규칙 연동

개요

규칙과 연동은 많은 워크플로의 중요한 구성 요소입니다. 이제 규칙을 사용하여 팀이 자주 사용하는 툴을 Asana에 있는 업무에 연동하고 번거로운 일을 자동으로 처리할 수 있습니다. Asana 프로젝트에서 특정한 트리거를 설정하고 선택한 기준이 충족되면 규칙에 따라 워크플로가 자동화되도록 만드세요.

예를 들어 Slack + Asana 규칙 연동을 사용하면 작업 완료를 트리거로 하여 Slack에서 팀원이나 채널에 메시지를 보낼 수 있습니다.

규칙 생성 방법

아래는 트리거, 동작, 규칙 이름을 선택하여 Asana 프로젝트에서 규칙을 생성하는 방법을 나타낸 예시입니다.

규칙과 이를 사용하여 일상 업무를 자동화하는 방법을 더 자세히 알아보려면 Asana의 규칙 가이드 기사를 확인하세요.

Gmail

규칙을 활용하여 특정한 매개 변수가 충족되는 경우 Gmail 계정에서 선택한 수신인에게 이메일을 전송할 수 있습니다. 매개 변수는 모두 사전에 설정할 수 있습니다. 작업이 더 이상 선행 작업이 끝나길 기다리는 상태가 아닌 경우나 마감일이 다가오는 경우 등 여러 가지 트리거를 중에서 선택하여 규칙에 따라 사용자 지정 메시지가 포함된 이메일이 자동 전송되도록 하세요.

구성 단계

1. 프로젝트에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭한 후 목록에서 규칙 추가를 선택합니다
2. 규칙 추가에서 승인 완료됨과 같은 트리거를 선택합니다.
3. 동작 탭에서 이메일 전송을 선택합니다.
4. 수신인의 이메일 주소를 수신인 필드에 입력합니다
5. 회신 대상 이메일 주소를 입력합니다
6. 제목 필드에 이메일의 제목을 입력합니다
7. 본문 필드에 이메일 본문을 작성합니다

이 예시에서는 작업이 승인되면 규칙이 트리거되어 자신의 이메일 주소에서 이메일이 전송되고 이메일에 자신이 자동으로 숨은 참조로 추가되는 동작이 실행됩니다. 작업 링크도 이메일에 포함됩니다.

Twilio

고객이나 협업 참여자와 원활하게 커뮤니케이션할 수 있도록 규칙을 사용하여 미리 설정 가능한 트리거와 조합을 토대로 Twillo에서 SMS 문자 메시지를 전송하세요.

구성 단계

1. 프로젝트에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭한 후 목록에서 규칙 추가를 선택합니다
2. 규칙 추가에서 사용자 지정 필드의 긴급성 값이 높음으로 변경되는 것 등을 트리거로 선택합니다
3. 동작 탭에서 SMS 문자 메시지 전송을 선택합니다
4. ‘Twilio에 연결’을 선택하세요. Twilio Account SID와 Auth Token을 입력하라는 메시지가 표시됩니다. Twilio 계정에 로그인한 후 Account를 선택하면 Auth tokens 아래에서 해당 정보를 확인하실 수 있습니다.
5. 계정을 연결한 후에는 Twillo 전화 번호를 입력합니다
6. 수신인 필드에 수신인의 전화 번호를 입력합니다
7. 본문 필드에 메시지 내용을 작성합니다

이 예시에서 사용자 지정 필드의 긴급성 값이 높음으로 설정되면 규칙이 트리거되어 선택된 수신인에게 SMS 문자 메시지를 전송하는 동작이 실행됩니다.

PagerDuty

주의를 기울여야 하는 작업이 있을 때 PagerDuty를 통해 인시던트 대응 팀에 이를 알리는 규칙을 설정하세요. 트리거를 선택하면 Asana가 PagerDuty와 연동되어 밤낮없이 언제나 작업의 배경 정보를 사용하여 인시던트를 자동으로 생성합니다.

구성 단계

1. 프로젝트에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭한 후 목록에서 규칙 추가를 선택합니다
2. 규칙 추가에서 사용자 지정 필드의 긴급성 값이 높음으로 변경되는 것 등을 트리거로 선택합니다
3. 동작 탭에서 인시던트 생성을 선택합니다
4. 제목 필드에 인시던트 제목을 입력합니다
5. 서비스 필드에서 서비스를 선택합니다
6. 긴급성 필드에서 긴급성 수준을 선택합니다
7. 인시던트 설명을 입력합니다.

이 예시에서 사용자 지정 필드의 긴급성 값이 높음으로 설정되면 규칙이 트리거되어 Pagerduty 인시던트를 생성하는 동작이 실행됩니다. 이때 작업 생성자의 이메일과 작업 링크가 인시던트 설명에 자동으로 공유됩니다.

Google 캘린더

팀이 Asana 규칙을 사용하면 작업이 특정 단계에 도달할 때 미팅 일정을 수동으로 예약하는 대신 자동으로 협업 참여자와 미팅을 진행하도록 미팅 일정을 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 팀은 예시에 나와 있는 규칙을 사용하여 작업이 ‘예약됨’ 섹션으로 이동할 때 팀 캘린더에 이벤트가 생성되도록 트리거할 수 있습니다. 또한, 작업 완료 시 이벤트 초대를 발송하는 ‘회의 안건 보내기’ 작업처럼 반복되는 작업에 규칙을 사용할 수 있습니다.

