven in Asana.

Minder meldingen ontvangen om de overbelasting in uw inbox te minimaliseren:

• Schakel de meldingen per e-mail uit
• Verwijder jezelf als medewerker van taken, berichten of projecten
• Pas de meldingen voor elk project aan in Mijn Instellingen

Meldingen over verwijderde teams en verwijderde projecten kunnen niet worden uitgeschakeld omdat ze links bevatten waarmee je ze kunt herstellen.

Meldingen filteren:

Ga naar Inbox, waar je meldingen kunt filteren op:

• Aan mij toegewezen
• @Vermeld
• Aan mij toegewezen
• Alleen ongelezen

Dagelijkse samenvatting

Wij sturen u een duidelijke dagelijkse update (maandag tot en met vrijdag, niet in het weekend) over waar u zich die dag op moet focussen in Asana. Deze e-mail zal één of alle van de drie toepasselijke secties bevatten:

Taken die binnenkort vervallen = Dit zijn taken die aan jou zijn toegewezen en binnen de komende 5 dagen vervallen.

Recent toegewezen taken = Deze sectie toont taken die recent aan jou zijn toegewezen, ongeacht of de taak een vervaldatum heeft of niet.

Taken die je aan anderen hebt toegewezen = Deze sectie toont taken die je recent aan anderen hebt toegewezen, ongeacht of de taak een vervaldatum heeft of niet.

Vervallen taken verschijnen niet in de e-mail met het dagelijkse overzicht.

Als je geen taken in een van deze categorieën hebt, verschijnt deze sectie niet in de e-mail.

Activiteitenupdates

U ontvangt een e-mailmelding voor de volgende activiteiten:

• Er is een taak toegewezen aan jou
• De toewijzing van een taak aan u wordt ongedaan gemaakt
• De vervaldatum van een aan jou toegewezen taak is gewijzigd
• Je bent als medewerker toegevoegd aan een taak
• Er zijn nieuwe bestanden toegevoegd aan een taak waarvan je medewerker bent
• Een taak waarvan je medewerker bent, heeft nieuwe reacties
• Een taak waarvan je medewerker bent, is als voltooid gemarkeerd
• Een taak waarvan je medewerker bent, heeft een like gekregen
• Iemand vindt uw reactie leuk
• Iemand vindt uw bijlage leuk
• Iemand vindt uw taakvoltooiing leuk
• Er is een bericht gestart in een team of project waar je lid van bent
• Er is een reactie gepost in een bericht dat je volgt
• Een project waar u lid van bent heeft nieuwe taken
• Er is een nieuwe statusupdate voor een project waar je lid van bent
• De status van een taak waarop u wacht is gewijzigd.
• Een taak werd van de ene kolom naar een andere verplaatst in een project met bordweergave
• Je hebt een taak toegewezen gekregen om goed te keuren

Activiteitenmeldingen worden alleen verzonden voor acties en wijzigingen van anderen. U ontvangt geen melding voor acties die u zelf uitvoert.

Meld je aan als medewerker of verwijder jezelf als medewerker van taken en berichten om meldingen in je inbox te ontvangen of niet.

Inboxmeldingen worden automatisch gegenereerd wanneer u een taakactie voltooid voor uw taken.

Meldingen beantwoorden

Beantwoord een e-mailmelding om het volgende te doen:

• De taak als voltooid te markeren - beantwoord de e-mail en typ Voltooid of Gereed als eerste woord van je bericht
• Op de taak te reageren - beantwoord de e-mail
• De taak aan een teamgenoot toe te wijzen - beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld Aan:
• Een teamgenoot als medewerker aan de taak toe te voegen - beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld CC:

Deze tips vindt u onderin uw e-mailmeldingen.

Sla het antwoordadres niet op in je lijst met contactpersonen. Dit verandert.

Wekelijks rapport

We sturen een keer per week een e-mail met Statusupdates over je project in je portfolio's.

U ontvangt maximaal 20 e-mails met wekelijkse rapporten per week.

Batch-updates

Als u meerdere meldingen binnen een uur ontvangt, zal Asana ze samenvoegen in een enkele e-mail. Kritieke meldingen zoals taaktoewijzingen worden altijd individueel verzonden, maar updates over nieuwe taken die zijn gemaakt of voltooid, worden als één batch worden verzonden.

We wachten 30 seconden voordat we e-mailmeldingen verzenden (d.w.z. e-mailmeldingen over verhalen die niet als een batch kunnen worden verzonden).

De drempel van 30 seconden voor het ontvangen van e-mailmeldingen geldt alleen voor kritieke meldingen. Een taak die aan u wordt toegewezen is bijvoorbeeld een kritieke melding. Voor minder belangrijke meldingen is de wachttijd 60 minuten.

Als u die meldingen binnen de interval van 30 seconden archiveert, zullen we deze e-mails tegenhouden.

Batch-patronen

Verschillende soorten meldingen hebben verschillend batch-gedrag.

Gebatcht betekent dat meldingen verzameld worden in een enkele e-mail om een rommelige inbox te voorkomen en niet-gebatcht betekent dat meldingen apart worden verzonden voor elke individuele update.

Wat wordt gebatcht:

• Meldingen over toewijzingen gebatcht voor de vorige verantwoordelijke (maar niet de huidige verantwoordelijke die een kritische melding ontvangt)
• Meldingen over taakvoltooiingen worden gebatcht (behalve als de taak die werd voltooid een mijlpaal was)

Wat wordt niet gebatcht:

• Aangepaste velden die zijn gewijzigd (indien ingeschakeld) worden niet gebatcht
• Reacties worden niet gebatcht
• 'X voltooide de laatste taak waar u op wachtte' meldingen worden niet gebatcht
• Meldingen over bestanden worden niet gebatcht

E-mailmeldingen voor projecten

Asana-gebruikers ontvangen e-mailmeldingen wanneer er reacties of @vermeldingen worden geplaatst bij een taak waaraan ze meewerken.

Alle leden van dat project moeten e-mailberichten ontvangen wanneer reacties of @vermeldingen worden gemaakt.

Om alle projectleden e-mailmeldingen te laten ontvangen, moet u ervoor zorgen dat in het project waar zij uit werken alle vakjes voor de ledenmeldingen aangevinkt zijn in Lidinstellingen.

Maar als het project een andere projecteigenaar krijgt, of er een verzoek tot lidmaatschap wordt ingediend, dan ontvangen projectleden alleen meldingen van aangepaste velden als ze aan een taak meewerken, of een taak volgen waarvan de veldwaarde veranderd is.