Maak taken, wijs ze toe en reageer erop

Wat zijn taken?

Taken zijn actiegerichte stappen of dingen om te doen, om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is en tegen wanneer. Het kunnen echter ook ideeën en referentie-items zijn. Als u gewend bent om e-mails te sturen telkens als u iets nodig hebt van een teamgenoot, probeer dan eens een taak te maken in de plaats daarvan.

U hebt bijvoorbeeld de taak om een video voor een komende campagne te animeren, en een andere teamgenoot is verantwoordelijk voor de enscenering ervan. Deze taken kunnen worden bijgehouden in een campagne-beheerproject.

Taken slaan alle bestanden, gesprekken en instructies op die ermee verband houden. Zo blijft informatie op de juiste plaats (en op één plaats). Taken maken gewoonlijk deel uit van een project zodat ze makkelijk te vinden zijn en zichtbaar voor uw teamgenoten.

Zelfstudie-video bekijken

Asana gebruiken is een korte lessenreeks die u kunt volgen om Asana snel te oefenen en te leren. Of u kunt onze korte Asana-les volgen.

Hoe maakt u taken

GIF van het maken van een taak in Asana

Er zijn drie manieren om taken te maken:

  1. Met de oranje knop + in de bovenste balk.
  2. Via knop Taak toevoegen in een project.
  3. Klik in een takenlijst, druk op enter en begin te typen.

U kunt ook taken maken vanuit e-mails of Slack-berichten. Asana integreert met de beste hulpmiddelen om u tijd te besparen en uw taken gemakkelijker te beheren.

Taaktips en beste praktijken

Deze tips leren u hoe u een goede taak kunt maken en hoe u moet reageren op taken die u worden toegewezen.

Een goede taak aanmaken

SCHERMAFBEELDING van een taak in Asana met verantwoordelijke, vervaldatum, beschrijving, bijlage om het werk te beheren

  1. Schrijf duidelijke, actiegerichte taaknamen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen “Eerste ontwerp van blogbericht votooiien” in de plaats van “Blogbericht.”
  2. Wijs de taak toe aan uzelf of aan een teamgenoot. Taken hebben slechts één verantwoordelijke zodat er geen verwarring is over wie verantwoordelijk is voor het werk.
  • U kunt een taak opsplitsen in subtaken als meerdere mensen moeten bijdragen aan de voltooiing ervan.
  1. Voeg een startdatum en vervaldatum toe om de duur en deadline van een taak aan te geven. Teamgenoten kunnen de tijd voor de taak beter budgetteren en weten wanneer die verwacht wordt.
  2. Gebruik de taakbeschrijving om meer details, instructies of context bij de taak te geven, zodat de toegekende persoon alle informatie heeft die hij nodig heeft om het werk te beginnen en af te maken.
  3. Voeg alle nodige bestanden toe. Asana integreert met Google Drive, Dropbox, OneDrive en Box om het gemakkelijk te maken bestanden bij te voegen van de hulpmiddelen die u reeds gebruikt.
  4. Sommige taken kunnen afhankelijk zijn van de voltooiing van ander werk. Stel taakafhankelijkheden in zodat het werk in de juiste volgorde, op het juiste moment gebeurt.
  5. Tenslotte kunt u medewerkers toevoegen aan de taak (het is alsof u ze een CC geeft in een e-mail). Zij zullen meldingen ontvangen over elke activiteit in de taak. U kunt op elk moment medewerkers toevoegen of verwijderen.
  6. Wanneer u een taak hebt voltooid, klikt u op het vinkje naast de naam van de taak. Plaats een reactie zodat de teamgenoten weten wat u bereikt hebt.

U kunt ook taakmijlpalen aanmaken, om belangrijke projectdoelen voor te stellen (zoals het halen van een streefcijfer voor de inkomsten) of belangrijke werkstukken die de volgende fase deblokkeren (zoals het bevestigen van een plaats voor een evenement).

Naar project, taak of subtaak?

