워크플로 빌더

개요

워크플로 빌더는 프로세스를 자동화하여 팀 간 업무를 원활히 조율하고 업무를 매끄럽게 진행하는 데 도움이 됩니다. 워크플로 빌더를 사용하면 한 곳에서 팀을 연결하고, 업무를 정리하고, 프로젝트를 간소화하는 시각적 툴을 사용하여 더 효율적인 워크플로를 생성할 수 있습니다. 워크플로를 통해 적절한 정보를 적절한 사람에게 적절한 때에 전달할 수 있으므로 팀이 중요한 업무를 달성하는 데 집중할 수 있습니다.

워크플로

워크플로 생성하기

생성

워크플로 빌더에서는 작업을 프로젝트에 추가하는 방식을 선택할 수 있습니다. 수신 출처를 여러 가지 선택할 수도 있고 전혀 선택하지 않을 수도 있습니다.

  1. 양식 제출: 제출 시 작업으로 변환되는 양식을 생성합니다.
  2. 작업 템플릿: 템플릿을 생성하여 작업을 쉽게 표준화할 수 있습니다. 수신 카드의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 수신 출처를 선택하세요. 프로젝트에 액세스할 수 있는 사람은 수동으로 작업을 추가할 수 있습니다.

양식을 수신 출처로 설정하는 방법에 대해 더 자세히 알아보려면 양식 생성하기에 대한 Asana 가이드 기사를 읽어보세요. 작업 템플릿을 설정하는 방법은 작업 템플릿 생성하기에 대한 가이드 기사에서 자세히 확인할 수 있습니다.

섹션

섹션을 ‘준비됨’, ‘진행 중’, ‘완료’와 같은 단계로 사용하여 특정 워크플로를 추적할 수 있습니다. 워크플로 빌더는 이러한 섹션 카드를 작업 보기(예: 목록 및 보드 보기)의 섹션에 바로 매핑합니다. 섹션을 ‘우선순위 지정’, ‘진행 중’, ‘승인 필요’, ‘완료’와 같이 프로젝트의 연속적인 업무 단계에 상응하도록 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 각 프로젝트의 멤버가 작업이 어떤 단계에 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

섹션

새로운 섹션 생성하기


섹션을 더 추가하려면 + 버튼을 클릭합니다. 그런 다음 해당 섹션에 적용되는 규칙을 추가하여 규칙에 트리거를 할당할 수 있습니다. 섹션에는 두 가지의 자동 인스턴스에 대한 규칙을 생성해야 합니다.


트리거: 언제 또는 어떤 상황에서 작업이 해당 섹션으로 자동 이동하는지에 대한 조건입니다. 이 이동 규칙은 오른쪽 창의 옵션 목록에서 선택할 수 있습니다. 예를 들어 ‘마감일이 가까워지는 경우 → 예정으로 이동’ 또는 ‘작업이 완료된 경우 → 완료로 이동’과 같은 규칙을 생성할 수 있습니다.

동작: 그런 다음 작업이 해당 섹션으로 이동할 때 어떤 동작이 자동 실행되어야 하는지 결정해야 합니다. 예를 들어 협업 참여자를 추가할지, 작업에 특정 담당자를 배정할지, 댓글을 추가할지 등을 결정합니다. 트리거와 마찬가지로 추천 규칙 목록에서 선택하거나 ‘기타 동작’ 버튼을 사용하여 사용자 지정 규칙을 생성할 수 있습니다.

Asana에서 규칙을 설정하는 방법에 대해 더 자세히 알아보려면 규칙에 대한 Asana 가이드 기사를 읽어보세요.

기존 섹션의 관리하기

기존

섹션의 이름을 수정하거나 규칙을 추가 또는 삭제하려면 섹션 제목의 오른쪽에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭합니다.

워크플로 보고서

대시보드

대시보드 보기에서 섹션 내에 미완료 상태의 작업이 몇 개인지 등 프로젝트의 섹션에 대한 메타데이터를 확인하고 시간의 경과에 따른 변동 추이를 모니터링할 수도 있습니다.

끌어서 놓기

끌어서 놓기

섹션을 끌어서 놓아 작업을 다시 정렬하거나 단계를 변경할 수 있습니다. 프로젝트 멤버는 필요에 따라 섹션을 재배열할 수 있습니다.

