Nodig een paar teamgenoten uit

Nu je een paar taken en projecten hebt aangemaakt, is het tijd om met je team samen te werken en Asana echt optimaal te gaan gebruiken. Als je de eerste persoon in je organisatie bent die Asana gebruikt, dan kun je nu een paar vertrouwde teamgenoten uitnodigen om het samen met jou uit te proberen.

Begin klein

Een andere tool toevoegen aan het gereedschap van uw team vraagt vaak de investering en feedback van iedereen. Maar voordat u uw hele team aan boord krijgt, raden wij u aan met slechts een paar teamgenoten te beginnen. Op die manier kunt u zich voorbereiden om Asana aan uw hele team voor te stellen zodra u aantoonbare resultaten begint te krijgen. En als u klaar bent voor uw hele team, dan kunt u bij ons terecht.

Een goede testgroep zouden een paar van uw meest vertrouwde collega's kunnen zijn. Het kunnen ook teamgenoten zijn waarmee u vaak samenwerkt, maar die misschien maar een kleinere subgroep van uw hele team vormen. Vraag eens rond en vraag een groepje van maximaal vijf anderen om het samen met u uit te proberen. U kunt onze e-mailsjabloon gebruiken om uw teamgenoten uit te nodigen en de verwachtingen te bepalen.

Als u al een project voor hen gebouwd hebt om te testen, kunt u het alleen-reageren maken. Zo hoeft niemand zich zorgen te maken over onbedoelde veranderingen. Als ze zich comfortabel voelen in Asana, kunt u ze toegang geven om ook te bewerken.

De waarde van Asana voorstellen

Zelfs als uw teamgenoten enthousiast zijn om Asana met u te proberen, zullen ze waarschijnlijk meer informatie willen. Hier zijn enkele voordelen die u kunt belichten om ze aan boord te krijgen:

• Weet wie wanneer wat doet—Asana vertelt u wie wanneer wat doet. Dat betekent dat u minder tijd kwijt bent aan opvolgen en vergaderen, en meer tijd overhoudt voor wat voor u echt belangrijk is.

• Bespaar tijd, en maak gesprekken uitvoerbaar—Je kunt werk direct op een taak of binnen een project bespreken, zodat je geen rommelige e-mailketens meer hebt. Gesprekken zijn in Asana altijd gericht op concreet, uitvoerbaar werk, zodat je het werk vooruit kunt helpen, in plaats van er alleen maar omheen te praten.

• Zie uw werk in context—U kunt uw werk in Asana met elkaar in verband brengen, zodat u weet waar het in projecten en in de doelen van uw team geheel past. Krijg updates over de projecten en taken die u volgt, en zie de vorderingen van uw team met portfolio's en statusupdates.

Teamgenoten uitnodigen in Asana

Zodra je een groep hebt om Asana samen met je uit te proberen, zijn er verschillende manieren om deze teamgenoten uit te nodigen voor Asana:

Je kunt ook een taak maken en het e-mailadres van je teamgenoot intypen als geadresseerde en zo een uitnodiging activeren, of [hem of haar uitnodigen voor een team].(https://asana.com/guide/help/organizations/team-basics#gl-join). Meer informatie over het uitnodigen van mensen voor je organisatie.

Nadat je een van deze opties hebt gekozen en de e-mailadressen van je teamgenoten hebt ingevoerd, wordt er namens jou een uitnodiging gestuurd. Zorg ervoor dat je zakelijke e-mailadressen gebruikt, zodat iedereen samen in je organisatie terechtkomt. Laat je teamgenoten weten dat ze de e-mail kunnen verwachten door ons e-mailsjabloon te gebruiken om het nog gemakkelijker te maken.

Zodra uw teamgenoten binnen zijn

Zodra uw teamgenoten zich bij Asana hebben aangemeld, bent u klaar om uw werk samen te gaan bijhouden. Hier zijn een paar tips voor een vlotte aftrap:

• Laat ze de snelstart of de Asana-lessen doorlezen, zodat ze de basis kennen en weten waarover het gaat. De Asana-handleiding (die je op dit moment leest) is een belangrijke bron die hen zal helpen om verder te leren.
• Leg een paar afspraken vast, zodat u allemaal op dezelfde koers zit.
• Nodig ze uit voor uw bestaande projecten en brainstorm over nog meer potentiële projecten die uw team in Asana zou kunnen opzetten. Door samen een project te bouwen, raakt iedereen betrokken.
• Voeg ze toe als medewerkers van relevante taken, en moedig ze aan om jou taken toe te wijzen en te reageren, liken, bijlagen toe te voegen aan, of zelfs een taak te voltooien, in plaats van e-mails of chatberichten te sturen.
• Plan een vergadering (of maak een project aan) een paar weken na het gebruik om vragen te verduidelijken, na te denken over hoe de dingen gaan, en te noteren welke voordelen u aan uw team kunt overbrengen.

De tijd doorbrengen met uw “testteam” om in Asana aan de slag te gaan, loont al snel de moeite, want u beheert uw werk, communiceert doeltreffender, en doet samen geweldige dingen.