IT 지원 센터

Asana에서 IT 지원 센터 요청 프로젝트를 생성하는 방법

프로젝트를 생성하는 몇 가지 방법이 있습니다. 빠르게 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. IT 지원 센터 템플릿으로 시작하여 팀의 필요에 맞게 설정합니다.
  2. 현재 요청 추적에 사용하고 있는 기존의 스프레드시트를 가져옵니다.

정보 보안이 중요한 IT 관련 문제의 경우, IT팀만 볼 수 있는 비공개 프로젝트를 생성할 수 있습니다.

모든 Asana 템플릿에 액세스하는 방법

Asana 상단 바에서 + 버튼을 클릭하여 템플릿에 액세스하는 방법을 보여주는 GIF

Asana를 무료로 사용하거나 지원 센터용 프로젝트를 처음부터 직접 만들기를 선호하거나 Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 확인하고 싶은 경우, 이 가이드를 참고하세요.

IT 요청을 추적하기 위한 팁

1. 양식을 사용하여 통일된 형식으로 요청을 수집하고 더 신속하게 조치를 취하세요

지원 센터 요청의 기본적인 세부 정보를 파악하느라 연락을 주고받다 보면 시간이 걸려 처리 속도가 늦어집니다. 그 대신 양식을 생성하여 모든 IT 요청에 관해 매번 필요한 세부 정보를 수집하세요. 양식은 요청 프로젝트에 직접 연결되어 요청하는 사람이 제공해야 하는 정보를 수월하게 제공하고 팀이 필요한 정보를 수집하여 업무에 착수할 수 있습니다.

Asana에서 생성된 IT 요청 양식을 보여주는 스크린샷

양식 링크가 있다면 Asana를 사용하지 않는 사용자를 포함하여 누구나 양식을 제출할 수 있습니다. 양식이 제출되면 양식의 응답은 프로젝트에서 신규 작업으로 생성되어 우선순위를 지정할 수 있고 필요한 정보가 포함된 상태로 팀원에게 배정될 수 있습니다.

양식 탭으로 이동하여 양식을 사용하는 사람과 공유하기 위해 링크를 복사하는 것을 보여주는 GIF

여기에 요약된 단계를 따라서 양식을 설정하세요. 프로젝트 규칙을 추가하여 양식 제출 작업을 자동으로 IT팀의 팀원에게 배정하여 양식 제출 후에 우선순위가 지정되도록 하세요.

2. 대화와 이메일에서 요청을 실행 가능한 작업으로 만드세요

채팅이나 이메일로 많은 요청을 받는 경우, 요청자에게 양식 링크를 보낼 수 있습니다. 또한, 연동 옵션을 사용하여 대화로 받은 요청을 신속하게 실행할 수 있습니다.

Outlook 및 Gmail 이메일과 Asana 연동 스크린샷

실행 가능한 업무 또는 질문이 포함된 채팅이나 이메일을 받으면 수신함이나 메시지에서 해당 업무나 질문을 바로 Asana에 추가하여 작업으로 배정하고 요청 프로젝트에 추가할 수 있으며 이 외에도 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

이메일을 보내려면 Asana for Gmail, Outlook 또는 기타 이메일 추가 기능을 사용하세요. 채팅을 하려면 Asana for Slack 연동을 사용하세요.

연동으로 Slack 메시지에서 Asana 작업을 생성하는 GIF

3. 사용자 지정 필드로 요청의 우선순위를 지정하고 정리하세요

양식을 설정했다면 사용자 지정 필드로 수신된 업무 요청의 우선순위를 지정하고 카테고리별로 분류할 수 있습니다. 스프레드시트 사용에 익숙하다면 열을 정렬 및 필터링하여 분류할 수 있습니다. 사용자 지정 필드는 이를 대체할 수 있는 강력한 기능입니다. 프로젝트 매니저나 팀 리더만 볼 수 있는 곳이 아닌 업무와 관련된 정보가 제공되는 곳에서 중요한 정보를 추적할 수 있기 때문입니다.

