규칙

규칙은 Asana Premium, Business, Enterprise를 이용하는 고객이 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙 빌더, 조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거, 댓글 추가 동작 등 규칙 내 특정 기능은 Business 및 Enterprise 고객만 사용할 수 있습니다.

규칙을 사용하면 반복되는 작업을 간소화하고 손쉽게 워크플로를 만들 수 있습니다. 규칙을 실행하려면 규칙을 활성화하는 트리거와 자동으로 실행되는 동작이 필요합니다. 예를 들어, 작업에 마감일이 설정되면(트리거) 자동으로 작업을 배정(동작)하도록 규칙을 생성할 수 있습니다.

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규칙은 다른 규칙을 트리거할 수 있습니다. 또한 하나의 트리거에 여러 동작을 추가하여 비슷한 기능을 실행할 수도 있습니다.

규칙 생성하기

프로젝트의 규칙을 만드는 방법으로는 프로젝트의 규칙 갤러리에서 원하는 규칙을 하나 선택하거나 자체적으로 사용자 지정 규칙을 만드는 두 가지 방법이 있습니다. 사용자 지정 규칙 빌더는 모든 Asana Business 및 Enterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

규칙은 하위 작업의 첫 번째 수준에서만 실행됩니다. 즉, 하위 작업의 하위 작업이나 하위 작업의 하위 작업의 하위 작업 등에서는 규칙이 실행되지 않습니다.

규칙 편집하기

언제든지 프로젝트로 돌아가서 업데이트할 규칙을 선택하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

규칙 일시 중지하기

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 일시 중지할 수 있습니다.

규칙 삭제하기

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭한 후 삭제 버튼을 클릭하여 규칙을 삭제할 수 있습니다.

섹션 기반 규칙

Premium, Business, Enterprise 사용자의 경우 규칙이 적용되는 섹션에 규칙 아이콘이 표시됩니다(목록 및 보드 보기에서). 규칙이 트리거되면 아이콘에 애니메이션 효과가 적용됩니다. 아이콘을 클릭하면 해당 섹션의 규칙 메뉴가 열리고 사용자가 새 규칙을 추가하거나 기존 규칙을 편집할 수 있습니다.

마우스 커서를 올려놓으면 표시되는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

트리거 조합 및 여러 동작

조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거, 댓글 추가 동작은 Business 및 Enterprise 고객만 사용할 수 있습니다.

트리거 조합 및/또는 조건부 논리 그리고 여러 동작을 사용하여 반복되는 작업을 자동화할 수 있으므로 팀이 반복 작업에 시간을 뺏기지 않아도 됩니다.

추가 트리거 및 동작

‘마감일이 다가옴’ 트리거

Enterprise 및 Business 플랜을 이용하는 고객은 규칙 대화 상자에서 사용자 지정 규칙을 생성하고 트리거 목록에서 마감일이 다가옴 트리거를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일 이전에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

‘작업 마감일이 지남’ 트리거

Enterprise 및 Business 플랜을 이용하는 고객은 사용자 지정 규칙을 생성할 때 작업 마감일이 지남 트리거를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일이 지난 이후에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

트리거를 설정할 때 일 또는 주를 선택하면 마감 시간을 고려하지 않고 마감일을 기준으로만 트리거가 실행됩니다. 하지만, 분 또는 시간을 선택하면 마감 시간을 고려합니다.

‘마감일이 다가옴’ 및 ‘작업 마감일이 지남’ 트리거 관련 참고 사항

• 이러한 트리거는 단순히 작업 마감일이 되거나 마감일이 지난 상태로 인해 실행되는 것이 아니라, 작업 마감일이 다가오거나 지연되는 시기를 기준으로 실행됩니다.
• 이 두 가지 트리거는 프로젝트에 있는 기존의 모든 작업 중에서 생성되는 규칙의 조건을 충족하는 작업에 대해 소급 적용되지 않습니다. 트리거는 규칙을 생성한 후 마감되는 이벤트에 대해서만 실행됩니다.
• 이러한 트리거는 미완료 작업에 대해서만 실행됩니다.
• 일 또는 주를 기준으로 하는 규칙은 정확하게 자정에 실행되는 것이 아니라 00:00시에서 01:00시 사이에 실행됩니다.

