Microsoft Teams & Asana

Gebruik de integratie van Asana met Microsoft Teams om Asana-projecten toe te voegen aan groepschats en gesprekken om te zetten in uitvoerbaar werk, allemaal op één plek. Chat met teamgenoten over een project terwijl u de volledige takenlijst bekijkt, inclusief de mensen aan wie taken zijn toegewezen, vervaldatums en voltooide taken wanneer ze klaar zijn. Met Asana voor Microsoft Teams kunt u verbonden en georganiseerd blijven, ongeacht waar u werkt.

Microsoft Teams en Asana

Teams is een samenwerkingstool op basis van chats dat wereldwijde, externe en multifunctionele teams de mogelijkheid geeft om samen te werken en informatie te delen via een gemeenschappelijke ruimte. Gebruikers kunnen met Asana functies gebruiken als documentsamenwerking, kanaalberichten, teamchat en taakbeheer. Deze integratie met Asana zorgt voor focus en continuïteit van het werk, waar u ook bent, op welk tijdstip of welke plaats dan ook. Met Asana weet u wie wanneer wat aan het doen is.

Er is een Asana-bot toegevoegd aan Microsoft Teams die het ontplooien van Asana-functies vergemakkelijkt. Deze zal je helpen Asana-functies te zoeken en te vinden om tijdens gesprekken in Teams naar te verwijzen en gebruikers in staat stellen taken te maken of berichten aan bestaande taken toe te voegen vanuit Teams.

Microsoft Teams-integratie is beschikbaar voor alle niveaus.

Vereisten voor installatie

Asana-vereisten

Microsoft Teams-integratie is beschikbaar voor alle niveaus.

Vereisten voor Microsoft Teams

De Asana voor Microsoft Teams-integraties is beschikbaar voor alle betaalde Microsoft Teams-abonnementen. De gratis versie van Microsoft Teams ondersteunt geen app-integratie.

Installatiestappen

Verbind Asana met Microsoft Teams om taken toe te wijzen en verantwoordelijk te blijven door de app voor uzelf en uw team toe te voegen.

installeren

Asana instellen voor Microsoft Teams-integratie:

  • Ga naar het tabblad Apps in MS Teams
  • Zoek naar Asana Project management
  • Klik op Asana
  • Klik op toevoegen om uw app te installeren

toevoegen

Vanuit de Asana Project Management pop-up:

  1. Klik op Toevoegen

Het is niet mogelijk om de Asana-bot voor Microsoft Teams toe te voegen aan een privékanaal of -chat.

De app beheren voor uw organisatie:

beheer apps

Om de apps te beheren, ga je naar het Microsoft Teams beheercentrum, zoek naar Asana om er zeker van te zijn dat het is ingesteld op toegestaan. Vink Toestaan aan.

Voeg Asana toe aan de lijst met Vastgepinde apps in het Microsoft Teams-beheercentrum. Zo kunt u u vinden en kunt u de volgorde kiezen waarin het in de navigatiebalk wordt vastgepind.

Onboarding flow

Wanneer de integratie geïnstalleerd is, krijg je toegang tot de integratie-bot in je 1:1 chat. Je kan de bot ook toevoegen aan specifieke teamkanalen.

U kunt vragen intypen en gebruiken om u op de hoogte te houden van projectactiviteit in Asana.

onboarding

Wanneer je voor de eerste keer met de integratie in contact komt, krijg je te maken met een chatbot. De chatbot introduceert de integratie, geeft voorbeelden van gebruikssituaties en links naar eventuele andere artikelen die je nodig hebt.

Links delen

Gebruikers kunnen taken, projecten, Portfolio's, Statusupdates en Teams uitvouwen om meer informatie te tonen bij het delen met een bepaald team.

deel-link

Links delen:

  • Plak een Asana specifieke URL-link
  • Wacht tot de link wordt weergegeven
  • Klik op het pictogram Uitvouwen voor meer context
  • Link naar het team en verstuur

uitvouwen

Je kan het dan in zijn geheel bekijken door te klikken op Bekijken in Asana.

