규칙

규칙은 Asana Premium을 사용하는 고객이 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙 빌더, 조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거 및 댓글 추가 동작 등 규칙 내 특정 기능은 BusinessEnterprise 고객만 사용할 수 있습니다.

규칙을 사용하면 반복되는 작업을 간소화하고 손쉽게 워크플로를 만들 수 있습니다. 규칙을 실행하려면 규칙을 활성화하는 트리거와 자동으로 실행되는 동작이 필요합니다. 예를 들어, 작업에 마감일이 설정되면(트리거) 자동으로 작업을 배정(동작)하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

규칙은 다른 규칙을 트리거할 수 없습니다. 하지만 하나의 트리거에 여러 동작을 추가하여 비슷한 기능을 실행할 수 있습니다.

규칙 생성

프로젝트에 규칙을 생성하는 방법은 두 가지가 있습니다. 프로젝트의 규칙 갤러리에서 규칙을 선택하는 것과 직접 사용자 지정 규칙을 생성하는 것입니다.

규칙

툴바에 있는 사용자 지정 아이콘을 클릭한 후 아래로 스크롤하여 규칙으로 이동합니다.

사전에 설정된 규칙 갤러리에서 이미 트리거와 동작이 설정된 옵션을 선택할 수 있습니다. 그런 다음, 필요한 매개 변수(사용할 열 또는 담당자)를 지정할 수 있습니다.

규칙 갤러리

사용자 지정 규칙 생성

사용자 지정 규칙 빌더는 모든 BusinessEnterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙 빌더에서 모든 트리거 및 동작 조합에 액세스할 수 있습니다.

규칙 추가

툴바에 있는 사용자 지정 아이콘을 클릭한 후 아래로 스크롤하여 사이드바에 있는 규칙으로 이동합니다.

  1. 규칙 추가를 선택합니다.

사용자 지정 규칙

여기서 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다.

사용자 지정 규칙 탭

규칙 추가 탭에서 다음을 할 수 있습니다.

  1. 규칙 이름을 선택합니다
  2. 트리거를 선택합니다
  3. 동작을 선택합니다
  4. 원하는 옵션을 선택했다면 규칙 생성을 클릭합니다.

규칙 편집

언제든지 프로젝트로 돌아가서 업데이트할 규칙을 선택하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

편집

규칙 일시 중지

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 일시 중지할 수 있습니다

규칙 일시 중지

규칙 일시 중지

전환 아이콘을 클릭하여 규칙을 일시 중지합니다.

규칙 삭제

언제든지 사이드바에서 규칙 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭한 후 삭제 버튼을 클릭하여 규칙을 삭제할 수 있습니다.

규칙 삭제

섹션 기반 규칙

Premium, Business, Enterprise 사용자의 경우 규칙 아이콘이 규칙이 적용되는 섹션(목록 및 보드 보기에서)에 표시됩니다. 규칙이 트리거되면 아이콘에 애니메이션이 적용됩니다. 아이콘을 클릭하면 해당 섹션에 대한 규칙 메뉴가 열리고 사용자가 새 규칙을 추가하거나 기존 규칙을 편집할 수 있습니다.

마우스를 올려 놓으면 표시되는 연필 아이콘을 클릭하여 규칙을 편집할 수 있습니다.

섹션 기반 규칙

트리거 조합 및 멀티 동작

조건이 있는 사용자 지정 규칙, 승인 상태 변경 트리거, 댓글 추가 동작은 BusinessEnterprise 고객만 사용할 수 있습니다.**

트리거 조합 및/또는 조건부 논리 및 멀티 동작을 사용하여 반복되는 작업을 자동화할 수 있으므로 팀이 반복 작업에 시간을 뺏기지 않아도 됩니다.

멀티 트리거 및 동작

이제 사용자 지정 규칙을 생성할 때 서로 다른 트리거 조합을 최대 20개까지 추가하고 서로 다른 동작을 최대 5개까지 선택할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙을 생성할 때 동일한 트리거를 두 번 이상 선택할 수 있지만, 동작은 한 번만 사용할 수 있습니다.

규칙 실행

작업이 목록/보드 보기에서 추가되거나 양식, 이메일 또는 Asana의 다른 기능을 통해 프로젝트에 추가되면 사용자 지정 규칙이 즉시 실행됩니다.

추가 트리거 및 동작

추가 트리거

다른 트리거 및 동작 사용하기

  1. 승인 상태 변경에 따라 발생하는 동작을 지정할 수 있습니다
  2. 선택한 트리거가 발생할 때마다 Asana에 게시할 댓글을 작성합니다

마감일이 다가오는 경우 트리거

EnterpriseBusiness 플랜 고객은 규칙 대화 상자에서 사용자 지정 규칙을 생성하고 트리거 목록에서 마감일이 다가오는 경우를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

!마감일이 다가오는 경우 1](https://luna1.co/58233f.png)

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일을 이전에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

마감일이 다가오는 경우 2

작업 마감일이 지난 경우 트리거

EnterpriseBusiness 고객은 사용자 지정 규칙을 생성할 때 작업 마감일이 지난 경우 트리거를 찾을 수 있습니다. 몇 가지 사전 설정 옵션에서 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다.

작업 마감일이 지난 경우 1

사용자 지정 옵션을 사용하면 작업 마감일이 지난 이후에 규칙이 트리거되는 시기(분, 시간, 일 또는 주)를 지정할 수 있습니다.

작업 마감일이 지난 경우 2

트리거를 설정할 때 또는 를 선택하면 마감 시간을 고려하지 않고 마감일을 기준으로만 트리거가 실행됩니다. 하지만, 또는 시간을 선택하면 마감 시간을 고려합니다.

마감일이 다가오는 경우 트리거 및 작업 마감일이 지난 경우 트리거 관련 참고 사항

  • 이러한 트리거는 단순히 작업 마감일이 되거나 마감일이 지난 상태로 인해 실행되는 것이 아니라, 작업 마감일이 다가오거나 지연되는 시기를 기준으로 실행됩니다.
  • 이 두 가지 트리거는 기존에 프로젝트에 있는 모든 작업 중에서 생성되는 규칙의 조건을 충족하는 작업에 대해 소급 적용되지 않습니다. 규칙을 생성한 후 마감되는 이벤트에 대해서만 실행됩니다.
  • 이러한 트리거는 미완료 작업에 대해서만 실행됩니다.
  • 일 또는 주를 기준으로 하는 규칙은 정확하게 자정에 실행되지는 않습니다. 대신에, 이러한 규칙은 자정에서 오전 1시 사이에 실행됩니다.

규칙 유형 및 제한 사항

Premium 또는 Business 플랜 사용 여부에 관계없이 규칙 한도는 프로젝트당 20개입니다

사용자 지정 규칙

트리거

  • 사용자 지정 규칙당 최대 20개의 트리거를 추가할 수 있습니다.
  • 트리거를 두 번 이상 선택할 수 있습니다.

멀티 동작

  • 하나 이상의 트리거가 발생하면 이에 따라 최대 5개의 동작이 실행되도록 선택할 수 있습니다.
  • 동일한 동작은 두 번 이상 추가할 수 없습니다.

열 또는 섹션 기반 트리거

열 또는 섹션 기반 트리거는 보드 보기 프로젝트 또는 새로운 축소 가능 섹션을 사용하도록 업데이트된 프로젝트용입니다.

사용자 지정 필드 규칙

사용자 지정 필드 규칙은 사용자 지정 필드가 있는 모든 프로젝트에서 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙

이 규칙을 잠금 해제하려면 먼저 사용자 지정 필드를 프로젝트에 추가해야 합니다.

규칙 트리거

어디에서나(웹, 모바일, 외부 통합 앱) 규칙을 트리거할 수 있습니다. 작업에서 무언가를 업데이트하면 Asana는 해당 작업의 프로젝트에 규칙이 설정되어 있는지, 동작이 이러한 규칙 중 하나의 트리거인지를 확인합니다.

액세스 권한이 없는 프로젝트

액세스 권한이 없는 프로젝트에서 규칙을 트리거할 수 있지만, 규칙이 실행 중임을 알리는 노란색 번개 아이콘이 표시되지 않습니다.

게스트를 포함하여 누구나 규칙을 트리거할 수 있습니다.

권한: 고려 사항

  • 규칙 소유자만 규칙을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
  • 프로젝트 소유자가 제한된 액세스 멤버인 경우 규칙을 편집할 수 없으며, 규칙을 일시 정지하거나 활성화만 할 수 있습니다.
  • 모든 편집 권한이 있는 프로젝트에만 규칙을 설정할 수 있습니다. 프로젝트에 댓글을 달 수 있는 권한만 있다면 규칙이 일시 중지됩니다. 재활성화하려면 프로젝트에 대한 모든 편집 권한을 보유해야 편집 보기에서 재활성화할 수 있습니다.
  • 액세스 권한이 있는 프로젝트에만 규칙이 실행되도록 설정할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 액세스 권한이 없다면 작업을 해당 프로젝트로 [멀티호밍]하는 규칙을 작성할 수 없습니다.

누가 규칙을 활성화 또는 비활성화할 수 있나요?

규칙이 실행 중인 프로젝트에 대한 편집 권한이 있는 사용자라면 누구나 다른 사용자가 생성한 규칙을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다.

규칙 활성화

편집 권한이 있는 사용자는 변경 기록을 볼 수 있는 유일한 사용자입니다.

편집 권한이 있는 사용자도 규칙을 일시 중지하거나 활성화할 수는 있지만, 소유자만 규칙의 트리거와 동작을 편집할 수 있습니다.

소유자만 규칙을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

프로비전 해제

규칙을 보유한 다른 사용자의 프로비전을 해제할 경우 해당 규칙이 일시 중지되고 프로젝트의 규칙 소유권이 프로젝트 소유자에게 이전됩니다.

프로젝트 소유자가 없다면 소유권이 사용자의 프로비전을 해제한 관리자에게 이전됩니다. 규칙의 새 소유자만 규칙이 계속 실행되도록 규칙을 재활성화할 수 있습니다.

잘못 구성된 규칙의 업데이트

규칙이 잘못 구성되었다면(예: “완료로 표시됨” > “완료” 열로 이동이라는 규칙에서 다른 사용자가 "완료" 열을 삭제한 경우) 규칙 소유자에게 수정을 요청하는 이메일이 전송됩니다.

  • 규칙이 트리거되었지만 구성이 잘못되어 실행할 수 없는 경우가 처음 발생하는 때에만 이메일을 전송합니다. 문제를 수정하고 최소 한 번 이상 정상적으로 실행된 후 다시 구성에 문제가 발생할 때까지 이메일을 보내지 않습니다.

  • 소유자는 프로젝트 툴바의 규칙 메뉴에서 번개 표시 대신 경고 표시를 볼 수 있으며, 어떤 규칙에 문제가 있고 트리거 또는 동작을 다시 구성해야 하는지에 대한 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

  • 규칙을 정확한 구성으로 업데이트한 후 업데이트를 저장하면 이러한 경고 표시가 사라집니다.

통합

앱 규칙을 사용하면 사용자가 규칙 트리거를 다른 툴의 동작과 일치시킬 수 있습니다. (예: 작업이 완료되면 Slack 메시지를 보내도록 설정할 수 있습니다.)

Asana 규칙은 통합 내에서 다음 동작을 트리거할 수 있습니다.

  • Slack에서 메시지 보내기
  • MSFT에서 메시지 보내기
  • 새 Jira 이슈 생성(Cloud와 Server 모두에서 작동)

사용자 지정 알림을 보내거나 Jira 이슈를 생성하기 위해 트리거를 사용하는 방법

최적의 경험을 위해 먼저 프로젝트 툴바에 있는 "사용자 지정" 아이콘에서 앱을 프로젝트에 추가한 후 "앱 추가"를 클릭해야 합니다.

규칙 추가 팝업으로 이동합니다.

규칙 추가

규칙 추가에서 다음을 수행합니다.

  1. 규칙 이름을 지정합니다
  2. 채널을 선택합니다
  3. 메시지를 작성하거나 새 Jira 이슈를 생성합니다
  4. 통합에서 동작을 선택합니다 1. 규칙 생성을 클릭하여 규칙을 활성화합니다

통합(예: Slack, Gmail, Outlook)에서 작업이 생성되면 다음 트리거 중 하나를 트리거할 수 있습니다.

  1. 작업이 프로젝트에 추가됨
  2. 작업 배정됨
  3. 마감일 변경됨
  4. 작업이 완료로 표시됨
  5. 사용자 지정 필드 변경됨
  6. 첨부 파일 추가됨

이 모든 트리거의 경우, 자동화 동작이 통합에서 생성된 작업뿐만 아니라 모든 작업에 적용됩니다.

양식

양식에서 작업이 생성되면 다음 트리거 중 하나를 트리거할 수 있습니다.

작업이 프로젝트에 추가됨

이 트리거는 양식에서 생성된 작업뿐만 아니라 프로젝트에 추가되는 모든 작업에 적용됩니다.

사용자 지정 필드 설정

프로젝트의 각 사용자 지정 필드 드롭다운에 트리거와 동작이 표시됩니다. 따라서, 프로젝트에 우선순위와 단계 사용자 지정 필드를 사용한다면 "우선순위 설정" 및 "단계 설정"이 트리거로 표시됩니다. 해당 사용자 지정 필드의 어떤 값을 사용하여 규칙을 트리거할 것인지를 선택합니다.

예: '요청 유형' 양식에 드롭다운 사용자 지정 필드가 있고 "블로그"와 "웹사이트" 옵션이 있다면, 프로젝트에 "'요청 유형'이 '블로그'로 설정된 경우 해당 작업을 '블로그 요청' 프로젝트에 추가"하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

이러한 설정은 프로젝트에서 드롭다운 사용자 지정 필드에만 작동합니다. 일부 양식의 드롭다운은 사용자 지정 필드가 아닙니다.

게스트 권한

게스트는 규칙을 생성하거나 소유할 수 없지만 규칙을 트리거할 수는 있습니다.

가격

Business 및 Enterprise 고객

사용자 지정 규칙 빌더는 모든 BusinessEnterprise 고객이 사용할 수 있습니다.

Premium 고객은 규칙 하위 세트를 사용할 수 있습니다.

  • 열/섹션으로 이동 > 완료로 표시
  • 완료로 표시 > 열/섹션으로 이동
  • 사용자 지정 필드 변경됨 > 열/섹션으로 이동
  • 열/섹션으로 이동 > 사용자 지정 필드 설정
  • 사용자 지정 필드 변경됨 > 완료로 표시
  • 완료로 표시 > 사용자 지정 필드 설정

규칙 역행 동작

Business 및 Enterprise 고객

역행 동작은 기존 규칙을 보완한 것으로, 데이터를 리셋하거나 삭제하는 옵션을 제공합니다. Asana는 규칙에 역행 동작 옵션을 추가하여 고객 워크플로의 구성, 수준, 효율성을 개선하는 더 강력한 규칙 엔진을 개발했습니다.

사용 가능한 역행 동작

  • 작업 배정 취소
  • 작업을 다른 프로젝트로 이동
  • 마감일 지우기
  • 작업을 미완료로 표시
  • 협업 참여자 삭제

역행 동작

역행 동작 기능은 작업 재배정, 재설정 또는 작업을 프로젝트 간에 이동하는 것을 지원합니다.

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