‘작업 생성’ 동작

Enterprise 또는 Business 플랜을 이용하는 고객은 규칙을 사용하여 자동으로 프로젝트에 작업과 마일스톤, 승인을 생성할 수 있습니다. 트리거나 트리거 조합을 선택하면 규칙이 실행될 때 Asana가 작업을 생성합니다. 작업 이름, 담당자, 관련 마감일 등을 미리 선택할 수 있습니다.

규칙으로 작업을 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트의 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정으로 이동합니다
2. + 규칙 추가를 클릭한 다음 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
3. 트리거 또는 트리거 조합을 선택합니다
4. 트리거를 선택하면 동작 탭을 클릭합니다
5. 새로 생성 밑에 있는 작업을 선택합니다

‘하위 작업 생성’ 동작

Enterprise 및 Business 플랜을 이용하는 고객은 규칙 대화 상자에서 사용자 지정 규칙을 생성하고 실행 작업 목록에서 하위 작업을 선택할 수 있습니다.

하위 작업을 선택하면 미리 설정한 하위 작업 목록을 자동으로 작업에 추가할 수 있습니다.

하위 작업은 최대 20개까지 생성할 수 있습니다.

규칙을 편집하려면 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하세요. 변경 사항은 자동으로 저장됩니다.

규칙 유형 및 제한 사항

Premium 또는 Business 플랜 이용 여부에 관계없이 최대 규칙 수는 프로젝트당 50개입니다

사용자 지정 규칙

트리거

• 사용자 지정 규칙당 최대 20개의 트리거를 추가할 수 있습니다.
• 트리거를 두 번 이상 선택할 수 있습니다.

여러 동작

• 하나 이상의 트리거가 발생하면 이에 따라 최대 5개의 동작이 실행되도록 선택할 수 있습니다.
• 동일한 동작은 두 번 이상 추가할 수 없습니다.

열 또는 섹션 기반 트리거

열 또는 섹션 기반 트리거는 보드 보기 프로젝트 또는 새로운 축소 가능 섹션을 사용하도록 업데이트된 프로젝트에서 사용하실 수 있습니다.

사용자 지정 필드 규칙

사용자 지정 필드 규칙은 사용자 지정 필드가 있는 모든 프로젝트에서 사용할 수 있습니다. 사용자 사용자 지정 필드도 지원됩니다.

이 규칙의 잠금을 해제하려면 먼저 사용자 지정 필드를 프로젝트에 추가해야 합니다.

규칙 트리거하기

규칙은 웹, 모바일, 외부 연동 앱 등 어디에서나 트리거할 수 있습니다. 작업에서 무언가를 업데이트하면 Asana는 해당 작업의 프로젝트에 규칙이 설정되어 있는지, 동작이 이러한 규칙 중 하나의 트리거인지를 확인합니다.

액세스 권한이 없는 프로젝트

액세스 권한이 없는 프로젝트에서 규칙을 트리거할 수 있지만, 규칙이 실행 중임을 알리는 노란색 번개 아이콘이 표시되지 않습니다.

게스트를 포함하여 누구나 규칙을 트리거할 수 있습니다.

권한 관련 고려 사항

이제 사용자 지정 필드와 마찬가지로 규칙도 프로젝트의 다른 멤버가 기본적으로 편집할 수 있습니다. 작업을 여러 프로젝트에 추가하는 멀티홈 규칙도 이제 사용자 지정 메뉴에 표시됩니다. 이러한 규칙은 규칙이 적용되는 프로젝트에서 바로 실행을 일시 중지할 수 있습니다.

