Evenementplanning en -beheer

Een project voor evenementenplanning in Asana maken

Er zijn een paar manieren om een projectplan voor uw evenement aan te maken. Om snel te beginnen:

1. Begin met het sjabloon voor evenementplanning en pas het aan de behoeften van uw team aan.
2. Importeer een bestaande spreadsheet waarin u momenteel evenementplannen bijhoudt.

Toegang tot alle Asana-sjablonen

Als u een gratis gebruiker bent, uw eigen project voor evenementplanning vanaf nul wilt opbouwen, of algemene beste praktijken voor Asana projecten wilt, ga dan aan de slag met deze instructies voor het aanmaken van projecten.

Nodig verkopers en aannemers uit als gasten bij uw evenement-project

Misschien begint u het werk met leveranciers via e-mail, maar overweeg ook om belangrijke leveranciers of aannemers als gasten uit te nodigen voor uw evenementproject. Als u het voor iedereen gemakkelijk maakt om deadlines, taken en bijlagen te zien, zorgt u ervoor dat alles op tijd klaar is. Het vereenvoudigt ook het bijhouden van belangrijke bestanden zoals contracten en facturen.

Tips voor het beheren en uitvoeren van evenement-werk

Nu u uw project voor de planning van uw evenement hebt opgebouwd, zullen deze tips u helpen elk detail te beheren en bij te houden terwijl het werk begint.

1. Post statusupdates en bekijk de projectactiviteit in Overzicht

Terwijl uw team het evenement-plan tot leven brengt, gebruikt u het Overzicht-tabblad om updates te plaatsen en een lopende lijst van projectactiviteiten te zien. In de statusupdate kunt u highlights in uw updates slepen en neerzetten om grafieken of mijlpalen te delen. Asana slaat uw sjabloon voor statusupdates op, als u elke keer hetzelfde formaat wilt volgen.

2. Stippel uw evenementplan uit (en pas het aan als er iets gebeurt) met tijdlijn

De meeste evenementplannen hebben kritieke deadlines en afhankelijkheden in de aanloop naar de grote dag. Tijdlijn helpt u deze in kaart te brengen in uw plan voordat u begint, zodat alle stukjes in elkaar passen voor een naadloos evenement.

Uw plan maken met tijdlijn:

1. Maak taken voor al uw evenementtaken in lijstweergave.
2. Klik op het tabblad Tijdlijn bovenaan uw project om over te schakelen op de tijdlijnweergave.
3. Plan taken door ze naar de tijdlijn te slepen. Als u tijdsconflicten ontdekt, kunt u taken verplaatsen om ze opnieuw in te plannen.
4. Verleng de datumbereiken van de taken, zodat de verantwoordelijken hun tijd in de aanloop naar de deadline beter kunnen indelen.
5. Als taken in een bepaalde volgorde afgewerkt moeten worden, maak er dan afhankelijkheden tussen door met de muis over een taak te gaan, en dan de punt naar een verwante taak te slepen om ze te verbinden.

Als het werk eenmaal begonnen is, kan tijdlijn u ook helpen om conflicten snel aan te pakken voordat ze uw plan laten ontsporen. Als bijvoorbeeld het boeken van de locatie van uw evenement langer duurt dan verwacht, kunt u afhankelijke taken in tijdlijn verschuiven. Taakverantwoordelijken krijgen automatisch bericht dat hun deadlines zijn aangepast. Het werk kan dan op het juiste moment beginnen - zonder verwarring, extra vergaderingen, of gedoe als het al te laat is.

3. Houd belangrijke e-mails bij (terwijl u minder tijd in uw inbox doorbrengt)

U kunt altijd leveranciers uitnodigen voor uw evenementproject, maar als u via e-mail communiceert, probeer dan de Asana voor Gmail-, Outlook-, of andere e-mail client- add-ons. Wanneer u e-mails krijgt met belangrijke documenten of werk waar u iets mee kunt, kunt u die meteen vanuit uw inbox aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw evenement-project toe te voegen, en nog veel meer. Belangrijke planningsdetails en taken zullen niet steeds in e-mail verloren gaan (en u hoeft niet zo veel tijd te besteden aan het organiseren van uw inbox).

