Google Sheets en Asana

Wanneer u veel projecten onder handen heeft, kan het lastig zijn om inzicht te krijgen in hoe ze ervoor staan. Met rapportage in Google Sheets kunt u projectgegevens gebruiken om aangepaste rapporten en visualisaties te maken en zo bekijken wat op schema ligt en wat aandacht verdient.

Rapportage met Google Sheets is beschikbaar met Portfolio's.

Voorbereiding voor het gebruik van Google Sheet rapportage

Voordat u een Google Sheet opent vanuit uw portfolio, dient u ervoor te zorgen dat u de juiste projectsprojects in uw portfolio heeft.

Als u Google Sheets nog niet hebt gebruikt, raden we u aan Google's Helpcenter en het helpforum van Google Sheets te raadplegen. Dit specifieke artikel legt u uit hoe u een aantal basisrapporten kunt opstellen met de gegevens van uw Asana-portfolio. Het is niet bedoeld om alle manieren uit te leggen waarop u Google Sheets kunt gebruiken.

Rapportage met Google Sheets geeft u talloze manieren om het werk dat u in Asana bijhoudt te sorteren en te visualiseren. Dit artikel helpt u op weg en biedt inspiratie voor de rapporten die u eventueel zou willen maken.

Aan de slag met Portfolio-rapportage

Zodra u de projecten die u nodig hebt in uw portfolio hebt samengebracht, klikt u op Exporteren naar Google Sheets in het vervolgkeuzemenu naast de koptekst van uw project. Uw Google Sheet wordt geopend in een nieuw tabblad. Nieuwe gebruikers moeten Asana toestemming geven om verbinding te maken met hun Google-account.

Zodra ze zijn aangemaakt, worden de gegevens in uw Google Sheet elk uur automatisch bijgewerkt.

Wat staat er in het rapport?

Wanneer het niet is aangepast, omvat de Google Sheet drie tabbladen:

  1. Overzicht: dient als referentie voor het gebruik van de Google Sheet en bevat twee voorbeeldgrafieken die met uw gegevens zijn gemaakt.
  2. Asana-projectgegevens: toont de belangrijkste gegevens van elk project. Verken de gegevens door op de kolommen te sorteren of te filteren.
  3. Live-brongegevens: haalt live-gegevens rechtstreeks uit Asana. Dit tabblad is vergrendeld om de verbinding met Asana te beschermen.

U kunt met uw muis over de koppen van uw kolommen bewegen om meer informatie te krijgen over de gegevens in de kolom.

Aangepaste rapporten bouwen

Bij de Google Sheet worden standaard twee voorbeeldrapporten en twee gegevenstabbladen geleverd, maar u zult waarschijnlijk aangepaste rapporten willen maken voor de projecten van uw team. Met de gegevens in de Google Sheet en de voorbeelden hieronder, zou u in staat moeten zijn om aan veel van uw rapportagebehoeften te voldoen.

De rapporten die u maakt worden automatisch in de Google Sheet opgeslagen en zullen de volgende keer dat u vanuit Asana de Google Sheet opent worden getoond.

Hier zijn een paar voorbeelden van het soort rapporten dat u in uw Google Sheet kunt maken. Hieronder gaan we dieper in op twee van deze voorbeelden om u te laten zien hoe u de rapporten maakt.

  • Welke projecten lopen risico en vervallen binnenkort? Een spreidingsdiagram met vervaldatums en statuskleuren (voorbeeld hieronder)
  • Welke projecteigenaren boeken snelle voortgang met hun werk? Een balkengrafiek van recent voltooide taken op projecteigenaar (voorbeeld hieronder)
  • Welk deel van uw projecten ligt op schema? Een taartgrafiek met statuskleuren
  • Is werk gefocust of verspreid over projecten? Een histogram van taken voltooid in de voorbije week in elk project
  • Welke teams hebben projecten die bijna voltooid zijn? Een gestapeld staafgrafiek van projecten met % voltooiing, per team

Voorbeeld 1: Een spreidingsdiagram van vervaldatums en statuskleuren

Dit voorbeeld toont enkele van de technieken die u kunt gebruiken voor het maken van een rapport om de individuele projecten te vinden die uw aandacht het meest nodig hebben. We maken een rapport om projecten te identificeren die binnenkort komen te vervallen en waarvan de laatste statusupdate rood is, omdat die projecten waarschijnlijk de meest urgente aandacht nodig hebben.

Een nieuw tabblad maken

Klik op de + linksonder in uw Google Sheet om een nieuw tabblad aan te maken en kies een naam voor uw rapport.

Kolommen aan uw rapport toevoegen door te verwijzen naar het tabblad Live brongegevens

  1. Selecteer de cel in de linkerbovenhoek van uw nieuwe blanco tabblad
  2. Typ '='
  3. Navigeer naar het tabblad Live-brongegevens. Klik op de koptekst van de kolom die u in de andere kolom wilt kopiëren. In dit geval zullen we verwijzen naar de kolom Naam. Druk op 'Enter'.