• 이제 편집 권한을 가진 사용자가 규칙을 작성할 수 있도록 허용할 수 있습니다. 이제부터 새로 생성되는 규칙은 기본적으로 편집 가능합니다.
• 규칙 소유자만 규칙을 삭제할 수 있습니다.
• 프로젝트와 템플릿에 대한 규칙을 업데이트할 때 규칙을 모두 저장하려면 편집자가 필요한 권한을 가지고 있어야 합니다. 예를 들어 다른 프로젝트에 작업을 추가하는 규칙을 설정하는 경우, 편집자는 작업을 추가하려는 다른 프로젝트에 대한 편집 권한도 가지고 있어야 합니다.
• 프로젝트 복제를 통해 규칙이 복제되면 프로젝트를 복제한 사용자는 규칙의 소유자가 되며, 권한은 한정됩니다. 이러한 경우 규칙의 실행이 중단됩니다. 하지만 규칙 소유자에게는 편집 권한이 남아 있습니다.
• 규칙 소유자의 액세스 제어 권한이 변경되더라도 규칙은 중단되지 않습니다. 예를 들어, 프로젝트에 작업을 추가하는 규칙을 설정하고 나중에 해당 프로젝트에 대한 액세스 권한을 잃게 되더라도 해당 규칙은 계속 실행됩니다.
• 새로운 프로젝트 템플릿 및 기존 프로젝트 템플릿을 통해 규칙이 복사되거나 복제되면 해당 템플릿의 사용자가 규칙 소유자가 됩니다. 이러한 경우, 템플릿을 복제한 사용자가 해당 규칙에 대해 필요한 액세스 제어 권한을 가지고 있지 않은 경우에만 규칙의 실행이 중단됩니다. 예를 들어, 규칙에 따라 작업이 추가되는 프로젝트를 편집할 수 없습니다.
• 사용자가 프로젝트에서 나가더라도 규칙은 중단되지 않습니다. 하지만 프로젝트에 관련된 사용자가 한 명도 없는 경우 규칙의 실행은 중단됩니다.
• 규칙은 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 사용할 수 있으며 비활성화할 수 있습니다.
• 프로젝트 소유자가 제한된 액세스 멤버인 경우 규칙을 편집할 수 없으며, 규칙을 일시 정지하거나 활성화만 할 수 있습니다.

누가 규칙을 활성화 또는 비활성화할 수 있나요?

규칙이 실행 중인 프로젝트에 대한 편집 권한이 있는 사용자라면 누구나 다른 사용자가 생성한 규칙을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다.

편집 권한이 있는 사용자는 규칙을 일시 중지하거나 활성화할 수 있지만, 소유자만 규칙의 트리거와 동작을 편집할 수 있습니다.

규칙 소유자만 규칙을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

권한 해제

규칙을 보유한 다른 사용자의 권한을 해제할 경우 해당 규칙이 일시 중지되고 프로젝트의 규칙 소유권이 프로젝트 소유자에게 이전됩니다.

프로젝트 소유자가 없다면 소유권이 해당 사용자의 권한을 해제한 관리자에게 이전됩니다. 규칙의 새 소유자만 규칙이 계속 실행되도록 규칙을 재활성화할 수 있습니다.

규칙 소유자가 비활성화되고 새로운 소유자가 충분한 권한을 가지고 있으면 규칙은 계속 실행되며 새로운 소유자는 규칙을 편집할 수 있습니다.

잘못 구성된 규칙의 업데이트

규칙이 잘못 구성되었다면(예: ‘완료로 표시됨 > 완료 열로 이동’이라는 규칙에서 다른 사용자가 ‘완료’ 열을 삭제한 경우) 규칙 소유자에게 수정을 요청하는 이메일이 전송됩니다.

• 규칙이 트리거되었지만 구성이 잘못되어 실행할 수 없는 상황이 처음 발생할 때 이메일이 전송됩니다. 문제가 수정되고 최소 한 번 이상 정상적으로 실행된 후 다시 구성에 문제가 발생할 때까지 이메일이 다시 전송되지 않습니다.

• 잘못 구성된 규칙의 읽기 권한을 가지고 있는 모든 사용자는 규칙의 정확한 상태를 확인할 수 있습니다.

• 규칙을 정확하게 구성하여 업데이트한 후 업데이트 내용을 저장하면 이러한 경고 표시가 사라집니다.

규칙 연동

규칙과 연동은 많은 워크플로의 중요한 구성 요소입니다. 이제 규칙을 사용하여 팀이 자주 사용하는 툴을 Asana에 있는 업무에 연동하고 번거로운 일을 자동으로 처리할 수 있습니다. Asana 프로젝트에서 특정한 트리거를 설정하고 선택한 기준이 충족되면 규칙에 따라 워크플로가 자동화되도록 만드세요.

예를 들어 Slack + Asana 규칙 연동을 사용하면 작업이나 프로젝트의 완료를 트리거로 하여 Slack에서 팀원에게 메시지를 보낼 수 있습니다.

사용자 지정 필드 값 변경과 같은 기준에 따라 Microsoft Teams에서 특정 채널에 알림을 보내는 규칙을 생성할 수도 있습니다.

또는 특정 프로젝트 섹션에 작업이 추가되는 경우 Jira Cloud와 Jira Server에서 새 이슈를 생성하는 규칙을 만들 수도 있습니다.

