Projectvoorstellen en ad-hoc-aanvragen

Aanvragen en projectideeën kunnen uit alle plekken in een organisatie komen, waardoor het gemakkelijk is dat werk door de mazen van het net glipt of teams overweldigt. In plaats van te proberen alles te doen of het op een wachtlijst te zetten om het vervolgens te vergeten, kunnen teams een project voor werkaanvragen opbouwen.

Een werkaanvraagproject maken

U kunt dit proces gebruiken om ad-hoc-aanvragen te beheren (zoals het corrigeren van een tikfout of het stellen van een vraag die u niet onmiddellijk kunt beantwoorden) en om nieuwe projectopdrachten in te dienen - alles op dezelfde plaats. Om snel aan de slag te gaan, kunt u:

  1. Starten met het werkaanvraagsjabloon.
  2. Een bestaande spreadsheet importeren waarin u momenteel inkomende aanvragen in bijhoudt.

Toegang tot alle Asana-sjablonen

GIF die laat zien hoe u sjablonen in Asana kunt openen via de +knop in de bovenbalk

Als u een gratis gebruiker bent, liever uw eigen aanvraagproject vanaf nul opbouwt, of algemene beste praktijken voor Asana-projecten wilt, kunt u aan de slag met deze instructies voor het aanmaken van projecten.

Tips voor het beheren en voltooien van aanvragen

Nu u uw project hebt opgebouwd, zullen deze tips u helpen het te beheren als het werk is gestart.

1. Maak sjablonen van aanvragen om ze sneller met formulieren te verwerken

Het heen en weer communiceren over basisgegevens van aanvragen of het niet beginnen met een duidelijke projectbeschrijving vertraagt het werk. In plaats daarvan maakt u formulieren om elke keer de juiste details vast te leggen voor elke projectbriefing of ad-hoc-aanvraag. Formulieren zijn rechtstreeks verbonden met uw aanvraagproject, zodat uw team begint met de informatie die het nodig heeft (in termen die het begrijpt).

Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden - zelfs als ze Asana niet gebruiken - door hen de formulierlink te sturen. Zodra het formulier is ingediend, wordt het een nieuwe taak in uw project, zodat het prioriteit kan krijgen en toegewezen kan worden aan een teamgenoot met alle informatie die hij of zij nodig heeft.

Stel een formulier op door de hier beschreven stappen te volgen. Voeg projectregels toe om automatisch taken toe te wijzen voor het indienen van formulieren aan een creatieve producer of teamleider, zodat ze na indiening prioriteit krijgen.

Als er een verzoek binnenkomt voor een groot, functieoverschrijdend of complex project/initiatief, kunt u de taak in een project veranderen om het doeltreffender te beheren.

2. Houd verzoeken in gesprekken en e-mails actiegericht

Als u veel verzoeken via chat of e-mail krijgt, kunt u altijd de aanvrager de link naar uw formulier sturen, maar u hebt ook de mogelijkheid om integraties te gebruiken om snel actie te ondernemen in het gesprek.

SCHERMAFBEELDING van Outlook en Gmail e-mailintegratie met Asana

Voor e-mail gebruikt u de Asana voor Gmail, Outlook, of ander e-mailprogramma-add-ons. Voor chat kunt u de Asana voor Slack-integratie proberen.

Als u chats of e-mails krijgt met werk of vragen waar u iets aan kunt doen, kunt u die meteen vanuit uw inbox of bericht aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw aanvraagproject toe te voegen, en nog veel meer.

GIF van het creëren van een Asana-taak vanuit een Slack-bericht met de integratie

3. Prioriteer en organiseer aanvragen met aangepaste velden

GIF van toegang tot en creëren van aangepaste velden door te klikken op de blauwe link bovenaan een project in Asana

Als u eenmaal een formulier hebt ingesteld, kunnen aangepast velden u helpen om prioriteit te geven aan binnenkomende aanvragen en ze in categorieën te sorteren. Als u gewend bent aan spreadsheets, zou u dit kunnen doen door kolommen te filteren en te sorteren.

Een projectbeheerder kan bijvoorbeeld een aangepast veld "prioriteit" gebruiken, zodat de toewijzer begrijpt hoe dringend het is, terwijl hij ervoor zorgt dat de aanvragen in hun geheel een realistische prioriteit krijgen.

4. Haal uw deadlines met duidelijkere beoordelingen en goedkeuringen

Als u gemakkelijker feedback over campagnes kunt geven en verwerken, kan dat het verschil betekenen tussen het halen of missen van projectdoelen. Volg in plaats daarvan deze stappen om het werk duidelijk en snel door de goedkeuringen te loodsen:

GIF goedkeuringsworkflow met aangepaste velden in Asana om te tonen wanneer werk klaar is of al is goedgekeurd

  1. Voeg projectregels toe, zodat taken automatisch aan de juiste mensen worden toegewezen, voltooid, of naar verschillende projectsecties worden verplaatst naarmate ze vorderen.
  2. Gebruik aangepaste velden-meldingen om belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang. Ze krijgen een melding wanneer velden bijgewerkt worden van "Feedback nodig" naar "Goedgekeurd", bijvoorbeeld.

Tips voor de rapportage over aanvragen en de personeelsbezetting daarvoor

Projectvoortgang bewaken en personeelsbezetting beheren met portfolio's en werkbelasting

Om de voortgang van een project te begrijpen en de bandbreedte van het team te meten, verzamelen projectleiders gewoonlijk informatie tijdens vergaderingen, in e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. In plaats daarvan kunt u een projectportfolio aanmaken met alle belangrijke projecten en een ad-hoc-aanvraagproject om realtime voortgang, deadlines en prioriteit te zien, allemaal op één plek.

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht te houden en belangrijk werk op schema te houden.

SCHERMAFBEELDING van het gebruik van werkbelasting om te zien welke teamgenoot overbelast is en om zijn of haar werk opnieuw toe te wijzen

Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar we weten dat niet alle taken gelijkvormig zijn. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt.

Middelen om aanvragen bij te houden

Bent u meer een visuele leerling? Wilt u zien hoe onze klanten hun operaties beheren? Bekijk dan deze bronnen:

BronnenLink
WerkaanvraagsjabloonSjabloon gebruiken
ZelfstudievideoBekijk Asana gebruiken
Casestudy-webinarZie hoe New Relic aanvragen beheert met Asana
CasestudyLees hoe het grootste particuliere vastgoedbedrijf van Nieuw-Zeeland, Barfoot & Thompson hun bedrijfsvoering met Asana beheert
Contact met de GemeenschapNeem deel aan een aankomende training of begin een discussie op ons gemeenschapsforum 

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.