팀의 Asana 도입 지원하기

팀이 Asana를 도입할 수 있도록 Asana에서 가장 성공적인 팀의 공통점을 분석하고, 고객 성공 매니저의 전문 지식을 활용하고, 검증된 변경 관리 전략을 모두 반영하여 이 기사에서 설명하는 “Asana Way of Change” 프레임워크를 만들었습니다.

최상의 결과를 달성할 수 있도록 다음도 권장합니다.

• 팀 온보딩 체크리스트를 회원님의 Asana 도메인으로 가져옵니다.
• Asana 아카데미에서 ‘팀에 Asana 도입하기’ 라이브 웨비나에 등록하거나 자습 과정인 ‘Asana 도입 6단계’를 확인합니다.

1. ‘Asana를 사용해야 하는 이유’에 답하기

팀을 Asana에 초대하기 전에 Asana를 사용해야 하는 설득력 있는 이유가 있는지 확인하세요. ‘Asana를 사용해야 하는 이유’에 답할 수 있도록 다음을 연습하세요.

성공 구상하기

먼저 팀이 Asana를 사용하는 이상적인 상황과 어떤 점을 달성할 수 있는지 상상해 보세요. 다음을 자문해 보세요.

• Asana가 어떤 목표를 달성하는 데 도움이 되나요?
• 지금은 아니더라도 향후 어떤 일이 가능한가요?

문제점 파악하기

다음으로, 애초에 Asana를 검토하는 계기가 된 문제점을 파악하세요. 팀이 공감할 수 있어야 합니다.

문제점	예시
책임이 명확하지 않음	조치 사항이 이메일과 기타 툴에서 파묻히고 팀원들이 마감일이나 자신이 담당하는 일을 파악하지 못함
협업이 어려움	다른 팀과 협업하기가 어렵거나 팀원 간 인수인계가 혼란스러움
프로세스가 일관되지 않음	업무를 시작할 때 처음부터 시작하거나 모든 사람이 조금씩 다르게 수행함
프로젝트 관리가 어려움	사용하는 시스템이 너무 단순하거나 너무 복잡해서 프로젝트를 계획하고 진행 상황을 파악하기가 어려움

‘Asana를 사용해야 하는 이유’ 작성하기

이제 다음과 같은 구조로 ‘Asana를 사용해야 하는 이유’의 초안을 작성할 준비가 되었습니다.

"[팀/조직 이름]은 Asana를 사용해서 [이러한 프로젝트 및 프로세스]를 관리하고 [이러한 문제점]을 해소하여 [이러한 목표]를 달성할 수 있습니다."

예시: 디자인팀은 Asana를 사용해서 디자인 요청과 마케팅 캠페인 프로젝트를 관리하고 불명확한 요청을 방지하고 중복된 작업을 제거하여 캠페인 마감일을 맞추고, 최우선으로 처리해야 하는 업무를 수행하고, 팀 번아웃을 예방할 수 있습니다.

Asana 도입을 지원하는 그룹 모으기

다음으로, 최소 3명으로 구성되어 다음 역할을 담당하는 ‘Asana 도입 지원 그룹’을 결성합니다.

1. 규칙 결정자(Convention-setter): Asana를 사용하는 방법에 관한 기본 규칙을 확립하고 팀원들의 질문에 답변합니다(예: 팀장, 프로그램 매니저 또는 팀 코디네이터).
2. 인지도 조성자(Awareness-builder): 팀이 동조할 수 있도록 ‘Asana를 사용해야 하는 이유’를 믿고 팀에 이를 상기시켜주는 리더입니다(예: 임원, 이사, 팀장).
3. Asana 지지자(Asana advocate): 규칙 결정자가 업무를 진행하도록 지원하고, 솔선수범하고, 동료들의 노력을 격려하고 치하하는 사람입니다(예: 개별 기여자).

2. 현황 파악하기

팀이 Asana를 사용해야 하는 이유가 명확해지면 이제 어떤 워크플로, 프로세스 또는 프로젝트를 먼저 사용해 볼 것인지를 결정할 수 있습니다. 워크플로는 동영상 제작이나 신제품 출시와 같은 작업을 완료하기 위해 수행하는 프로세스 또는 일련의 단계입니다. 워크플로 관리는 이러한 프로세스를 구축하고 추적하기 위해 수행됩니다.

어떤 워크플로를 시도해 볼지는 팀에 따라 다르지만, 다음과 같은 프로세스를 선택해야 합니다.

• 여러 관계자 간 커뮤니케이션이 포함된 협업적인 프로세스
• 명확한 목표, 결과물 또는 기한이 정해진 구체적인 프로세스

Asana를 사용하는 다양한 방법을 모두 확인하고 영감을 얻으세요.

마지막으로, Asana 팀 구조를 만들어서 향후 성공을 달성하기 위한 토대를 마련하세요. 일반적으로 Asana 팀 구조에는 조직도를 반영해야 합니다.

한 팀만 Asana를 사용한다면 업종, 이니셔티브 또는 해당 팀 내의 협업 그룹을 기준으로 팀을 배치할 수 있습니다.

3. 첫 번째 프로젝트 만들기

현재 업무를 완료하는 데 걸리는 시간, 막히는 부분, 해결하고 싶은 문제에 관해 팀 설문 조사를 실시하세요. 이렇게 하면 Asana의 효과와 이러한 문제를 해결하는지 확인할 수 있습니다.

