CSV-importeur

Met de CSV-importeur kan je je gegevens in Asana krijgen zonder dat je ze handmatig hoeft te verbinden. Je kan de kolommen in je spreadsheet een naam geven met de volgende labels om automatisch velden in je project in kaart te brengen:

1. Naam: gebruik deze kolom voor de namen van de taken in je project
2. Beschrijving: gebruik deze kolom om details en context aan de taken te geven
3. Verantwoordelijke: wijs aan elke taak een eigenaar toe met de e-mailadressen van geldige Asana-gebruikers uit je werkruimte of organisatie. Taken die in Asana zijn gemaakt, kunnen maar aan één teamgenoot worden toegewezen
4. Medewerkers: je kan meerdere van je teamgenoten als medewerker aan een taak toevoegen door de e-mailadressen van geldige Asana-gebruikers uit je werkruimte of organisatie in een aparte kolom in te voeren. Vergeet niet ze te scheiden door een komma en voeg er geen spaties aan toe.
5. Vervaldatum: gebruik het standaard datumformaat van dag/maand/jaar om de vervaldatums van elke taak bij te houden
6. Startdatum: voeg een aparte kolom voor startdatums toe. Dit is een Asana Premium-functie. Als je de Premium-versie niet gebruikt, dan verschijnt de informatie uit de kolom voor startdatums in de beschrijving van je taak.
7. Type: stel "Mijlpaal" in als waarde om mijlpalen te onderscheiden van reguliere taken in je project
8. Sectie/Kolom: er wordt een nieuwe sectie aangemaakt zodra je handmatig taken naar de gewenste sectie of kolom verplaatst
9. Andere informatie: aanvullende kolominformatie wordt van boven naar beneden in het taakbeschrijvingsveld vermeld, in de volgorde van je kolommen

Als je kolommen hebt die foutieve gegevens bevatten, zoals een e-mailadres in de kolom Vervaldatum, dan zullen geen van de vervaldatums correct geïmporteerd worden. In plaats daarvan wordt er een nieuw tekstveld aangemaakt.

Subtaken importeren via de CSV Importer:

1. Maak een kolom in je spreadsheet met de naam subtaak van
2. Vul in de kolom subtaak van de exacte naam van de bovenliggende taak in de overeenkomstige rij in. De bovenliggende taak moet zich boven de huidige rij in het CSV-bestand bevinden. Als er niet-unieke namen in je CSV staan, wordt de dichtstbijzijnde rij erboven met een overeenkomstige naam gebruikt.

Afhankelijkheden specifiëren via de CSV-importeur:

1. Maak een nieuwe kolom in je spreadsheet met de naam Afhankelijkheden
2. Vul de kolom Afhankelijkheden met een lijst van taken die de huidige rij blokkeert

Deze moeten exact overeenkomen met de namen van de afhankelijke taken. De afhankelijke taak moet zich onder de blokkerende rij in het CSV-bestand bevinden. In bovenstaand voorbeeld is Planning voltooid afhankelijk van zowel Startvergandering als Creatieve brainstorm. Omdat beide taken Planning voltooid blokkeren, staat Planning voltooid onder de rijen 2 en 3. Als er niet-unieke namen in je CSV staan, wordt de dichtstbijzijnde rij erboven met een overeenkomende naam gebruikt.

Gegevens importeren via CSV zal bestaande taken in het project niet bijwerken. Daardoor is het niet mogelijk om met de CSV-importeur een afhankelijkheid te maken voor een bestaande taak.

Aangepaste velden kunnen tekst, getallen of vervolgkeuzewaarden bevatten. De kolommen die geen overeenkomende namen hebben met specifieke Asana-velden (zoals naam of sectie, bijvoorbeeld), worden aangegeven als aangepaste velden in het project.

De gegevens in het CSV-bestand kunnen worden toegewezen aan nieuwe aangepaste velden of aan bestaande velden in het project:

• Nieuwe aangepaste velden worden automatisch aangemaakt voor nieuwe projecten die worden geïmporteerd uit de optie Spreadsheet importeren. Deze nieuwe aangepaste velden zullen standaard alleen beschikbaar zijn voor dat project.

• Nieuwe aangepaste velden worden automatisch aangemaakt in bestaande projecten door het CSV-bestand te importeren in dat project. Dat zal gebeuren wanneer de kolomnaam niet overeenkomt met bestaande aangepaste velden binnen dat project of in je organisatie. Die nieuwe aangepaste velden zullen standaard alleen beschikbaar zijn voor dat project.

• Gegevens worden toegewezen aan bestaande aangepaste velden in een project of organisatie als het project eerst werd aangemaakt. Je kunt de bestaande aangepaste velden in dat project gebruiken voordat je het CSV-bestand importeert, of de informatie in het CSV-bestand koppelen aan aangepaste velden in je organisatie.

Een CSV-bestand importeren om een nieuw project van een team te maken:

1. Klik in de zijbalk op het plus-pictogram naast de naam van uw team om de opties weer te geven voor Project maken
2. Selecteer de optie Spreadsheet importeren

Een CSV-bestand importeren om een nieuw project te maken via de knop Snel toevoegen:

1. Klik op de knop Snel toevoegen in de rechterbovenhoek en selecteer Project
2. 2. In het venster Projectsjabloon kiezen, klikt u op Spreadsheet importeren

Een CSV-bestand importeren om een taak aan een project toe te voegen:

1. Selecteer het vervolgkeuzemenu van de projectkoptekst naast de naam van je project
2. Beweeg de muis over Importeren
3. Kies CSV

Na het selecteren van de optie om een spreadsheet of CSV te importeren, wordt u doorgestuurd naar een module waar u informatie over uw project kunt opgeven, zoals de naam of privacy-instellingen:

1. Gebruik het veld Projectnaam om een naam te geven aan uw project
2. Selecteer het team waaraan u het project wilt toevoegen
3. Stel de privacy-instellingen van uw project in door te kiezen tussen een project dat openbaar is voor het hele team of alleen voor specifieke projectleden
4. Klik op Bestand selecteren om te importeren om verder te gaan

Zodra u de naam van het project hebt opgegeven, kunt u het bestand selecteren dat u wilt importeren.

Klik op Selecteer een CSV-bestand om te importeren om een CSV-bestand van uw computer te selecteren. U kunt het bestand ook vanaf uw computer slepen en in het modulevenster neerzetten.

Je kan een voorbeeld bekijken van hoe het project eruit zal zien en eventueel wijzigingen aanbrengen voordat je de import van het CSV-bestand voltooit:

1. Klik op Nieuwe CSV uploaden om terug te keren naar het vorige scherm en selecteer een ander CSV-bestand
2. Selecteer de optie Veranderingen aanbrengen als je de informatie wilt bewerken die vanuit het CSV-bestand naar je project is geüpload
3. Klik op Ga naar project als je tevreden bent met hoe je project eruit ziet

Klik op de kolomkoppen om het veld te veranderen waarmee u wilt verbinden.

U kunt ook veranderingen aanbrengen in het type van het aangepaste veld. Bijvoorbeeld: als een kolom numerieke waarden weergeeft en het type aangepast veld was ingesteld op Nummervelden, dan kunt u het veranderen in Tekstveld.

U kunt op de optie Kolommen negeren klikken om kolommen te negeren met gegevens die u liever niet in uw project importeert.

Als u een ander CSV-codering of een andere locale gebruikt, kunt u op het pictogram voor tekencodering klikken om de codering te veranderen in UTF-8, Windows, Macintosh of Shift JIS.

Om te beginnen, gebruik het bovenstaande als een sjabloon om een spreadsheet te maken en deze te uploaden naar Asana.