패널 사용자 지정하기

대시보드

화면의 오른쪽에 있는 사용자 지정 패널을 통해 다음과 같은 전역 워크플로 요소를 추가할 수 있습니다

  1. 사용자 지정 필드
  2. 워크플로의 특정 섹션에 국한되지 않는 전역 규칙
  3. 앱(예: Slack 또는 Microsoft Teams)
  4. 양식
  5. 작업 템플릿

워크플로 빌더에서 앱을 수신 출처로 추가하기

외부 앱을 추가하여 Asana에서 작업을 생성합니다.

앱 추가

워크플로에 앱을 수신 출처로 추가하는 방법

  • 다른 앱에서를 클릭합니다

앱 목록

이 목록에서 설정하려는 앱을 클릭합니다.

프로젝트에서 이미 수신 출처로 추가된 앱이나 관리자가 금지한 앱은 표시되지 않습니다.

Salesforce를 위한 Asana

설치를 완료하기 위해 해당 앱의 사이트로 이동합니다.

앱 설정 완료하기

설치를 완료하기 위해 외부 앱에서 다음 단계를 완료해야 합니다.

  1. [앱의 이름]에서 Asana 연동을 설정합니다
  2. 앱을 사용하여 [프로젝트]에 작업을 추가합니다

이 단계를 완료하면 워크플로 빌더에서 앱을 확인할 수 있습니다.

추가된 앱

이전 단계를 완료하지 않은 경우, 설정을 완료하세요라는 메시지가 표시됩니다.

미완료

또한, 사용자 지정 메뉴에서 앱 버튼을 클릭하여 앱을 추가할 수 있습니다.

Asana에 신규 작업을 추가하는 외부 앱은 앱 수신 출처가 설정되지 않았어도 여기에 표시됩니다.

사용자 지정 메뉴

‘단계의 소요 시간’ 워크플로 지표

이제 ‘단계의 소요 시간’ 지표를 사용하여 작업이 워크플로 단계를 통과하는 데 걸린 시간을 손쉽게 보고서에 기록할 수 있습니다. 이 워크플로 지표는 병목 현상을 식별하고 업무 진행에 소요되는 시간을 명확히 하는 데 도움이 됩니다. 작업이 특정 단계에서 지나치게 오래 걸리는 경우, 이에 대해 파악하고 그에 맞게 프로세스를 재측정할 수 있습니다.

보고서대시보드를 사용하여 워크플로 지표인 섹션의 소요 시간사용자 지정 필드의 소요 시간 데이터를 표시하는 방법은 두 가지가 있습니다.

섹션의 소요 시간

작업이 워크플로에 따라 Asana 프로젝트 내의 여러 섹션을 거치는 경우, 섹션의 소요 시간을 보고서에 기록하면 작업이 한 섹션에서 다음 섹션을 거쳐 완료까지 이르는 과정의 진행 속도를 파악할 수 있습니다.

워크플로 지표 섹션

이 차트는 각 프로젝트 섹션에서 작업에 소요된 시간이 어느 정도인지 보여줍니다. 이 예시에서는 작업의 계획 섹션에 6일하고도 3시간이 소요되었습니다. 또한, 담당자나 마감일과 같은 다른 매개 변수로 데이터를 필터링할 수도 있습니다.

사용자 지정 필드의 소요 시간

어떤 워크플로에서는 사용자 지정 필드를 사용하여 업무가 새로운 완료 단계로 넘어갈 준비가 되었음을 나타내기도 합니다. 사용자 지정 필드의 소요 시간을 보고서에 기록하면 선택한 사용자 지정 필드 값을 기준으로 특정 단계에 소요된 시간이 수치화됩니다.

워크플로 지표 사용자 지정 필드

이 예시에서 위에 있는 차트는 완료 단계라는 이름의 사용자 지정 필드가 포함된 프로젝트를 보고서에 표시한 것입니다

워크플로 지표 사용자 지정 필드2

완료 단계 사용자 지정 필드는 아직 시작하지 않음, 진행 중, 선행 작업 대기, 완료의 4가지 값으로 구성됩니다. 이 차트는 사용자 지정 필드의 값이 선행 작업 대기로 되어 있는 작업에 소요된 총 시간을 표시합니다.

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