  4. Nadat u op enter hebt gedrukt, wordt u teruggebracht naar uw rapportagetabblad.
  5. Selecteer de volgende cel rechts en herhaal stappen 2 tot en met 4 voor de kolommen Vervaldatum en Statuskleur.
  6. Nu we naar de koptekstcel van elke kolom hebben verwezen, moeten we de gegevens zelf kopiëren. Selecteer de drie kopteksten en gebruik de hendel voor automatisch invullen, het vierkantje in de rechterbenedenhoek, om uw selectie naar beneden te slepen.

We hebben verwezen naar de gegevens in het tabblad Live-brongegevens, in plaats van ze gewoon te kopiëren. Dit betekent dat wanneer de gegevens in het tabblad Live-brongegevens elk uur automatisch worden bijgewerkt, ook uw rapport automatisch wordt bijgewerkt.

Gebruik een formule om te berekenen hoe lang het nog duurt voordat een project vervalt

  1. Typ DAGEN TOT VERVALDATUM als koptekst in de vierde kolom
  2. Vul daaronder de formule =DATEDIF(NOW(), B2, "D"). Deze formule berekent het aantal dagen tussen nu en de waarde in de kolom Vervaldatum.

  3. Trek de hendel voor automatisch invullen naar beneden om de rest van uw nieuwe kolom te vullen.

Een spreidingsdiagram maken

  1. Eerst moeten we het rapport sorteren op Statuskleur. De eenvoudigste manier om dit te doen is het menu Gegevens te openen en Filter te kiezen. Gebruik vervolgens het menu op de kolomkop Statuskleur om te Sorteren op A → Z.

  2. Selecteer de kolommen Statuskleur, Dagen tot de vervaldatum en Naam, in deze volgorde, door (op Mac) of CTRL (op pc) ingedrukt te houden en op de letter boven elke kolom te klikken (C, D en A). Dit zijn de drie kolommen die we nodig hebben in het spreidingsdiagram. De kolom Naam moet als laatste worden gekozen omdat dit het label wordt voor elk datapunt.

  3. Maak een grafiek door het menu Invoegen te openen en Diagram te kiezen.
  4. Kies een Spreidingsdiagram en haal het vinkje weg bij Samengevoegde kolom C.

Met deze diagram kunt u visualiseren welke van de bijna-vervallen projecten in de problemen zitten. In de onderstaande schermafbeelding hebben we de gevarenzone gemarkeerd, projecten die zowel rood zijn als binnen 60 dagen vervallen. Aangezien de gegevens elk uur worden bijgewerkt vanuit Asana, kunt u altijd dit diagram bekijken om te begrijpen waar u de teaminspanningen op moet focussen.

Voorbeeld 2: Taakvoltooingspercentage per projecteigenaar

Dit voorbeeld toont een paar van de technieken die u kunt gebruiken om een rapport te bouwen waarin projecten worden gegroepeerd op basis van een bepaald kenmerk, in dit geval de projecteigenaar. We gaan een project bouwen om uit te zoeken hoeveel taken er deze week zijn voltooid in de door elke afzonderlijke projecteigenaar geleide projecten. We kunnen teams met een hoge output identificeren, of een project ownerproject owner die zijn of haar team aanmoedigt om alle taken in Asana vast te leggen.

Een draaitabel maken om de projecten op eigenaar te groeperen

  1. Navigeer naar het tabblad Live brongegevens.
  2. Selecteer de rijen vanaf rij 2. We slaan rij 1 over omdat een draaitabel het best werkt als de eerste rij de koppen bevat.

  3. Open het menu Gegevens en kies Draaitabel. Er wordt een nieuw tabblad geopend met de naam Draaitabel.
  4. Op het tabblad Draaitabel, in de zijbalk Rapporteditor, onder Rijen, kiest u Veld toevoegen. Selecteer de kolom waarop u uw projecten wilt groeperen, in dit geval Eigenaar. Haal het vinkje bij Totalen weergeven weg; deze gegevens hebben we bij dit voorbeeld niet nodig.

  5. Kies Veld toevoegen onder Waarden. Selecteer de kolom die u voor elke groep projecten wilt analyseren; in dit geval Voltooide taken.

  6. Controleer of de waarden voor de groep zijn samengevat op de manier die u nodig hebt. In dit voorbeeld willen we het totale taakvoltooiingspercentage voor elke groep projecten zien. We kiezen dus voor Som.

De gegevens visualiseren

In veel gevallen is het gebruik van de Verkennen-zijbalk van Google Sheets een eenvoudiger alternatief voor het handmatig maken van een grafiek. Deze zijbalk genereert relevante grafieken met behulp van kunstmatige intelligentie.

  1. Klik op Verkennen rechtsonder in Google Sheet. In dit voorbeeld is een balkengrafiek een nuttige visualisatie van het taakvoltooiingspercentage.
  2. Om een grotere versie van de grafiek te zien, sleept u deze naar het middelste gedeelte van de Google Sheet. Klik met de rechtermuisknop op de grafiek om deze aan te passen.

Maak uw eigen aangepaste rapporten met Google Sheets

Het beheren van meerdere projecten tegelijk is nooit eenvoudig, maar rapportage met Google Sheets biedt u de flexibiliteit om informatie te visualiseren en op eenvoudige wijze die rapporten te maken die u nodig hebt. Gebruik projectgegevens uit uw portfolio om rapporten en visualisaties te maken en zo te zien wat er op schema ligt en wat uw aandacht vereist.

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.