구성 단계

1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭하고, 규칙으로 이동한 후, + 규칙 추가를 선택합니다
3. 왼쪽 열에서 Google 캘린더를 선택합니다
4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
6. Google 캘린더 규칙에 연결을 클릭하여 인증합니다
7. Google 계정으로 로그인하고 허용을 클릭합니다
8. Google 캘린더 이벤트 필드를 채웁니다
9. 선택적으로, 작업의 협업 참여자를 이벤트 게스트로 초대

Dropbox (예정)

Asana 규칙을 사용하면 팀이 특정 Dropbox 폴더에 작업의 첨부 파일을 자동으로 업로드하여 공유와 저장, 협업을 간소화할 수 있습니다. 이제 더 이상 파일을 수동으로 전송할 필요 없이 트리거를 선택하여 Dropbox에 작업의 첨부 파일을 안전하게 자동 업로드하고 손쉽게 참고할 수 있습니다.

예를 들어 팀은 Asana를 사용해서 에셋 승인과 승인 후속 작업을 수행하고 작업의 첨부 파일을 특정 Dropbox 폴더에 자동으로 업로드하여 최종 에셋이 올바른 위치에 업로드되도록 할 수 있습니다.

이 연동을 사용할 때 고려할 사항은 다음과 같습니다.

• 첨부 파일이 10개를 초과하는 작업에서 트리거되는 규칙은 가장 최근 첨부 파일 10개만 업로드합니다.
• 연결된 Dropbox 폴더에 있는 기존 파일과 이름이 같은 파일을 업로드하면 파일 이름이 자동으로 바뀌면서 정상적으로 업로드됩니다.

구성 단계

1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭하고, 규칙으로 이동한 후, + 규칙 추가를 선택합니다
3. 왼쪽 열에서 Dropbox를 선택합니다
4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
6. Dropbox 규칙에 연결을 클릭하고 단계를 따라 인증합니다
7. 웹 앱에서 찾은 Dropbox 폴더 URL을 추가합니다

Box

Asana 규칙을 사용하여 Asana에서 특정 동작이 수행될 때 Box에 콘텐츠를 업로드하는 프로세스를 자동화하세요. 팀은 Asana 작업에서 Box로 첨부 파일을 자동으로 옮기는 트리거를 설정하여 시간을 절약할 수 있습니다.

예를 들어, 에셋을 작업하고 있는 디자인 팀은 작업이 ‘최종 승인된 에셋’ 섹션으로 이동하면 Box에 첨부 파일을 업로드하는 규칙을 생성할 수 있습니다.

이 연동을 사용할 때 고려할 사항은 다음과 같습니다.

• 첨부 파일이 10개를 초과하는 작업에서 트리거되는 규칙은 가장 최근 첨부 파일 10개만 업로드합니다.
• Box 폴더에 있는 기존 파일과 이름이 같은 파일을 업로드하려고 하면 규칙에 오류가 발생합니다. 이 오류를 수정하려면 기존 파일의 이름을 바꾸고 규칙을 편집해 다시 저장한 다음 업로드 동작을 다시 트리거하세요.

구성 단계

1. 규칙 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭하고, 규칙으로 이동한 후, + 규칙 추가를 선택합니다
3. 왼쪽 열에서 Box를 선택합니다
4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
6. Box 규칙에 연결을 클릭하고 단계를 따라 인증합니다
7. 웹 앱에서 찾은 Box 폴더 URL을 추가합니다

Microsoft OneDrive

Asana 규칙을 사용하면 팀이 특정 OneDrive 폴더에 작업의 첨부 파일을 자동으로 업로드하여 공유와 저장, 협업을 간소화하고 불필요한 수작업을 줄일 수 있습니다.

예를 들어 팀은 Asana를 사용해서 에셋 승인과 승인 후속 작업을 수행하고 작업의 첨부 파일을 특정 OneDrive 폴더에 자동으로 업로드하여 최종 에셋이 올바른 위치에 업로드되도록 할 수 있습니다.

이 연동은 Sharepoint가 아닌 OneDrive에서 작동합니다.

이 연동을 사용할 때 고려할 사항은 다음과 같습니다.

• 첨부 파일이 10개를 초과하는 작업에서 트리거되는 규칙은 가장 최근 첨부 파일 10개만 업로드합니다.
• OneDrive 폴더에 이름이 같은 기존 파일이 있는 경우 업로드된 파일이 기존 파일을 대체합니다. 기존 파일 대체를 원하지 않는다면 다른 파일 이름을 사용하세요.

구성 단계

1. 연동을 추가하고자 하는 특정 Asana 프로젝트로 이동합니다
2. 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정을 클릭하고, 규칙으로 이동한 후, + 규칙 추가를 선택합니다
3. 왼쪽 열에서 OneDrive를 선택합니다
4. 사전 설정된 규칙을 선택하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
5. 사용자 지정 규칙을 생성하는 경우, 이름을 추가하고 트리거와 동작을 선택하여 시작합니다
6. OneDrive 규칙에 연결을 클릭하고 단계를 따라 인증합니다
7. 웹 앱에서 찾은 OneDrive 폴더 URL과 경로를 추가합니다. 경로는 OneDrive 폴더의 ‘정보’ 패널에 있는 추가 세부 정보에서 찾을 수 있습니다. 내 파일은 해당 경로에서 제외해야 합니다.