첫 번째 프로젝트를 만들 때 Asana를 다른 툴과 함께 사용하는 방법을 참고하면 어떤 유형의 작업을 어디에서 수행해야 할지 팀에 명확하게 설명할 수 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 템플릿으로 시작해 보세요.

협업 시작하기

소수의 팀원을 초대하여 Asana를 자유롭게 사용해 보며 기능과 권장 모범 사례를 익혀 보세요. Asana는 유연하므로 사용이 ‘완벽’하지 않더라도 마음껏 시도해 보세요.

준비가 되면 팀 전체를 초대하고 Asana 킥오프 미팅을 실시하세요. 첫 번째 단계부터 시작하여 Asana와 첫 번째 워크플로를 팀에 소개하세요.

Asana 팀 킥오프 주문형 웨비나에 등록하여 Asana 킥오프 프레젠테이션 슬라이드 템플릿을 다운로드한 후 팀에 맞게 맞춤화하세요.

4. 팀에 교육을 제공하고 성취를 축하하기

팀원들이 기본 사항을 배울 수 있도록 아래에 있는 ‘입문용’ 리소스를 공유하세요.

• Asana 레슨(15분): 기능과 예제를 클릭하면서 빠르게 배울 수 있습니다.
• Asana 기초 교육 웨비나(60분): 웨비나에 참여하여 강사에게 실시간으로 배우고 다른 고객들과 함께 질문에 관한 답변을 받으세요.

Asana 규칙 수립 및 보강

팀원들이 특정 기능을 언제, 왜 사용해야 하는지 모른다면 업무가 지연될 수 있습니다. 팀원이 작업을 생성하는 방법은 알고 있지만, 언제 완료로 표시해야 하는지나 어떻게 우선순위를 지정하는지 잘 모를 수 있습니다. 이 기사를 참조하여 Asana에서 팀의 규칙을 정하는 방법을 자세히 살펴보세요.

실수를 예상하고 받아들이세요! 규칙 결정자는 팀원들이 기존 규칙을 잊어버렸을 때 건설적인 방향으로 팀원들을 다시 안내해야 합니다.

5. 성공을 위해 준비하기

팀이 Asana를 사용하기 시작하면 계속해서 규칙을 적용하고 구축한 프로세스와 관련된 모든 질문에 답할 수 있도록 Asana를 단일 정보 소스로 만드세요. 시작할 때 참고할 수 있는 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.

• 질문을 하거나 피드백을 제공하기 위한 Asana 프로젝트를 설정하고 매주 확인하세요.
• 팀이 초기에 달성한 크고 작은 성공을 축하하세요! Asana 도입 지원 그룹은 Asana 학습과 사용에 관한 인센티브나 축하 시스템을 구축할 수도 있습니다.
• 사람들이 무언가를 ‘훼손시킬’ 염려 없이 기능을 사용해 볼 수 있는 안전한 공간을 마련하세요.
• ‘이메일 없는 하루’를 시행하여 팀이 하루 또는 일주일 동안 이메일을 주고받는 대신 Asana를 사용할 수 있는지 확인해 보세요.

또한 새로운 팀원이 빠르게 적응할 수 있도록 온보딩 계획을 세울 수도 있습니다. 직원 온보딩 템플릿을 참고하여 아이디어를 얻고 Asana 온보딩을 일반 직원 온보딩 프로세스와 통합하는 것을 고려하세요.

6. 결과를 평가하고 Asana 사용을 확대하기

한두 달 동안 Asana를 사용한 뒤, 섹션 1에서 작성한 내용을 되돌아보고 섹션 2에서 팀을 대상으로 설문 조사한 팀의 기준을 다시 검토하여 진행 상태를 확인하세요. 팀에 다음과 같은 질문을 하세요.

• 당초의 목표를 달성했나요?
• 새로운 프로세스가 원활하게 진행되고 있나요?
• 이전과 비교해서 동일한 업무를 수행하는 데 시간이 얼마나 걸리나요?
• Asana가 기대했던 것에 비해 얼마나 효과적인가요? 바라던 문제가 해결되었나요?

타임라인을 성공적으로 완료하고 성과를 거두었다면 임원 후원자와 이해관계자에게 성과와 진행 상태를 알려주세요. Asana에 아직 추가하지 않았다면 더 많은 프로세스, 프로젝트, 워크플로를 추가할 수도 있습니다.

추가 리소스

배움은 여기서 끝나지 않습니다. 다른 팀들이 Asana를 사용하는 방법을 살펴보고 다양한 리소스를 통해 모범 사례를 자세히 알아보세요.

• ‘팀에 Asana 도입하기’ 웨비나를 살펴보시거나 자습 과정인 ‘Asana 도입 6단계’에서 더 자세히 알아보세요.
• 팀 온보딩 체크리스트는 이 기사에서 소개한 각 단계를 순서대로 안내하는 Asana 프로젝트 템플릿입니다.
• Asana 아카데미에서 동영상 튜토리얼을 확인해 보세요.
• Asana 아카데미에서 자세한 주문형 과정을 확인해 보세요.
• Asana 커뮤니티 포럼에서 Asana 고객 및 Asana의 팬과 교류해 보세요.