IT-helpdesk

Een project voor een IT-helpdeskaanvraag maken in Asana

Er zijn een paar manieren om uw project te maken. Om snel te beginnen:

  1. Begin met ons sjabloon voor IT-helpdesks en pas het aan de behoeften van uw team aan.
  2. Importeer het spreadsheet waarin u momenteel uw aanvragen bijhoudt.

Voor gevoelige IT-kwesties kunt u een privéproject maken dat alleen het IT-team kan zien.

Hoe krijgt u toegang tot alle Asana-sjablonen

GIF die laat zien hoe u sjablonen in Asana kunt openen via de +knop in de bovenbalk

Als u een gebruiker bent met een gratis abonnement, er de voorkeur aan geeft uw lanceringsproject vanaf nul te beginnen, of algemene beste praktijken voor Asana-projecten wilt gebruiken kunt u hier van start gaan.

Tips voor het bijhouden van IT-aanvragen

1. Leg aanvragen op uniforme wijze vast met formulieren om er sneller actie op te kunnen ondernemen

Eindeloos navraag doen naar de basisdetails van de helpdesk-aanvraag vertraagt het werk. Maak in plaats daarvan formulieren om voor elke IT-aanvraag de juiste details vast te leggen. Formulieren zijn direct verbonden met uw aanvraagproject zodat uw team begint met de informatie die het nodig heeft en het voor de aanvrager gemakkelijk wordt om u te geven wat u nodig hebt.

SCHERMAFBEELDING van een formulier voor een IT-aanvraag in Asana

Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden - zelfs als ze Asana niet gebruiken - door hen de formulierlink te sturen. Zodra het formulier is ingediend, wordt het een nieuwe taak in uw project, zodat het prioriteit kan krijgen en toegewezen kan worden aan een teamgenoot met alle informatie die hij of zij nodig heeft.

GIF van het navigeren naar het tabblad Formulieren en het kopiëren van de link om deze met iedereen te delen die het formulier moet gebruiken

Stel een formulier op door de hier omschreven stappen te volgen, en voeg projectregels toe om op basis van het ingediende formulier automatisch taken toe te wijzen aan een IT-teamgenoot zodat aanvragen na het indienen prioriteit krijgen.

2. Houd verzoeken in gesprekken en e-mails actiegericht

Als u veel verzoeken via chat of e-mail krijgt, kunt u altijd de aanvrager de link naar uw formulier sturen, maar u hebt ook de mogelijkheid om integraties te gebruiken om snel actie te ondernemen in het gesprek.

SCHERMAFBEELDING van Outlook en Gmail e-mailintegratie met Asana

Als u chats of e-mails krijgt met werk of vragen waar u iets aan kunt doen, kunt u die meteen vanuit uw inbox of bericht aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw aanvraagproject toe te voegen, en nog veel meer.

Voor e-mail gebruikt u de add-ons van Asana voor Gmail, Outlook, of een ander e-mailprogramma. Voor chat kunt u de Asana voor Slack-integratie proberen.

GIF van het creëren van een Asana taak vanuit een Slack-bericht met de integratie

3. Prioriteer en organiseer aanvragen met aangepaste velden

Als u eenmaal een formulier hebt ingesteld, kunnen aangepaste velden u helpen om prioriteit te geven aan binnenkomende aanvragen en ze in categorieën te sorteren. Als u gewend bent aan spreadsheets, kunt u dit doen door kolommen te filteren en te sorteren. Aangepaste velden zijn een krachtiger vervanging, omdat zij deze informatie bijhouden in de context van het werk (in plaats van op een plaats die alleen een projectleider of teamleider kan zien).

Als u aan uw formulier een veld toevoegt voor het 'aanvraagtype', kunt u het toewijzen aan hetzelfde aangepaste veld in uw project. Dan zal de nieuwe taak specificeren of iemand een technisch probleem probeert op te lossen of nieuwe hardware probeert te krijgen.

4. Voorkom dubbel werk door aanvraagtaken in meer dan één project bij te houden

Het komt veel voor dat een IT-aanvraag deel uitmaakt van uitgebreidere IT-werkzaamheden en -initiatieven. In plaats van twee afzonderlijke taken te maken, kunt u taken opslaan in meerdere projecten om het werk in beide projecten bij te houden. Werk wordt zo niet dubbel gedaan en u kunt de juiste informatie in de juiste context bekijken.

GIF multihome dezelfde taak in meerdere Asana-projecten voor inhoudsagenda en lanceerproject

  1. Begin in de taak en typ 'Tab + P' en vervolgens de naam van alle andere projecten waar u de taak aan wilt toevoegen.

Uw IT-team kan bijvoorbeeld een privéproject hebben dat leencomputers bijhoudt. Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt om een computer te lenen, dan kunt u de taak opslaan in IT-aanvragen en het leencomputerproject, maar de rest van het leenproject privé houden.

5. Verlies nooit het zicht op deadlines

Voor aanvragen die tijdgevoelig zijn, kunt u vervaldatums gebruiken en er zo voor zorgen dat eventuele problemen zijn opgelost vóór presentaties, demo's of vertrek voor zakenreizen. Selecteer een tijdstip door op de vervaldatum van een taak te klikken en Een vervaldatum toevoegen te selecteren.

Als een bepaalde taak met regelmatige tussenpozen moet worden herhaald, kunt u deze als terugkerend instellen om er zeker van te zijn dat u nooit meer vergeet een account te vernieuwen of aan de maandelijkse bestelcyclus te beginnen.

GIF van het instellen van vervaltijden en terugkerende taken in Asana voor werk dat op een bepaald moment moet gebeuren

Tips voor de rapportage en personeelsaanvragen

Monitor de projectvoortgang en beheer de IT-bezetting met portfolio's en werkbelasting

Om inzicht te krijgen in de voortgang van het project en de bandbreedte van het team vast te stellen, verzamelen IT-leiders gewoonlijk informatie in vergaderingen, e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. Maak in plaats daarvan een projectportfolio met alle belangrijke IT-projecten en uw IT-helpdesk om realtime voortgang, deadlines en prioriteit te zien, allemaal op één plek.

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht te houden en belangrijk IT-werk op schema te houden.

SCHERMAFBEELDING van het gebruik van werkbelasting om te zien welke teamgenoot overbelast is en om zijn werk opnieuw toe te wijzen

Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar we weten dat niet alle taken gelijkvormig zijn. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt.

Bronnen voor IT-helpdesk

Wilt u meer tips? Leert u liever visueel? Wilt u zien hoe klanten zoals u IT-aanvragen beheren? Bekijk deze bronnen:

Bronnen voor IT-aanvragenLink
Sjabloon voor IT-aanvragenSjabloon gebruiken
ZelfstudievideoBekijk Asana gebruiken voor algemene werkaanvragen
On-demand cursusRegistreer u voor de Asana Academie voor algemene werkaanvragen
Contact met de GemeenschapNeem deel aan een aankomende training of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum 

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.