Veel klanten stellen deze vraag, het antwoord is meestal dat het gewoon afhangt van wat u probeert te bereiken en hoe u de informatie wilt zien. Bekijk hieronder ons kader, samen met een paar aanwijzingen om u te helpen de juiste weg te kiezen:

AFBEELDING van Asana-hiërarchie van organisatie naar team naar project naar taak naar subtaak, met voorbeelden

Project maken... Een taak maken... Een subtaak maken... Voorbeelden
Mate van inzet Het gaat om een grote inspanning met een groep belanghebbenden die in de loop van de tijd naar een doel toewerken, of u wilt een centrale plaats om het werk te volgen. U probeert voor één persoon een enkele taak vast te leggen, die binnen een paar minuten of werkdagen kan worden verwezenlijkt. Meerdere mensen dragen bij tot de voltooiing van een taak om u te helpen verdelen en overwinnen. Project: redactionele agenda
Taak: blog pbliceren
Subtaak: Citaten verzamelen voor blog
Weergaven U wilt het project en de taken ervan in verschillende weergaven zien (Lijst, Bord, Tijdlijn, Agenda) en erover rapporteren met Portfolio's en Dashboard.
U wilt dat het werk zichtbaar is in de Tijdlijn-, Dashboard- of Werkbelasting-overzichten (subtaken worden hier niet getoond). U hoeft de subtaken niet te zien in Tijdlijn-, Dashboard-, of Werkbelasting-overzichten. (Als u dat wel wil, zet dan de bovenliggende taak om in een project.) Project: Productlancering
Taak: Marktonderzoek uitvoeren
Subtaak: Een onderzoeksverslag schrijven voor marketing
Complexiteit Wat u doet heeft veel stappen, fasen, belanghebbenden of lagen. U wilt communiceren met een subgroep van belanghebbenden over een specifiek werkstuk (in plaats van het hele project). U probeert een taak in hapklare brokken te verdelen. (Maar als u meer dan vijf subtaken hebt die aan verschillende belanghebbenden zijn toegewezen, controleer dan of het toch stiekem geen project is). Project: Nieuwjaarscampagne
Taak: Campagneberichten voltooien
Subtaak: Campagneberichten herzien

Reageren op en meewerken aan taken

Taken zijn bedoeld om door iedereen gemaakt en toegewezen te worden, voor iedereen in uw Asana-domein. Maak de samenwerking extra verbonden met deze tips:

  • Als iemand u een taak toewijst, kunt u die erkennen met een like om te laten zien dat u het gezien hebt en eraan kunt werken.
  • Als u niet de juiste persoon bent om aan de taak te werken, kunt u de taak opnieuw toewijzen of een gesprek starten in de taakreacties.
  • Terwijl u aan de taak werkt, geeft u updates met taakreacties waardoor taakmedewerkers kunnen reageren en de vorderingen kunnen volgen.
  • Als een opmerking belangrijke details bevat of een leermoment bevat, kunt u het bovenaan vastzetten om het makkelijk vindbaar te maken.
  • Als u de aandacht van iemand moet vestigen op een taak of opmerking, gebruik dan @vermelden. Ze worden op de hoogte gesteld en kunnen snel naar die specifieke taak navigeren. Als u iemand bij een taak vermeldt, wordt deze persoon automatisch als medewerker toegevoegd.
  • U kunt ook project-, taak- en gespreksnamen @vermelden om uw werk met elkaar te verbinden en er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.

Typ @ in een reactie- of beschrijvingsveld en vervolgens de naam van een teamgenoot voor een @vermelding

Meer middelen om taken onder de knie te krijgen

Bent u meer een visuele leerling of wilt u een grondige training ? Kijk dan eens naar deze hulpmiddelen:

Bronnen Link
Asana-lessen Leer de basis van taken in 5 minuten
Video-zelfstudie voor taken Bekijk Asana gebruiken
On-demand cursus taakbeheer Registreer voor de Asana Academie
Contact met de gemeenschap Een komende opleiding bijwonen of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum over taken 

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.

Kies uw taal

Het selecteren van een taal wijzigt de taal en/of inhoud op asana.com