4. Bespaar tijd bij het plannen van elk evenement en mis nooit belangrijke stappen met sjablonen

Elk evenement is anders, maar meestal hebben ze een gemeenschappelijke checklist. In plaats van tijd te verliezen door die voor elk evenement opnieuw te maken, of in een document te bewaren dat losstaat van waar uw plannen werkelijk tot leven komen, kunt u uw evenementsjablonen in Asana bouwen en opslaan.

1. Bouw uw checklist voor evenementen uit in een project. Tenzij dezelfde persoon telkens dezelfde taak uitvoert, wijst u geen taken toe en voegt u geen vervaldatums toe.
2. Klik op de ... in de koptekst van het project en kies Project als sjabloon opslaan.
3. Voorkom bewerkingen of veranderingen aan het sjabloon door er een alleen-reageren project van te maken.
4. Voor elk evenement daarna kopieert u uw sjabloon door op de oranje + knop te klikken, Project, en dan naar het tabblad voor de opgeslagen sjablonen van uw organisatie te gaan.
5. Naarmate u uw evenement-checklist verder verfijnt, kunt u uw sjabloon bijwerken om te voorkomen dat u fouten herhaalt of verouderde tactieken gebruikt.

Tips om het werk op de dag van uw evenement in goede banen te leiden

1. Werk onderweg en offline met de mobiele apps van Asana

In de dagen voor uw evenement en op de dag zelf zal uw team waarschijnlijk ter plaatse bezig zijn met de voorbereidingen. Hierdoor wordt het moeilijk om te weten wat er nog moet gebeuren en om snel toegang te krijgen tot belangrijke details. De mobiele app van Asana houdt uw team verbonden met het evenementplan (zelfs als u offline bent op iOS of Android) voor, tijdens en na het evenement.

U kunt bijvoorbeeld direct op een foto van een evenement feedback aanduiden voordat u die deelt, of bevestigen dat de agenda van het evenement op tijd naar alle aanwezigen is gemaild - alles vanaf uw mobiel. Dit versterkt de samenwerking tussen evenement-teamgenoten, zelfs als ze zich op verschillende plaatsen bevinden.

2. Houd realtime gesprekken actiegericht met de Slack-integratie

Veel teams gebruiken zowel Asana als Slack om te coördineren en over het werk te communiceren - vooral als het tijd is voor een evenement. In plaats van het ene of het andere hulpmiddel te kiezen, kunnen teams ze samen gebruiken met de Asana voor Slack-integratie.

Als een teamgenoot om feedback vraagt over zijn presentatie, maar u moet nog een boodschap doen voor het evenement, dan kunt u een Asana-taak aanmaken vanuit het Slack-gesprek, zodat u het niet vergeet en alle oorspronkelijke context hebt.

Tips voor rapporteren over de werkzaamheden en de vorderingen van evenementen

Om te leren hoe u rapporten maakt om de voortgang van een evenement te analyseren, begin hier. Om te leren hoe u statusupdates van evenementen kunt plaatsen en bijhouden, start hier.

Bewaak de voortgang en beheer de personeelsbezetting over meerdere evenementen met portfolio's en werkbelasting

Om de voortgang van een evenement te begrijpen en de bandbreedte van het team te meten, verzamelen evenementplanners gewoonlijk informatie tijdens vergaderingen, in e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. In plaats daarvan kunt u een projectportfolio aanmaken met al uw evenementplannen, zodat u op één plaats realtime vooruitgang, data en prioriteit kunt zien.

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren voor alle evenementen, op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht en evenementen op schema te houden.

Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar we weten dat niet alle taken gelijkvormig zijn. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt.

Middelen voor het plannen en beheren van evenementen in Asana

Bent u meer een visuele leerling? Wilt u zien hoe onze klanten evenementen plannen met Asana? Bekijk dan deze middelen:

Bronnen	Link
Sjabloon voor evenementenplanning	Sjabloon gebruiken
Zelfstudievideo	Bekijk Asana gebruiken
On-demand cursus	Registreren voor de Asana Academie
Casestudies	Zie hoe Autodesk, G2, en DMEXCO evenementen plannen met Asana
Gids voor productiviteit voor evenementprofessionals e-book	E-book lezen
Contact met de gemeenschap	Neem deel aan een aankomende training of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum