Asana 사용 규칙 정하기

이제 팀에 Asana를 소개했으니 모두가 몇 가지 주요 규칙을 따를 수 있도록 해야 합니다. 팀이 Asana를 어떻게 사용할지에 관한 규칙을 미리 정해두면 장기적인 성공을 위한 기반을 다지고 향후 Asana Premium의 기능을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 몇 가지 규칙을 정하면 모든 팀원이 Asana를 능숙하게 사용할 수 있습니다.

팀이 Asana에 익숙해질 시간을 가지더라도 Asana를 사용하는 패턴은 아직 정립하지 못했을 것입니다. 따라서 팀에 Asana를 소개한 뒤 곧바로 팀의 규칙을 논의하는 것이 좋습니다. 팀이 Asana의 어떤 기능이 효과적이라고 생각하는지, 그리고 이러한 기능을 어떻게 사용하길 원하는지 알아보세요. Asana 사용 규칙 프로젝트를 생성한 뒤 규칙을 정하기 위한 미팅을 하세요.

모든 팀이 선호하는 사항은 각각 다르지만, 팀의 규칙을 정하기 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 가이드를 소개합니다.

작업 규칙

작업 생성하기

모든 팀원이 각자 작업을 생성하고 이를 다른 팀원에게 배정하도록 권장하세요(매니저에게 보고하는 직원도 매니저에게 작업을 배정할 수 있어야 합니다). Asana는 모두가 자신의 아이디어를 보태고 실행 항목을 진행할 수 있을 때 진가를 발휘합니다.

작업 이름 지정하기

작업에 구체적이고 실행에 기반한 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 작업을 생성하고 단순히 “블로그 포스트”라고 하는 대신 “[블로그 제목] 블로그 포스트 작성하기” 또는 “[블로그 제목] 블로그 포스트 게시하기”라는 이름을 지정하면 무엇을 처리해야 하는지 명확히 할 수 있습니다.

작업이 특정 워크플로를 따라 진행된다면 특정 프로젝트를 위한 명명 규칙을 정할 수도 있습니다.

좋은 작업 작성하기

팀은 “좋은” 작업을 만드는 데 필요한 상세 정보가 무엇인지 정해야 합니다. 모든 작업에는 설명, 마감일, 담당자, 협업 참여자, 하위 작업, 댓글을 추가할 수 있는 공간이 있습니다. 담당자가 작업을 완료할 수 있도록 작업의 배경 정보와 중요한 세부 정보를 추가할 것을 권합니다.

• 작업 설명에 관련 작업, 프로젝트 또는 메시지를 @멘션하여 관련 작업을 연결합니다.
• 문서를 인용하는 경우 파일을 첨부합니다
• 마감일이 파악되는 즉시 현실적인 마감일을 지정하거나 합리적인 기한으로 설정하여 업무를 모니터링합니다.
• 시작일과 마감일을 추가하여 마감일까지 업무를 완료하려면 팀원이 언제 작업을 시작해야 하는지 명확히 알 수 있게 합니다.
• 팀원을 협업 참여자로 추가하여 작업 진행 상태에 대한 최신 업데이트를 공유합니다.
• 작업이 다른 작업에 종속된 것으로 표시하여 선행 작업이 완료되었을 때 후속 작업을 시작할 수 있도록 합니다.
• 작업 설명에 서식 있는 텍스트를 사용하여 텍스트 양식, 글머리 기호, 번호가 매겨진 목록 등으로 메시지를 명확히 전달합니다.

나에게 배정된 작업 업데이트하기

작업을 배정받으면 해당 업무가 진행될 수 있도록 책임져야 한다는 것을 의미합니다. 팀원에게 진행 상태를 알리는 방법은 다음과 같습니다.

• 작업에 좋아요를 표시하여 작업을 요청한 사용자에게 해당 작업을 확인했음을 알립니다.
• 질문이나 업데이트가 있으면 작업에 바로 댓글을 답니다.
• 마감일을 변경하면 댓글을 추가하여 그 이유를 설명합니다.
• 가장 중요한 댓글이나 논의의 결론을 대화 상단에 고정합니다.
• 작업을 우선적으로 처리할 수 없다면 작업을 생성한 사람에게 다시 배정하거나 @멘션을 사용하여 팀원에게 작업을 맡을 수 있는지 물어봅니다.
• 작업에 사용자 지정 필드가 있다면 여기에 적절한 정보를 입력하고 작업의 진행 상태를 관리하면서 이를 지속적으로 업데이트합니다.
• 팀이 Slack을 사용한다면 여러 툴을 바꿔가며 사용할 필요 없이 Slack에서 바로 작업 관련 조치를 취할 수 있습니다.

하위 작업 사용하기

하위 작업을 배정할 때는 담당자가 상위 작업이나 하위 작업의 설명에서 충분한 배경 정보를 얻을 수 있도록 해야 합니다. 너무 많은 상위 작업 사이에 하위 작업이 파묻히지 않도록 하세요. 하위 작업을 프로젝트의 메인 창으로 끌어다 놓으면 작업으로 변환할 수 있습니다.

템플릿 작업 이름 지정하기

여러 번 반복되는 예측 가능한 워크플로를 위해 템플릿 프로젝트나 작업 템플릿을 복제합니다. 템플릿을 만들 때 작업이나 프로젝트 이름을 붙입니다. 이렇게 하면 팀원이 템플릿임을 명확히 알 수 있고 검색을 통해 쉽게 찾을 수 있습니다(예: “템플릿” 또는 “복제용”). 작업 또는 프로젝트 설명에 작업이나 프로젝트가 언제 그리고 어떻게 사용되어야 하는지 명확한 지침을 제공하세요.

프로젝트 규칙

신규 프로젝트 생성하기

작업과 마찬가지로 누구나 프로젝트를 생성할 수 있습니다. 팀에서 프로젝트를 생성할 한 사람을 지정하여 일관성을 유지할 수도 있습니다.

좋은 프로젝트 생성하기

• 목록을 사용할 워크플로의 유형은 무엇인지, 보드를 사용할 워크플로의 유형은 무엇인지 결정합니다.
• 각각의 주요 워크플로, 이니셔티브, 미팅에 알기 쉬운 프로젝트 이름을 지정하고 명명 규칙을 일관되게 유지합니다.
• 프로젝트 설명에 목표와 목적을 정의하여 팀원에게 각 프로젝트의 의의를 알립니다
• 프로젝트 개요를 설정하면 팀원이 언제든지 프로젝트 브리프를 찾고 프로젝트 역할을 확인할 수 있습니다. 업무를 진행하면서 개요 탭에서 상태 업데이트를 파악하세요.
• 섹션을 추가하여 프로젝트를 정리하고 단계나 카테고리를 명확하게 구분합니다.
• 사용자 지정 필드를 설정하여 프로젝트에서 생성한 모든 작업의 중요한 정보를 추적합니다.
• 사용자 지정 템플릿을 생성하거나 Asana 제작 템플릿을 사용하여 공통된 워크플로와 프로젝트를 표준화하고 모든 프로젝트를 빠르게 시작할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트를 매번 처음부터 새로 만들 필요 없이 모든 단계를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

프로젝트 관리하기

프로젝트를 생성한 사용자는 기본 설정에 의해 프로젝트 소유자가 됩니다. 개요 탭에서 프로젝트 소유자를 변경할 수 있습니다. 프로젝트 소유자나 관련된 팀원은 프로젝트를 체계적으로 정리하고 주간 상태 업데이트를 게시해야 합니다.

• 새로운 작업이 생성되거나 업무가 진행되면 작업에 담당자와 마감일이 지정되어 있는지 확인하고, 적절한 섹션이나 열로 옮기고, 사용자 지정 필드를 업데이트합니다.
• 프로젝트 규칙을 추가하여 프로젝트를 관리하는 시간을 절약하고 팀원이 적절한 단계를 따를 수 있도록 합니다. 규칙은 Asana 필드를 업데이트하거나 작업을 배정하는 것과 같은 수동 작업을 자동화합니다.
• 작업이 기한을 넘기거나 마감일이 지정되지 않았다면 담당자와 확인하여 업무가 다시 계획대로 진행될 수 있도록 합니다.
• 프로젝트에 작업 마일스톤을 설정하여 주요 목표를 달성하고, 간단하며 시각적인 방식으로 진행 단계의 주요 지점을 모니터링합니다.
• 타임라인을 사용하여 프로젝트를 체계적으로 계획하고 목표를 향해 나아가면서 진행 상태에 맞게 조정합니다. 간트 차트 스타일의 보기에서 작업 종속성을 쉽게 살펴보고 프로젝트 일정을 조율할 수 있습니다.
• 여러 프로젝트를 관리한다면 이를 포트폴리오에 추가하여 이니셔티브별로 정리하고 모니터링합니다. 포트폴리오를 사용하면 모든 프로젝트의 상태를 수월하게 모니터링할 수 있습니다.

상태 업데이트 보내기

프로젝트 소유자나 프로젝트를 담당하는 팀원은 프로젝트의 개요 탭에서 정기적으로 프로젝트 상태 업데이트를 보내야 합니다.

• 상태 업데이트는 회원님의 팀과 여러 부서의 팀에 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 명확한 정보를 제공합니다.
• 상태 업데이트의 색상을 초록색, 노란색, 빨간색 중 하나로 설정하여 프로젝트 진행 상태를 나타냅니다.
• 팀원은 질문과 피드백이 있을 때나 후속 작업을 생성하고 싶을 때 상태 업데이트에 응답할 수 있습니다.
• 프로젝트 소유자에게 매주 프로젝트 상태를 업데이트하도록 리마인더 작업이 배정됩니다.

포트폴리오에 프로젝트를 추가하면 한 곳에서 모든 상태 업데이트, 프로젝트 마감일, 진행 상태를 확인하거나 이와 관련된 업데이트를 프로젝트 소유자에게 알릴 수 있습니다.

이메일 규칙

팀 메시지 사용하기

팀 내부에서 이루어지는 모든 커뮤니케이션에 이메일 대신 Asana 메시지를 사용하는 것이 좋습니다. 필요에 따라 팀원에게 이메일 대신 Asana를 사용할 것을 친절히 알려주세요.

이메일 알림 사용하기

Asana는 새로운 활동을 알리는 이메일 알림을 보내기 때문에 Asana를 항상 사용하지 않는 팀원도 업데이트를 파악할 수 있습니다. 항상 Asana를 사용하는 회원님들은 이메일보다 Asana 수신함에서 업데이트 내용을 파악하길 선호합니다.

모든 팀원이 Asana를 자주 확인하는 습관이 들기 전까지는 이메일 알림을 계속 켜두는 것이 좋습니다. 내 설정에서 이메일 알림을 켜고 끌 수 있습니다.

팀 내에서 주고받는 이메일 줄이기

더 좋은 결과를 얻으려면 이메일로 요청 사항과 프로젝트에 필요한 사항을 보내던 것을 멈추고 대신 Asana를 사용할 것을 권장합니다. 이메일은 조직 외부의 사람에게 연락하거나 소개하는 경우에는 편리하지만 업무를 계획하고, 관리하고, 우선순위를 지정하기에는 적합하지 않습니다. 이에 적합한 수단은 Asana입니다.

Asana for Gmail 부가기능 및 Asana for Outlook 앱을 사용하면 수신함에서 이메일을 직접 실행 가능한 항목으로 빠르게 변환할 수 있습니다. 이러한 이메일 연동을 사용하면 팀은 새로운 것을 배우거나 일하는 방식을 바꾸지 않고도 이메일에서 Asana로 원활하게 전환할 수 있습니다.

규칙 보강하기

팀에 규칙을 수립하면 Asana 사용 방법이 통일되고 명확성을 확보하여 궁극적으로 모든 구성원이 가장 효과적인 방식으로 업무를 수행할 수 있습니다. 팀원 여러 명이 규칙 보강을 진행하면 다른 팀원들은 무언가가 잘못되지는 않을까 염려할 필요 없이 안심하고 Asana를 사용할 수 있으며, 사용 방법을 익히는 동안 유용한 팁을 얻을 수 있습니다.

Asana에서 ‘모의 프로젝트’를 생성하면 팀원들이 여러 기능을 사용해 보다가 무언가를 잘못 사용할까 봐 불안해할 필요 없이 기능을 마음대로 사용하며 새로운 점을 배우고 상호작용할 수 있습니다.

팀과 함께 규칙을 정한 뒤, 향후 새로운 팀원을 포함한 모든 팀원이 참조할 수 있도록 프로젝트에 규칙을 저장하세요. 이렇게 하면 모든 구성원이 동일한 내용을 파악하고 나중에 다시 참조할 수 있습니다.

다음 팀 미팅을 위해 Asana를 사용해 보고 팀의 Asana 규칙을 되돌아보는 시간을 가지세요.