‘요청 유형’ 필드를 양식에 추가하면 프로젝트에 있는 동일한 사용자 지정 필드와 매핑할 수 있습니다. 그런 다음, 양식이 제출되면 팀에서 누가 기술 문제를 해결하고 있는지 또는 새로운 하드웨어를 구매하려 하는지 등이 새로운 작업에 명시됩니다.

4. 여러 프로젝트에서 요청 작업을 추적하여 업무 중복을 방지하세요

IT 요청이 더 큰 규모의 IT 업무와 이니셔티브에 반영되는 경우가 많습니다. 별개의 작업을 만드는 대신 여러 프로젝트에 작업을 보관하여 해당하는 모든 프로젝트에서 업무를 추적할 수 있습니다. 업무가 중복되지 않으며 적절한 맥락에서 정확한 정보를 확인할 수 있습니다.

콘텐츠 캘린더와 출시 프로젝트를 위한 여러 Asana 프로젝트에 동일한 작업을 추가하는 멀티홈 GIF

  1. 작업에서 Tab + P 키를 누르고 작업을 추가하고자 하는 프로젝트의 이름을 입력하세요.

예를 들어, IT팀이 컴퓨터 대여를 추적하기 위한 [비공개 프로젝트(/ko/guide/help/permissions/project-permissions#gl-private-project)를 가지고 있을 수 있습니다. 새로운 컴퓨터 대여 요청이 들어오면 작업을 IT 요청과 컴퓨터 대여 프로젝트 모두에 저장하고 나머지 컴퓨터 대여 프로젝트는 비공개로 유지할 수 있습니다.

5. 기한을 엄수해야 하는 요청을 확실하게 추적하세요

시급한 요청의 경우, 마감 시간을 사용하여 프레젠테이션, 데모, 출장 전에 문제가 해결되도록 할 수 있습니다. 작업의 마감일을 클릭한 다음 마감 시간 추가를 선택하여 마감 시간을 지정하세요.

특정 작업이 일정한 주기로 반복되어야 하는 경우, 반복 작업으로 설정하여 계정 갱신이나 월간 주문 주기를 절대 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

특정 시간 안에 마무리되어야 하는 업무를 위해 Asana에서 마감 시간과 반복 작업을 설정하는 것을 보여주는 GIF

보고서를 작성하고 인력을 배정하기 위한 팁

포트폴리오와 워크로드로 프로젝트 진행 상태를 모니터링하고 IT 인력을 관리하세요

프로젝트의 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 IT 팀의 리더는 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트에서 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 주요 IT 프로젝트와 IT 지원 센터 요청이 포함된 프로젝트 포트폴리오를 생성하여 한 곳에서 실시간 진행 상태, 마감일, 우선순위를 파악하세요.

그런 다음, 워크로드 탭을 사용하여 Asana에서 이미 팀에 배정된 작업을 기반으로 팀의 작업 수용량을 시각화하세요. 워크로드 기능을 사용하면 정보를 토대로 인력을 배정할 수 있어 업무량을 균형 있게 유지하고 중요한 IT 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.

워크로드를 사용하여 업무가 과도하게 배정된 팀원을 확인하고 업무를 다시 배정하는 것을 보여주는 스크린샷

워크로드는 기본적으로 작업 개수 기준이지만, 모든 작업에 동일하게 적용될 수는 없습니다. 따라서 포트폴리오 프로젝트 전반에 작업량 지표 사용자 지정 필드를 설정하면 각 작업에 걸리는 총시간이나 작업량 지표 수준을 더 잘 파악할 수 있습니다.

IT 지원 센터를 위한 리소스

다음 리소스에서 더 많은 팁을 확인하고, 시각적인 교육 자료를 참고하고, Asana를 사용하는 고객들이 IT 요청을 어떻게 관리하는지 살펴볼 수 있습니다.

IT 요청을 위한 리소스링크
IT 요청 템플릿템플릿 사용하기
동영상 튜토리얼일반적인 업무 요청을 위한 Asana 사용법 동영상 시청하기
주문형 과정일반적인 업무 요청을 위한 Asana 아카데미 등록하기
커뮤니티와 교류예정된 교육 참가하기 또는 커뮤니티 포럼에서 대화 시작하기 

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