Je kunt taken, projecten en portfolio's vinden door op het Asana-logo te klikken in het venster voor het opstellen van berichten.

vind taak

Zoeken naar taken, projecten of portfolio's:

  1. Klik op het Asana-logo in het venster voor het opstellen van berichten.
  2. Je kan zoeken naar een taak, project of portfolio binnen dit menu

Een nieuwe taak maken

maak nieuwe taak

Een nieuwe taak maken:

  1. Klik op de + knop in het dialoogvenster voor het opstellen van berichten
  2. Selecteer Nieuwe Taak aanmaken
  3. Vul in het pop-up scherm dat verschijnt de details in
  4. Klik op Taak maken

maak taak 2

Je kan overal in Teams nieuwe Asana-taken aanmaken. Je kan de opdracht taak maken gebruiken met de Asana-bot, met de optie van het venster voor het opstellen van berichten of binnen een bericht in een gesprek. Je kan het toewijzen aan een teamgenoot, een vervaldatum instellen en het toevoegen aan een Asana-project.

Een bericht toevoegen aan een taak

bericht toevoegen 1

Een bericht toevoegen aan een taak:

  • Klik onder het driepunten-pictogram op Meer acties en kies Bericht toevoegen aan taak
  • Via een pop-upvenster kan je een bestaande Asana-taak zoeken en kiezen om het bericht aan toe te voegen

Bericht toevoegen

U kunt dit bericht dan als reactie aan een taak toevoegen.

Persoonlijke meldingen ontvangen

meldingen

Persoonlijke meldingen ontvangen:

  1. Open je chat in de zijbalk en klik op de Asana-botchat
  2. Schrijf 'link project'
  3. Klik op de knop Link project

meldingen

De Asana-bot zal je vragen om een project te selecteren waarnaar je wilt linken. Selecteer Mijn taken en klik op Link om persoonlijke meldingen te ontvangen.

Je ontvangt meldingen wanneer:

  • Er een taak aan uw wordt toegewezen of een toewijzing wordt ingetrokken.

Voor taken die aan u zijn toegewezen ontvangt u een melding als:

  • de taak voltooid is
  • de vervaldatum gewijzigd wordt
  • alle afhankelijkheden voltooid zijn
  • een afhankelijkheid nog niet is voltooid
  • de vervaldatum van een afhankelijkheid is gewijzigd
  • u als een volger bent toegevoegd
  • er een reactie is op een taak die u volgt

Meldingen instellen

Navigeer naar een teamkanaal of 1:1 chat.

meldingen

Toegang tot meldingen:

  1. In het + menu, kies Link Project
  2. Selecteer een project waarvoor u meldingen wilt ontvangen

selecteer

Instellingen voor meldingen configureren voor Microsoft Teams

MT-meldingen

Vanuit het venster voor het opstellen van berichten van Asana:

  1. Navigeer naar meldingsinstellingen via het + menu in de pop-up van het Asana-dialoogvenster
  2. Selecteer welke communicatiemeldingen je wenst te ontvangen

kies meldingen

U wordt dan op de hoogte gebracht van alle nieuwe activiteit in het project dat u gekozen hebt.

Aangepaste meldingen

Je kan aangepaste meldingen maken met de functie Regels van Asana. Gebruikers kunnen automatisch een aangepast bericht naar een kanaal sturen wanneer een taak bijgewerkt of verplaatst wordt. Meer informatie.

aangepaste melding

Vanuit de pop-up Regel toevoegen:

  • Kan je via Microsoft Teams een aangepast kanaalbericht sturen met taakupdates

Asana-bot

De Asana-bot voor Microsoft Teams zal met de app chatten om vragen te stellen en dingen op te zoeken. Deze stuurt een antwoord terug op basis van de input van jou als gebruiker. Er zijn een aantal opdrachten die je met deze app kunt gebruiken om tijd te besparen. De interacties verlopen naadloos.

Bot-interacties:

bot-interacties

Vanuit de Asana-chatbot kan je je werkruimte kiezen of overschakelen naar een andere werkruimte die aan je projectbehoeften voldoet met de opdracht werkruimte wijzigen.

MSFT Teams Meetings

De Microsoft Teams-integratie van Asana werkt ook met Teams Meetings.

Dit geeft onze gebruikers de mogelijkheid om ongestructureerde gesprekken om te zetten in traceerbaar werk in Asana en vermindert de noodzaak om van tool te veranderen.

Als u de Asana-integratie toevoegt aan een Meeting-event in Teams, dan kunt u:

  • Snel taken maken zonder het venster van de vergadering te verlaten
  • Een samenvatting bekijken van de taken die in een vergadering zijn gemaakt

Instelling

De organisator van de vergadering moet het team of evenement toevoegen aan de integratie voordat de vergadering begint.

Dit wordt ondersteund in de Teams Desktop App en verschijnt niet in vergaderingen wanneer je je via een browservenster toegang hebt verschaft.

