읽기 전용 링크

개요

읽기 전용 링크는 Asana 조직 내의 공개 프로젝트에서 타임라인, 목록, 캘린더, 보드 보기에 대해 생성할 수 있는 공유 가능한 보기 전용 링크로, 작업 공간에서는 이용할 수 없습니다. 읽기 전용 링크는 프로젝트의 최신 업데이트 내용을 동적으로 반영하고 여러 부서의 팀이 일관성을 유지할 수 있도록 실시간으로 업데이트되는 단일 정보 소스를 제공합니다.

읽기 전용 링크는 작업 공간에서는 이용할 수 없습니다.

타임라인 보기에서 공유 가능한 링크에 액세스하기

공유 가능한 링크에 액세스하려면 프로젝트의 타임라인 보기에서 링크 생성 아이콘을 클릭하세요.

이러한 읽기 전용 링크의 콘텐츠와 URL은 검색 엔진에서 인덱싱되지 않으며 검색할 수 없습니다.

그런 다음, 링크 복사를 클릭합니다.

공유 가능한 링크가 생성되면 타임라인에 링크 활성화가 표시됩니다. 링크는 모든 사용자(Asana를 이용하지 않는 사용자 포함)와 공유할 수 있으며, 미리 보거나 비활성화할 수 있습니다.

댓글 작성만 가능한 사용자 또는 프로젝트 게스트는 읽기 전용 링크를 생성할 수 없습니다.

공유 가능한 링크 미리 보기

링크가 수신자에게 어떻게 보이는지 확인하려면 보내기 전에 링크 미리 보기를 확인하세요.

미리 보기를 클릭합니다.

그러면 창이 열리고 링크 미리 보기가 표시됩니다.

조직 멤버가 링크를 수신하면 프로젝트에 참가하여 작업 세부 정보를 보고, 새 작업을 생성하고, 팀과 협업할 수 있습니다.

공유 가능한 링크 비활성화하기

공유 가능한 링크는 언제든지 비활성화할 수 있습니다. 비활성화하면 링크가 있는 사람이 액세스할 수 없게 됩니다.

먼저, 링크 비활성화를 클릭합니다.

그런 다음, 비활성화를 확인합니다.

읽기 전용 타임라인 보기가 다시 생성되면 링크가 새로고침되어 이전 링크로는 액세스할 수 없게 됩니다.

캘린더 보기에서 공유 가능한 링크에 액세스하기

공유 가능한 링크에 액세스하려면 캘린더 보기에서 링크 생성 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음, 링크를 복사하여 공유하세요.

보드 보기에서 공유 가능한 링크에 액세스하기

읽기 전용 링크는 보드 보기에서도 사용할 수 있습니다. 공유 가능한 링크에 액세스하려면 보드 보기에서 링크 생성 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음, 링크를 복사하여 공유하세요.

목록 보기에서 공유 가능한 링크에 액세스하기

이제 타임라인, 보드, 캘린더 보기 외에 목록 보기에서도 읽기 전용 링크를 사용할 수 있습니다.

공유 가능한 링크에 액세스하려면 해당 프로젝트로 이동하여 '목록 보기'를 클릭하세요. 오른쪽 모서리에서 링크 생성 아이콘을 클릭하세요.

이 링크는 Asana 멤버인지 여부와 관계없이 모든 협업 참여자가 볼 수 있습니다.

링크 생성을 클릭하면 URL 임베딩이 나타나고 기본값이 자동으로 링크 활성화로 설정됩니다.

읽기 전용 링크에 대한 액세스 권한

읽기 전용 링크에 대한 액세스 권한은 최고 관리자와 사용자가 읽기 전용 링크의 액세스 권한을 그들의 조직 내 사용자로 제한하는 기능입니다.

관리 제어

이 기능의 장점은 최고 관리자가 도메인에서 강화된 데이터 보안을 구현할 수 있다는 점입니다. Premium, Business 또는 Enterprise 조직의 최고 관리자는 조직의 도메인 전체에서 읽기 전용 링크 기능을 비활성화할 수 있습니다. 즉, 사용자는 읽기 전용 링크를 생성하거나 이를 다른 사용자와 공유할 수 없습니다.

Enterprise 조직의 최고 관리자는 읽기 전용 링크의 두 가지 액세스 권한 옵션 중 하나를 조직의 도메인 전체에 대해 설정할 수 있습니다.

옵션 1: 조직의 도메인과 연결된 이메일 주소에 대해서만 액세스를 제한하기

도메인의 새로운 읽기 전용 링크와 기존 읽기 전용 링크는 조직만으로 설정되며, 액세스 권한이 부여되기 전에 인증이 필요합니다. 필요한 인증 방법은 최고 관리자가 도메인에 설정한 방법(Google SSO, Okta와 같은 SAML ID 공급자, 또는 전혀 없음)에 따라 달라집니다.

인증 방법이 설정되어 있지 않은 경우, 읽기 전용 링크에 액세스하려는 모든 사용자는 Asana에 로그인하거나 자신이 속한 조직의 이메일 주소로 Asana에 등록한 후 액세스할 수 있습니다. 이는 액세스 권한을 조직 멤버로만 제한해야 하는 경우에 선호되는 옵션입니다.

이렇게 설정하면 사용자가 읽기 전용 보기를 조직 외에 공개할 수 없음을 의미합니다.

조직만으로 설정을 변경하면 이미 조직 외 사용자와 공유하고 있는 기존 읽기 전용 링크가 중단될 수 있습니다. 설정을 변경하기 전에 팀장에게 알리고 필요에 따라 워크플로를 검토하고 조정할 리드 타임을 확보하는 것이 좋습니다.

옵션 2: 프로젝트 멤버가 읽기 전용 링크 공유 권한을 설정하는 것을 허용하기

사용자가 개별 프로젝트에 대해 설정한 것에 따라 도메인의 읽기 전용 링크를 인증할 필요가 없는 공개로 설정되거나 읽기 전용 링크에 액세스하기 전 인증을 해야 하는 조직만으로 설정될 수 있습니다.

이 옵션은 도메인 내의 사용자가 프로젝트의 읽기 전용 보기를 외부 파트너, 컨설턴트 또는 잠재 고객과 자주 공유해야 하는 경우처럼 읽기 전용 링크를 회사 내부와 외부에서 공유해야 하는 상황에서 선호되는 옵션입니다.

이 옵션을 설정하면 새로 설정된 보기에 대한 권한은 기본적으로 조직만에 한정되지만, 프로젝트 멤버는 해당 보기를 공개하도록 선택할 수 있습니다.

프로젝트 수준 제어

Premium 플랜, Business 플랜, Enterprise 플랜 사용자는 이제 프로젝트별로 읽기 전용 링크에 대한 액세스 권한을 설정할 수 있습니다. 최고 관리자가 읽기 전용 프로젝트 보기에 대한 공유 권한을 멤버가 설정할 수 있도록 도메인을 설정한 경우 이러한 설정을 이용할 수 있습니다.

이 기능의 이점은 읽기 전용 보기에 민감한 정보가 포함되어 있거나 읽기 전용 보기가 내부용으로만 사용되는 경우 프로젝트 멤버가 추가적인 보안을 실행할 수 있다는 점입니다. 새로 생성된 모든 보기에 대한 권한은 기본적으로 회사의 구성원으로 설정되어 있습니다.

읽기 전용 링크를 ‘회사의 구성원’이 액세스할 수 있도록 설정하기

이 옵션을 선택하면 프로젝트 읽기 전용 링크는 내부에서만 액세스할 수 있으며, 읽기 전용 링크의 수신자는 읽기 전용 보기에 액세스하기 전에 인증을 해야 합니다. 필요한 인증 방법은 최고 관리자가 도메인에 설정한 방법(Google SSO, Okta와 같은 SAML ID 공급자, 또는 전혀 없음)에 따라 달라집니다.

인증 방법이 설정되어 있지 않은 경우, 읽기 전용 링크에 액세스하려는 모든 사용자는 Asana에 로그인하거나 자신이 속한 조직의 이메일 주소로 Asana에 등록한 후 액세스할 수 있습니다. 이는 액세스 권한을 조직 멤버로만 제한해야 하는 경우에 선호되는 옵션입니다.

읽기 전용 링크를 ‘링크가 있는 모든 사용자’가 액세스할 수 있도록 설정하기

이 옵션을 선택하면 프로젝트 읽기 전용 링크가 공개되어 있기 때문에 읽기 전용 링크에 액세스하는 데 인증이 필요하지 않습니다. 이는 고객, 벤더 또는 외부 사용자 등 외부에 읽기 전용 링크를 공유해야 하는 경우에 선호되는 옵션입니다.

읽기 전용 링크의 수신자 인증

조직만으로 권한이 설정된 읽기 전용 링크의 수신자는 인증 후 보기에 액세스할 수 있습니다.

Asana 계정이 있는 조직 구성원은 자신의 Asana 계정에 로그인하여 인증할 수 있습니다.

Asana 계정이 없는 조직 구성원은 다음 두 가지 방법 중 하나로 인증할 수 있습니다.

• 먼저, 조직 내 사용자가 도메인에서 사용되는 ID 공급자(예: Okta, Google SSO 등)를 통해 Asana에 액세스할 수 있도록 설정합니다. 이렇게 설정이 완료되면 조직 내 구성원이 읽기 전용 링크를 받을 때 자신을 인증할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 Asana 계정을 등록할 필요가 없습니다. ID 공급자를 통해 인증하여 링크에 액세스하는 읽기 전용 링크 수신자는 일반 멤버로 간주되지 않으므로, 수신자가 등록을 완료하기 전에는 청구에 영향을 미치지 않습니다.

• 조직에서 ID 공급자를 사용하지 않는 경우, 회사 도메인의 이메일 주소로 Asana 계정에 가입합니다.

링크가 있는 모든 사용자 권한이 설정된 읽기 전용 링크의 링크 수신자는 인증 없이 읽기 전용 보기에 액세스할 수 있습니다.