최근 출시된 규칙 연동은 또한 Gmail, PagerDuty 및 Twilio 내에서의 동작을 지원합니다. 여기에서 각 규칙 연동을 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보세요

앱 내에서의 트리거 동작

규칙에 적용되는 트리거 유형은 세 가지가 있으며 이는 규칙 연동의 트리거 동작에도 적용됩니다.

작업 추가 유형 트리거

• 작업이 섹션에 추가됨
• 작업이 이 프로젝트에 추가됨

작업 업데이트 유형 트리거

• 승인 상태 기준
• 완료 상태 기준
• 담당자 기준
• 마감일 기준
• 추가된 첨부 파일 기준
• 추가된 댓글 기준

작업 타이밍 유형 트리거

• 작업 대기 상태가 해제됨
• 마감일이 다가옴
• 작업 마감일이 지남

양식

양식에서 작업이 생성되면 다음 트리거 중 하나를 트리거할 수 있습니다.

작업이 프로젝트에 추가됨

이 트리거는 양식에서 생성된 작업뿐만 아니라 프로젝트에 추가되는 모든 작업에 적용됩니다.

사용자 지정 필드가 설정됨

프로젝트의 각 사용자 지정 필드 드롭다운에 트리거와 동작이 표시됩니다. 따라서 프로젝트에서 ‘우선순위’와 ‘단계’ 사용자 지정 필드를 사용한다면 ‘우선순위 설정’ 및 ‘단계 설정’이 트리거로 표시됩니다. 해당 사용자 지정 필드의 어떤 값을 사용하여 규칙을 트리거할 것인지를 선택합니다.

예: 양식에 있는 ‘요청 유형’ 드롭다운 사용자 지정 필드에 ‘블로그’와 ‘웹사이트’ 옵션이 있다면, 프로젝트에 “‘요청 유형’이 ‘블로그’로 설정된 경우 해당 작업을 ‘블로그 요청’ 프로젝트에 추가”하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

이러한 설정은 프로젝트에서 드롭다운 사용자 지정 필드에만 적용됩니다. 일부 양식의 드롭다운은 사용자 지정 필드가 아닙니다.

양식 제출 트리거

양식 제출 트리거를 사용하면 양식을 수동으로 분류하지 않고도 자동으로 새로운 프로세스로 이동시킬 수 있습니다. 양식 제출 트리거를 설정하면 수신 프로세스를 표준화하고 워크플로에서 양식을 자동화할 수 있습니다.

트리거 설정이 완료되면 사용자 지정 메뉴에서 규칙을 확인할 수 있습니다.

양식이 제출될 때마다 알림이 전송됩니다. 작업 세부 정보 창에서 양식 제출 기록을 추적할 수도 있습니다.

게스트 권한

게스트는 규칙을 생성하거나 소유할 수 없지만, 규칙을 트리거할 수는 있습니다.

요금

Business 및 Enterprise 고객

사용자 지정 규칙 빌더는 모든 Business 및 Enterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

Premium 고객은 다음과 같은 규칙 하위 세트를 사용할 수 있습니다.

• 열/섹션으로 이동 > 완료로 표시
• 완료로 표시 > 열/섹션으로 이동
• 사용자 지정 필드 변경됨 > 열/섹션으로 이동
• 열/섹션으로 이동 > 사용자 지정 필드 설정
• 사용자 지정 필드 변경됨 > 완료로 표시
• 완료로 표시 > 사용자 지정 필드 설정

규칙 역행 동작

Business 및 Enterprise 고객

역행 동작은 기존 규칙을 보완하는 것으로, 데이터를 초기화하거나 제거하는 옵션을 제공합니다. Asana는 규칙에 역행 동작 옵션을 추가하여 고객 워크플로의 구성, 수준, 효율성을 개선하는 더 강력한 규칙 엔진을 개발했습니다.

사용 가능한 역행 동작

• 작업 배정 취소
• 작업을 다른 프로젝트로 이동
• 마감일 지우기
• 작업을 미완료로 표시
• 협업 참여자 제거

규칙의 변수

이제 규칙을 만들 때 변수라는 동적 값을 참조할 수 있습니다. 더욱 명확하고 유연한 규칙을 만들기 위해 사용자는 작업 담당자, 작업 생성자, 마감일과 같은 변수를 호출할 수 있습니다.

규칙을 만들 때 댓글 추가 텍스트 필드에서 변수를 사용할 수 있습니다.