Projecten beheren

Elk team gebruikt Asana voor projectbeheer een beetje anders. Deze tips geven u het beste uitgangspunt om de basis onder de knie te krijgen. U krijgt een glimp van wat u kunt doen als u eenmaal een paar projecten onder de knie hebt.

Naar project, taak of subtaak?

Voordat u iets gaat bouwen... We weten dat klanten vragen hebben over het al dan niet aanmaken van een project, taak of subtaken wanneer ze werk aan Asana toevoegen. We geven een snel kader en een visueel overzicht om u te helpen beslissen in situaties waarin u twijfelt:

• Maak een project aan voor uw grote gecoördineerde inspanningen met veel stappen en belanghebbenden, en de noodzaak om ze in verschillende weergaven te zien (zoals een campagne, lancering/evenement, of een redactionele agenda/pijplijn).
• Maak een taak als u voor één persoon werk probeert vast te leggen dat binnen een paar minuten of werkdagen moet worden uitgevoerd (zoals het schrijven van een blog, of het oplossen van een bug). Taken kunnen ook worden getoond in verschillende weergaven.
• Maak een subtaak om een taak op te delen in kleinere deeltjes of het werk te verdelen (zoals een subtaak om blog SEO-zoekwoorden te controleren of de frequentie van bugs te onderzoeken) en als u ze alleen nodig hebt in de taakweergave. (Maar wees op uw hoede als u meer dan 5 subtaken hebt, of meerdere lagen van subtaken!)

Meer informatie is hier te vinden als u een meer diepgaande uitleg wenst.

1. Maak een project aan

Als dit het enige is dat u leert in Asana, dan nog zal het een grote verbetering voor uw team zijn als u weet hoe u een project moet maken en gebruiken. Het zal verouderde spreadsheets, verwarrende e-mails en lange vergaderingen elimineren om te proberen dezelfde informatie uit te zoeken.

• Maak een project. Projecten leven binnen een team in Asana en slaan groepen van verwante taken op. U kunt ze voor zowat alles gebruiken, van initiatieven met deadlines (zoals een lancering), lopende processen (zoals het beheren van een redactionele kalender) of het bijhouden van informatie (zoals binnenkomende ontwerpaanvragen). U kunt schakelen tussen lijst-, [bord-(/guide/help/views/boards), tijdlijn- en agenda-weergave, op elk gewenst moment.
• Bespaar tijd met een sjabloon. Onze sjablonen zijn gebaseerd op enkele van de meest beproefde workflows in Asana. Ze bevatten aanbevelingen over hoe u een project moet opzetten en uw taken door de workflow moet laten lopen. U kunt zelfs uw eigen sjablonen aanmaken.

2. Organiseer uw project

Breng na het aanmaken van uw project structuur aan om het overzichtelijk te houden en gemakkelijk te kunnen doorbladeren.

• Groepsgerelateerde taken met secties. Voorbeelden van secties zijn: deadline, werkfase, tijdschema, soort taak en meer.
• Maak verantwoordelijkheden duidelijk door taken toe te wijzen en er vervaldatums aan te verbinden. Zo weet iedereen wat ze moeten doen, en wanneer het klaar moet zijn.
• Leg meer taakdetails vast met aangepaste velden. Beschouw aangepaste velden als kolommen in een spreadsheet. Ze houden de details van elke taak bij. U kunt ze ook gebruiken om te filteren en sorteren. U kunt velden maken voor status, prioriteit, kosten en meer.
• Uw projectweergave sorteren, filteren en opslaan. Wilt u voltooide taken niet in uw projectlijst zien? Wilt u standaard naar de Agendaweergave gaan telkens wanneer u een project opent? Gebruik de projectwerkbalk om te filteren, sorteren en opslaan.

3. Stel een projectschema op

Nu uw project is opgebouwd, kan Asana u helpen een projectschema en workflow te maken, zodat uw team het werk duidelijk en vlot van begin tot eind kan laten verlopen.

Hoe?

