규칙

규칙은 Asana Premium을 이용하는 고객이 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙 빌더, 조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거, 댓글 추가 동작 등 규칙 내 특정 기능은 BusinessEnterprise 고객만 사용할 수 있습니다.

규칙을 사용하면 반복되는 작업을 간소화하고 손쉽게 워크플로를 만들 수 있습니다. 규칙을 실행하려면 규칙을 활성화하는 트리거와 자동으로 실행되는 동작이 필요합니다. 예를 들어, 작업에 마감일이 설정되면(트리거) 자동으로 작업을 배정(동작)하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

규칙은 다른 규칙을 트리거할 수 있습니다. 또한 하나의 트리거에 여러 동작을 추가하는 옵션을 통해 비슷한 기능을 실행할 수 있습니다.

규칙 생성

프로젝트에 규칙을 생성하는 방법은 두 가지가 있습니다. 프로젝트의 규칙 갤러리에서 규칙을 선택하는 것과 직접 사용자 지정 규칙을 생성하는 것입니다.

규칙

툴바에 있는 사용자 지정 아이콘을 클릭한 후 아래로 스크롤하여 규칙으로 이동합니다.

사전에 설정된 규칙 갤러리에서 이미 트리거와 동작이 설정된 옵션을 선택할 수 있습니다. 그런 다음, 필요한 매개 변수(사용할 열 또는 담당자)를 지정할 수 있습니다.

규칙 갤러리

사용자 지정 규칙 생성

사용자 지정 규칙 빌더는 모든 BusinessEnterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙 빌더에서 모든 트리거 및 동작 조합에 액세스할 수 있습니다.

규칙 추가

툴바에 있는 사용자 지정 아이콘을 클릭한 후 아래로 스크롤하여 사이드바에 있는 규칙으로 이동합니다.

  1. 규칙 추가를 선택합니다.

사용자 지정 규칙

여기서 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다.

사용자 지정 규칙 탭

규칙 추가 탭에서 다음을 할 수 있습니다.

  1. 규칙 이름을 선택합니다
  2. 트리거를 선택합니다
  3. 동작을 선택합니다
  4. 원하는 옵션을 선택했다면 규칙 생성을 클릭합니다.

규칙 편집

언제든지 프로젝트로 돌아가서 업데이트할 규칙을 선택하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

편집

규칙 일시 중지

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 일시 중지할 수 있습니다

규칙 일시 중지

규칙 일시 중지

전환 아이콘을 클릭하여 규칙을 일시 중지합니다.

규칙 삭제

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭한 후 삭제 버튼을 클릭하여 규칙을 삭제할 수 있습니다.

규칙 삭제

섹션 기반 규칙

Premium, Business, Enterprise 사용자의 경우 규칙 아이콘이 규칙이 적용되는 섹션(목록 및 보드 보기에서)에 표시됩니다. 규칙이 트리거되면 아이콘에 애니메이션이 적용됩니다. 아이콘을 클릭하면 해당 섹션에 대한 규칙 메뉴가 열리고 사용자가 새 규칙을 추가하거나 기존 규칙을 편집할 수 있습니다.

마우스를 올려 놓으면 표시되는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

섹션 기반 규칙

트리거 조합 및 멀티 동작

조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거, 댓글 추가 동작은 BusinessEnterprise 고객만 사용할 수 있습니다.**

트리거 조합 및/또는 조건부 논리 및 멀티 동작을 사용하여 반복되는 작업을 자동화할 수 있으므로 팀이 반복 작업에 시간을 뺏기지 않아도 됩니다.

멀티 트리거 및 동작

이제 사용자 지정 규칙을 생성할 때 서로 다른 트리거 조합을 최대 20개까지 추가하고 서로 다른 동작을 최대 5개까지 선택할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙을 생성할 때 동일한 트리거를 두 번 이상 선택할 수 있지만, 동작은 한 번만 사용할 수 있습니다.

규칙 실행

작업이 목록/보드 보기에서 추가되거나 양식, 이메일 또는 Asana의 다른 기능을 통해 프로젝트에 추가되면 사용자 지정 규칙이 즉시 실행됩니다.

추가 트리거 및 동작

추가 트리거

다른 트리거 및 동작 사용하기

  1. 승인 상태 변경에 따라 발생하는 동작을 지정할 수 있습니다
  2. 선택한 트리거가 발생할 때마다 Asana에 게시할 댓글을 작성합니다

마감일이 다가오는 경우 트리거

EnterpriseBusiness 플랜 고객은 규칙 대화 상자에서 사용자 지정 규칙을 생성하고 트리거 목록에서 마감일이 다가오는 경우를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

!마감일이 다가오는 경우 1](https://luna1.co/58233f.png)

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일을 이전에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

마감일이 다가오는 경우 2

작업 마감일이 지난 경우 트리거

EnterpriseBusiness 플랜 고객은 사용자 지정 규칙을 생성할 때 작업 마감일이 지난 경우 트리거를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

작업 마감일이 지난 경우 1

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일이 지난 이후에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

작업 마감일이 지난 경우 2

트리거를 설정할 때 또는 를 선택하면 마감 시간을 고려하지 않고 마감일을 기준으로만 트리거가 실행됩니다. 하지만, 또는 시간을 선택하면 마감 시간을 고려합니다.

마감일이 다가오는 경우 트리거 및 작업 마감일이 지난 경우 트리거 관련 참고 사항

  • 이러한 트리거는 단순히 작업 마감일이 되거나 마감일이 지난 상태로 인해 실행되는 것이 아니라, 작업 마감일이 다가오거나 지연되는 시기를 기준으로 실행됩니다.
  • 이 두 가지 트리거는 기존에 프로젝트에 있는 모든 작업 중에서 생성되는 규칙의 조건을 충족하는 작업에 대해 소급 적용되지 않습니다. 규칙을 생성한 후 마감되는 이벤트에 대해서만 실행됩니다.
  • 이러한 트리거는 미완료 작업에 대해서만 실행됩니다.
  • 일 또는 주를 기준으로 하는 규칙은 정확하게 자정에 실행되지는 않습니다. 대신에, 이러한 규칙은 자정에서 오전 1시 사이에 실행됩니다.

규칙의 하위 작업 옵션

EnterpriseBusiness 플랜 고객은 규칙 대화 상자에서 사용자 지정 규칙을 생성하고 실행 작업 목록에서 하위 작업을 선택할 수 있습니다.

하위 작업을 선택하면 미리 설정한 하위 작업 목록을 자동으로 작업에 추가할 수 있습니다.

규칙 추가

하위 작업을 추가하는 방법

  1. 하위 작업을 클릭합니다.
  2. 하위 작업의 이름을 지정합니다.

하위 작업 추가

하위 작업이 추가되면 규칙을 생성할 수 있습니다.

하위 작업 편집

하위 작업은 최대 20개까지 생성할 수 있습니다

규칙을 편집하려면 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하세요. 변경 사항은 자동으로 저장됩니다.

규칙 편집

하위 작업 2 편집

규칙 유형 및 제한 사항

Premium 또는 Business 플랜 사용 여부에 관계없이 규칙 한도는 프로젝트당 50개입니다

사용자 지정 규칙

트리거

  • 사용자 지정 규칙당 최대 20개의 트리거를 추가할 수 있습니다.
  • 트리거를 두 번 이상 선택할 수 있습니다.

멀티 동작

  • 하나 이상의 트리거가 발생하면 이에 따라 최대 5개의 동작이 실행되도록 선택할 수 있습니다.
  • 동일한 동작은 두 번 이상 추가할 수 없습니다.

열 또는 섹션 기반 트리거

열 또는 섹션 기반 트리거는 보드 보기 프로젝트 또는 새로운 축소 가능 섹션을 사용하도록 업데이트된 프로젝트용입니다.

사용자 지정 필드 규칙

사용자 지정 필드 규칙은 사용자 지정 필드가 있는 모든 프로젝트에서 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙

이 규칙을 잠금 해제하려면 먼저 사용자 지정 필드를 프로젝트에 추가해야 합니다.

규칙 트리거

어디에서나(웹, 모바일, 외부 연동 앱) 규칙을 트리거할 수 있습니다. 작업에서 무언가를 업데이트하면 Asana는 해당 작업의 프로젝트에 규칙이 설정되어 있는지, 동작이 이러한 규칙 중 하나의 트리거인지를 확인합니다.

액세스 권한이 없는 프로젝트

액세스 권한이 없는 프로젝트에서 규칙을 트리거할 수 있지만, 규칙이 실행 중임을 알리는 노란색 번개 아이콘이 표시되지 않습니다.

게스트를 포함하여 누구나 규칙을 트리거할 수 있습니다.

권한: 고려 사항

이제 사용자 지정 필드와 마찬가지로 규칙도 프로젝트의 멤버들이 기본적으로 편집할 수 있습니다. 작업을 다른 프로젝트에 추가하는 규칙도 이제 사용자 지정 메뉴에 표시됩니다. 이러한 규칙은 규칙이 적용되는 프로젝트에서 바로 사용을 일시 중지할 수 있습니다.

멀티홈 규칙

  • 이제 편집 권한을 가진 사용자에게 규칙을 작성할 수 있도록 허용하는 옵션을 사용할 수 있습니다. 이제부터 새로 생성되는 규칙은 기본적으로 편집 가능합니다.
  • 규칙 소유자만 규칙을 삭제할 수 있습니다.
  • 프로젝트와 템플릿에 규칙을 업데이트할 때 모든 규칙을 저장하려면 편집자는 필요한 권한을 가지고 있어야 합니다. 예를 들어, 다른 프로젝트에 작업을 추가하는 규칙을 설정한다면, 편집자는 작업을 추가하려는 다른 프로젝트에 대한 편집 권한도 가지고 있어야 합니다.
  • 프로젝트 복제를 통해 규칙이 복제되면 프로젝트를 복제한 사용자는 충분한 권한을 가지고 있지 않은 상태로 규칙의 소유자가 됩니다. 이러한 경우 규칙의 실행이 중단됩니다. 하지만 규칙 소유자에게는 편집 권한이 남아 있습니다.
  • 규칙 소유자의 액세스 제어 권한이 변경되더라도 규칙은 중단되지 않습니다. 예를 들어, 프로젝트에 작업을 추가하도록 규칙을 설정하고 나중에 해당 프로젝트에 대한 액세스 권한을 잃게 되더라도 규칙은 계속 실행됩니다.
  • 프로젝트 템플릿 1.0 및 2.0을 통해 규칙이 복사되거나 복제되면 해당 템플릿의 사용자가 규칙 소유자가 됩니다. 이러한 경우, 템플릿을 복제한 사용자가 충분하지 않은 액세스 제어 권한을 가지고 있는 경우에만 규칙의 실행이 중단됩니다. 예를 들어, 규칙에 따라 작업이 추가되는 프로젝트를 편집할 수 없습니다.
  • 사용자가 프로젝트에서 나가더라도 규칙은 중단되지 않습니다. 하지만 프로젝트에 관련된 사용자가 한 명도 없는 경우 규칙의 실행은 중단됩니다.
  • 규칙은 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 사용할 수 있으며 비활성화할 수 있습니다.
  • 프로젝트 소유자가 제한된 액세스 멤버인 경우 규칙을 편집할 수 없으며, 규칙을 일시 정지하거나 활성화만 할 수 있습니다.

누가 규칙을 활성화 또는 비활성화할 수 있나요?

규칙이 실행 중인 프로젝트에 대한 편집 권한이 있는 사용자라면 누구나 다른 사용자가 생성한 규칙을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다.

규칙 활성화

편집 권한이 있는 사용자는 변경 기록을 볼 수 있는 유일한 사용자입니다.

편집 권한이 있는 사용자도 규칙을 일시 중지하거나 활성화할 수는 있지만, 소유자만 규칙의 트리거와 동작을 편집할 수 있습니다.

소유자만 규칙을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

권한 해제

규칙을 보유한 다른 사용자의 권한을 해제할 경우 해당 규칙이 일시 중지되고 프로젝트의 규칙 소유권이 프로젝트 소유자에게 이전됩니다.

프로젝트 소유자가 없다면 소유권이 사용자의 권한을 해제한 관리자에게 이전됩니다. 규칙의 새 소유자만 규칙이 계속 실행되도록 규칙을 재활성화할 수 있습니다.

규칙 소유자가 비활성화되고 새로운 소유자가 충분한 권한을 가지고 있으면 규칙은 계속 실행되며 새로운 소유자는 규칙을 편집할 수 있습니다.

잘못 구성된 규칙의 업데이트

규칙이 잘못 구성되었다면(예: “완료로 표시됨” > “완료” 열로 이동이라는 규칙에서 다른 사용자가 "완료" 열을 삭제한 경우) 규칙 소유자에게 수정을 요청하는 이메일이 전송됩니다.

  • 규칙이 트리거되었지만 구성이 잘못되어 실행할 수 없는 경우가 처음 발생하는 때에만 이메일을 전송합니다. 문제를 수정하고 최소 한 번 이상 정상적으로 실행된 후 다시 구성에 문제가 발생할 때까지 이메일을 보내지 않습니다.

  • 잘못 구성된 규칙의 읽기 권한을 가지고 있는 모든 사용자는 규칙의 정확한 상태를 확인할 수 있습니다.

  • 규칙을 정확한 구성으로 업데이트한 후 업데이트를 저장하면 이러한 경고 표시가 사라집니다.

연동

앱 규칙을 사용하면 사용자가 규칙 트리거를 다른 툴의 동작과 일치시킬 수 있습니다. (예: 작업이 완료되면 Slack 메시지를 보내도록 설정할 수 있습니다.)

Asana 규칙은 연동 내에서 다음 동작을 트리거할 수 있습니다.

  • Slack에서 메시지 보내기
  • MSFT에서 메시지 보내기
  • 새 Jira 이슈 생성(Cloud와 Server 모두에서 작동)

사용자 지정 알림을 보내거나 Jira 이슈를 생성하기 위해 트리거를 사용하는 방법

최적의 경험을 위해 먼저 프로젝트 툴바에 있는 "사용자 지정" 아이콘에서 앱을 프로젝트에 추가한 후 "앱 추가"를 클릭해야 합니다.

규칙 추가 팝업으로 이동합니다.

규칙 추가

규칙 추가에서 다음을 수행합니다.

  1. 규칙 이름을 지정합니다
  2. 채널을 선택합니다
  3. 메시지를 작성하거나 새 Jira 이슈를 생성합니다
  4. 연동에서 동작을 선택합니다 1. 규칙 생성을 클릭하여 규칙을 활성화합니다

연동(예: Slack, Gmail, Outlook)에서 작업이 생성되면 다음 트리거 중 하나를 트리거할 수 있습니다.

  1. 작업이 프로젝트에 추가됨
  2. 작업 배정됨
  3. 마감일 변경됨
  4. 작업이 완료로 표시됨
  5. 사용자 지정 필드 변경됨
  6. 첨부 파일 추가됨

이 모든 트리거의 경우, 자동화 동작이 연동에서 생성된 작업뿐만 아니라 모든 작업에 적용됩니다.

양식

양식에서 작업이 생성되면 다음 트리거 중 하나를 트리거할 수 있습니다.

작업이 프로젝트에 추가됨

이 트리거는 양식에서 생성된 작업뿐만 아니라 프로젝트에 추가되는 모든 작업에 적용됩니다.

사용자 지정 필드 설정

프로젝트의 각 사용자 지정 필드 드롭다운에 트리거와 동작이 표시됩니다. 따라서, 프로젝트에 우선순위와 단계 사용자 지정 필드를 사용한다면 "우선순위 설정" 및 "단계 설정"이 트리거로 표시됩니다. 해당 사용자 지정 필드의 어떤 값을 사용하여 규칙을 트리거할 것인지를 선택합니다.

예: '요청 유형' 양식에 드롭다운 사용자 지정 필드가 있고 "블로그"와 "웹사이트" 옵션이 있다면, 프로젝트에 "'요청 유형'이 '블로그'로 설정된 경우 해당 작업을 '블로그 요청' 프로젝트에 추가"하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

이러한 설정은 프로젝트에서 드롭다운 사용자 지정 필드에만 작동합니다. 일부 양식의 드롭다운은 사용자 지정 필드가 아닙니다.

게스트 권한

게스트는 규칙을 생성하거나 소유할 수 없지만 규칙을 트리거할 수는 있습니다.

요금

Business 및 Enterprise 고객

사용자 지정 규칙 빌더는 모든 BusinessEnterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

Premium 고객은 규칙 하위 세트를 사용할 수 있습니다.

  • 열/섹션으로 이동 > 완료로 표시
  • 완료로 표시 > 열/섹션으로 이동
  • 사용자 지정 필드 변경됨 > 열/섹션으로 이동
  • 열/섹션으로 이동 > 사용자 지정 필드 설정
  • 사용자 지정 필드 변경됨 > 완료로 표시
  • 완료로 표시 > 사용자 지정 필드 설정

규칙 역행 동작

Business 및 Enterprise 고객

역행 동작은 기존 규칙을 보완한 것으로, 데이터를 리셋하거나 삭제하는 옵션을 제공합니다. Asana는 규칙에 역행 동작 옵션을 추가하여 고객 워크플로의 구성, 수준, 효율성을 개선하는 더 강력한 규칙 엔진을 개발했습니다.

사용 가능한 역행 동작

  • 작업 배정 취소
  • 작업을 다른 프로젝트로 이동
  • 마감일 지우기
  • 작업을 미완료로 표시
  • 협업 참여자 삭제

역행 동작

역행 동작 기능은 작업 재배정, 재설정 또는 작업을 프로젝트 간에 이동하는 것을 지원합니다.

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