Navigeer naar het teamevenement waaraan u de integratie wilt toevoegen en klik op de + knop bovenaan het scherm

navigeer naar teamevenement

De eerste stap vereist dat de aangewezen organisator van de vergadering het team of evenement toevoegt aan de integratie. Het is momenteel niet mogelijk om deze functie vanuit de vergadering toe te voegen - u moet dat doen in de bewerking/instellingen van de vergadering.

Houd werk verbonden

voeg tabblad toe

Voeg het Asana-tabblad toe:

  • Zoek naar 'Asana', en selecteer het om het Asana-tabblad toe te voegen
  • Klik op Toevoegen om te bevestigen

voeg asana toe

Deelnemen aan de vergadering

verbinden met asana

Verbinden met Asana:

  • Vervolgens wordt je aangeboden om te *Verbinden met Asana**, klik hierop
  • Nadat je je geverifieerd hebt met Asana, kies je een werkruimte om de vergadering voor te bereiden
  • Neem deel aan de vergadering

voeg asana toe

Taken maken en taken bekijken die u binnen het evenement of het team gemaakt hebt. Taken die in Teams gemaakt zijn, zijn standaard alleen zichtbaar binnen Teams voor de gebruiker die ze gemaakt heeft. Taken zullen altijd in Asana te vinden zijn.

Deze weergave is alleen beschikbaar voor de organisatoren van vergaderingen, en is een uitstekende plaats om taken toe te wijzen voor de voorbereiding van de vergadering, voor het maken van aantekeningen, of om de taken te bekijken die je na afloop van de vergadering hebt gemaakt.

Taken maken:

Wanneer je aan de vergadering deelneemt, zie je ook het Asana-logo in het menu van je vergadering. Als je daarop klikt, opent zich een zijvenster waar je tijdens de vergadering taken kunt aanmaken en taken kunt bekijken die je tijdens de vergadering hebt gemaakt.

maak taken aan in ms

Andere deelnemers zien dit ook in hun menu en kunnen zich ook verifiëren en taken aanmaken.

Alle taken die hier gemaakt worden, zijn ook zichtbaar in het "Tabblad" voor het nakijken van de taken na de vergadering.

Waarom Teams Meetings gebruiken?

Na het laden van deze Asana "App" binnen het videogesprek in Teams Meeting videogesprek kunnen gebruikers:

  • Taken maken zonder het videogesprek te verlaten
  • Een verslag bijhouden van deze taken
  • Continuïteit behouden in spontane creatieve uitbarstingen zonder van hulpmiddel te wisselen
  • Een productieve bijeenkomst van gelijkgestemden houden
  • Ideeën omzetten in actie

Als u zich afvraagt hoe u binnen Teams een overzicht van de taken op projectniveau kunt bekijken, bezoek dan deze pagina waar wij u doornemen hoe u het volledige Asana project in MSFT Teams kunt beoordelen om van nog meer functies te genieten.

Belangrijke use cases

Met deze integratie kunnen je teamleden zich blijven concentreren op hun doelen, projecten en taken, waar ze ook zijn. Je weet altijd de status van het werk dat in je team gebeurt.

  • Definieer de belangrijkste informatie - Met deze integratie kunnen gebruikers een Asana-taak aanmaken vanuit Teams en alle contextuele informatie toevoegen (zoals een bericht). Gebruikers kunnen de belangrijkste informatie definiëren zoals taaknaam, beschrijving, vervaldatum, verantwoordelijke en/of aangepaste velden.

  • Blijf op de hoogte - Medewerkers in Teams kunnen nu op de hoogte blijven van belangrijke context en voortgang vanuit Asana terwijl het gebeurt.

  • Verwijzing naar Asana - Wanneer in Teams een gesprek over het werk wordt gevoerd, kan je gemakkelijk verwijzen naar gerelateerde Asana-projecten, -taken en andere informatie. Zo kunnen je teamleden en gespreksdeelnemers meer context, duidelijkheid en workflow-transparantie krijgen, zodat ze nooit het gevoel hebben niet up-to-date gehouden te worden.

  • Verantwoordelijkheid - Chat met teamgenoten over een project terwijl u de volledige takenlijst bekijkt, inclusief verantwoordelijken van taken en vervaldatums en voltooi taken wanneer ze klaar zijn. Teams kunnen sneller werken en meer bereiken.

  • Naadloos - Je hoeft niet van tool te wisselen. Met Teams Meetings kunnen gebruikers ongestructureerde gesprekken direct omzetten in traceerbaar werk in Asana.

Hulp nodig? Kijk hier op de ondersteuningspagina van Microsoft.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.