• Breng uw projectplannen in kaart met tijdlijn voor een Gantt-stijl weergave om u te helpen bij het plannen en visualiseren van elke stap in uw project. U kunt gemakkelijk de duur, deadline en afhankelijkheden van elke taak zien, zodat u gemakkelijk dingen kunt verschuiven om overlappingen en conflicten te voorkomen.
• Zorg ervoor dat het werk op het juiste moment begint met taakafhankelijkheden. Als u wacht tot een teamgenoot klaar is met zijn of haar werk, kunt u met Asana de status ervan bijhouden, zodat u op het juiste moment aan uw deel kunt beginnen. Dat betekent ook dat u minder tijd verliest aan het volgen van de taak en altijd exact weet wanneer taken klaar zijn. Stel gemakkelijk taakafhankelijkheden in met tijdlijn.
• Verdeel het werk in subtaken (indien nodig). Veel klanten vragen waarom taken maar één verantwoordelijke kunnen hebben. Maak een projectoverzicht zodat u de projectbeschrijving met uw team kunt delen op de plaats waar de plannen en taken zich bevinden, en de projectrollen kunt verduidelijken zodat u er altijd gemakkelijk naar kunt verwijzen.

4. Help werk vooruit

Als uw team begint samen te werken, wordt Asana nog krachtiger voor projectbeheer. U kunt gemakkelijk statusupdates geven in de context van het werk waar uw team mee bezig is. En u krijgt alleen bericht over wat voor u het belangrijkst is.

Zo doet u dat:

• Naarmate taken vorderen (of geblokkeerd worden) geeft u reacties op taken om updates te geven zodat volgers weten waar het werk staat, of om vragen te beantwoorden en feedback te geven.
• Geef statusupdates met projectgegevens voor burnup-grafieken en voortgang. U kunt ook teamgenoten, taken en projecten @vermelden in de update voor gemakkelijke verwijzing en het geven van kudo's. Alle projectleden worden op de hoogte gebracht en kunnen reacties geven op de update.
• Maak mijlpalen voor taken om belangrijke projectdoelen te markeren en belangrijke fasen in de voortgang van het project te laten zien. Zo weet uw team welke doelen het moet bereiken, en kunnen projectmanagers zien hoe het ervoor staat met de mijlpalen.
• Stroomlijn beoordelingen en goedkeuringen met onze goedkeuringen-workflow. Als visuele middelen deel uitmaken van uw project, kunt u feedback gemakkelijk volgen met proofing.
• Voeg regels toe om handmatige stappen te automatiseren, zoals het toewijzen van taken, het bijwerken van aangepaste velden, het verplaatsen van voltooide taken, en nog veel meer. U zult tijd besparen en er zeker van zijn dat het juiste proces wordt gevolgd.
• Ontvang updates over meerdere projecten met portfolio's. Portfolio's zijn ideaal voor iedereen die meerdere projecten wil beheren of de voortgang van specifieke initiatieven wil volgen, allemaal in één overzicht, in realtime.

5. Bereid u voor op uw volgende project

Hoera! U hebt met succes een project in Asana beheerd. Maar voordat u meteen in het volgende project springt, moet u even de tijd nemen om over dit project na te denken.

Zo doet u dat:

• Bedenk dat naarmate Asana nieuwe functies blijft lanceren en de app blijft verbeteren, uw team ook nieuwe ontdekkingen zal doen en zal itereren op de manier waarop zij Asana gebruiken - dat is normaal, en eigenlijk ideaal!
• Leer uw lessen uit het project en verwerk die in een sjabloon. Zo kunt u voorkomen dat u dezelfde fouten herhaalt, en uw plan nog sterker maken voor de volgende keer.
• Archiveer het project. Nu u klaar bent met het project, archiveert u het zodat u zich op de prioriteiten kunt concentreren. Het archiveren van een project verwijdert niets van de informatie, het verwijdert het alleen uit uw projectlijst.
• Vier het met uw team. Er zijn veel kleine manieren waarop u dankbaarheid kunt uitdrukken in Asana met waarderingen en likes.

Hulpmiddelen voor projectbeheer

Wilt u meer tips? Leert u meer visueel? Wilt u zien hoe klanten zoals u hun projecten beheren? Bekijk dan deze bronnen:

Hulpmiddelen voor projectbeheer	Link
Sjabloon voor projectbeheer	Sjabloon gebruiken
Zelfstudievideo	Bekijk Asana gebruiken
Trainingwebinar	Registreer hier
Casestudies & webinars	Zie hoe allerlei soorten klanten projecten beheren met Asana
Tips voor projectbeheer	Leer meer over de voordelen van projectbeheer en hoe u meerdere projecten kunt beheren.
Contact met de gemeenschap	Neem deel aan een aankomende training of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum